Procedura - Registro Nazionale delle Emissioni

PROCEDURA N. 5
Sostituzione di un rappresentante del conto (AR o AAR)
Ogni conto (di deposito o di scambio) deve avere minimo 2 e può avere fino a 6 rappresentanti
autorizzati (AR), mentre è possibile nominare fino a 10 rappresentanti autorizzati supplementari
(AAR). È anche possibile associare al conto utenti in sola lettura (conteggiandoli come AR) che
hanno la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative a quel conto ma non hanno facoltà
di iniziare alcuna operazione. Nel caso del conto di un verificatore invece il rappresentante
autorizzato obbligatorio è solo uno.
Il ruolo di queste persone viene definito di “rappresentante autorizzato” ma non si tratta di
rappresentanti dell’azienda, bensì di persone che devono assumersi la responsabilità diretta del
proprio operato sul conto in quanto nominate a tale scopo (per chiarezza, non ha senso nominare
una persona che poi delega ad altri la gestione operativa del conto cedendo le proprie credenziali;
questa modalità di procedere inficia la tutela garantita dall’atto della nomina stessa).
Questa procedura è indicata qualora, per qualsiasi motivo, cessi il mandato di un rappresentante
autorizzato ad operare su uno specifico conto e il titolare di quel conto intenda sostituirlo con un
altro rappresentante. La sostituzione è obbligatoria quando al conto è associato il numero minimo
di rappresentanti per cui non è possibile rimuovere un rappresentante senza contestualmente
nominarne uno nuovo; altrimenti, in presenza di un numero maggiore di rappresentanti è anche
possibile richiedere la semplice rimozione del rappresentante decaduto tramite la Procedura 6.
Le modalità per la sostituzione di un rappresentante sono le stesse per tutte le tipologie di
rappresentanti e di conti.
ATTENZIONE!
Un rappresentante da associare a un conto in sostituzione di un altro può essere scelto tra gli
utenti già iscritti nel Registro e associati allo stesso o ad un altro titolare di conto, oppure deve
essere creato ex-novo tramite la Procedura 1. In ogni caso, per poter procedere con la
sostituzione, tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti/utenti in sola lettura di quel conto
devono essere stati precedentemente creati nella sezione italiana del Registro dell’Unione. Una
volta creato, ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato
con il Modulo 5.
Per gli utenti creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step 3.8)
mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l’accesso nel menu sulla sinistra, in
alto, sotto al proprio nome.
1
Di seguito viene indicata la documentazione che il titolare del conto deve fornire
all’amministratore nazionale per richiedere la sostituzione di un rappresentante e le modalità di
invio della stessa.
Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l’ amministratore nazionale
provvede, entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, a completare le
operazioni di sostituzione del rappresentante o dei rappresentanti e ad inviare ai rappresentanti
non ancora operativi (per lettera o SMS) le rispettive chiavi di accesso per attivare la propria
utenza.
Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a
[email protected]
2
Documentazione da inviare
In base alle prescrizioni del Regolamento CE 389/2013, per richiedere la sostituzione di un
rappresentante autorizzato (AR o AAR)
si deve provvedere all'invio della seguente
documentazione:
1) Modulo 5 compilato (un foglio per ogni rappresentante da sostituire) seguendo le
indicazioni riportate in fondo a questo documento. IMPORTANTE: se l’utente è nuovo e ha
appena seguito la Procedura 1 per la registrazione, il modulo deve contenere le
informazioni relative all’utente così come sono state inserite durante il processo di
registrazione on-line.
2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante
l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato o
rappresentante autorizzato supplementare, nella quale si conferma che il rappresentante
autorizzato ha il diritto di avviare, o che il rappresentante autorizzato supplementare ha il
diritto di approvare, operazioni per conto del titolare del conto. Il contenuto di tale
dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei conti e dei
rappresentanti da sostituire.
3) Prova dell'identità della persona che viene nominata come rappresentante, che può essere
la copia di uno dei seguenti documenti:
(a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o
dell'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico;
(b) passaporto
4) La copia, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente
dichiarazione: “Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che
verranno effettuati sull’informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale).
