Disposizioni per la preparazione della corrispondenza e

Settore gestione protocollo informatico, flussi documentali, archivi e servizi di postalizzazione
Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione
Bologna, 02 febbraio 2016
Prot. nr. ___________ all.: __/___
fasc. nr.: _________________
Ai Dirigenti e ai Responsabili
delle Strutture dell’Università
di Bologna
OGGETTO: Disposizioni per la preparazione della corrispondenza e informazioni generali
Vi aggiorniamo circa i vigenti adempimenti richiesti da Poste Italiane S.p.A. per l'affrancatura
della corrispondenza, adempimenti che devono essere rispettati affinché le spedizioni vadano a
buon fine e la cui inosservanza potrebbe comportare la restituzione delle missive al mittente con
conseguente perdita dell'importo dell'affrancatura.
Raccomandate e Assicurate
le raccomandate e le assicurate in uscita devono essere sempre consegnate all’Ufficio Servizi
Postali di Unibo con la distinta in duplice copia o in triplice copia nel caso in cui l’ufficio mittente
ne voglia una copia timbrata per ricevuta da Poste Italiane S.p.A..
La copia della distinta timbrata sarà a disposizione in una apposita carpetta presso l’Ufficio
Gestione Servizi di Postalizzazione di Unibo, a partire da 24 ore dopo l’invio.
Norme per la compilazione della distinta
Scrivere la data di spedizione1 e il nome dell’ufficio che spedisce (mittente).
Scrivere nome e cognome del destinatario e luogo di destinazione.
1
Si intende data di spedizione quella della consegna della corrispondenza a Poste Italiane S.p.A. Per individuare tale data occorre tenere presente
che tutto ciò che perviene all’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione entro le ore 10,45, verrà consegnata a Poste Italiane S.p.A. nella giornata
stessa. Tutto ciò che perverrà dopo tale ora, avrà come data di spedizione e di consegna a Poste Italiane S.p.A il giorno successivo.
ALMA MATER STUDIORUM - UNIVERSITÀ DI BOLOGNA
VIA ZAMBONI 33 - 40126 BOLOGNA - ITALIA - TEL. + 39 051 2099111 - FAX + 39 051 2099104
Ogni distinta non deve superare i 30 nominativi. In caso il numero dei nominativi fosse superiore,
compilare più distinte.
Le raccomandate e/o le assicurate devono essere consegnate esattamente nell’ ordine riportato in
distinta (es. dalla 1 alla 30) ed ogni busta dovrà riportare il corrispondente numero assegnato
nella distinta.
Per le raccomandate dirette all’estero dovrà essere compilata una distinta a parte. L’indirizzo deve
essere completo di cap e deve chiaramente riportare la nazione di destinazione.
Ai soli fini organizzativi vi chiediamo di preavvertire l’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione in
caso di spedizioni superiori alle 100 unità.
Poste Italiane S.p.A. richiede che la tipologia dei prodotti postali, come raccomandate o
assicurate, sia identificabile esternamente. Per questo motivo le buste devono obbligatoriamente
riportare i relativi timbri di categoria (“raccomandata”, “assicurata”).
Ricevuta di ritorno
Deve essere compilata in ogni sua parte: data di spedizione2 (corrispondente alla data indicata in
distinta), denominazione dell’ufficio postale di Poste Italiane S.p.A., che per Unibo è il CMP BOLOGNA, e indirizzo completo del destinatario.
Nel lato opposto della ricevuta scrivere il mittente ESEMPIO: Università di Bologna via Zamboni
N°.33 e nome dell’ufficio mittente di Unibo.
2
Si intende data di spedizione quella della consegna della corrispondenza a Poste Italiane S.p.A. Per individuare tale data occorre tenere presente
che tutto ciò che perviene all’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione entro le ore 10,45, verrà consegnata a Poste Italiane S.p.A. nella giornata
stessa. Tutto ciò che perverrà dopo tale ora, avrà come data di spedizione e di consegna a Poste Italiane S.p.A il giorno successivo.
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VIA ZAMBONI 33 - 40126 BOLOGNA - ITALIA - TEL. + 39 051 2099111 - FAX + 39 051 2099104
Dopo la compilazione, attaccare la ricevuta dietro la busta utilizzando le apposite linguette
autoadesive senza ripiegarle. Non utilizzare per nessuna ragione graffette o punti metallici per
attaccarla. Il lato visibile (dopo aver attaccato La cartolina) deve essere quello del destinatario.
Le ricevute di ritorno per l’estero sono di colore arancione e graficamente diverse da quelle per
l’Italia (solo per le strutture dell’Amministrazione Generale: richiederle all’Ufficio Gestione Servizi
di Postalizzazione).
Dimensioni delle buste
Le dimensioni massime che Poste Italiane S.p.A. accetta per raccomandate, assicurate e posta
prioritaria sono: cm 25 X 35,3 con spessore massimo di 5 cm e peso massimo di kg 2,00.
Posta Prioritaria
Tutta la posta è “prioritaria”, essendo stata soppressa dal 4/9/2006 la posta “ordinaria”.
Non è obbligatorio apporre il timbro “Posta Prioritaria” sulla busta.
Fronte e retro della busta
1. Spazio riservato all'indirizzo del destinatario.
2. Spazio riservato all’affrancatura (non scrivere o apporre alcun timbro).
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3. Spazio riservato al mittente. E’ obbligatorio scrivere il mittente in uno dei due spazi dedicati,
indifferentemente.
