PROCEDIMENTI SEGRETERIA -PROTOCOLLO

Segretario Generale
Il Segretario generale è nominato dal Sindaco tra gli iscritti all'albo nazionale dei segretari comunali
e provinciali; egli è dipendente del Ministero dell'Interno (Ex Agenzia Autonoma per la Gestione
dell'Albo dei Segretari Provinciali e Comunali).
La nomina ha una durata corrispondente a quella del mandato del Sindaco che l'ha effettuata. Il
Segretario cessa automaticamente dall'incarico con la cessazione del mandato del Sindaco,
continuando ad esercitare le funzioni sino alla nomina del nuovo Segretario salvo conferma
nell'incarico.
Lo statuto giuridico e il trattamento economico del Segretario Generale sono stabiliti dalla legge e
dalla contrattazione collettiva nazionale.
Il Segretario svolge compiti di collaborazione e assolve funzioni di assistenza
giuridico/amministrativa nei confronti degli Organi dell'Ente in ordine della conformità dell'azione
amministrativa alle leggi, allo statuto e ai regolamenti.
In particolare, il Segretario Generale:
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sovraintende e coordina l'attività dei dirigenti dell'ente;
partecipa con funzioni consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del Consiglio
Comunale e della Giunta e ne cura la verbalizzazione;
può rogare tutti i contratti nei quali l'Ente è parte ed autenticare scritture private ed atti
unilaterali nell'interesse dell'ente;
esercita ogni altra funzione attribuitagli dallo Statuto o dai regolamenti, o conferitagli dal
Sindaco.
Gestione e coordina l’attività e l’organizzazione per personale del Comune.
SERVIZIO DI SEGRETERIA e CONTRATTI
Il servizio di segreteria assicura tutte le funzioni necessarie per l’attività degli organi istituzionali del
Comune (Consiglio Comunale – Giunta Comunale –Sindaco).
Il servizio fornisce il supporto tecnico, operativo e gestionale per le attività deliberative degli organi
istituzionali e predispone i provvedimenti di competenza del servizio di Affari Generali.
Il Servizio assume determinazioni inerenti: le spese di gestione degli i uffici di cui è composto
(Servizio Demografico – Segreteria – Protocollo), spese per solennità civili, feste nazionali,
comunicazione (giornale informativo, pannello luminoso, sito web, acquisti straordinari e ordinari
per gli uffici comunali- Informatica e gestione sito internet.
Il servizio coordina e organizza tutte le attività di supporto dell’azione amministrativa del Sindaco,
della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale.
Provvede:
Alle operazioni di convocazione di tali organi nelle forme previste dalla legge e dal regolamento
comunale.
Al completo iter procedurale per la redazione e pubblicazione delle deliberazioni, nonché alla
certificazione della loro esecutività ed alla trasmissione ai Responsabili per la loro attuazione.
Alla trasmissione ai Capi Gruppo Consiliari delle deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale e
dal Consiglio Comunale .
Ai servizi connessi al diritto dei Consiglieri Comunali all’esercizio delle loro funzioni ed alle necessità
di accesso agli atti e documenti nonché alle notizie e informazioni utili all’espletamento del
mandato amministrativo, con evasione delle richieste nei termini e nei modi stabiliti per Legge.
Ai procedimenti amministrativi di competenza del settore, alla raccolta dei regolamenti .
Alla raccolta Generale delle Determinazioni dei settori e conseguente registrazione e trasmissione
all’Albo pretorio informatico , nonché trasmissione elenco mensile ai Capigruppo .
Alla
raccolta
Generale
delle
Deliberazioni
della
Giunta
e
del
Consiglio
Comunale.
A seguito dell’esecutività dei provvedimenti amministrativi ai quali debba far seguito la stipulazione
di un contratto, l’Ufficio in collaborazione con l’Area di competenza , si attiva richiedendo la
documentazione necessaria, predisponendo e redigendo l’atto contrattuale e fissando la data di
stipulazione. Successivamente alla stipulazione, l’Ufficio provvede a predisporre tutti gli atti
necessari per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate (nei casi in cui la registrazione sia prevista per
legge o richiesta dalle parti).
Assiste il Segretario Comunale nella sua qualità di Ufficiale Rogante; cura, in collaborazione con il
Segretario Comunale, gli adempimenti necessari alla redazione, formalizzazione, archiviazione dei
contratti dell’Amministrazione Comunale, stipulati sia in forma di atto pubblico che di scrittura
privata; cura gli adempimenti procedurali conseguenti alla sottoscrizione dei contratti nei termini di
legge; provvede alla custodia degli atti ed alla tenuta del relativo repertorio cronologico ed alla
sua regolare vidimazione nei termini di legge;
L’ufficio segue e cura la comunicazione con la cittadinanza attraverso la pubblicazione di avvisi,
notizie, modulistica, aggiornamenti vari sul pannello luminoso, sul sito istituzionale del Comune e
tramite invio di e-mail agli iscritti alla NEWSLETTER del Comune di Ghisalba.