Luogo, data e firma”. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi
dell’AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo. Per i TRADER si fa obbligo
della trasmissione dei documenti cartacei originali.
5) Prova dell'indirizzo di residenza permanente della persona che viene nominata come
rappresentante, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti:
(a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di
residenza permanente. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi
dell’AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo (solo per cittadini italiani
residenti in Italia). Per i TRADER si fa obbligo della trasmissione dei documenti cartacei
originali.
(b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente l’indirizzo di
residenza permanente;
(c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti
l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la
residenza permanente della persona che viene nominata;
6) Fedina penale (casellario giudiziale + carichi pendenti) della persona designata come
rappresentante. SOLO GLI OPERATORI AUTORIZZATI (OHA) possono avvalersi
3
dell’AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), utilizzare il modulo allegato in fondo (solo per
cittadini italiani residenti in Italia). Per i TRADER si fa obbligo della trasmissione dei
documenti cartacei originali all’indirizzo riportato in fondo.
7) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che
sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2.
IMPORTANTE
Per i TRADER tutte le copie dei documenti presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono
essere certificate come autentiche da un notaio o da un ufficio dell’autorità locale. È consigliabile
autenticare presso un notaio anche la dichiarazione del punto 2. Per documenti per i quali è
prevista l’autocertificazione (art. 46 e 47 del DPR 445/2000) ci si può avvalere del modulo allegato
in fondo.
I riferimenti del notaio o dell’ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere
allegati alla documentazione.
Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, le copie devono essere autenticate (*).
La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla
data della richiesta.
Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese
o spagnola. Se l’originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione
certificata in Italiano (la traduzione deve riportare il timbro “per traduzione conforme”).
(*) Presso il Ministero degli Esteri dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione de l’Aja, il titolare del passaporto e il
rappresentante legale della società per quel che concerne i documenti societari da autenticare, deve legalizzare la
firma sulla copia mediante l'annotazione della cosiddetta apostille (legalizzazione della firma). Successivamente, il
documento può essere autenticato presso la Cancelleria Consolare Italiana (in Consolato o Ambasciata Italiana).
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Contenuto minimo della dichiarazione
Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per
conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>
testo per AR
<INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro
dell’Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto
identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al
Regolamento CE 389/2013, con diritto di avviare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME
DEL TITOLARE DEL CONTO>;
testo per AAR
autorizza
<INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE> ad operare sul
Registro dell’Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato
Supplementare del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in
conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di approvare operazioni per conto di
<INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>;
contestualmente revoca
a < INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE DECADUTO> la nomina a rappresentante autorizzato
(supplementare).
Luogo, data
Firma
Modalità di invio per gli operatori autorizzati (OHA)
Affinché il processo di sostituzione del rappresentante vada a buon fine è necessario inviare la
suddetta documentazione secondo le seguenti modalità:
1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansioni dei documenti
cartacei) all’interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del
conto.
2) Comprimere la cartella in formato “.zip” o equivalente (“.rar”, “.7z”).
3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del
7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà
l’estensione “.p7m”.
Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA),
(http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei
5
soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito
sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni.
4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi:
[email protected]
e in copia a [email protected]
IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della
pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è
obbligatorio riportare nell’oggetto dell’e-mail il seguente testo:
REGISTRO ETS – sostituzione rappresentante/i
Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non
vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate
all’indirizzo [email protected]
Modalità di invio per i soggetti non obbligati ex Direttiva 2003/87/CE
(TRADER)
Affinché la procedura di sostituzione vada a buon fine è necessario inviare
· TUTTI I DOCUMENTI ORIGINALI IN FORMATO CARTACEO
· IL MODULO 5 SU CD-ROM
al seguente indirizzo:
ISPRA - ISTITUTO SUPERIORE PER LA PROTEZIONE E LA RICERCA AMBIENTALE
REGISTRO NAZIONALE DELLE EMISSIONI - VIA VITALIANO BRANCATI 48 - 00144 ROMA
6
Indicazioni per la compilazione del modulo 5
Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la
compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco.
