Enterprise Content Management IBM FileNet P8 4.0　概説 1 © 2008 IBM Corporation

®
Enterprise Content Management
IBM FileNet P8 4.0　概説
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1
Information Management software | Enterprise Content Management
企業におけるコンテンツとは
コンテンツとは、ファイルやデータなど企業内で使用できる情報をさします。
日々、複雑化していく、これらのコンテンツを企業として、適切に管理、運営していくことは、大きな課題となっています。
フォーム
Webサイト
電子文書
（図面、MS Office, など）
紙文書
帳票、印刷物
同一プラットフォームでの
適切な管理・運営
＝
堅牢なセキュリティ
情報ライフサイクル管理
デジタル・アセット
企業内情報量　左
=コンテンツ（非構造化データ）　右=
データベース（構造化データ）
1,800
電子メ
ール
電子申請
1,600
1,400
1,200
1,000
800
600
400
200
Fax
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0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
他の
コンテンツ管理
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Information Management software | Enterprise Content Management
コンテンツ管理における課題
どのファイルが最新なのかわからない。
誤って古いファイルを使ってしまった。
文書を探し出すのに時間
がかかる。
文書の保管先がバラバラ
。
コンテンツのライフ
サイクル管理ができ
ていない。
リテンション管理
同じファイルがたくさ
ん存在する。
お客様
従業員
財務
製品
図面
取引先
Web
コンテンツ
e-メール
文書間の関連性がない
企業内情報の85%は非構造化
データである。企業がかかえ
るマルチコンテンツを管理す
るプラットフォームが構築で
きていない。
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保管コストの増加
紙の印刷コスト、保管場
所コスト、管理コストが
増大している。
トランザクション
組織
重要な文書の紛失
業務プロセスの問題がどこに
あるのかわからない。
改善したくても、問題がわか
らない。（可視化されていな
い。）
マルチメディア
データベース
帳票
重要なファイルが個
人のPCに保管された
ままになっている。
どこで承認がとまっている
のかわからない。
機密性の高い文書でもだれで
も見れてしまう。
セキュリティー管理が行われ
ていない。
IT予算の40% が
情報統合に使われてい
る
業務の30%を適切な
情報を探す時間に費
やしている。
3
Information Management software | Enterprise Content Management
コンテンツ管理におけるチャレンジ
課題
どのファイルが最新なのかわからない。
誤って古いファイルを使ってしまった。
文書を探し出すのに時間がかかる。
文書の保管先が複数存在。
チャレンジ
コンテンツ管理基盤
排他制御、変更履歴、複合文書管理、検索
セキュリティー管理、キャプチャー
メタ情報管理、・・・
文書間の関連性がない
業務プロセスの問題がどこにあるのかわからない。
改善したくても、問題がわからない。（可視化され
ていない。）
どこで承認がとまっているのかわからない。
機密性の高い文書でもだれでも見れてしまう。
セキュリティー管理が行われていない。
コンテンツのライフサイクル管理ができていない。
リテンション管理
重要な文書の紛失
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ビジネス・プロセス管理
プロセス開発、プロセス・モニタリング
プロセス分析、シミュレーション
ダッシュボード、・・・
コンプライアンスへの対応
ライフサイクル管理、リテンション管理
電子メール管理、監査証跡
トラッキング、・・・
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Information Management software | Enterprise Content Management
コンテンツ管理におけるチャレジン
課題
どのファイルが最新なのかわからない。
誤って古いファイルを使ってしまった。
文書を探し出すのに時間がかかる。
文書の保管先が複数存在。
文書間の関連性がない
業務プロセスの問題がどこにあるのかわからない。
改善したくても、問題がわからない。（可視化され
ていない。）
どこで承認がとまっているのかわからない。
機密性の高い文書でもだれでも見れてしまう。
セキュリティー管理が行われていない。
チャレンジ
コンテンツ管理基盤
ECM基盤の構築
排他制御、変更履歴、複合文書管理、検索
セキュリティー管理、キャプチャー
Enterprise Content Management
メタ情報管理、・・・
ビジネス・コンテンツとは？
様々な形で保有される、企業の重要な資
ビジネス・プロセス管理
産であるコンテンツを統合管理します。
プロセス開発、プロセス・モニタリング
プロセス分析、シミュレーション
管理されたコンテンツをどう使う？
ダッシュボード、・・・
統合管理されたコンテンツが、ビジネス・プ
ロセスと効率的に連動することにより強固
な企業基盤を構築します。
コンプライアンスへの対応
コンテンツのライフサイクル管理ができていない。
リテンション管理
企業としての責任は？
企業のビジネス基盤構築に必要な管理機
電子メール管理、監査証跡
能を強化します。
重要な文書の紛失
トラッキング、・・・
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ライフサイクル管理、リテンション管理
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ECM基盤適用例　Before
課題①
 どのファイルが最新なのかわからない。
利用者
 同じファイルがたくさんある。
 ファイルの保管先が複数存在。
作成、改訂
 ファイルの検索に時間がかかる。
設計・開発者
設計図面
技術報告書
申請書
部門レベルの
印刷
共有ドライブ
課題③
 ファイルのライフサイクルが管理できていない。
ワークフロー　例）調達ワークフロー
 重要な文書を紛失してしまった。
 セキュリティーが管理されていない。
 不十分なトレーサビリティー。
.
課題②
部門レベルの
 フローで利用している紙文書が紛失してしまう。
共有ドライブ
 誤って古いファイルを利用してしまう。
 承認がどこで止まっているか分からない。
 フローを改善したくても、問題点がわからない。
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Information Management software | Enterprise Content Management
ECM基盤適用例　After
コンテンツ管理基盤
参照
コンテンツの一元管理、