Dove scrivere l'indirizzo (vale per tutti i prodotti postali)
L'indirizzo del destinatario deve essere posizionato sul lato destro della busta sotto l'affrancatura e
va scritto in modo chiaro, in stampatello, se a mano, ma preferibilmente stampato.
Controllare che l'indirizzo sia leggibile. Meglio scrivere in nero o in blu su bianco - mai a matita – e
come segue:
MARIO ROSSI
VIA DEI MILLE 101
20099 SESTO SAN GIOVANNI MI
tutto in maiuscolo, senza sottolineare il codice di avviamento postale e senza aggiungere titoli e
cortesie (Egr., Dott., Prof, ecc. ecc.).
N.B. L’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione dell’Università non accetterà
posta con disposizione diversa da quella sopra descritta.
Suddivisione della posta alla consegna presso Ufficio Servizi Postali:
Raccomandate
Raccomandate estero
Assicurate
Prioritaria
Prioritaria estero
Invio tramite Corriere con destinazione ITALIA (NO Poste Italiane) [solo per l’Amministrazione
Generale]
Il Responsabile dell’Area, Settore o Ufficio deve inviare richiesta circostanziata via e-mail
all’indirizzo email: [email protected] . Solo dopo l’autorizzazione da parte dell’Ufficio
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Gestione Servizi di Postalizzazione di Unibo, inoltrare all’Ufficio stesso la busta o il pacco per la
spedizione.
Per l’invio a mezzo corriere è necessario fornire un recapito telefonico del destinatario. Si ricorda
che i corrieri non accettano spedizioni indirizzate a caselle postali o fermoposta.
L’invio tramite corriere, per il costo rilevante che comporta, dovrà essere adeguatamente
motivato e utilizzato in caso di effettiva necessità e urgenza.
Invio tramite Corriere con destinazione ESTERO (NO Poste Italiane) [solo per l’Amministrazione
Generale]
Inoltrare la busta o il pacco all’Ufficio Servizi Postali dell’Università assieme al “modulo richiesta
spedizioni internazionali” debitamente compilato in duplice copia. Il modulo è reperibile, sempre
aggiornato, sul portale Unibo.
Per gli invii di pacchi al di fuori della UE è necessario compilare apposita fattura proforma in
inglese e produrla in 7 (sette) originali (chiedere il format all’Ufficio Gestione Servizi di
Postalizzazione di Unibo).
L’invio tramite corriere, per il costo rilevante che comporta, dovrà essere adeguatamente
motivato e utilizzato in caso di effettiva necessità e urgenza.
Reclami a Poste Italiane S.p.A. relativi a invii tracciati (raccomandate e assicurate)
I reclami vanno avanzati nei tempi sotto descritti:
- Spedizioni in Italia: dal 6° giorno lavorativo successivo alla spedizione, non oltre 3 mesi.
- Spedizioni in Europa: dal 10° giorno successivo alla spedizione, non oltre i 6 mesi.
- Spedizioni altri paesi: dal 20° giorno successivo alla spedizione, non oltre i 6 mesi.
Il reclamo può essere proposto solo dal mittente o persona delegata dal mittente (nel nostro caso
dall’Ufficio Gestione di Servizi Postalizzazione di Unibo).
Orari di consegna presso Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione Via Acri 9/d
L’Ufficio Servizi Postali dell’Università riceve la corrispondenza dalle ore 08,00 alle ore 12,00 dal
lunedì al venerdì e dalle ore 14,00 alle ore 15,30 il martedì e il giovedì.
Per motivi organizzativi e logistici, alle ore 10,45 l’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione
provvede a chiudere i conti dell’affrancatrice e ad estrarre il relativo rendiconto giornaliero.
Dopo tale orario non è più possibile affrancare posta per la giornata in corso ma solo per la
successiva.
Ulteriori precisazioni
Il “volume” dei prodotti postali è costituito dall’insieme dei quantitativi consegnati dai singoli
Uffici/Settori/Aree dell’ Amministrazione Generale e dei Dipartimenti, Scuole, Biblioteche e Centri
che hanno aderito al progetto di postalizzazione.
Da qui la difficoltà a prevedere il quantitativo globale che l’Ufficio Gestione Servizi di
Postalizzazione giornalmente dovrà trattare.
Per questo motivo invitiamo tutti gli utenti a consegnare i prodotti postali, in particolar modo se
trattasi di raccomandate e/o assicurate, il giorno prima dell’eventuale scadenza del termine di
spedizione, magari concordando l’invio con i colleghi dell’Ufficio Gestione Servizi di
Postalizzazione.
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Ribadiamo, perché ciò potrebbe avere implicazioni organizzative importanti, la necessità di
avvisare preventivamente l’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione in caso di invii superiori ai
100 pezzi.
L’inosservanza delle disposizioni sopra riportate potrebbe compromettere la spedizione e,
addirittura, far ritornare al mittente, dopo 3/5 giorni lavorativi, la posta inviata perdendo il costo
dell’affrancatura.
Per ulteriori informazioni potete visitare il sito di Poste Italiane www.posteitaliane.it, o contattare
l’Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione dell’Università al numero 051/2098824.
Chiediamo ai responsabili in indirizzo di diffondere capillarmente le informazioni di cui
sopra invitando i propri Uffici ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite, a garanzia
dell’efficienza e del buon esito delle spedizioni.
Cordiali saluti,
Ufficio Gestione Servizi di Postalizzazione
Il Responsabile
f.to: Mirko Merighi
Sett. Gest.ne protocollo informatico, flussi documentali,
archivi e servizi di postalizzazione
Il Responsabile
f.to: Ilaria Cristallini
ALMA MATER STUDIORUM - UNIVERSITÀ DI BOLOGNA
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