Al momento dell’invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo
obbligatorio non compilato).
Rappresentante autorizzato (supplementare) del conto
Informazioni richieste
Note sulla compilazione
Tipo di rappresentante da
sostituire
Selezionare dal menu a tendina la tipologia di rappresentante
autorizzato da sostituire (AR o AAR)
URID dell’utente
Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite
la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo utente o,
per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l’accesso nel
menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome
Nome
sic
Cognome
sic
Titolo
Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina
Data di nascita (gg/mm/aaaa)
Inserire la data di nascita nel formato specificato
Luogo di nascita
sic
Nazione di nascita
sic
Numero documento identità
sic
Tipo documento identità
Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento
altro (specificare)
Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra
le opzioni del menu a tendina del campo precedente
Scadenza documento identità
Inserire la data di nascita nel formato specificato
7
(gg/mm/aaaa)
Società di appartenenza
Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti
Unità di appartenenza
Unità o divisione per la quale si lavora all’interno della Società
Ruolo
Ruolo o mansione svolta per la Società
Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l’indirizzo della sede di lavoro
CAP
sic
Città (Provincia)
Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi
Regione
sic
Nazione
sic
Numero telefono 1
Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice
internazionale
Numero telefono 2
Inserire un secondo numero di telefono fisso (se non si ha, va
bene un centralino o un fax) preceduto dal codice internazionale
Indirizzo e-mail
Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE
un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto viene
utilizzato per l’autenticazione dell’utente presso la
Commissione Europea
NB: l’indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO
STESSO associato al proprio login ECAS
Numero cellulare 1
Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di
cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto
viene utilizzato per l’autenticazione ai fini dell’accesso ai propri
conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni
NB: l’indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO
STESSO associato al proprio login ECAS
Numero cellulare 2
È possibile e consigliabile specificare più di un numero di
cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia
aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l’accesso
8
Numero cellulare 3
È possibile e consigliabile specificare più di un numero di
cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia
aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l’accesso
Lingua preferita per le
comunicazioni
Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere
comunicazioni e contattare l’Helpdesk
Domanda segreta
Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per
eventuali fasi successive di verifica dell’identità
Risposta segreta
Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la
domanda e la risposta per essere efficaci dovrebbero essere di
tipo personale e non facilmente deducibili da terzi
ID del/i conto/i associato/i al
rappresentante
Inserire il codice completo di ogni conto, europeo (EU) o di
Kyoto (IT), per il quale deve essere sostituito il rappresentante
9
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE
Io sottoscritto/a
……………………………………………………...………………………………………………..
consapevole che in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci troveranno applicazione le sanzioni penali di
cui all’art. 76 del DPR n. 445/2000, sotto la propria personale responsabilità
DICHIARA AI SENSI DEGLI ARTT. 46 E 47 DEL DPR 445/2000
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Di essere nato a …………………………………………Prov………….il
…………………….........................
Di essere domiciliato (abitazione) in
……………..……….……………………..…..Prov.……..…..….……...
Via …………..……………...…….……….….n.…..… Cap ……….…. Tel.
……………..………………….
Residenza Fiscale (CUD) in
……………….……………….…….……..Prov.…………….…..………………
Via …………..……………...…….………..…n.…..… Cap ……….…. Tel.
……………...………………….
Di essere cittadino italiano ovvero:…………………………... (indicare nazionalità).
Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti ovvero
………………………………… (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia,
indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti).
Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio,
finanziamento del terrorismo o altri reati gravi.
Di essere in possesso del seguente documento di identità ………………………
N…………………………….
Rilasciato da ……………………… in data …....................... con scadenza
...…………………………………
(allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare).
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data ………………………….
Il dichiarante
____________________________________________
Informativa sul trattamento dei dati personali
(ART. 10 Legge 31/12/1996, n.675 e successive modifiche ed integrazioni D.Lgs. 196/2003)
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C)
D)
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C.E. 389/2013
Luogo e data ……………………..…………..
Firma ……………………………………………………
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