procedura di inserimento del neo-assunto / trasferito del personale

SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE – REGIONE BASILICATA
ASM - Matera
PROCEDURA
Cod. PRSAS15000
PROCEDURA DI INSERIMENTO DEL NEO-ASSUNTO / TRASFERITO
DEL PERSONALE INFERMIERISTICO E DI SUPPORTO
NEL DIPARTIMENTO MEDICO
Elenco emissioni/approvazioni/revisioni
Autorizzazioni
Rev.
0.0
Redazione
Data
P.O. Dipartimento
Medico
Antonia Labarbuta
Verifica
Data
Coordinatrice U.O.
Cardiologia
S. Guancialino
Resp. Sistema
innovazione
professionale e
miglioramento
qualitativo Servizio
Assistenza –
Dott.ssa Chiara
Gentile
Approvazione
Data
Dirigente Servizio
Assistenza
Dott. Vito Petrara
Distribuzione:
___ copia in distribuzione controllata
___ copia in distribuzione non controllata
Note:
La responsabilità dell’eliminazione delle copie obsolete della procedura è dei destinatari di questa documentazione
1
PROCEDURA
PROCEDURA DI INSERIMENTO
DEL NEOASSUNTO/TRASFERITO
COD:PRSAS15000
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SOMMARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
SCOPO/OBIETTIVO.....................................................................................................3
CAMPO DI APPLICAZIONE.........................................................................................3
RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI............................................................3
ABBREVIAZIONI, DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA ...................................................4
MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ .........................................................................4
PROCESSO/MODALITÀ OPERATIVE.........................................................................5
6.1 PERCORSO DI INSERIMENTO DELL'INFERMIERE ..........................................5
6.2 PERCORSO DI INSERIMENTO DELL'O.S.S.......................................................5
6.3 ACCOGLIENZA ....................................................................................................6
6.4 APPRENDIMENTO ..............................................................................................7
6.5 VALUTAZIONE.....................................................................................................7
6.6 DIAGRAMMA DI FLUSSO INSERIMENTO INFERMIERE...................................8
6.7 DIAGRAMMA DI FLUSSO INSERIMENTO O.S.S. ..............................................9
ALLEGATI ..................................................................................................................10
PROCEDURA
PROCEDURA DI INSERIMENTO
DEL NEOASSUNTO/TRASFERITO
COD:PRSAS15000
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1.
SCOPO/OBIETTIVO
Definire un percorso per l’inserimento lavorativo nel dipartimento medico del personale
Infermieristico e di supporto finalizzato a:
porre l’operatore neo-assunto/trasferito nelle migliori condizioni per l’assolvimento delle
funzioni che gli vengono richieste;
migliorare sin dall’inizio la qualità del lavoro effettuato;
diminuire la possibilità di errori ed infortuni;
razionalizzare al meglio il lavoro per se stesso e per l’equipe con cui dovrà interagire
(coordinatrice, colleghi infermieri, OSS, personale medico);
evitare che l’operatore possa ricevere informazioni inesatte, distorte o incomplete;
valutare sin dall’inizio le attitudini e le capacità professionali del neo-assunto ed
eventualmente supportarlo nella gradualità dell’apprendimento (dagli obiettivi più
semplici a quelli più complessi).
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le figure infermieristiche e di supporto di nuova
assunzione assegnate/trasferite al Dipartimento Medico
3. RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI
Riferimento
PRSAS001000
PRSAS007000
PRSA S002000
Titolo
La Documentazione dei processi attraverso
procedure e istruzioni operative
Inserimento lavorativo delle figure delle professioni
sanitarie e di supporto di nuova assunzione nel
dipartimento chirurgico e nefro-urologico
Inserimento lavorativo delle figure delle professioni
sanitarie, sociali e di supporto di nuova assunzione
CCNL
Data
Agosto 2007
Novembre
2008
Settembre
2007
2006-2009
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PROCEDURA
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PROCEDURA DI INSERIMENTO
DEL NEOASSUNTO/TRASFERITO
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4. ABBREVIAZIONI, DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA
ABBREVIAZIONI
Neo assunto
Personale di nuova assunzione
Trasferito
Personale trasferito da altre U.O.
