Capitolo 3: TECNICHE DI PRESENTAZIONE

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Dave Paradi
Professional Speaker
3. TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.1. PERCHÈ
DOVRESTE
PRESENTAZIONE?
UTILIZZARE
LE
TECNOLOGIA
DI
Se per anni avete usate lucidi o diapositive da 35 mm, potreste chiedervi se esiste un buon
motivo per cui dovreste iniziare ad usare le tecnologie per le presentazioni come computer
portatili, data projectors, telecomandi e software di presentazione. In fondo, perchè cambiare il
vecchio quando ancora funziona? Tutta quella tecnologia è alquanto complicata. E sembra
sempre che si rompa al momento sbagliato.
Permettemi di suggerire che esiste un buon numero di motivi per cui le tecnologie di
presentazione dovrebbero coprire una fetta maggiore delle vostre attività di docenza o di
spiegazione.
Vi da un'immagine molto professionale.
Migliore è l'immagine di voi stessi che date al vostro pubblico, maggiore sarà la credibilità che
verrà attribuita al vostro messaggio, e maggiore sarà l'impatto che farete.
3.1.1. Questo messaggio è costante.
Se il messaggio viene presentato più volte, da persone diverse o dalla stessa persona in
momenti differenti, l'uso della tecnologia vi permetterà di dare a tutti gli ascoltatori la medesima
esperienza.
3.1.2. E' facile modificarla.
Potete modificare facilmente la presentazione, anche nel bel mezzo della sessione, se pensate
che ciò la renda più incisiva.
3.1.3. Non è così difficile da usare come pensate.
I passi avanti fatti nell'ambito delle tecnologie non solo hanno migliorato molto la qualità
dell'immagine proiettata, ma gli equipaggiamenti ed i software sono diventati molto più semplici
da usare, e molto più maneggevoli da trasportare.
3.1.4. Aumenta il numero di modi con cui possiamo raggiungere il nostro
pubblico.
E' molto semplice distribuire presentazioni elettroniche sul Web, su dischetto, su CD-ROM, per
e-mail e persino dal vivo su Internet, aumentando così il numero di persone che potete
raggiungere e quindi le vostre entrate finanziarie.
3.1.5. La vostra sfida è usarla.
Indipendentemente dall'argomento che trattiate, ci sono già persone che usano questo tipo di
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
tecnologia per avere un maggior impatto sul pubblico. Se date l'impressione di essere un po'
indietro coi tempi, il vostro messaggio perderà di credibilità, e potreste iniziare a rimetterci
finanziariamente. Recentemente una persona mi ha detto che i suoi clienti stavano iniziando a
fare commenti negativi sul fatto che non stava usando le nuove tecnologie di presentazione, e
che quindi è stato costretto aqd adottarle, semplicemente per rimanere competitivo nella mente
dei suoi clienti.
Quindi, come potete cominciare se non usate nulla di questa roba? Il mio consiglio è di
cominciare caricando sul vostro computer un pacchetto di software di presentazione (come
Microsoft Powerpoint); poi dovrete farvi insegnare come scrivere e realizzare le vostre slides di
presentazione. Dopodichè, vi converrà stamparle come slides, ed infine usarle per le vostre
presentazioni attuali. Questo vi permetterà di familiarizzare con l'aspetto di sviluppo della
tecnologia. Quando vi sentirete a vostro agio creando le vostre slides in questo modo, visitate
una buona azienda di audiovisivi come Duocom (www.duocom.ca) per apprendere quanto vi
servirà saper a proposito del proiettore e del telecomando ideali per le vostre esigenze.
Assicuratevi di ricevere un training su come utilizzare queste apparecchiature, e su come
prevenire e risolvere i problemi che possono insorgere. A questo punto, sarà solo questione di
fare tanto esercizio, fino a che non vi sentirete abbastanza sicuri da poter apparire in pubblico.
Una volta iniziato. non potrete credere al grande impatto che avranno le vostre presentazioni
con un supporto visuale migliore.
3.2.
COME EVITARE LA "MORTE PER MANO DI POWERPOINT"
3.2.1. COME RISOLVERE I CINQUE PROBLEMI PIU' COMUNI LEGATI A
POWERPOINT
Con sempre più persone che usano Powerpoint per le loro presentazioni, è sempre più
frequente che questa tecnologia venga usata male; addirittura è stato coniato un nuovo modo di
dire per descrivere il suo cattivo uso- Morte per mano di Powerpoint. Qui seguono i cinque errori
più frequenti che si fanno usando Powerpoint nelle presentazioni, ed il modo di evitarli , per
evitare così il "Death by Powerpoint".
3.2.1.1. Problema1: Il presentatore si concentra troppo sulle immagini e troppo
poco sui contenuti.
Questo problema si pone quando il pubblico, al termine della presentazione, commenta che le
slides erane "carine", ma che non riescono a ricordare il loro contenuto. Questo errore si
corregge preparando la presentazione usando un approccio corretto. Prima di tutto è necessario
focalizzare quale si desidera sia il risultato della presentazione, tenendo presente il livello e la
composizione del pubblico, determinando così dei punti-chiave che possano accompagnarlo
dall'inizio al vostro finale. Successivamente, conviene fare della ricerca per dare forza alle vostre
argomentazioni. Poi, focalizzate la vostra attenzione esclusivamente sui contenuti, utilizzando
Outline View in Powerpoint, per sottolineare i punti-chiave ed il materiale di supporto. Una volta
che il filo conduttore del discorso è stato controllato nei contenuti e nella tempistica, procedete
all'aspetto visuale della presentazione delle slides. Non ci si dovrebbe mai preoccupare di come
appaiono le slides prima di essere sicura che ciascuna di esse abbia un significato preciso.
