Procedure verifica efficacia

Procedura della Qualità
DIPARTIMENTO
DI PREVENZIONE
VETERINARIO
Servizio Igiene degli Alimenti di Origine Animale
A.S.P di Agrigento
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Procedura di verifica dell’efficienza, efficacia ed
appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
n.882/2004 art.8 comma 3
PRO SIAOA 12
Data di emissione: 20/06/2014
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Titolo: Procedura di verifica della efficienza, efficacia ed appropriatezza
dei C.U. ai sensi del Reg.Ce 882/2004 art.8 comma 3
Indice
1
2
3
4
5
6
7
8
Indice ....................................................................................................................................................... 1
Scopo e obiettivi .................................................................................................................................. 3
1.1 Scopo ............................................................................................................................................ 3
1.2 Obiettivi ........................................................................................................................................ 3
Campo di applicazione e destinatari .................................................................................................... 3
2.1 Campo di applicazione ................................................................................................................. 3
2.2 Destinatari .................................................................................................................................... 4
Riferimenti legislativi .......................................................................................................................... 4
Termini e definizioni ........................................................................................................................... 5
Modalità Operative e responsabilità .................................................................................................... 6
5.1 Pianificazione delle attività relativi agli obblighi del Reg. Ce 882/2004 ..................................... 6
Criteri operativi della A.C. sul personale ............................................................................................ 7
Efficacia e Appropriatezza dei controlli ufficiali ................................................................................ 8
7.1 verifica della efficacia mediante controllo documentale:............................................................. 9
7.2 verifica efficacia mediante affiancamento/supervisione in campo: ............................................. 9
Azioni in caso di inefficacia/in appropriatezza ................................................................................. 10
8.1 PVEE 1 Scheda monitoraggio trimestrale programmazione /rendicontazione dei C.U............. 11
8.2 PVEE 2 Controllo documentale dell’attività svolta dal Dirigente Veterinario / TdP ................ 12
8.3 PVEE 3 Scheda di affiancamento/supervisione ........................................................................ 13
8.4 PVEE 4 Relazione finale ............................................................................................................ 14
Redazione, Convalida ed Approvazione
Redatto dal Dirigente Veterinario SIAOA
Dott. De Marco Angelo
Redatto dal Dirigente Veterinario SIAOA
Dott. Bono Michele
Redatto dal Dirigente Veterinario SIAOA
Dott. Gerardi Ignazio
Approvato dal Direttore SIAOA
Dott. Andrea Filocco
Convalidato dal RQ
Dott. Bartolo Sala
Approvata dal Direttore DPV
Dott. Salvatore Cuffaro
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N.
Copia
1.
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Distribuzione
Destinatario
Direttore Dipartimento di Prevenzione
Veterinario
Responsabile Qualità
Direttore SIAOA
Dott. Salvatore Cuffaro
Cartacea

Informatica 
Dott. Bartolo Sala
Dott. Andrea Filocco
Cartacea
Cartacea


Informatica 
Informatica 
Dott.ssa
Natalia
Cinzia Informatica 
Sciortino
Dott. Calogero Geraci
Informatica 
18.
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Sciacca
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Ribera
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Bivona
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Casteltermini
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Agrigento
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Licata
Coordinatore dei Servizi Veterinari
Distretto di Canicattì
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Sciacca
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Ribera
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Bivona
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Casteltermini
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Agrigento
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Canicattì
Responsabile U.F. SIAOA
Distretto di Licata
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
19.
2.
3.
4.
5.
6.
Dott. Salvatore Ciccarello
Informatica 
Dott. Carmelo Panepinto
Informatica 
Dott. Vincenzo Cappello
Informatica 
Dott. Pacinella Salvatore
Informatica 
Dott. Giuseppe Licata
Informatica 
Dott. Ignazio Gerardi
Informatica 
Dott. Gioacchino D’Azzo
Informatica 
Dott. Ignazio Spoto
Informatica 
Dott. Roberto Cigno
Informatica 
Dott. Vincenzo Cappello
Informatica 
Dott. Licata Giuseppe
Informatica 
Dott. Pacinella Salvatore
Informatica 
Dr. Butticè Angelo
Informatica 
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Cuttaia Gerardo
Informatica 
20.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Gallè Calogero
Informatica 
21.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Ruggeri Salvatore
Informatica 
22.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Zappulla Angelo
Informatica 
23.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Avanzato Mario
Informatica 
24.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Gramaglia Gerlando
Informatica 
25.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Russo Sebastiano
Informatica 
26.