 P32の絵（２００２＿０７＿２３重要UtilityEnergy・
変更履歴、複合文書管理、検索
設計・開発者
利用者
セキュリティー管理、メタ情報管理
ppt）
 設計図面
作成
 技術報告書
 申請書
改訂
検索
リンク
ECM
コンテンツ管理基盤
コピー
排他制御
Web経由
登録
問題管理
分析・トラッキング
ビジネス・プロセス管理
コンテンツ管理との融合
プロセスの自動化、監視、
問題点（ボトルネック）改善点の発見
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ビジネス・プロセス
例）調達プロセス
コンプライアンスへの
対応
ライフサイクル管理、リテンション管理
監査証跡
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ECMのトレンド
コンテンツ管理そのものは成熟期に差し掛かっています。　今後は、コンプライアンスと生
産性向上のために、コンテンツとプロセスの統合が重要課題になる傾向にあります。
市場適合度
プロセス
コンプライアンス
イメージ管理
帳票管理
2002
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2004
2006
2008
2010
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IBM ECM （FileNet P8）フォーカス・エリア
 ECMの導入にあたっては、プロセスとコンプライアンスとの融合が最も重要
 コンテンツ、プロセス、コンプライアンスが完全融合されたECMプラットフォーム
コンテンツ
コンテンツの一元管理
変更管理、複合文書管理
、検索、セキュリティー管理
、メタデータ管理
プロセス
コンプライアンス
コンテンツ管理との融合
レコード管理
プロセスの
電子メール管理
自動化、統合、最適化
問題点、改善点の発見
IBM
FileNet P8
内部統制
情報漏えい防止
ECMプラットフォーム
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IBM FileNet P8　アーキテクチャー
 同一のプラットフォーム上で、コンテンツ管理、プロセス管理、コンプライアンスを実現します。
Portals & Web
Applications
Clients
LOB & Partner
Solutions
Content
Suites
Content
Manager
Image
Manager AE
Process
Web
Content
Manager
SharePoint
Document
Capture ADR
Integration
Publisher
Team
Collaboratio
n Manager
Web Site
Manager
Business
Process
Manager
Business
Activity
Monitor
Forms
Manager
Business
Process
Framework
Desktop
Applications
Compliance
Records
Manager
Email
Manager
Records
Crawler
Integration
Content, Process & Compliance Services
Manage
Application Services
Security
Services
Develop
FileNet P8 Platform
Content Federation Services
Repositories
FileNet Panagon®
Repositories
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FileNet P8 Content
Repositories
IBM Content
Repositories
Third-Party Content
Repositories
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®
IBM FileNet P8 4.0
コンテンツ
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コンテンツ管理における機能要件
機能カテゴリー
コンテンツ
検索
セキュリティー
オープン
拡張性・可用性
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詳細
IBM ECM
履歴管理
履歴の自動保存、古いドキュメントの閲覧
排他制御理
チェックイン/チェックアウト
メタデータ管理
様々な型（文字列、数値、日付等）のメタデータの付加
ワークフロー管理
BPMと連動したワークフローの起動
ライフサイクル
ドキュメントの登録、承認、閲覧、廃棄（またはアーカイブ）ま
でを管理
メタデータ検索
メタデータによる閲覧
テキスト検索
全文検索
ユーザー管理
LDAPサーバを利用したユーザ認証
ACL
きめ細かいACLの付加
イベントログ
すべてのオペレーション・イベントをログ管理
プラットフォーム
殆どすべてのオープンOSに対応。J2EE対応
インターフェース
JAVA API、.NET API、Webサービス
インテグレーション
他のエンタープライズシステム（ERP、CRM等）との統合
分散配置
ファーミング、クラスター配置
災害対策
災害復旧配置に対応
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FileNet P8コアコンポーネント　アーキテクチャー
 Content Engine (CE)　コンテンツ操作（登録、検索、取得）やイベント、セキュリティー、認証
 Process Engine (PE)　モデリング、ルーティング、シュミレーション、分析、ルール管理
 Application Engine (AE)　Workplace、アプリケーション開発ツール、MS Office連携
Java API Client
Workplace
Capture
Enterprise Mgr
.NET API Client
Web Service Client
.NET API
Java API
Application Engine
Workplace
CE Java API
Designer
Simulator
Analyzer
OLAP
DB
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PE Java API
PE Java API
Process Engine
P8 Suite
Custom App.
Content Engine
Security
Audit
Import
Retrieve
Search
Content
DB
Directory
Indexing
File System
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Information Management software | Enterprise Content Management
FileNet Workplace 画面イメージ
 ブラウザ・インターフェースで、フォルダー、ドキュメント構造を表示
 豊富なメニュー提供により、きめ細かなコンテンツ管理を実現
 チェックイン、チェックアウト機能による排他制御の実現
ファイル操作メニュー
チェックアウト
セキュリティー