3.2.1.2.
Problema 2: Il pubblico non riesce a vedere le slides.
Esistono due cause principali di questo problema. La prima consiste nel fatto che può non
esserci abbastanza contrasto fra il colore del testo e lo sfondo. Molto spesso i colori sembrano
perfetto al monitor del computer, ma poi, quando proiettati, cambiano. Non esiste proiettore, per
quanto costoso, che renderà i colori nella stessa maniera. La migliore combinazione di contrasto
che io ho trovato è di usare un blu medio-scuro per lo sfondo, ed il giallo o il bianco per il testo.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Controllate i colori sul proiettore prima della presentazione, per verificarne l'effetto. Un'altra
causa di questo problema consiste nel fatto che la grandezza scelta per i caratteri del testo può
essere troppo piccola. Non esistono in questo caso indicazioni su quale debba essere la
grandezza dei caratteri, dipende molto da quanto sarà grande lo schermo su cui si proietta. Il
miglior modo per capire se i caratteri di testo sono troppo piccoli è di usare la regola dell'8 a1. La
regola funziona così: la distanza la membro del pubblico seduto più lontano dallo schermo non
dovrebbe essere più di otto volte maggiore dell'altezza della immagine sullo schermo. Per
esempio, se lo schermo è alto 4 piedi, l'ultima fila di sedie non dovrebbe distare più di 4x8=32
piedi dallo schermo. Per controllare ciò nelle fasi di stesura della vostra presentazione,
piazzatevi a 8 o 9 piedi dal monitor del vostro computer e controllare se riuscite a leggere
comodamente (la maggior parte dei monitor sono alti circa 12 o 13 pollici). Se nella sala le
ultime sedie sono poste più lontano di quello che suggerirebbe la regola, ingrandite lo schermo
o spostate le ultime file di sedie.
3.2.1.3.
Problema 3: Il pubblico è distratto dagli effetti visivi
La causa più comune di questo problema è il fatto di avere oggetti o parti di testo che si
muovono sullo schermo durante la presentazione. La premessa di base quando si usano gli
effetti visivi è che essi devono aggiungere qualcosa al messaggio, e questo non accade se il
pubblico è costretto a sforzarsi. Se il pubblico sta perdendo tempo ed energie osservandi troppo
gli effetti visivi, dedicheranno meno, sia di tempo che di energia, al messaggio, che è l'elemento
più importante di tutta la presentazione. Powerpoint offre molte possibilità per introdurre
movimento e suoni alle slides, e sfortunatamente questi aspetti vengono troppo sfruttati.
Qualunque effetto grafico, sonoro o video dovrebbe sottolineare il concetto che si sta
esprimendo, non essere inserito solo perchè c'era la possibilità di farlo. Il movimento del testo è
problematico anche perchè è impossibile che qualcuno riesca a leggere un testo mentre questo
si sta muovendo. Il pubblico dovrà quindi aspettare che il testo si fermi per poterlo leggere, e
questo aumenta il tempo passato a fissare lo schermo, e diminuisce quello dedicato a prestare
attenzione a quello che voi state dicendo. Fate molta attenzione quando usate testi in
movimento.
3.2.1.4.
Problema 4: Movimento della freccia del mouse sullo schermo
Il movimento della freccia del mouse che attraversa tutto lo schermo durante una presentazione
è un fattore altamente distraente per il pubblico, ed è causato dal muovere il mouse sul Slide
Show View. Se usare il mouse (remoto o unito) per mandare avanti le slides, il suo movimento
farà apparire la freccia sullo schermo. La risoluzione di questo problema è molto semplice. Dopo
che lo Slide Show View sia partito, premete la combinazione di tasti Ctrl-L. Questo nasconde la
freccia, anche se il mouse viene mosso. Se avete bisogno di far apparire la freccia durante la
presentazione, premete la combinazione di tasti Ctrl-A.
3.2.1.5. Problema 5: Visualizzare il programma Powerpoint prima o dopo la
presentazione.
L'efficacia della vostra presentazione sarà molto diminuita se prima o dopo di essa il pubblico
dovesse vedere il programma Powerpoint sullo schermo. Questo solitamente accade per due
ragioni. In primo luogo, alla fine della presentazione, se si avanza oltre l'ultima slide, si "cadrà"
nel programma: un buon modo per risolvere questo problema è di duplicare due o tre volte
l'ultima slide: così, se dovesse capitarvi di avanzare troppo, non sarà importante, perchè
apparirà nuovamente l'ultima immagine. Un altro motivo per cui si può "cadere" per sbaglio nel
programma è questo: se durante la presentazione appare la freccia del mouse sullo schermo, la
tendenza naturale è quella di premere il tasto Esc: questo non farà sparire la freccia, ma ci farà
cadere nel programma; quindi, se la freccia dovesse apparire, resistete alla tentazione di
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
premere il tasto Esc, premete, invece, il tast A, che farà sparire la freccia. Oppure, potete usare
la combinazione di tasti Ctrl-L, come detto sopra.
Identificando e risolvendo questi 5 errori comuni, sarà possibile scampare alla "morte per mano
di Powerpoint".