Tecnico Prevenzione U.O. Vigilanza
Dr. Scichilone Salvatore
Informatica 
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
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27.
Direttore Servizio Sanità Animale
Dr. Cuffaro Salvatore
Informatica 
28.
Direttore SIAPZ
Dr. Izzo Antonio
Informatica 
29.
Direttore SIPCPLC
Dr. Alfano Lorenzo
Informatica 
30.
Dirigente Veterinario
Dr. Bono Michele
Informatica 
31.
Dirigente Veterinario
Dr. Schittone Vincenzo
Informatica 
32.
Dirigente Veterinario
Dr. Piscopo Alfonso
Informatica 
33.
Dirigente Veterinario
Dr. Carbone Giuseppe
Informatica 
34.
Dirigente Veterinario
Dr. Sciara Filippo
Informatica 
35.
Dirigente Veterinario
Dr. Sala Bartolo
Informatica 
36.
Dirigente Veterinario
Dr. Rotolo Alfonso
Informatica 
37.
Dirigente Veterinario
Dr. Vella Giuseppe
Informatica 
38.
Dirigente Veterinario
Dr. De Marco Angelo
Informatica 
39.
Resp. UOS Autocontrollo e Procedure Dr. Gerardi Ignazio
operative
Informatica 
1 Scopo e obiettivi
1.1
Scopo
Definire le modalità di verifica della efficacia, dell’efficienza e della appropriatezza dei C.U. effettuate
dal personale SIAOA presso le strutture registrate e soggette a riconoscimento CE in modo tale da
assicurare che essi siano costantemente di alto livello, imparziali e coerenti.
1.2
•
•
•
Obiettivi
Eseguire il monitoraggio della attività pianificate e verificare l’efficacia e l’appropriatezza dei
C.U. eseguiti dal proprio personale secondo quanto previsto dagli art. 3-4-8 del Reg. Ce
882/2004.
Verificare la corretta gestione e archiviazione dei verbali e degli atti ad essi riconducibili.
Individuazione delle eventuali responsabilità.
2 Campo di applicazione e destinatari
2.1
Campo di applicazione
La verifica dei C.U. va effettuata sulla base del piano di lavoro aziendale e sulla base del controllo delle
relazioni di servizio.
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Pertanto nell’ambito della verifica dei C.U. devono essere espletate le seguenti attività:
1) l’esame di tutti i sistemi di controllo posti in atto dagli operatori del settore alimentare e i risultati così
ottenuti durante l’ispezione di :
• Impianti dei produttori primari, aziende del settore degli alimenti, compresi adiacenze, locali,
uffici, attrezzature, istallazioni e macchinari, trasporti, nonché di alimenti;
• Materie prime, ingredienti, coadiuvanti tecnologici e altri prodotti utilizzati per la preparazione e
la produzione di mangimi ed alimenti;
• Prodotti semilavorati;
• Materiali e articoli destinati ad entrare in contatto con i prodotti alimentari (MOCA);
• Prodotti e procedimenti di pulizia e di manutenzione e antiparassitari e lotta infestanti;
• Etichettatura, presentazione e pubblicità dei prodotti alimentari.
2) controlli delle condizioni igieniche nelle aziende del settore alimentare ;
3) valutazione delle procedure in materia di buone prassi di fabbricazione (GMP), buone prassi
igieniche (GHP), corrette prassi agricole e dei principi HACCP, tenendo conto dell’uso delle guide a tal
fine stabilite in conformità della normativa comunitaria;
4) esame dei sistemi di gestione relativi alla sicurezza alimentare attuati dagli operatori del settore degli
alimenti;
5) esame di materiale scritto e di altre registrazioni che possano avere pertinenza per la valutazione della
conformità alla normativa in materia di alimenti;
6) lettura dei valori registrati dagli strumenti di misurazione degli operatori del settore degli alimenti;
7) controlli effettuati con gli strumenti propri dell’Autorità Competente per verificare le misure degli
operatori del settore degli alimenti;
8) verifica dell’applicazione corretta delle modalità di riscossione dei proventi attività di controllo
194/08.
