SICOGE del Funzionario Delegato.

DIPARTIMENTO DELL'AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
Die,zione,generale per il bilancio e della contabilità
AI PROWEDITORATI REGIONALI
ALLE DIREZIONI DEGLI ISTITUTI
PENmNZIARI PER ADULTI
ALLE DIREZIONI DEL1 UFFICI LOCALI DELL'ESECUZIONE
PENALE ESTERNA
ALLE DIREZIONI DELLE SCUOLE DI
FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO
ALLE DIREZIONI DEI MAGAZZINI VESTIARIO
ALLA DIREZIONE DEL GRUPPO OPERATIVO MOBILE
ALLA DIREZIONE DEL CENTRO AMMINISTRATIVO
LORO S E D I
Oggetto: SICOGE del Funzionario Delegato.
A distanza di quindici mesi dall'entrata in funzione del Sicoge per i Funzionari
delegati appare oppomina una riflessione sull'utilizzo dell'applicativo e sulle sue prospettive
future.
Si coglie l'occasione, innanzitutto, per esprimere un plauso a tutti gli utenti del
sistema, per l'impegno, la costanza e la capacità dimostrati nell'utilizzo del Sicoge, anche nei
momenti in cui - specialmente nelle fasi di awio - si sono verificati inconvenienti ed
anomalie. Analogo apprezzamento va rivolto agli utenti per i preziosi suggerimenti che
continuano a pervenirci per le correzioni ed i miglioramenti da apportare all'applicativo.
Si vuole qui confemiare la volontà dell'Amrninistrazione di continuare sulla strada
intrapresa, nella convinzione che lo strumento individuato presenta requisiti e caratteristiche
idonei a favorire e facilitare il lavoro degli uffici contabili degli istituti e servizi, che - a
motivo della sua complessità e della sua notevole mole - richiede strumenti efficienti e
continuamente aggiornati. In questa ottica si inquadrano, da un lato, la costante opera di
manutenzione del programma, assicurata dal Ministero dell'Economia, e l'attività di
assistenza dell'help desk, e dall'altro i progetti di sviluppo futuro, con nuove funzionalita e in prospettiva - la realimione dell'ordinativo telematica.
Trattandosi di applicativo distribuito sulla rete, vi è la possibilità di rendere
immediatamente disponibile a tutti gli utenti l'aggiornamento delle sue funzionalità che
avviene in modo continuativo. Ma tale caratteristica consente anche di monitorare in ogni
momento l'andamento della spesa che viene veicolata dai Funzionari delegati, in modo da
coglieme gli eventuali aspetti di criticità ed individuare migliori soluzioni tecniche e
procedurali.
A seguito di un primo monitoraggio effettuato amaverso il datawarehouse di cui questa
Direzione Generale dispone, e che appena definitivamente collaudato sarà posto a
disposizione dei Provveditorati regionali per l'attività di monitoraggio su istituti e seMzi
della regione, sono stati acquisiti elementi utili per fornire ai Funzionari delegati alcune
indicazioni per una migliore utilizzazione del Sicoge, al fine di coglierne tutte le potenziaiità.
1. uso corretto delle annotazioni
Si è osservato a questo proposito che la funzione dell'annotazione non sempre viene usata
in modo corretto. L'importanza della funzione risiede nel fatto che consente di registrare
un "impegno" - non inteso in senso tecnico - assunto dal Funzionario delegato, che
comporterà, successivamente, una spesa. Quando tra il momento in cui si assume
l'impegno, quello in cui si effettua la liquidazione e quello in cui si emette il titolo di
spesa (sia esso ordinativo di spesa oppure ordine di pagamento) trascorre un ragionevole
lasso di tempo, per cui è utile e necessario avere contezza delle ordinazioni effettuate, dei
contratti e delle convenzioni che vengono a scadenza, elementi che costituiscono la
situazione debitoria in un determinato momento, soccorre l'annotazione. Essa va quindi
registrata ogni qualvolta si effettua l'ordinazione di un bene o di un servizio, ovvero si
stipuli un contratto o una convenzione che comportino oneri per il Funzionario delegato.
La procedura consente di individuare il creditore, il capitolo ed il piano gestionale e - in
modo anche approssimativo - l'importo del debito. La liquidazione si effettua quando
si dispone della fattura o della parcella, sia stata accertata la regolarità della fornitura o
della prestazione e sia noto l'importo da pagare, che può essere uguale o diverso da
quello indicato nell'annotazione.
'
Non occorre, quindi, registrare nelle annotazioni le spese per le quali le fasi
dell'impegno, della liquidazione e dell'emissione del titolo di pagamento avvengono in
modo pressoch6 contestuale (es. pagamento di competenze, anticipo di missione, ecc.). In
tal caso si procede direttamente all'emissione del titolo di pagamento, con la tipologia
"su spesa contemporanea".
Nel corso dell'attività di monitoraggio cui si faceva riferimento è stato osservato che
solo una piccola parte degli istituti e servizi utilizza la funzione in modo coerente. La
maggior parte di essi, infatti, o non emette le annotazioni o effettua in modo simultaneo
le funzioni di annotazione, liquidazione e pagamento. Nel primo caso si tratta di
un'omissione che priva il sistema di una serie di informazioni che occorrono, e sono
utilissime, innanzitutto al Funzionario delegato stesso, al quale consentono di conoscere
le somme che pur non essendo state ancora pagate, devono considerarsi indisponibili per
altre spese, circostanza che rappresenta un ausilio notevole nell'attività di
programmazione dell'attività finanziaria. Ma tali informazioni sono indispensabili anche
ai Provveditorato regionale ed alla Direzione Generale del Bilancio nell'ottica
1
Liquidazione 6 qui intesa come determinazione dell'esatto ammontare e della 1eginimitA del debito ed
individuazione puntuale del creditore.
dell'interazione tra Funzionario delegato ed organismi deputati all'esercizio dell'attività
di indirizzo e di controllo. Nel secondo caso si tratta di un'attività totalmente inutile,
poiché non consente in nessun momento di conoscere la situazione debitoria per un
determinato capitololpiano gestionale.