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©2002 Dave Paradi
3.3.
DIECI SEGRETI PER USARE EFFICACEMENTE POWERPOINT
E' possibile seguire molti corsi su come usare Powerpoint da un punto di vista prettamente
tecnico; quando usato in modo reaalmente efficace, però, può rendere veramente molto incisive
le nostre presentazioni. Qui seguono 10 segreti, basati su anni di esperienza nella realizzazione
e nell'uso delle slides di presentazione, che vi aiuteranno a passare da essere tecnicamente
preparati all'uso realmente efficace di Powerpoint.
3.3.1. Prima di tutto, usate l'Outline View
L'elemento più importante di qualunque presentazione è il suo contenuto, non l'aspetto grafico;
questo è il motivo per cui dovreste sviluppare la vostra presentazione partendo proprio dai
contenuti, prima di decidere sui colori, sulla grafica etc. Il modo migliore di fare questo è di usare
l'Outline View. A tale vista si può accedere cliccando sul menu e selezionando il comando per
Outline, oppure cliccando il tasto tool per Outline sul fondo della schermata a sinistra (è quello
con tutte le righe). Questa vista vi mostra solo il test di ciascuna slide. Usate il tasto Tab per
muovervi verso un livello inferiore della slide, o il tasto Shift-Tab per passare ad un livello
superiore: Usando per prima cosa Outline View, vi assicurerete che il contenuto della vostra
slide abbia un solido significato prima di preoccuparvi degli elementi visuali.
3.3.2. Usate colori contrastanti
Se volete che il vostro pubblico veda che cosa avete sulla vostra slide, è necessario che vi sia
molto contrasto tra il colore del testo e quello dello sfondo. Io consiglio uno sfondo scuro con un
testo chiaro- io generalmente uso uno sfondo blu scuro con lettere bianche o gialle. Alcuni
preferiscono sfondi chiari e caratteri scuri; anche questa soluzione funziona bene: ciò che
sceglierete dipenderà dalle vostre preferenze personali. Non siate indotti a credere che solo
perchè il testo sembra a posto sul vostro monitor, lo sarà anche quando proiettato. Molti
proiettori cambiano l'aspetto dei colori, e dovreste sempre controllare qual'è poi effetivamente
l'effetto finale quando proiettato.
3.3.3. Usate la regola dell'1 a 8 per la misura dei caratteri
Quando si decide quale misura usare per i caratteri, non importa tanto la misura in sè quanto se
il pubblico lo riuscirà effettivamente a leggere. Io consiglio di usare la regola dell'8 a 1. La
regola funziona così: la distanza la membro del pubblico seduto più lontano dallo schermo non
dovrebbe essere più di otto volte maggiore dell'altezza della immagine sullo schermo. Per
esempio, se lo schermo è alto 4 piedi, l'ultima fila di sedie non dovrebbe distare più di 4x8=32
piedi dallo schermo. Per controllare ciò nelle fasi di stesura della vostra presentazione,
piazzatevi a 8 o 9 piedi dal monitor del vostro computer e controllare se riuscite a leggere
comodamente (la maggior parte dei monitor sono alti circa 12 o 13 pollici). Se nella sala le
ultime sedie sono poste più lontano di quello che suggerirebbe la regola, ingrandite lo schermo
o spostate le ultime file di sedie.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.3.4. . Fermate il testo semovente.
Quando il testo appare sullo schermo, voglimo che il pubblico lo legga e che poi si concentri
nuovamente su ciò che stiamo dicendo. Se il testo si muove sullo schermo, in qualunque modocome "volando", a spirale o zoomato- diventa molto più difficile leggere, perchè bisogna
aspettare che il testo si sia fermato. In questo modo chi presenta dovrà fare delle pause più
lunghe tra un punto e l'altro, e porta chi ascolta a concentrarsi di più sul movimento che non su
ciò che si sta dicendo. Io suggerisco di usare l'effetto "Appear", che fa semplicemente apparire il
testo, e che la più semplice da leggere.
3.3.5. Spegnete la freccia
Durante una presentazione è molto fastidioso vedere la freccia del mouse che appare sullo
schermo mentre chi presenta sta parlando; infatti, questo piccolo elemento di disturbo determina
un movimento sullo schermo e distrae la platea. L'apparizione della freccia è causata dal
movimento del mouse durante la presentazione. La risoluzione di questo problema è molto
semplice. Dopo che lo Slide Show View sia partito, premete la combinazione di tasti Ctrl-L.
Questo impedisce al mouse di mostrare la freccia. Se questa dovesse apparire durante la
presentazione, resistete alla tentazione di premere il tasto Esc: vi farebbe cadere nel
programma. Premete il tasto A o la combinazione Ctrl-L, e la freccia scomparirà.
3.3.6. Usate il Powerpoint Viewer per le presentazioni
Esiste un programma gratuito (che si può scaricare dal sito web di Microsoft) chiamato
Powerpoint Viewer, che è un ottimo strumento per chi presenta. E' stato studiato in modo tale
che se qualcuno non fosse in possesso del programma Powerpoint, sarebbe comunque in
grado di vedere e stampare la presentazione; è molto più piccoli rispetto al programma
completo, perchè non da la possibilità di realizzare slides, ma soltanto di visualizzarle e
stamparle. Le piccole dimensioni del programma sono un aspetto importante, perchè ha meno
probabilità di andare in crashing rispetto a quello completo. Il Powerpoint viewer, inoltre,
possiede un accessorio che manca nel programma completo- l'uso di list files. E' possibile
settare una lista di files che si desidera far scorrere ino dopo l'altro, ed il viewer
automaticamente caricherà i file susseguenti senza che voi dobbiate fare nulla. Questo può
essere molto utile quando si hanno numerose presentazioni, ognuna con il suo file, o quando
un'unica presentazione è costituita da una serie di segmenti.