2.2
Destinatari
La presente procedura è destinata a tutto il personale Medico Veterinario e Tecnici della prevenzione del
Servizio Igiene Alimenti di Origine Animale incaricato al controllo ufficiale degli alimenti.
3 Riferimenti legislativi
-
Reg.to CE 882/04 “Relativo ai controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in
materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali.
Reg.to CE 852/2004 “Sull’igiene dei prodotti alimentari”.
Reg.to CE 853/2004 “che stabilisce norme specifiche in materia di igiene per gli alimenti di
origine animale”
Reg.to CE 178/02 “Che stabilisce i principi e i requisiti generali della legislazione
alimentare,………”
D.lgs n. 193/2007 “Attuazione delle direttiva 2004/41/CE relativa ai controlli in materia di
sicurezza alimentare..”
n°194 “Rifinanziamento dei controlli ufficiali”
Circolare 1218/2007 LINEE GUIDA PER IL CONTROLLO UFFICIALE AI SENSI DEI REGOLAMENTI
CE/882/2004 E CE/854/2004
-
D.A. n. 0571/12 del 26 marzo 2012 “Piano Regionale Integrato della Sicilia dei controlli sulla
sicurezza alimentare e la sanità animale 2012-2014”
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Decisione 677/2006/CE che stabilisce le linee guida che definiscono i criteri di esecuzione degli
audit a norma del regolamento (CE) n. 882/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo
ai controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di
alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali;
Accordo Stato Regioni e Province autonome di Trento e Bolzano del 29/04/2010 “ Linea guida
applicativa del Reg. CE n. 852/2004/CE”
Linee guida applicative del Regolamento n.853/2004/CE del Parlamento Europeo e del
Consiglio sull'Igiene dei Prodotti di Origine Animale" del 17 dicembre 2009
Reg. Ce 1935/2004 riguardante i materiali e gli oggetti destinati a venire a contatto con i prodotti
alimentari
Decreto Ministeriale del 21 Marzo 1973 Disciplina igienica degli imballaggi, recipienti, utensili
destinati a venire in contatto con le sostanze alimentari o con sostanze d’uso.
Accordo Stato Regioni del 07/02/2013 “Linee Guida per il funzionamento ed il miglioramento delle
attività di controllo ufficiale da parte delle autorità competenti in materia di sicurezza degli
alimenti e sanità pubblica veterinaria”.
Nota Ministero della Salute prot. DGSAF 0015372-P-16/08/2012 “verifica dell’efficacia dei
controlli ufficiali ai sensi dell’art.8 lett.a del Reg.CE 882/2004”;
4 Termini e definizioni
-
-
-
A.C.: Autorità Competente
ASP: Azienda Sanitaria Provinciale
DPV: Dipartimento di Prevenzione Veterinario
SIAOA: Servizio Igiene degli Alimenti di origine animale
SUV: Servizio Unico di Vigilanza
TdP: Tecnico della Prevenzione
OSA: Operatore Settore Alimentare
C.U. : Controllo Ufficiale
PCU: Procedura Controllo Ufficiaale
Non conformità: mancata conformità alla normativa in materia di alimenti.
Inadeguatezza: situazione strutturale, tecnica o gestionale, che potrebbe non garantire il previsto
livello di controllo del pericolo e che comunque non inficia la complessiva rispondenza dell’attività
ai requisiti prescritti
Mancanza: assenza di un requisito strutturale tecnico, gestionale o giuridico previsto dalla norma
Trattamento delle N.C. all’atto del sopralluogo: intervento di soluzione delle N.C stabilito in loco,
con il quale l’OSA si impegna a risolvere le N.C. secondo intervento, modalità e tempi concordati
con il personale che effettua i controlli ufficiali.
Azione correttiva: azione per eliminare la causa di una N.C rilevata.
Controllo ufficiale: qualsiasi forma di controllo eseguita dall’A.C. per la verifica della conformità
alla normativa in materia di mangimi e di alimenti.