U.A./U.O.
Unità Assistenziale, Unità Opoerativa
U.O.
Unità Operativa
DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA
Facilitatore
È un professionista dell’azienda che oltre a svolgere l’attività che
gli compete per ruolo e professione, segue l’inserimento lavorativo
del personale di nuova assunzione.
Il facilitatore deve agevolare l’apprendimento dei modelli di azione
e prestazioni professionali e predispone un contesto dove
possono realizzarsi esperienze per la comprensione del ruolo
professionale svolto nell’organizzazione
5. MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ
Dirigente
Posizione
Funzione
Attività
Accesso preliminare
alla Direzione S.A. per
assegnazione servizio
Accoglienza nuovo
assunto/trasferito e
presentazione area di
assegnazione e reparto
Presentazione servizio
(U.O.)
Identificazione
facilitatore
Presentazione struttura
e documenti
Pianificazione
inserimento e criteri di
valutazione
Verifica raggiungimento
obiettivi
Inserimento lavoro
autonomo
Servizio
Assistenza
Organizzativa
Coordinatore
U.O.
Facilitatore
Neoassunto/
trasferito
R
C
C
R
C
C
R
R
C
R
C
C
C
C
R
R
R
R
R = responsabile, C = coinvolto
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DEL NEOASSUNTO/TRASFERITO
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6. PROCESSO/MODALITÀ OPERATIVE
6.1 Percorso di inserimento dell’Infermiere
Il neoassunto/trasferito, dopo essere stato assegnato dalla Direzione del Servizio Assistenza
all’Unità Operativa, prende contatto con la Posizione Organizzativa Responsabile dell’Area
Omogenea Dipartimento Medico. In questa sede gli viene illustrata l’area di assegnazione e gli
viene presentato il percorso di inserimento. La P.O. accompagna il neoassunto/trasferito
nell’U.A./U.F. di assegnazione e gli presenta il coordinatore. Il coordinatore dell’ U.A./U.F
illustra il reparto, presenta la struttura e l’èquipe; individua quindi un Facilitatore a cui il nuovo
assunto/trasferito sarà affiancato per il periodo di inserimento.
Il Facilitatore illustra al neoassunto/trasferito la mappa delle competenze da acquisire e la
scheda di valutazione che ne identifica i criteri. Il neoassunto/trasferito trascorrerà almeno 15
giorni in attività di affiancamento in sovranumero rispetto alle presenze giornaliere. Trascorso
tale periodo, il neoassunto/trasferito sarà inserito nel turno di lavoro, ma sarà sottoposto alla
supervisione del Facilitatore per un periodo di almeno 1 mese. Se in questo periodo
dovessero emergere problematiche specifiche rispetto al reparto di
inserimento il
coordinatore dovrà rivolgersi con sollecito al Servizio Assistenza per un eventuale cambio di
assegnazione del nuovo assunto.
Trascorsi 3 mesi dall’inserimento nell’ U.A./U.F sarà effettuata la prima valutazione
(valutazione intermedia) in cui si valuteranno gli obiettivi raggiunti. Se la valutazione non è
positiva possono essere definiti correttivi che comprendono la modifica del Facilitatore di
riferimento o la richiesta di cambio U.A./U.F. Se la valutazione è positiva, il
neoassunto/trasferito prosegue la sua attività lavorativa fino al compimento del sesto mese,
data in cui sarà effettuata la valutazione finale.
6.2 Percorso di inserimento dell’O.S.S.
Il neoassunto/trasferito, dopo essere stato assegnato dalla Direzione del Servizio Assistenza
all’U.A./U.F, prende contatto con la Posizione Organizzativa Responsabile dell’Area
Omogenea Dipartimento Medico. In questa sede gli viene illustrata l’area di assegnazione e gli
viene presentato il percorso di inserimento. La P.O. accompagna il neoassunto/trasferito
nell’U.A./U.F di assegnazione e gli presente il coordinatore.
Il coordinatore dell’U.A./U.F illustra il reparto, presenta la struttura e l’èquipe; definisce quindi
un Facilitatore a cui il nuovo assunto/trasferito sarà affiancato per il periodo di inserimento.