3.3.7. Aggiungete alcune slides alla parte finale della vostra presentazione
L'ultima slide sulla quale parlate non dovrebbe essere l'ultima della vostra presentazione.
Dovreste avere tre copie identiche dell'ultima slide, in modo che se per sbaglio doveste
avanzare di una slide di troppo, il pubblico non si accorgerà di nulla, perchè eviterete di cadere
nel programma, e parrà a tutti che la slide non è neppure mai cambiata. Al termine di queste tre
slides, dovreste includerne alcune di risposta alle domande che vi aspettate potrebbero esservi
poste; potrebbero esservi utili durante le sessioni di domande e risposte successive alle
presentazioni. La slide finale dovrebbe essere vuota, per avere ancora un salvataggio al fine di
non cadere nel programma.
3.3.8. Essere in grado di saltare da una slide all'altra
Powerpoint ha un accessorio che vi permette di saltare velocemente e dolcemente da una slide
all'altra della vostra presentazione. Per fare questo, dovrete conoscere il numero delle slides. Il
modo più semplice è di prepararvi una lista dei numeri con associati i titoli. basta andare su
Outline View e riducete a icona i dettagli di ciascuna slide (c'è un tasto sul lato sinisto della
videata che vi permette di farlo). Ora stampate la view. Per saltare a qualunque slide,
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
semplicemente digitate il numero di slide che vi interessa e premete Enter. Vi troverete
direttamente sulla slide che vi interessa. Questa tecnica è molto utile per saltare direttamente ad
una slide preparate con le risposte alle sessioni post-presentazione, oppure se il tempo stringe e
decidete di omettere parte della vostra presentazione.
3.3.9. Schermo vuoto
Ci sono situazioni in cui vorremmo che le immagini sullo schermo sparissero, di modo che
l'attenzione del pubblico si rivolgesse unicamente verso chi presenta. Ci sono due modi per fare
questo; se desiderate uno schermo nero, con un effetto simile allo spegnimento del proiettore
(con i proiettori dall'alto di un tempo si faceva effettivamente così) premete semplicemente il
tasto B sulla tastiera: l'immagine sarà rimpiazzata da uno sfondo nero. Premendo nuovamente il
tasto B, l'immagine riapparirà. Se invece dello sfondo nero preferite uno bianco, sarà sufficiente
premere il tasto W.
3.3.10.
Disegnate sullo schermo durante la presentazione
A volte sarebbe utile poter disegnare sullo schermo durante la presentazione per illustrare un
punto o passaggio particolare. E' possibile farlo in questo modo: premete la combinazione di
tasti Ctrl-P: apparirà sullo mschermo una penna: A questo punto, usando il tasto sinistro del
mouse, disegnate sulla slide. Per cancellare il disegno, premete il tasto E. Per nascondere la
penna, premete il tasto A oppure la combinazione Ctrl-L.
Utilizzando questi segreti utilizzerete al meglio Powerpoint, migliorerete molto la comprensione
da parte del pubblico del vostro messaggio, ed avrete reso la vostra presentazione al meglio
delle sue possibilità.
Microsoft and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corp.
©2002 Dave Paradi
3.4.
VALUTATE LE VOSTRE SLIDES
By Dave Paradi
Quando lavoro con Managers o Direttori sull'utilizzo efficace della tecnologia di presentazione,
uno degli aspetti a cui dedichiamo attenzione sono le loro slides: Sia che usiate Powerpoint o un
altro programma per realizzarle, potrete basarvi sui criteri che seguono per giudicare voi stessi
l'efficacia delle vostre slides.
3.4.1. Design complessivo della slide
Lo sfondo ed il colori del testo devono essere molto contrastati fra di loro, in modo da
permettere al pubblico di vedere senza difficoltà. Molte persone preferiscono gli sfondi scuri, con
colori come il blu scuro, il grigio scuro, il verde scuro o il viola scuro. Esistono studi sul
significato emozionale dei colori, e generalmente quello di questi colori scuri è accettabile. I
colori per i caratteri di testo dovrebbero essere il giallo acceso, il bianco, il beige o l'azzurro
chiaro. Questo contrasto permette alle parole di "galleggiare" sullo sfondo, e facilitano la lettura.
Caratteri- I caratteri di default per i titoli dovrebbero essere, generalmente, caratteri serif (come
il Times Roman), di modo che le persone del pubblico impieghino qualche istante i più a leggerli,
rirovando meglio il fili del discorso. I caratteri del corpo del testo dovrebbero invece essere sans
serif, come l'Arial, in modo tale da permettere una lettura più rapida e una maggior
concentrazione sul discorso parlato. Limitatevi ad usare non più di tre o quattro caratteri diversi
in una presentazione.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.4.2. Il testo della slide
Densità della slide- Una slide che è troppo densa- piena di parole- sarà difficile da leggere e da
capire. Una linea-giuda generale suggerisce di non superare i sei-sette concetti per slide, con
non più di sette-otto parole per concetto. Usare degli schemi e delle liste (Bullet point form) è
preferibile rispetto ad una frase tradizionale, perchè è più facile, per chi legge, farsi un quadro
del discorso.