Procedura: “Modo specificato per svolgere una attività o un processo”.
Ispezione: l’esame di qualsiasi aspetto relativo agli alimenti per verificare che tali aspetti siano
conformi alle prescrizioni di legge relative agli alimenti.
Verifica: il controllo, mediante esame e considerazione di prove obiettive, volto a stabilire se siano
stati soddisfatti requisiti specifici.
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Monitoraggio: la realizzazione di una sequenza predefinita di osservazioni o misure ,al fine di
ottenere un quadro d’insieme della conformità alla normativa in materia di alimenti.
Sorveglianza: l’osservazione approfondita di una o più aziende del settore degli alimenti, di
operatori del settore degli alimenti,oppure delle loro attività. La sequenza temporale è tipica della
sorveglianza. La sorveglianza è un controllo routinario. Le ispezioni, le verifiche rappresentano
controlli più intensi.
Misura di controllo: azione o attività (di sicurezza alimentare) che può essere utilizzata per
prevenire o eliminare un pericolo per la sicurezza alimentare o ridurlo a un livello accettabile.
Rintracciabilità: capacità di seguire il movimento di un mangime o alimento attraverso una fase/i
specifica/che di produzione, lavorazione e distribuzione.
Alimento o prodotto alimentare: qualsiasi sostanza o prodotto trasformato, parzialmente
trasformato o non trasformato, destinato ad essere ingerito, o di cui si prevede ragionevolmente,
che possa essere ingerito da esseri umani.
Relazione: atto finale del controllo ufficiale in cui vengono specificati i dati dell’azienda oggetto
del C.U., le generalità di chi esegue il controllo, metodi e tecniche di controllo applicati, le attività
svolte secondo le diverse modalità nell’ambito del C.U., risultati/evidenze, imposizioni e/o altri
provvedimenti
Efficienza: rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse utilizzate per ottenerle
Efficacia: grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati
pianificati.
Appropriatezza: garanzia di un controllo sempre più vicino alle buone pratiche con le risorse
disponibili (best practice)
Riesame: verifica dell’idoneità, adeguatezza ed efficacia delle attività di C.U.
Indicatore di qualità: fornisce informazione quali-quantitativa associata ad un fenomeno od ad un
risultato che consente di valutare le modificazioni di quest’ultimo nel tempo e di verificare il
conseguimento degli obiettivi (ad esempio,valuta l’impatto di una attività svolta o lo stato di
avanzamento di un piano di lavoro).
5 Modalità Operative e responsabilità
5.1
Pianificazione delle attività relativi agli obblighi del Reg. Ce 882/2004
La responsabilità della verifica della efficacia, dell’efficienza e della appropriatezza dei C.U. è affidata
al Direttore del SIAOA che con frequenza semestrale rileva l’attività svolta e programma la verifica
mediante controllo documentale e mediante affiancamento/supervisione sul campo.
Nello specifico si tiene conto prioritariamente della:
• Relazione annuale finale dell’attività svolta ed organigramma aggiornato del personale in
servizio.
• Piani ministeriali, regionali e/o aziendali.
• Anagrafe informatica delle imprese registrate e degli stabilimenti CE.
• Categorizzazione del rischio degli stabilimenti CE e degli stabilimenti DIA.
• Lettura ed elaborazione dei CU eseguiti e delle non conformità rilevate negli anni, con
particolare attenzione a: allerta, audit, attività congiunta con altre A.C.
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• Storno di un monte orario stabilito ad inizio anno per controlli ad hoc, sulla scorta dei dati
storici.
La verifica deve contenere pertanto i seguenti elementi:
1. Obiettivo dei C.U. nel rispetto della Mission Aziendale; al fine di garantire la produzione e la
commercializzazione leale e salubre di alimenti nel rispetto del Reg.178/04 e Reg. comunitari di
settore al fine di informare i consumatori;
2. Indicatore dell’efficienza dei C.U.: mettendo a rapporto le prestazioni prodotte e rese (output
quali verifiche, audit, ispezioni, monitoraggi, sorveglianze, campionamenti, controlli ad hoc
effettuati) e le risorse impiegate per produrre le prestazioni (imput); in pratica indica il concetto
di raggiungere i risultati attesi con il minor costo possibile.
