L`organismo di vigilanza e l`audit del sistema di prevenzione

I modelli organizzativi di prevenzione nelle cooperative
e i nuovi reati del D.Lgs. 231/01
L’organismo di vigilanza
e l’audit del sistema di prevenzione
Paolo Maestri
Unilab Consulenze Aziendali
9 aprile 2008
CHI CONTROLLA ??
ORGANISMO DI VIGILANZA
(art. 6 co.1 b) D.Lgs. 231/2001)
Uno specifico organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa
e di controllo con il compito di
vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello
e di curare il loro aggiornamento
COMPOSIZIONE
CARATTERISTICHE
FUNZIONI
POTERI
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COMPOSIZIONE (1/3)
Unica indicazione legislativa: “uno specifico organismo dell’ente”
Organo nominato dal Consiglio di Amministrazione
Quale composizione per l’OdV (?)
In particolare:
Organismo interno all’ente (?)
Può o deve essere collegiale (?)
Può coincidere con una funzione esistente (?)
(es.: internal audit, collegio sindacale, preposto al controllo interno, ecc..)
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COMPOSIZIONE (2/3)
Alcuni orientamenti di Giurisprudenza – Dottrina – Linee Guida Associazioni di
Categoria:
l’organismo deve essere interno all’ente, anche se possono farne parte
soggetti esterni (cfr. Trib. Roma, 4 aprile 2003)
l’organismo può avere composizione collegiale.
Per enti di dimensioni medio-grandi la forma collegiale si impone
(cfr. Trib. Roma, 4 aprile 2003)
l’organismo non dovrebbe coincidere con un organo sociale in quanto
espressamente dedicato alla funzione alla quale è preposto. Si tende ad
ammettere che dello stesso facciano parte anche membri di organi sociali
(es.: Presidente Collegio Sindacale)
la funzione di internal audit può coincidere con l’organismo
(cfr. Linee Guida Confindustria)
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COMPOSIZIONE (3/3)
E’ opportuno che la composizione dell’Organismo di Vigilanza
possa rappresentare un punto di equilibrio fra
indipendenza e conoscenza dell’ente
* * * *
Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell’Organismo di Vigilanza possono
essere svolti direttamente dall’organo dirigente (art. 6 co. 4 D.Lgs. 231/01)
Piccole dimensioni: la legge non chiarisce
l’organo amministrativo, sotto la propria responsabilità,
decide e motiva
es.: la sostanziale omogeneità dell’attività svolta, la
linearità e la modesta articolazione organizzativa, ecc…
Organo Dirigente: la legge non chiarisce
Organo Amministrativo (CdA, Amministratore Unico)
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CARATTERISTICHE (1/3)
D.Lgs. 231/01
L’organismo deve essere dotato di autonomi
poteri di iniziativa e controllo
Autonomia
Giurisprudenza
e
Dottrina
Indipendenza
Professionalità
Onorabilità
Continuità d’azione
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CARATTERISTICHE (2/3)
AUTONOMIA
•
Non inquadrato nella gerarchia aziendale (Autonomia organizzativa e
funzionale)
•
Deve poter riportare agli organi sociali di vertice (flussi di reporting)
•
Estraneo a forme di interferenza e pressione da parte del management
•
Non svolge attività di gestione o incarichi di natura operativa
•
Autodeterminazione delle proprie regole comportamentali o procedurali
•
Dotato di risorse finanziarie e strutturali
•
Autonomia nel controllo. Libero accesso a informazioni e documentazione
INDIPENDENZA
•
Nessun legame di sudditanza nei confronti della società e del suo management
•
Organo collocato al vertice aziendale le cui scelte non sono sindacabili
•
Es.: membro OdV di una società controllante ricopre carica operativa, apicale e
gestionale in una società controllata (Trib. Napoli, Ufficio Gip, 26.06.2007, ord.)
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CARATTERISTICHE (3/3)
PROFESSIONALITA’ ED ONORABILITA’
•
Professionalmente capace ed affidabile
•
Professionalità specifiche in capo ai membri dell’OdV
(Trib. Napoli, Ufficio Gip, 26.06.2007, ord.)