Strutturazione del testo- Una tecnica per mantenere alta l'attenzione è di creare dei Bullet
points. Si aumenta il grado di attenzione, perchè chi legge può concentrarsi su un argomento
per volta.
Movimento di testo- Quando create, per esempio, uno schema per punti, non dovreste avere i
bullet points che si muovono sullo schermo (ad esempio, con delle entrate laterali. Il testo in
movimento è difficilissimo da leggere, per cui la maggior parte delle persone aspettano che si
fermi prima di farlo. Questo fa aumentare il tempo che il pubblico dedica a leggere, e riduce
quello in cui presta attenzione a ciò che viene detto.
3.4.3. Grafica e Multimedia
Grafici/ Clip Art- La regola più importante da seguire quando si aggiunge della grafica ad una
slide e che l'immagine sia appropriata per il contenuto. Controllate quindi che la grafica abbia un
senso in quel contesto, e che non sia semplicemente stata posta la' perchè "era carina".
Materiale protetto da Copyright- Assicuratevi di avere il permesso di usare qualsiasi elemento
grafico o multimediale includiate nelle vostre slides. Molte delle maggiori conferenze attualmente
fanno sottoscrivere a chi presenta delle dichiarazioni relative a questo argomento. Se avete
qualunque dubbio in proposito, consultate un legale.
Quando appropriati,gli elementi audio e video possono essere usati efficacemente per
sottolineare un concetto; assicuratevi che gli effetti audio ed i videoclip servano a rendere più
incisa la vostra presentazione, e non solo a renderla più graziosa.
Grafici- I grafici possono rappresentare un ottimo modo per presentare i concetti. Assicuratevi
che il grafico sia leggibile, dal punto di vista delle dimensioni e del colore. Riflettete su quale tipo
di grafico possa rendere meglio il concetto che volete esprimere. Non fate l'errore di mettere
pochi dati di supporto e troppi grafici complicati.
3.4.4. Facilità di comprensione
Aspetto delle slides ed argomento- Assicuratevi sempre che la struttura delle slides sia in
armonia con la presentazione nel suo complesso. Pianificate sempre la presentazione prima di
decidere se le slides sono appropriate per quello specifico argomento.
Fate in modo che il pubblico sappia a che punto siete- I migliori speaker pongono i testi o i
grafici al fondo o a lato delle slide, per indicare in modo molto sottile al pubblico a che punto
sono nella presentazione. Esistono molti modi per fare questo, incluso numerare le sezioni,
usare titoli di sezione o grafici a torta. Tutto ciò ricorda continuamente il pubblico del costesto
generale, e permette ai ritardatari o chi ha perso una parte di ritrovarsi velocemente e di capire il
resto del discorso.
Utilizzando i criteri sopra descritti, sarete in grado di controllare l'efficacia delle vostre attuali
presentazioni, facendo delle migliorie e agevolando la comprensione del vostro pubblico.
©2002 Dave Paradi
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.5.
COME USARE LE IMMAGINI IN DOCUMENTI E PRESENTAZIONI
(By Dave Paradi)
Uno degli elementi che potreste voler includere in un documento o in una presentazione è
un'immagine presa dalla Rete o da un'applicazione. Un'immagine spesso chiarisce le idee, ed a
volte è più efficace di mille parole. Il problema è come trasportare un'immagine ad un
documento o presentazione.
Un modo per catturare un'immagine da monitor è di usare un software specifico. Quello che uso
io si chiama Snaglt v6, e mi permette di specificare la porzione di monitor che voglio catturare, e
di copiarlo sul clipboard di Windows. Poi, posso incollare l'immagine in qualsiasi altra
applicazione. Io uso questo tipo di software quando scrivo manuali ed ho bisogno di inserire
molte immagini. Lo svantaggio è che devo pagare per il software e posso usarlo solo sul
computer su cui è istallato.
Ci sono altri due modi di catturare immagini che sono inclusi in tutte le versioni di Windows, ma
non sono molto conosciute. Il vantaggio di usare questi metodi è che sono gratuiti e girano su
qualunque computer Windows; non è necessario installare un software specifico.
Il primo è un metodo che cattura tutta la videata, inclusa la barra degli attrezzi al fondo e
qualunque parte del desktop o di altre applicazione che avete aperte. Un esempio è mostrato in
figura 1 qui sotto. Per catturare l'intera videata sul clipboard di Windows, selezionata la videata
che desiderate e premete la combinazione di tasti Ctrl-PrtSc (tenendo premuto il tasto Ctrl,
premete il tasto PrtSc). Poi passate all'applicazione su cui volete trasferire l'immagine ed
incollate quest'ultima dal clipboard.
Il secondo metodo è simile al primo, con l'eccezione che cattura solo la finestra dell'applicazione
attiva in quel momento, e non tutto ciò che potrbbe trovarsi sul desktop. Questo metodo è
probabilmente più utile nella maggioranza dei casi in cui vogliamo mostrare una specifica pagina
Web o applicazione. Un esempio è mostrato nella figura 2 qui sotto. Per catturare solo la finestra
di applicazione che vi interessa, portate a video ciò che volete catturare, assicuratevi che sia
una finestra attiva (la barra del titolo non dovrebbe essere ombreggiata), e premete la
combinazione di tasti Alt-PrtSC(tenendo premuto il tasto Alt, premete il tasto PrtSc). Poi passate
all'applicazione in cui volete l'immagine ed incollate quest'ultima dal clipboard.