3. Indicatore dell’efficacia dei C.U.: rapporto tra i risultati finali in termini di esiti (outcome o
diminuzione dei casi di allerta sanitari o di tossinfezioni alimentari) con le prestazioni sanitarie
erogate e rese (output); è pertanto un indicatore di capacità di una prestazione sanitaria a
raggiungere gli scopi attesi.
Tali indicatori di efficienza e di efficacia verranno determinati dal rapporto tra i controlli
Ufficiali programmati e quelli effettivamente svolti ogni anno sulla scorta delle verifiche
dell’attuazione del Piano di Lavoro Aziendale e sulla scorta della corretta compilazione delle
relazioni di servizio verificate mediante controllo documentale e mediante affiancamento/
supervisione in campo.
4. Metodo di misura (report controlli effettuati).
5. Metodo di raccolta dei dati (copia relazioni e modelli C.U.)
6. Valore atteso (rapporto tra attività programmata ed eseguita)
7. Percentuale di tolleranza sul dato programmato; (scostamento del valore stabilito nel Piano di
lavoro aziendale).
6 Criteri operativi della A.C. sul personale
Secondo quanto previsto dall’art. 4 del Reg. Ce 882/2004 le A.C. assicura che il personale:
- deve essere libero da qualsiasi conflitto di interesse in ottemperanza alle direttive specifiche
della Direzione Aziendale pubblicate ed emanate sul sito dell’ASP AG;
- ha accesso all’invio di campioni alimentari presso l’IZS di Palermo od altri laboratori
accreditati, in caso di rilievo o sospetto di non conformità su matrici alimentari o in
ottemperanza ai piani di campionamento aziendali e sono muniti di password individuali di
accesso al sistema LABNET per la rilevazione degli esiti analitici ed il caricamento
dell’esito sul sistema informatico in uso al nostro servizio;
- è adeguatamente qualificato ed esperto, formato ed aggiornato regolarmente con il
conseguimento di ECM in modo da garantire C.U. efficaci ed efficienti, uniformi ed
affidabili e di adottare le misure previste dal Reg. CE n° 882/04 all’art.54 e 55 in modo
proporzionale e dissuasivo;
- dispone di piani di emergenza aziendale ed è preparato alla gestione delle emergenze. In tali
casi, sotto le direttive del Direttore SIAOA in ottemperanza a specifiche imposizioni della
Protezione civile o Prefettura, tutto il personale potrà essere impegnato nella risoluzione
delle emergenze sanitarie utilizzando i dispositivi di protezione individuale già forniti ai vari
Distretti sanitari; in casi di allerta il personale attua la procedura specifica in uso al SIAOA.
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al fine di garantire tali obiettivi lo stesso dispone di strumenti ed apparecchiature
appropriate, regolarmente tarate con la indicazione della tolleranza di misurazione (a tal
proposito vale la procedura di uso e taratura dei termometri), in buono stato di
manutenzione, pulito e disinfettato all’occorrenza;
il personale ha altresì la capacità di effettuare la cooperazione multidisciplinare sia
nell’ambito del DP Veterinario che con i Dirigenti del SIAN del SIPCPLC del Dip
Prevenzione.
7 Efficacia e Appropriatezza dei controlli ufficiali
La verifica dei C.U. tiene conto dei seguenti elementi in ingresso, valutando le attività del
macroprocesso del controllo ufficiale secondo lo schema di Deming nel rispetto del core business e della
mission Aziendale (obiettivo aziendale):
1. Plan/pianificazione: (anagrafica OSA, categorizzazione OSA, pianificazione C.U.);
2. Do/attuazione: (esecuzione C.U., conseguenze del C.U.);
3. Check/controllo: (monitoraggio/controllo esecuzione C.U., rendicontazione C.U. / relazione
annuale, valutazione efficacia/ appropriatezza C.U.);
4. act: (azioni in caso di inefficacia/in appropriatezza).
Pianificazione.
La pianificazione, come già ricordato nelle pagine precedenti, è effettuata dal Direttore SIAOA e i
risultati della attuazione dei C.U. viene inviata al Direttore DPV ed al Responsabile URP per informare
la Direzione e permettere la pubblicazione di tale attività nel sito istituzionale aziendale (www.aspag.it)
Attuazione del programma.