Pare utile ribadire ancora una volta l'importanza dell'uso corretto delle annotazioni e
delle relative liquidazioni. Da un lato potrà contribuire a migliorare il livello della
programmazione delle spese, senza la quale non è possibile gestire in modo corretto la
spesa, e quindi determinando alla chiusura dell'esercizio economie owero somme
rimaste da pagare o, peggio, le due cose insieme, dall'alw può aiutare molto nella
corretta applicazione della circolare 360316053 del 12 dicembre 2006, che tratta del
rispetto dei termini di pagamento.
I1 monitoraggio sull'andarnento della spesa per l'esercizio 2006 ha infatti fatto
emergere l'esistenza di economie sulle aperture di credito e, contemporaneamente,
somme rimaste da pagare, in alcuni casi anche di notevole entità. Tale situazione deve
essere assolutamente emendata e riportata a livelli accettabili, e si ritiene che un uso
corretto delle funzioni di annotazione e liquidazione non possa che contribuire in tal
senso.
Si aggiunge che la corretta esposizione della situazione debitoria - che in ultima
analisi simifica riportare in termini mcisi la situazione finanziaria dell'istituto o servizio
- sarà il Gterio
e
per determinare - in luogo di generiche richieste
di fondi - il fabbisogno del Funzionario delegato e, di conseguenza, del Proweditorato
regionale.
2. uso corretto del capitolo Ipiano gestionale
Si è osservato che sovente si effettuano pagamenti attribuendo un piano gestionale
diverso da quello che sarebbe corretto. Ciò accade, in particolare, per i capitolo che
prevedono piani gestionali utilizzati per il versamento di ritenute fiscali e contributive.
L'uso promiscuo di tali piani deve considerarsi una grave irregolarità, alla stregua
dell'uso di un capitolo diverso da quello giusto. In tal modo, e senza alcuna ragione, si
falsa la contabilità dello Stato e quella legata ai codici di spesa Si raccomanda, pertanto,
maggiore attenzione nell'attribuzione del corretto piano gestionale in relazione aila natura
della spesa. Analoga attenzione si raccomanda nelle operazioni di accumulo delle
ritenute, che vanno collocate a carico del piano gestionale relativo alle ritenute fiscali.
3. tempestiva effettuazione delle operazioni previste dal Sicoge
Le operazioni di estinzione di ordinativi secondari e buoni di prelevamento devono
essere effettuate tempestivamente, in caso contrario occorre un intervento tecnico che
I'IGICS del Ministero dell'Economia affida ad un'azienda, pagandone il relativo costo.
Poiché le risorse per la manutenzione e lo sviluppo del Sicoge non sono elevate, tali
interventi, che possono senza dubbio evitarsi con un minimo di diligenza da parte degli
utenti, vanno a sottrarre risorse che potrebbero piil utilmente essere destinate allo
sviluppo di nuove funzioni o al miglioramento di quelle esistenti.
4. contributi assicurativi
Com'è noto, i contributi assicurativi per le competenze del personale del comparto
ministeri e del personale di polizia ( anche per indennità e, dal corrente anno, per lo
straordinmio) vengono conteggiati e versati dall'ente erogatore, nella fattispecie il
Ministero dell'Economia e delle Finanze; per le altre competenze erogate dai Funzionari
delegati, ad es. straordinario e FUA al personale civile e Fesi al personale di polizia, tali
i n c o m b e gravano su questo Dipartimento, analogamente avviene per il personale
medico, attraverso le segnaiazioni da parte degli istituti. Questi sono tenuti alla
liquidazione ed al pagamento dei contributi per i cappellani. Ovviamente tali contributi
gravano sul capitolo 1600, piano gestionale 3. E' stato accertato che la maggior parte
degli istituti non versano tali contributi, alcuni invece li versano sul pg 1 o 2. Si ricorda
che il mancato o il ritardato versamento di contributi comporta per l'inadempiente
sanzioni anche penali. Si invitano pertanto tutti i Funzionari delegati a curare tale
adempimento in modo tempestivo, evitando così di incorrere in spiacevoli conseguenze, e
imputando la spesa in modo corretto.
5. beneficiario e causale nei titoii di pagamento
Si ricorda che il beneficiario negli ordini di pagamento, se ente o società, deve essere
inserito nel campo ragione sociale, viceversa se persona fisica nei campi cognome e nome
rispettivamente. Occorre altresì evitare, come talora accade, di indicare il beneficiaio
nello spazio riservato alla causale, e viceversa. Mine è opportuno che la causale sia
sintetica ma esplicativa, e non generica: occorre indicare data e numero della fattura o
della parcella o, quando trattasi di competenze, il periodo di riferimento.
Si rappresenta, infine, che la scrivente Direzione Generale 8, come sempre, disponibile
a valutare ogni suggerimento e contributo da parte degli utenti, al fine di migliorare il
servizio, rendendolo più efficiente e trasparente.