Figure 1 - Entire Screen Capture
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Figure 2 - Active Window Capture
Se volete mostrare solo una porzione dell'immagine in un documento o applicazione, potete
ridimensionare o tagliare l'immagine dopo averla incollata.Cliccate sull'immagine per
selezionarla e vedrete apparire gli angoli ed i bordi. Potete afferrare un angolo con il mouse e
trascinarlo per rendere l'immagine della dimensione desiderata. Io consiglio sempre di afferrare
un angolo, in modo che il rapporto altezza/larghezza sia mantenuto. Per tagliare l'immagine,
cliccatevi sopra con il tasto destro del mouse e selezionate Format picture. Cliccate sul tasto
Size, ed otterrete immediatamente le dimensioni dell'immagine; a questo punto cliccate sul tasto
Format e specificate come tagliarla.
Se dovete elaborare l'immagine, potete incollarla in un programma grafico come l'applicazione
Paint allegata a Windows, e qui elaborarla. A questo punto dovrete o copiarla dal programma
grafico al vostro documento o presentazione, o salvarla direttamente come file grafico nel
documento o presentazione..
Ricordate, quando usate le immagini, di accertarvi di non violare le leggi sul copyright.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.6.
AIUTO! LA MIA PRESENTAZIONE NON APPARE!
Sei problemi comuni legati alle presentazioni (by Dave Paradi)
Troppo spesso capita che, dopo aver collegato tutti i nostri apparati per la presentazione, ed
acceso il tutto... non succeda niente. Vediamo la nostra presentazione sul computer, ma nulla
appare sullo schermo. Prima di farvi prendere dal panico, controllate che non sia insorto uno di
questi sei problemi.
3.6.1. Problema 1 – Selezione del modo display
Ogni computer portatile multipli modi di display combinanti il display sul monitor, verso la porta
video esterna o verso un jack TV RCA esterno. Se il computer non è settato in un modo che
mostri l'immagine verso una porta esterna, non avrete nessuna immagine sullo schermo.
Generalmente esiste una combinazione di tasti che permette di selezionare i differenti modi di
display. Cercate il tasto (generalmente è un tasti funzioni) che abbia l'icona di un display o le
lettere VGA. Generalmente bisogna tenere premuto uno speciale tasto Funzione (generalmente
con scitto Fn) e premere questo tasto per passare da un modo di display all'altro. Dopo aver
premuto la combinazione di tasti, aspettate dai 5 ai 10 secondi perchè il nuovo modo entri in
funzione, prima di eventualmente ripetere per una nuova selezione.
3.6.2. Problema 2 – Cavi staccati
E' incredibile quanti problemi di display sono causati da cavi staccati fra il computer ed il
proiettore: Assicuratevi che tutti i cavi siano ben inseriti alle proprie porte con le vitine usate
proprio a questo scopo.
3.6.3. Problema 3 –Fonte dell'input del proiettore
Se usate un proiettore che viene usato spesso anche in connessione con una TV, potrebbe
darsi che la sorgente di imput selezionata sia rimasta settata sul modo TV, e non sul modo
computer. Solitamente c'è un tasto sul proiettore che vi consente di passare tra le sorgenti di
imput differenti. Se il proiettore non è dei più moderni, potreste dover entrare nel menu dati per
cambiare la sorgente di imput.
3.6.4. Problema 4 –Proiettore spento
Anche se può sembrare incredibile, a volte il problema è semplicemente che il proiettore è
spento. Questo accade perchè i computer portatili, anche se staccati dalla corrente elettrica,
continuano a funzionare a pila, e non ci rendiamo quindi conto che il proiettore non è inserito.
Controllate che la spina del proiettore sia inserita.
3.6.5. Problema 5 – Proiettore in Standby
Se collegate il vostro computer ad un proiettore che è appena stato usato da qualcun'altro e la
vostra presentazione non appare sullo schermo, controllate se il proiettore si trova in standby. Il
modo standby mantiene accesa la ventola del proiettore ma non la lampadina, e viene
solitamente usato per raffreddare il proiettore dopo una presentazione.
3.6.6. Problema 6 – Sportellino aperto
Quando si trasporta o si muove un proiettore, può succedere che si apra lo spotellino. Quando
questo accade, il proiettore si accende ma la lampadina non entra in funzione per motivi di
sicurezza. Spegnete il proiettore e controllate che gli sportelli siano tutti chiusi. Non controllate
mai gli spotelli mentre il proiettore è acceso, rischiate di prendere la scossa o di bruciarvi sugli
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
elementi riscaldati all' interno.
La prossima volta che avete tutto pronto e non accade nulla, controllate che non sia insorto uno
di questi sei problemi.
3.7.
AIUTO! L'ASPETTO DELLA MIA PRESENTAZIONE È ORRENDO
Cinque comuni problemi di bassa qualità d'immagine durante le presentazioni (by Dave Paradi)
Vi è mai capitato? Collegate il computer portatile al proiettore, lo accendete e l'immagine
proiettata sullo schermo... ma.. non è un granchè. Può essere sfocata, difficile da vedere, o
mancano delle parti. Prima di lasciarvi prendere dal panico, controllate che tutto ciò non sia
dovuto a uno di questi 5 problemi comuni legati alla scarsa qualità della presentazione.