La responsabilità dell’esecuzione dei C.U. è dei singoli veterinari o TdP incaricati del servizio
Piano di Monitoraggio e verifica dell’efficacia.
Il Piano di monitoraggio comprende il controllo sull’esecuzione dei C.U., la relazione di fine anno e la
verifica dell’efficacia/appropriatezza dei C.U.
Il Monitoraggio viene effettuato semestralmente dal Direttore SIAOA o da personale delegato
attraverso almeno i seguenti indicatori di processo: n° C.U. eseguiti/n° di C.U. programmati; n°
campionamenti eseguiti/n° campionamenti programmati (allegato PEE 1 ).
Per verificare la conformità alle disposizioni prese (planned arrangements) al fine di garantire che i
controlli ufficiali siano effettuati come pianificato e che il personale incaricato osservi tutte le istruzioni
o le linee guida ricevute, dovrà essere effettuato l’esame dei documenti compilati e verifiche sul posto,
accertando se esiste una programmazione regionale e se questa è coerente con il piano nazionale e con
la Legislazione vigente, se la programmazione copre tutte le esigenze del settore, se la frequenza dei
controlli è basata sulla categorizzazione del rischi e se le procedure previste sono rispettate;
Per verificare che le disposizioni prese siano attuate in modo efficace si osserva se vi è stato un
adeguato svolgimento delle attività di sorveglianza programmata, se si è ottenuto un miglioramento
nell’organizzazione degli organi di controllo territoriali, se i controlli ufficiali attuati consentono di far
emergere le criticità, se vi è stato un miglioramento della conformità alle norme da parte degli OSA, se
sono state adottate le previste misure correttive per le non conformità rilevate;
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Per verificare se sono stati raggiunti gli obiettivi occorre elaborare delle considerazioni in merito alla
capacità di pianificare le attività per raggiungere l’obiettivo minimo stabilito e se sono stati prevenuti,
eliminati o ridotti a livelli accettabili i rischi diretti o veicolati dagli alimenti per la popolazione.
Tali linee programmatiche sono ulteriormente puntualizzate nella nota del Ministero della Salute
DGSAF 0015372-P16/08/2012 avente per oggetto”Verifica dell’efficacia dei controlli ufficiali ai sensi
dell’art.8(3) lett. a) del Reg. Ce n°882/04” al fine di garantire uniformità dei controlli sugli OSA,
coerenza dell’applicazione delle norme e l’efficacia dei C.U. al fine di garantirne l’imparzialità, la
qualità e la omogeneità.
In base alle prefate linee guida Ministeriali, l’attività di verifica dell’efficacia deve evidenziare, per ogni
singolo dirigente Veterinario o TdP:
7.1
verifica della efficacia mediante controllo documentale:
La valutazione, sulla base di criteri predefiniti (corretta compilazione, rispetto dei tempi,
adozione delle eventuali azioni correttive e di risoluzioni delle non conformità rilevate, etc) delle
relazioni elaborate ai sensi dell’art.9 Reg. CE n°882/04 su un periodo stabilito prioritariamente e
quindi una verifica periodica con cadenza semestrale secondo il mod.PVEE-1.
Ove non espressamente previsto da Piani Aziendali o da comunicazioni apposite il Direttore del
SIAOA per ogni anno ha previsto:
almeno 10 verifiche sui C.U. effettuati negli stabilimenti Riconosciuti e su 15 C.U. effettuati
negli stabilimenti registrati (verbali di ispezione, check list compilate dal personale SIAOA,
altra modulistica in uso al personale) con una tolleranza del 20% sul valore atteso dal piano di
lavoro annuale;
7.2
verifica efficacia mediante affiancamento/supervisione in campo:
La valutazione sul campo, in tempo reale e sulla base di criteri predefiniti, dell’efficacia e
dell’appropriatezza dei controlli ufficiali e quindi una verifica su base semestrale delle modalità
di esecuzione dei controlli ufficiali o di un controllo ad hoc per esportazione.
