La regolare tenuta e la stampa dei registri contabili per l`anno

LA REGOLARE TENUTA E LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI PER
L'ANNO 2012
A cura di Celeste Vivenzi
Entro il 31 Dicembre 2013 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi
“meccanografici” devono procedere alla stampa dei registri contabili dell'anno
2012. Sempre entro tale data
deve essere aggiornato e sottoscritto,
dall'imprenditore o dal legale rappresentante dell'impresa, il libro degli inventari
(la sottoscrizione è condizione necessaria per la sua validità). La norma che
disciplina la “tenuta dei registri contabili” è stata dettata dalla Legge 489-94 che
ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la
trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero dal 30 settembre) e
quindi, relativamente all'anno 2012, l'ultimo giorno utile è il 31.12.2013.
REGISTRI INTERESSATI (regole valide per i soggetti ordinari, per i
professionisti e per i semplificati):
libro giornale
libro inventari
partitari/mastrini
Registri iva (fatture, corrispettivi , acquisti ecc.)
Tutti i registri contabili devono essere tenuti secondo le regole di una ordinata
contabilità ovvero senza spazi in bianco,senza abrasioni e cancellazioni e in
presenza di cancellature queste devono essere visibili. Ai fini civilistici i registri
devono essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione e dal
punto di vista fiscale con le seguenti modalità: in assenza di accertamento per
4 anni decorrenti dal 31.12 dell'anno in cui è stata presentata la dichiarazione a
cui si riferiscono; in presenza di accertamento fino alla sua definizione (che
potrebbe in via generale essere maggiore del termine civile).
La tenuta del registro beni ammortizzabili
Per il registro in oggetto (se tenuto in forma meccanografica) il termine per la
stampa è il 31.12.2013 tuttavia deve essere aggiornato entro il termine per
l'invio della dichiarazione fiscale ovvero entro il 30 settembre 2013. I soggetti in
contabilità semplificata possono registrare in via alternativa gli Ammortamenti
anche sul registro iva acquisti e i soggetti in contabilità ordinaria sul registro
inventari (nel caso bisogna essere in grado di fornire gli stessi dati indicati
nel registro dei beni ammortizzabili e non la sola quota di ammortamento
effettuata).
VERIFICA E REGOLARE TENUTA DEI REGISTRI CONTABILI
Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta
in modo meccanografico, anche in difetto di stampa, è considerata regolare se:
- il contribuente dimostri che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di
stampare , a richiesta del verificatore e in sua presenza, i registri richiesti;
- non siano scaduti i termini per l'invio della dichiarazione telematica annuale.
Quindi se manca la stampa della contabilità entro il 31.12.2013 (in presenza
delle citate condizioni) si potrà contestare al contribuente un comportamento
formale sanzionabile, per irregolare tenuta, con una sanzione che può andare
da euro 1.032 a euro 7.747 come disposto dall'art. 9 del Decreto legislativo
n.471-1997 (non si è in presenza della “mancata tenuta della contabilità “che
può dare origine ad un accertamento induttivo).
TABELLA RIASSUNTIVA STAMPA REGISTRI CONTABILI ANNO 2012
REGISTRO IVA ACQUISTI
REGISTRO IVA VENDITE
REGISTRO IVA CORRISPETTIVI
INVENTARI / MAGAZZINO/PARTITARI
GIORNALE
BENI AMMORTIZZABILI
STAMPARE ENTRO 31 /12/2013
IDEM
IDEM
IDEM
IDEM
AGGIORNATO ENTRO IL 30.09.2013
E, SE TENUTO IN FORMA MECCANOGRAFICA, PROVVEDERE ALLA
STAMPA ENTRO IL 31.12.2013
LE SCRITTURE AUSILIARIE- PARTITARI E MASTRINI
E' consigliabile la stampa dei mastrini di conto e delle schede clienti/fornitori e ,
secondo autorevole giurisprudenza (Cassazione n. 2250-2003) tali scritture
dovrebbero essere firmate dall'imprenditore o dal Legale rappresentante della
società. Tali scritture devono essere stampate senza numerazione e in
assenza di bollo.
LA VIDIMAZIONE LIBRI SOCIALI (Assemblee , Cda , Soci)
Vanno bollati e numerati prima di essere messi in uso presso la Cciaa o presso
un Notaio. A questo proposito si ricorda che a far data dal 30.03.2009 per le
società a responsabilità limitata il libro soci è stato abolito e sostituito dalla
pubblicità dei trasferimenti delle quote sociali in Camera di Commercio.