Il Coordinatore illustra al neoassunto/trasferito la mappa delle competenze da acquisire e la
scheda di valutazione che ne identifica i criteri.
Il neoassunto/trasferito trascorrerà almeno 5 giorni in attività di affiancamento in sovranumero
rispetto alle presenze giornaliere. Trascorso tale periodo, il neoassunto/trasferito sarà inserito
nel turno di lavoro, e sottoposto alla supervisione del Facilitatore per un periodo di ulteriori 7
giorni.
Trascorso un mese, se dovessero emergere problematiche specifiche rispetto al reparto di
inserimento il coordinatore dovrà rivolgersi con sollecito al Servizio Assistenza per un
eventuale cambio di assegnazione del nuovo assunto.
Trascorsi 3 mesi dall’inserimento nell’ U.A./U.F. sarà effettuata la prima valutazione
(valutazione intermedia) in cui si valuteranno gli obiettivi raggiunti. Se la valutazione non è
positiva possono essere definiti correttivi che comprendono la modifica del Facilitatore di
riferimento o la richiesta di cambio U.A./U.F. Se la valutazione è positiva, il
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neoassunto/trasferito prosegue la sua attività lavorativa fino al compimento del sesto mese,
data in cui sarà effettuata la valutazione finale. Gli strumenti della valutazione sono in allegato.
Il processo di inserimento del personale Infermieristico e di supporto si concretizza
attraverso:
l’analisi organizzativa dell’U.O.
il coinvolgimento di tutto il personale sanitario
la condivisione degli obiettivi e del metodo di inserimento
la presenza di procedure scritte
la definizione di criteri di valutazione chiari ed equi
la definizione delle tappe di apprendimento
l’affiancamento ad un infermiere facilitatore
Il percorso di inserimento prevede alcuni passaggi:
accoglienza
apprendimento (insegnamento/tutoraggio)
valutazione
6.3 Accoglienza
Nella fase di accoglienza riveste particolare importanza il colloquio individuale tra la
coordinatrice ed il neo-assunto, che permette di effettuare:
la presentazione reciproca;
la considerazione delle attese dell’operatore in relazione al proprio ruolo
professionale;
la possibilità di esporre eventuali timori rispetto a quella che potrà essere la
propria attività nella specifica U.O.;
l’analisi di eventuali carenze formative;
l’individuazione dei punti di forza dell’operatore.
Il colloquio iniziale è sicuramente un colloquio informativo e, pertanto, la coordinatrice
fornisce:
Informazioni sul lavoro: ovvero notizie utili sulla logistica e sull’organizzazione
della U.O., sul tipo di utenza della U.O., sui rapporti più frequentemente intrattenuti con altri
servizi, informazioni sulla turnistica: orario di lavoro, permessi retribuiti, ferie, straordinario
eccetera.
Informazioni sul personale: presentazione delle principali figure professionali che
operano nella struttura con ruoli e funzioni (staff dirigenziale del Servizio Assistenza,
Posizione Organizzativa di Dipartimento, Colleghi Infermieri e collaboratori professionali quali
gli O.S.S., Responsabile Medico della U.O. e personale Medico);
Presentazione degli obiettivi, generali e specifici, che devono essere raggiunti
dal professionista durante l’affiancamento in turno ad un collega facilitatore per tre mesi così
suddivisi: per il primo mese l’affiancamento al facilitatore è previsto in due turni (mattina e
pomeriggio), nei successivi mesi, invece, l’affiancamento è previsto per i tre turni (mattina,
pomeriggio, notte ).
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6.4 Apprendimento (Insegnamento/tutoraggio)
Prevede, nei due mesi successivi e ad ogni turno lavorativo, l’affiancamento del neo-assunto
ad un infermiere/facilitatore esperto che:
agevoli l’inserimento nell’equipe assistenziale
illustri le procedure in atto fornendo anche materiale informativo (procedure,
istruzioni operative e piani di lavoro presenti ed in uso nella U.O.);
faciliti il coinvolgimento progressivo nelle attività di routine e in quelle
specialistiche prettamente inerenti alla tipologia del paziente cardiologico
rediga, in collaborazione con la Coordinatrice dell’U.O. il giudizio finale sul
raggiungimento degli obiettivi prefissati
Tale fase permette al neo-assunto di tracciare il proprio percorso formativo in relazione agli
obiettivi da raggiungere e le eventuali lacune da colmare e per comprendere obiettivamente le
modalità di valutazione.