Tale attività di supervisione, da considerare come attività di formazione/addestramento e di
affiancamento / supervisione in campo è tesa a migliorare le capacità degli operatori mediante le
conoscenze disponibili nei servizi e deve privilegiare le attività congiunte tra più operatori dei
quali uno col ruolo di supervisore (affiancamento).
Nello specifico il supervisore :
- verifica sul campo in tempo reale la corretta applicazione delle procedure operative da parte
del personale oggetto di supervisione, al fine di evidenziare eventuali problemi interpretativi
ed operativi in relazione alla specifica attività provvedendo, nell’immediatezza del C.U., a
rilevare ed a proporre all’operatore gli interventi correttivi applicabili al caso specifico;
- valuta congiuntamente e comparativamente l’applicazione delle procedure documentate al
caso concreto da più operatori, ed effettua una sintesi tra supervisore e supervisionato/i sulla
corretta esecuzione del controllo ufficiale espletato presso l’OSA e dei risultati o delle
criticità evidenziate con l’applicazione delle eventuali conclusioni raggiunte.
- qualora si evidenzino problemi interpretativi o applicativi delle norme cogenti e/o delle
procedure o linee guida derivanti dalla verifica sul campo, il supervisore, che deve porre il
proprio operato non quale censura ma piuttosto come proposizione migliorativa degli
interventi effettuati, proporrà alla Direzione SIAOA le eventuali modifiche alle procedure
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appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
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operative o l’emanazione di apposite linee Guida.
Operativamente tali azioni vengono svolte nel modo seguente:
La verifica dell’efficacia/appropriatezza dei controlli viene effettuata a cadenza semestrale dal
Direttore del SIAOA o da personale da egli delegato utilizzando la seguente metodologia:
- controllo documentale a campione utilizzando la scheda apposita (alleg. PVEE 1) delle relazioni
ispettive richieste in modo casuale ai Dirigenti o TdP del SIAOA, valutando la corretta
applicazione delle procedure di controllo ufficiale, di valutazione ed attribuzione della
categorizzazione del rischio, la completezza e la correttezza della compilazione delle check list
utilizzate (compilazione di tutti i campi, scrittura leggibile e quant’altro riportato nel modello
PCU-4–istruzioni alla compilazione della relazione ispettiva), gestione delle osservazioni
/inadeguatezza /non conformità rilevate e tipologia delle non conformità.
- attività di supervisione, con la compilazione di apposita scheda (alleg. PVEE 2) con verifica della
corretta applicazione delle procedure operative da parte del personale di vigilanza oggetto di
supervisione, effettuata in campo presso OSA registrati o riconosciuti al fine di verificare eventuali
problematiche interpretative ed operative degli stessi.
La verifica riguarderà prioritariamente il personale SIAOA che si discosta maggiormente dalla media
randomizzata delle non conformità rilevate (qualora si rilevi uno scostamento superiore al 20% del
valore atteso/tolleranza)
Il Direttore del SIAOA si riserva di verificare un ulteriore 10% delle relazioni ispettive sulla scorta dei
dati storici o contingenti (allerta, esposti, tossinfezioni alimentari, blocco ufficiale con sequestro e
proposta di distruzione).
Al fine di verificare l’attuazione del Reg. CE 882/04 da parte dell’A.C., il Direttore del SIAOA effettua
a fine anno la rendicontazione circa il raggiungimento degli obiettivi dello standard di organizzazione
programmati.
La gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive (ACT) determina il riesame da
parte del Direttore del SIAOA per la valutazione dell’efficienza del Servizio.
Con il Mod. All/to PVEE 4 viene inviata al Direttore del Dipartimento Veterinario la relazione
consuntiva di fine anno per il successivo inoltro alla Direzione aziendale dell’ASP ed al Responsabile
URP, al fine di dare successiva diffusione a mezzo stampa dell’attività espletata e dei risultati raggiunti
sul sito “www.aspag.it”
8 Azioni in caso di inefficacia/in appropriatezza
Qualora dalla verifica delle relazioni ufficiali si evincano casi di inefficacia o in appropriatezza dei C.U.
verranno immediatamente intraprese le azioni correttive suddette che possono concretizzarsi tramite
incontri di formazione, corsi di formazione, attività di tutoraggio e addestramento su campo.