3.7.1. Problema 1 – Non corrispondenza fra risoluzione del computer e
risoluzione del proiettore.
Se la risoluzione del vostro computer è maggiore della capacità risolutiva del proiettore,
l'immagine apparirà di cattiva qualità, o mancante di alcuni elementi. Questo accade quando un
proiettore aggiusta un'immagine ad alta risoluzione ad una a risoluzione più bassa, che possa
essere così proiettata. Spesso per effettuare questa conversione, elimina delle righe dalla
versione originale per abbassarne la risoluzione: questo è il motivo per cui possono mancare
delle righe sull'immagine proiettata. Per risolvere questo problema, ci sono due possibilità: la
prima è di procurarvi un proiettore con la stessa risoluzione del computer. La seconda è di
abbassare la risoluzione del display del computer, perchè corrisponda a quella del proiettore;
questo si fa generalmente attraverso i settings del display nel sistema operativo.
3.7.2. Problema 2 – Modo Dual Display sul Laptop
In alcuni computer portatili, i circuiti del video display non sono in grado di mandare in uscita un
segnale sufficientemente forte se è acceso anche il monitor interno. Selezionate il modo display
per far sì che le immagini video vadano esclusivamente in uscita: questo potrebbe risolvere il
problema. Generalmente esiste una combinazione di tasti che permette di selezionare i differenti
modi di display. Cercate il tasto (generalmente è un tasti funzioni) che abbia l'icona di un display
o le lettere VGA. Generalmente bisogna tenere premuto uno speciale tasto Funzione
(generalmente con scritto Fn) e premere questo tasto per passare da un modo di display
all'altro. Dopo aver premuto la combinazione di tasti, aspettate dai 5 ai 10 secondi perchè il
nuovo modo entri in funzione, prima di eventualmente ripetere per una nuova selezione.
3.7.3. Problema 3 – L'illuminazione della sala rovina l'effetto della
presentazione
L'immagine proiettata potrebbe apparire di cattiva qualità a causa della incongrua illuminazione
della sala. Se ci sono luci posizionate direttamente sopra lo schermo, queste contribuiranno a
rovinare la qualità delle immagini. Spegnete le luci che si trovano direttamente sopra lo
schermo; se però così facendo si dovessero spegnere troppe altre luci, togliendo comfort al
pubblico, dovrete passare al piano B: se le luci non si possono spegnere, potete provare a
svitare le lampadine che disturbano maggiormente: per fare questo in sicurezza, chiedete aiuto
al personale della sala.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.7.4. Problema 4 – Bassa luminosità del proiettore o della lampadina
La luminosità di un proiettore si misura in lumens, che è la misura della luce emessa da una
candela. Se il proiettore ha una luminosità inferiore a 800 lumens, potrebbe succedere che non
vediate un'immagine brillante finchè tutte la luci non siano spente, perchè la luminosità del
proiettore è troppo bassa. Se invece il vostro proiettore ha più di 800 lumens, il problema
potrebbe essere legato alla lampadina. Le lampadine dei proiettori, generalmente, non si fulmina
tutto d'un tratto, bensì perdono lentamente potenza durante un arco di tempo anche piuttosto
lungo. Se la lampadina del proiettore ha superato la metà della sua vita stimata, l'immagine sullo
schermo potrebbe risultare poco luminosa. Ogni lampadina ha una vita stimata, generalmente
espressa in ore; la maggior parte delle lampadine da proiettore hanno una vita stimata che va
da1000 a 2000 ore. Per controllare che non sia questo il problema, chiedete al personale
tecnico da quante ore viene usata la lampadina. Generalmente sui proiettori esiste anche
un'opzione di verifica di consumo della lampadina, che registra quanto la lampadina è stata
usata. Se il numero di ore per cui è stata usata supera la metà della vita stimata, questo
potrebbe essere il vostro problema. Se non potete procurarvi un altro proiettore, l'unico modo
per risolvere il problema è di rimpiazzare la lampadina, cosa piuttosto difficile perchè sono
articolo molto costosi e è facile che sul momento non ci siano pezzi di ricambio: se invece una
lampadina di ricambio dovesse essere disponibile, ricordatevi di aspettare che il proiettore si sia
raffreddato abbastanza per poter togliere quella usata. Altrimenti l'unica soluzione è di
abbassare ulteriormente le luci in sala.
3.7.5. Problema 5 – Scelta sbagliata dei colori delle slide
Può succedere che tutte le variabili viste sopra siano a posto, ma che la presentazione non
risulti comunque abbastanza luminosa. La causa di questo potrebbe essere rappresentata dai
colori scelti per le slides. al fine di ottenere un'immagine chiara, dovete scegliere dei colori di
sfondo e per il testo che contrastino molto. I proiettori tendono a non mostrare i colori
esattamente per come appaiono sul monitor del computer Molto spesso i colori sembrano
perfetto al monitor del computer, ma poi, quando proiettati, cambiano. Cercate di scegliere colori
ad alto contrsto, come sfondi scuri e testi in giallo o bianco, per rendere l'immagine più
facilmente leggibile. A volte gli sfondi che contengono un'immagine possono non dare
abbastanza contrasto con il testo, che da' l'impressione di mescolarsi con lo sfondo.