6.5 Valutazione
Si avvale di una scheda di valutazione inserimento del neo-assunto, specifica per l’infermiere
o per l’O.S.S., che va compilata in collaborazione con la Coordinatrice dell’U.O. e con
l’infermiere facilitatore.
La valutazione del periodo di prova ha lo scopo di verificare:
la modalità di inserimento del nuovo assunto,
le sue idoneità professionali e il suo comportamento,
i suoi punti forti e quelli deboli,
le difficoltà riscontrate (organizzative, procedurali e relazionali), gli eventuali
ostacoli emersi e provare a rimuoverli
La verifica è:
intermedia (dopo 3 mesi)
fine periodo di prova
e richiede il raggiungimento di almeno l’50% delle performances e degli standards di giudizio
concordati con il neoassunto e indicati nella griglia di valutazione.
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6.6 Diagramma di flusso inserimento Infermiere
Accesso preliminare alla direzione del Servizio Assistenza
Accoglienza nuovo assunto/trasferito e presentazione area di assegnazione e U.O.
Posizione Organizzativa/Neoassunto
Presentazione Servizio/Struttura logistica e documentale
Coordinatore/Neoassunto
Individuazione Facilitatore, colloquio cognitivo e presentazione scheda di valutazione
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Pianificazione Inserimento e definizione obiettivi
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Attività di inserimento/affiancamento e supervisione
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Verifica compatibilità con U.O.
Coordinatore/Neoassunto
Nuovo colloquio
NO
OK?
Dirigente Servizio Assistenza
SI
Prima valutazione intermedia (a tre mesi)
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Modifica facilitatore
NO
OK?
Coordinatore
OK?
SI
Consolidamento competenze
SI
Facilitatore/Neoassunto
NO
Richiesta cambio U.O.
Valutazione finale (a sei mesi)
Coordinatore/P.O./Dirigente
Coordinatore/Facilitatore
Invio valutazione negativa alla Direzione S.A.
Coordinatore/Dirigente S.A.
Compilazione scheda di
valutazione
Compilazione scheda di
valutazione
NO
OK?
SI
Inserimento raggiunto
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6.7 Diagramma di flusso inserimento O.S.S
Accesso preliminare alla direzione del Servizio Assistenza
Accoglienza nuovo assunto/trasferito e presentazione area di assegnazione e U.O.
Posizione Organizzativa/Neoassunto
Accompagnamento Servizio/Struttura e presentazione Coordinatore
Posizione Organizzativa/Coordinatore/Neoassunto
Nota: se dopo
Arrivo dell’Oss neoassunto/trasferito in servizio nell’U.A./U.F.
un mese
emergono
problematiche
relative all’U.O.
di inserimento
il coord.
Contatta con
sollecito la
Direzione del
S.A. per altra
assegnazione
Colloquio conoscitivo
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Piano di
inserimento
Pianificazione Inserimento e definizione obiettivi
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Attività di inserimento in affiancamento e supervisione
Coordinatore/Facilitatore/Neoassunto
Valutazione intermedia (a tre mesi)
Valutazione intermedia
Modifica Facilitatore
NO
OK?
Coordinatore
SI
Consolidamento competenze
Scheda di
valutazione
Valutazione finale (a sei mesi)
Coordinatore/faciltatore
Inserimento lavorativo
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PROCEDURA DI INSERIMENTO
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7. ALLEGATI
Schede di valutazione di unità assistenziale:
COD. MDSA0S11000 Scheda per la valutazione dell’Infermiere inserito nell’U.O. di Cardiologia
COD. MDSA0S12000 Scheda per la valutazione dell’Infermiere inserito nell’U.O. di Malattie
Infettive
COD: MDSAS003000 Scheda per la valutazione dell’Oss.
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