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FileNet 管理コンソール　画面イメージ
 エンタープライズ・マネージャーによるクラス、プロパティーの柔軟な管理
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Information Management software | Enterprise Content Management
コンテンツとプロセスの融合 アクティブ・コンテンツ
 アクティブコンテンツはP8のユニーク
な機能で、コンテンツの状態変化に
対応してイベントを実施
作成
 例えば、eForm、画像のキャプチャ、
ポータル(WebSphere、SharePointな
ど）により格納されたタイミングで、ワ
ークフローを実施するなど
ライフサイクル
ポリシー
昇格
変更を承認
レビュー、発行
分類
降格
更新
 人と文書とプロセスの融合により、従
来効率化が難しかった分野への適
応が可能
外部のイベント、変更
ライフサイクル
セキュリティー
通知
ライブラリ
サービス
ロック
削除
レンダリング
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®
IBM FileNet P8 4.0
プロセス（BPM)
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Information Management software | Enterprise Content Management
FileNet BPM 適用例 Before
FileNet導入前のプロセス
赤
青
緑
黄
人的な処理
半自動処理
自動処理
待ち
 人的な処理、人に依存した処理がプロセスの待機、遅延を生
んでいる。
 メインプロセス、サブプロセスなど多岐にわたる。
 プロセスが「可視化」されておらず、問題点がわかりにくい。
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Information Management software | Enterprise Content Management
FileNet BPM 適用例 After
FileNet導入後のプロセス
赤
青
緑
黄
人的な処理
半自動処理
自動処理
待ち
 プロセスに関わるコスト、時間を削減
 ステップ数の削減、サブプロセスの削除、マニュアルタスクの削除
 問題の可視化によるプロセスの改善
 クライアントを含む総ての関係者が情報にアクセス可能
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FileNet ビジネス・プロセス管理　3つのキーワード
③最適化
シミュレーター、アナライ
ザーを利用したプロセス
の最適化
①自動化
デザイナーを利用し
た柔軟なプロセス管
理と自動化を実現
②統合
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Webサービスを利用した既存アプ
リケーションとの統合
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コンテンツ指向ビジネス・プロセスの自動化
　BPMNの取り込みによるプロセス作成の自動化
 インポート
BPMN
Rules
Engine
 ルールエンジンと連携による条件判定の自動化
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　電子フォームを活用した入力の自動化
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Webサービスを利用した外部アプリケーションとの統合
IBM FileNet P8 BPM Process Engine
プロセス
Webサービス
アプリケーション
プロセスのオーケストレーション（組織化）
 プロセスとビジネスに必要なアプリケーションとの連携
 プロセスプラットホーム間でタスクをシェア
 開発、実装の簡便さ
 プロセスをサービスとして扱う
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コンテンツ指向ビジネス・プロセスの最適化
 プロセス・アナライザー（分析ツール）や、プロセス・シミュレーター（検証ツー
ル）を活用して、継続的にプロセスを改善します。
適用（Deploy）
プロセス・デザイナー
分析（Analyze）
プロセス・アナライザー
検証（Validate）
プロセス・シミュレーター
シミュレート（Simulate）
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認知（Identify）
プロセス・モニター
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ビジネスプロセスモデリング Process Designer
プロセスライブラリの再
利用
Segments, Managed,
Versioned, Secured
条件分岐及び、複
雑な並行処理
グラフィカルなモ
デラーをドラッグ＆
ドロップ
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ステップパレット
共通ライブラリを格納
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プロセスのシミュレーション
IBM FileNet P8 BPM Simulator
改善前
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改善後
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プロセス分析の可視化によるプロセス最適化
IBM FileNet P8 BPM Analyzer
Data Cube
Reports
 厳密で適切な情報の発見
 柔軟なOLAPインフラ
 ビューのカスタマイズ
 キー・パフォーマンス・インジケーター
（KPI）のトラッキング
 リアルタイムな分析
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参考：ビジネス・プロセス・フレームワーク（BPF）
 迅速なBPMアプリケーションの作成を実現
 柔軟な設定
 プロセスとコンテンツの融合
 ケース管理のためのアプリケーション
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®
IBM FileNet P8 4.0
コンプライアンス
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Record Management （レコード管理） とは？
 レコードとは物理的あるいは電子的なデータを指します。
 レコードは下記のいずれかの形式をとります。
– 文書、フォルダー、箱、磁気・オプティカルなどのメディア
 レコード管理が適用する主な機能は、下記の3つです。
– 宣言（Declare）、分類（Classify）、ライフサイクル管理（Lifecycle)
保存ルールの例
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
Rule 1: 一時的なもの: 記録が不要になれば破棄