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Indicatore
prestazione
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appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
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PVEE 1 Scheda monitoraggio trimestrale programmazione /rendicontazione dei C.U.
Monitoraggio semestrale del programma di C.U. relativo al ………………….
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Monitoraggio semestrale del programma di C.U. relativo al ………………….
di Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
Dr.
di
N.
di
CU
effettuati/n. di CU
programmati
N. di campioni
eseguiti/n.
di
campioni
programmati
Rispetto
della
tempistica
Rispetto
della
modulistica
Commenti
ed
eventuali
azioni
intraprese
Indicatore
prestazione
N.
di
CU
effettuati/n. di CU
programmati
N. di campioni
eseguiti/n.
di
campioni
programmati
Rispetto
della
tempistica
Rispetto
della
modulistica
Commenti
ed
eventuali
azioni
intraprese
Il Direttore del SIAOA
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appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
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PVEE 2 Controllo documentale dell’attività svolta dal Dirigente Veterinario / TdP
CONTROLLO DOCUMENTALE
Data ………/………/……… NUMERO…………………
Veterinario verificatore Dr.
Dirigente Veterinario / TdP Valutato
Impresa alimentare:
sede:
Tipologia produttiva:
REG.DIA/N.CE:
VERIFICA SUL
SI
NO n.a.
Rispetto della programmazione del CU assegnato (tempistica)
Conformità nella compilazione della modulistica in uso al SIAOA
Completezza delle informazione raccolte nella relazione
Attività conseguenziali del CU (rispetto tempi, categorizzazione, altro)
Gestione delle non conformità evidenziate
Corretto caricamento del CU sul sistema informatico in uso al SIAOA
Rispetto Procedura campionamenti /UVAC, Audit, Allerta, etc
Altro (specificare)
Da quanto accertato si rileva che l’attività svolta dal Dirigente Veterinario /TdP rientra /non rientra nei parametri
dell’ indicatore del CU secondo il metodo di misura e raccolta dati nel valore atteso /tolleranza e pertanto il C.U. è
Efficace ed appropriato.
RACCOMANDAZIONI AL DIRIGENTE VETERINARIO / TDP
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
Provvedere entro il ………/………/……….
Il Veterinario valutatore
(firma e timbro)
Il Dirigente Veterinario / Il TdP
(per presa visione)
______________________
____________________________
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appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
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PVEE 3 Scheda di affiancamento/supervisione
VALUTAZIONE DELLA ATTIVITA’ DEL DIRIGENTE VETERINARIO
SCHEDA DI AFFIANCAMENTO/SUPERVISIONE
Data ………/………/……… NUMERO…………………
Veterinario supervisore Dr.
Dirigente Veterinario Valutato
Impresa alimentare:
sede:
Tipologia produttiva:
REG.DIA/N.CE:
VERIFICA SULLA
SI
adeguata
NO n.a.
Applicazione procedura ispettiva
Attività ispettiva sul campo
Attività ispettiva in processi successivi alla produzione (reg.dati, rintracciabilità)
Procedura ispettiva di verifica del piano di autocontrollo aziendale
Verifica Corretta compilazione delle check list
Corretta compilazione delle schede di controllo previste nella procedura CU
Gestione delle non conformità eventualmente rilevate
Procedura ispettiva dei campionamenti
Efficacia ed appropriatezza del C.U.
Altro (specificare)
PRESCRIZIONI AL DIRIGENTE VETERINARIO
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
Provvedere entro il ………/………/……….
Il Veterinario supervisore
(firma e timbro)
Il Dirigente Veterinario
(per presa visione)
______________________
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appropriatezza dei C.U. ai sensi del Regolamento CE
n.882/2004 art.8 comma 3
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PVEE 4 Relazione finale
Azienda Sanitaria Provinciale
di Agrigento
DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE VETERINARIO
U.O.C. SERVIZIO IGIENE ALIMENTI DI O.A.
RESPONSABILE: Dott. FILOCCO ANDREA
Relazione finale piano dei controlli ufficiali relativi alla sicurezza
alimentare
Relazione esplicativa sul piano operativo (risorse, metodi,
obiettivi)
Questo piano ……(omissis)