•
Dotato di competenze multidisciplinari (natura societaria, penale, organ.va,…)
•
Cause di ineleggibilità o revoca. Per evitare che un soggetto condannato per
reati 231 possa rimanere in carica fino al passaggio in giudicato della sentenza
(Trib. Napoli, Ufficio Gip, 26.06.2007, ord.)
CONTINUITA’ D’AZIONE
•
Deve poter operare con un impegno anche non esclusivo, ma idoneo ad
assolvere con continuità, efficienza e presenza, i diversi compiti affidati
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FUNZIONI (1/2)
L’OdV ha il compito di
1) vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli
2) curare il loro aggiornamento.
1) VIGILANZA E CONTROLLO
Funzione primaria dell’OdV di vigilare sull’attuazione e corretta
applicazione del Modello adottato
Verificare la coerenza tra i comportamenti aziendali ed il Modello (audit
compliance)
Controllare periodicamente le aree “sensibili”
Analizzare la reale efficacia ed effettiva capacità del Modello di prevenire
la commissione dei reati rispetto alla natura dell’ente
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FUNZIONI (2/3)
L’efficacia di un modello organizzativo dipende … dalla sua idoneità in concreto
ad elaborare meccanismi di decisione e di controllo tali da eliminare o ridurre
significativamente l’area del rischio di responsabilità … l’efficacia è da collegarsi
all’efficienza degli strumenti idonei non solo a sanzionare eventuali illeciti, ma
anche a identificare le “aree di rischio” nell’attività della società (…) nonché le
“sintomatologie da illecito” (Trib. Milano, 24 ottobre 2004, Siemens AG) (*)
(*) nel caso specifico l’adozione di un codice etico da parte della società è stata ritenuta del tutto
irrilevante
L’ente deve anche fornire la prova che il Modello sia stato non solo adottato, ma
effettivamente attuato (Trib. Bari 18 aprile 2005. Il tribunale osserva che
nonostante l’adozione del modello lo stesso non sia stato attuato … gestione ed
applicazione delle procedure)
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FUNZIONI (3/3)
2)
ADATTAMENTO E AGGIORNAMENTO DEL MODELLO
Adattamento continuo del Modello alle circostanze
Variazione dell’attività o della struttura dell’ente
Rilevazione di un malfunzionamento del Modello
Integrazione della normativa di riferimento
La competenza a deliberare le modifiche al Modello spetta al massimo livello
decisionale dell’ente, a cui l’OdV provvede a proporre le variazioni da apportare.
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FLUSSI INFORMATIVI
(1/2)
Il Decreto dispone che il Modello debba prevedere obblighi di informazione nei
confronti dell’Organismo di Vigilanza
Attivare e garantire flussi informativi bi-direzionali:
Reporting verso gli organi societari
Informazioni gestionali e operative di rilievo verso OdV
Obblighi di informazione di malfunzionamenti verso OdV
Libero accesso a tutte le informazioni rilevanti e relativa documentazione per
l’esercizio delle sue funzioni
Coordinamento interorganico. Promuovere rapporti strutturati e continuativi
con gli altri presidi di controllo a livello aziendale (es.: internal audit) e
societario (collegio sindacale, comitato etico, comitato per il controllo interno)
e quelli esterni (revisore contabile).
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FLUSSI INFORMATIVI
(2/2)
Reporting verso gli Organi Societari
Relazioni Periodiche (es.: trimestrale - Presidenza)
• Interventi sulla routine dei controlli
• Interventi su operazioni rilevanti
• Indagini di approfondimento (es.: richieste dalla direzione aziendale)
Relazioni annuali (CdA, Collegio Sindacale)
• Sintesi del lavoro svolto
• Manutenzione
• Aggiornamento
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POTERI
POTERE DI AUTOREGOLAMENTAZIONE
Scelta della modalità di autoconvocazione, di verbalizzazione, di deliberazione, di
comunicazione e rapporto con ogni funzione aziendale, di acquisizione di
informazione e documentazione….