Rule 2: 会計年度 +7: 会計年度プラス７年間保存

Rule 3: 作成 + 5: 作成後５年後に破棄

Rule 5: Active + 3: 法廷終了後３年で破棄

Rule 6: Active +5: プロジェクト終了後５年で破棄

Rule 7: 永久保存: ２年後にレコード･センターに送付

Rule 8: 本年 +5 archival: ６年以内はアーカイブに転送
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FileNet P8 コンプライアンス関連コンポーネント
 Records Manager
– FileNetリポジトリに対するレコード管理を提供
 Records Crawler
– FileNetリポジトリ外に対するレコード管理を提供
 Email Manager
– Emailサーバに対して、ユーザ受信トレイに対するレコード
管理を提供
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FileNet P8 Records Manager 機能概要
 FileNet P8アーキテクチャに融合し、コンテンツ、プロ
セス管理機能との統合を実現
 リテンション管理、ポリシー管理
– レコードが生成されてから、破棄されるまでの一連
のライフサイクルをポリシーに基づき管理
Imaging
Email
Management
File System
Management
 FileNetリポジトリ以外のファイルについても
管理を行う
 内部統制を確実に行うためのレコード管理を
実現
Records
Management
Content
Discovery
Prove
Compliance
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FileNet P8 Records Crawler 機能概要
 モニター
– P8 Records Crawlerはファイルシステム上に存在している
ビジネスポリシーやルールを含んでいるファイルを自動的に
モニターする。
（例：スプレットシートに”予算”を含むファイル）
 アクション
– プロファイルに指定された内容を実施（例：コピー、移動、
削除、レコードとして申請、ワークフローを実施）
Imaging
Email
Management
File System
Management
 分類
– P8 Record Managerのファイルプランと統合。ファイルプラ
ンに基づき確実な運用が可能
 実施
– コンテンツとレコードがコントロールされ、セキュリティ、プラ
イバシー、コンプライアンスと監査がポリシーに基づいて行
われる
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Records
Management
Content
Discovery
Prove
Compliance
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FileNet P8 Records Crawler 動作概要
ビジネスユーザー
レコード 取得
ルールとプロファイル
ルールとプロファイル
が適応
モニター及びレ
コードの定義付
け
FileNet P8 ECM
移動、コピー、
消去
管理されていない
ファイルシステム上のレコード
P8 Records Crawler
ファイルプラン
ポリシー管理
FileNet P8
Records Manager
文書、スプレットシート
Webコンテンツ、画像
PowerPoint
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