Segue e cura la compilazione e l’inoltro di alcune statistiche varie nell’ambito ISTAT - Rilevazione
Regione Lombardia , siti del Ministero dell’Interno –
SERVIZI CIMITERIALI
Aggiornamento e gestione del programma CRUX – gestione cimitero Comunale di Ghisalba – con
registrazione contratti di concessione loculi, tombe e cappelle di famiglia, verifica scadenza
concessioni cimiteriali e relativi contratti di rinnovo - Costante aggiornamento GRAFICA mappa
cimitero comunale Inserimento e registrazione ingressi salme, ceneri e spostamenti per estumulazione ed esumazione
da loculo, tombe e cappelle di famiglia, con relativo iter per rilascio autorizzazioni, ordinanza
chiusura cimitero, definizione date e modalità con famiglia e DittaCura dell’intero iter legato al decesso , con predisposizione e contatti con la famiglia e con la ditta
incaricata dei servizi all’interno del cimitero per il perfetto svolgimento del funerale, pagamenti
delle tariffe relative alle opere di tumulazione e successive sottoscrizione contratto per concessione
loculo .
UFFICIO PROTOCOLLO
Con il termine "protocollo" si intende l’operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti
o spediti dal Comune . L’Ufficio Protocollo svolge la funzione di classificazione e di annotazione di
tutta la posta in entrata ed in uscita dell’Ente, ad ogni documento viene assegnato un numero
progressivo, viene classificato a seconda dell’argomento trattato e distribuito agli uffici competenti
che ne cureranno l’iter successivo.
Questa attività viene svolta mediante il protocollo informatico che comprende anche la scansione
dei documenti.
Solo dopo l’apposizione della segnatura del protocollo un atto acquisisce validità giuridicamente
rilevante.
Albo pretorio online
Pubblicazione informatica degli atti del Comune
L'Albo pretorio delle Pubbliche amministrazioni è informatico.
Dall'1 gennaio 2011 gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi con valore di
pubblicità legale si assolvono attraverso il sito dell'Ente; è questa quindi la procedura da seguire
per dare certezza giuridica ai documenti amministrativi.
ALBO PRETORIO ON LINE nel sito istituzionale wwww.comuneghisalba.it si trova il link per visionare
gli atti pubblicati .
La pubblicazione all'Albo pretorio è prevista per le deliberazioni, le ordinanze e gli atti della
Pubblica amministrazione che devono essere portati a conoscenza del pubblico per disposizione di
legge o di regolamento. Sono pubblicati all'Albo anche gli atti di privati per i quali è obbligatoria la
pubblicazione.
Messo Comunale
L’Ufficio del Messo Comunale si occupa di:
notificare gli atti emessi dal Comune e/o dagli altri Enti;
procedere alla pubblicazione di atti, avvisi e comunicazioni mediante affissione all’Albo Pretorio
e nelle bacheche sparse sul territorio comunale;
consegna diretta di alcune tipologie di atti amministrativi agli interessati;
fornire informazioni in merito agli avvisi, ai concorsi, ai bandi e, in genere, alle comunicazioni
affisse all’Albo Pretorio e nelle bacheche comunali.
Descrizione
L'attività di notificazione è un atto fondamentale dei processi civili, penali, tributari, amministrativi,
fallimentari e del lavoro, nonchè di alcune fasi pre-processuali o amministrative, che dà la
conoscenza legale di un provvedimento mediante la consegna di un atto, da parte di un
particolare soggetto notificatore, secondo precise modalità.
Il Messo comunale può notificare:
-atti emessi dal Comune di Ghisalba ed enti della pubblica amministrazione;
-atti tributari e del contenzioso tributario dello Stato e degli enti pubblici a destinatari (persone,
ditte ed enti) che abbiano la loro residenza, domicilio o azienda, nel Comune di Ghisalba.
Il messo comunale (o addetto alla notifica) non consegna cartelle esattoriali né atti del
procedimento penale.
ll Messo comunale può non essere in divisa, ma può esibire, su richiesta, un tesserino di
riconoscimento.
Altre figure professionali diversi dal Messo comunale possono essere: ufficiali giudiziari, agenti
esattoriali, vigili urbani, carabinieri, portalettere, ecc.