IL LIBRO INVENTARI
Come noto il libro inventari deve contenere l'indicazione analitica degli elementi
attivi e passivi dell'impresa e deve redigersi all'inizio della costituzione
dell'impresa e alla fine di ogni annualità (non è sufficiente il mero riporto del
bilancio d'esercizio). Un aspetto importante da ricordare è la sottoscrizione del
libro dal parte dell'imprenditore/rappresentante legale in quanto la mancata
sottoscrizione viene equiparata alla mancanza del documento.
NUMERAZIONE PROGRESSIVA DEI REGISTRI
La numerazione progressiva delle pagine si effettua prima della stampa e per
ciascun anno indicando pagina per pagina l'anno di riferimento (es. 2012/1,
2012/2 ecc.).
IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA PER I REGISTRI
Inventari e giornale: (l'imposta di bollo può essere assolta anche tramite
pagamento con il modello F23 codice tributo 458T) per tali registri l'imposta è la
seguente:
- Società di capitali: marca da bollo euro 16,00 ogni 100 pagine e tassa
concessione governative da 309,87 euro a 516,46 euro;
- Società di persone, imprese individuali, soc. cooperative: marca da bollo euro
32,00 per 100 pagine;
- Registri iva: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo.
LA REGOLARIZZAZIONE DELL'IMPOSTA DI BOLLO
Le nuove marche da bollo ovvero i contrassegni telematici dopo l’apposizione
sui registri devono essere annullati (con timbro , barratura,firma,data ecc.). I
contrassegni recano la data di emissione e per tale motivo, se si provvede alla
stampa dei registri del 2012 entro il 31.12.2013, senza aver precedentemente
acquistato le relative marche, queste recheranno una data successiva al
termine ultimo per la stampa (ad esempio gennaio 2014). Tuttavia, anche in
presenza di tale evenienza, i registri vengono considerati regolari e il
contribuente può provvedere alla regolarizzazione dell’imposta di bollo tramite il
meccanismo del ravvedimento operoso. Dal punto di vista pratico occorre
procedere in questo modo (si rammenta che la sanzione ammonta al 100%
dell’imposta di bollo dovuta):
1) versare la sanzione con Modello F23 CODICE TRIBUTO 675 T così
determinata: nella misura di 1-10 del 100% se il ravvedimento viene fatto entro
30 giorni dalla scadenza OVVERO EURO 1,60; nella misura di 1-8 del 100%
se il ravvedimento viene effettuato oltre i 30 gg. ma entro un anno ovvero euro
2,00;
2) provvedere al versamento degli interessi calcolati a giorni nella misura del
2,50% / anno con codice tributo 731T.
ESEMPIO: SE UN SOGGETTO HA DIMENTICATO DI ACQUISTARE PER IL
GIORNALE / INVENTARI N. 10 MARCHE DA 16,00 PER UN TOTALE DI
EURO 160,00 LA SANZIONE DA VERSARE SARA’ LA SEGUENTE;
- CON REGOLARIZZAZIONE ENTRO 30 GG.: EURO 16,00;
- CON REGOLARIZZAZIONE OLTRE 30 GG.: EURO 20,00.
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI
Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei
beni ammortizzabili e i registri dell'iva possono essere conservati in modo
elettronico secondo precise disposizioni dettate dal Dm. 23.01.2004 e dal
CNIPA . Il soggetto responsabile della conservazione deve apporre sul file la
firma digitale e la marca temporale. I termini per poter riprodurre
informaticamente i documenti sono: 15 giorni per le fatture; per tutti gli altri
documenti la riproduzione invece può essere fatta entro il termine per la
presentazione della dichiarazione fiscale. La normativa in materia prevede
inoltre l'invio telematico all'Agenzia delle Entrate di una specifica comunicazione
contenente le seguenti informazioni: informazioni relative all'impronta
dell'archivio digitale, alla firma elettronica e alla marca temporale (strumenti che
hanno lo scopo di dare validità fiscale a tutta la documentazione archiviata).
Anche i Contribuenti che si avvalgono delle modalità di archiviazione elettronica
sono tenuti all’applicazione dell’imposta di bollo (€ 16,00 o 32,00 a seconda
della tipologia del contribuente) ogni 2500 registrazioni provvedendo al relativo
pagamento tramite modello F23 con il codice tributo “458T”.
Celeste Vivenzi