POTERE ISPETTIVO
POTERE SANZIONATORIO
Attivazione di procedimenti disciplinari nei confronti di chi non abbia rispettato
i modelli adottati
Attivazione di verifiche in caso di segnalazioni o denuncia di infrazione,
dandone conto agli organi aziendali deputati
Segnalazione all’organo amministrativo e proposta di una misura sanzionatoria
(indipendentemente da un eventuale giudizio penale)
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SPUNTI GIURISPRUDENZIALI
Punti di interesse: Ordinanza G.I.P. Tribunale Napoli 26 giugno 2007
puntuale mappatura delle attività sociali e dei rischi dell’ente;
specifiche sanzioni in caso di violazione degli obblighi di informazione verso l’OdV per
infrazioni al modello e al codice etico;
relazioni dell’OdV eccessivamente generiche;
indicazione nei verbali del CdA di nomina dell’OdV della verifica dei requisiti di
indipendenza, autonomia, onorabilità e professionalità dei membri dell’OdV;
indicazione della condanna per uno dei reati richiamati dal decreto tra le cause di
ineleggibilità e di revoca dei membri dell’OdV;
necessaria separazione tra compiti gestionali e compiti di sorveglianza propri dei
componenti degli OdV;
indicazione nel regolamento dell’OdV, della tempistica e delle modalità di attuazione
dell’attività ispettiva;
protocolli di prevenzione concreti e dettagliati
verifica sui contenuti e sulle modalità di erogazione dei corsi di formazione 231.
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ATTIVITA’ (1/3)
Svolge procedure di auditing per accertare che i punti di controllo previsti dai
protocolli e dalle procedure del sistema aziendale siano effettivamente operanti.
Ripercorre i diversi passaggi del processo aziendale che ha dato luogo ad una
operazione rilevante, esaminando la documentazione disponibile, le evidenze di
controllo, i poteri delle persone che hanno agito, le autorizzazioni previste, la
sostanziale congruità dell’operazione.
TEMPESTIVITA’ DEI RILIEVI
Controlli che non hanno operato
Segnalazioni
Eventuali comportamenti censurabili
Segnalazioni e/o sanzioni
Punti di controllo poco efficaci
Aggiornamento del Modello
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ATTIVITA’ (2/3)
Corruzione ex art. 318, 319 e 320 c.p.
Offrire o promettere, direttamente o tramite terzi, un compenso non dovuto in
denaro, o altra utilità, ad un pubblico ufficiale o ad un incaricato di pubblico
servizio al fine di compiere, omettere o ritardare un atto d’ufficio, ovvero
compiere un atto contrario ai doveri d’ufficio, determinando un vantaggio in
favore dell’offerente.
Molteplici sono le utilità = modalità attraverso cui la corruzione può realizzarsi.
A titolo esemplificativo:
assunzione di persona vicina o gradita ad un soggetto pubblico;
ricorso a consulenti vicini o graditi a un soggetto pubblico;
concessione di omaggi o liberalità a un soggetto pubblico;
ecc….
Realizzate al fine di “corromperlo”
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ATTIVITA’ (3/3)
PROCESSO: Collaborazioni ed assegnazione di incarichi professionali
PUNTI DI CONTROLLO (esemplificativi)
separazione di funzioni in diverse fasi del processo (richiesta,
individuazione del professionista, assegnazione incarico, ecc..)
selezione competitiva (almeno due/tre offerte valide) ovvero indicazione
e comunicazione della modalità di scelta “in deroga”
selezione nell’ambito di una lista di fornitori “qualificati”
verifica del servizio reso e della congruità del compenso
PUNTI DI ATTENZIONE (esemplificativi)
Approvvigionamenti
aziendali/protocolli
extra-budget
o
“in
deroga”
alle
procedure
Riconoscimento di corrispettivi non allineati con le tariffe professionali e/o
con le condizioni di mercato
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