La prossima volta che la vostra immagine vi sembrerà meno che perfetta, controllate che non
sia insorto uno di questi problemi.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.8. COME SCEGLIERE ED USARE I CARATTERI DI TESTO SULLE
SLIDES
(By Dave Paradi)
Una delle scelte fondamentali che fate durante lo sviluppo di una presentazione riguarda quali
caratteri di testi scegliere, e come usarli. Qui seguono delle linee guida per aiutarvi ad usare
efficacemente i caratteri di testo nelle vostre future presentazioni.
3.8.1. Caratteri di testo: categorie
Esistono tre categorie di base dei caratteri di testo: Serif, Sans-Serif e Script. Segue ora una
descrizione di ciascuna categoria, alcuni esempi ed indicazioni su quando ciascuna categoria
andrebbe usata.
Serif- Un carattere Serif è un carattere che presenta delle code o svolazzi nella parte finale. Il
carattere serif più conosciuto è il Times New Roman, ma ne esistono molti altri, come il
Bookman, il Century, il Garamond, il Lucida ed il Palatino. L'occhio impiega più tempo a leggere
un carattere serif, quindi questi sono meglio utilizzati nei titoli delle slides, in modo tale che chi
legge impieghi un po' più tempo a leggerlo e capirlo.
Sans-Serif- Un carattere sans-serif non ha le code e gli svolazzi nella parte finale. Il sans-serif
più conosciuto è Arial, ma ci sono anche il Century Gothic, l'Helvetica, il Lucida Sans, il Tahoma
ed il Verdana. Un carattere sans-serif è più facile da leggere di uno serif, ed è quindi meglio
utilizzato per le parti centrali del testo, in modo tale che chi legge possa farlo velocemente e
tornare poi con l'attenzione alla spiegazione.
Script- Un carattere Script è uno che cerca di mimare la grafia manuale: fra questi ricordiamo
Brush Script, Edwardian Script, Freestyle Script, French Script, Papyrus and Vivaldi. Un
carattere script è piuttosto difficile da leggere e non dovrebbe essere usato in una slide, dal
momento che chi legge impiegherà troppo tempo nella lettura e non si concentrerà sul
contenuto del messaggio.
3.8.2. Misure dei caratteri
La misura minima di un carattere su una slide dovrebbe essere di 24 points. Qualunque
carattere più piccolo non sarebbe facilmente leggibile. Dovreste cercare di usare caratteri
sempre il più grandi possibile, per facilitare la lettura. Qui seguno delle linee guida per orientarvi
nella scelta delle misure dei caratteri:
Carattere del titolo- fra 36 e 44 point
Carattere del corpo del testo- fra 28 e 32 point
Carattere del primo sub-livello - fra 24 e 28 point
Carattere del secondo sub-livello - fra 24 e 26 point
Un modo per testare la misura del carattere è quello di applicare la regola dell'8 a1. La regola
funziona così: la distanza massima di comfort per chi legge per qualunque tipo di immagine è di
otto volte maggiore dell'altezza della immagine sullo schermo. Per esempio, se lo schermo è
alto 5 piedi, l'ultima fila di sedie non dovrebbe distare più di 40 piedi dallo schermo. Per
controllare ciò nelle fasi di stesura della vostra presentazione, piazzatevi a 8 o 9 piedi dal
monitor del vostro computer e controllare se riuscite a leggere comodamente (la maggior parte
dei monitor sono alti circa 1 piede). Se desiderate inserire qualche parola in più nelle slides,
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
optate per un carattere più stretto piuttosto che più piccolo: la slide risulterà meglio leggibile.
3.8.3. Effetti dei caratteri
Un modo per mettere in evidenza determinate parole è quello di usare gli effetti dei caratteri,
come questi che seguono:
Grassetto- rende le linee del carattere più spesse. Un effetto molto utile, è la prima scelta
quando si voglia mettere in evidenza un parola.
Sottolineato - mette una riga sotto la parola. E' la seconda scelta per mettere in evidenza una
parola, ma può stancare se usato troppo.
Italico - fa pendere la parte superiore del carattere verso destra. Un carattere italico è più difficile
da leggere, per cui dovrebbe essere usato con moderazione per mettere in evidenza dei termini.
Ombra - pone un'ombreggiatura grigio-scura dietro ciascuna lettera, leggermente a destra ed i
basso. Un'ombra non è una buona scelta per enfatizzare una parola perchè in molti casi è
veramente poco visibile.
All Caps - le parole vengono scritte tutte in stampatello. Nel passato una presentazione di
questo tipo sarebbe potuta essere accettabile per enfatizzare una parola, ma oggigiorno usare
lo stampatello è considerato come se si stesse gridando a chi legge, e non è visto con favore.
Word Art - questa possibilità permette di distocere le lettere in molti modi, ma sfortunatamente
molte volte questi effetti finiscono per sembrare un po' poco professionali, e dovrebbero quindi
essere usati con cautela.
3.8.4. Liste puntate
Usare le liste puntate su una slide è un ottimo modo per mostrare i concetti chiavi durante una
presentazione. Quando sceglite quale bullet (il punto all'inzio di ciscuna frase) usare,
considerate queste idee:
Carattere del bullet - le scelte più frquenti sono il cerchiolino pieno, il quadratino pieno, il cerchio
vuoto, la “liaison” ed la freccia. Quelli più pieni sono più facilmente visibili, e sono quindi
preferibili. Potete anche usare una grfica come bullet, ma fate attenzione che questo non
distragga dal leggere il testo.
Misura del bullet - Cercate di scegliere una misura che sia leggermente minore dei caratteri del
testo, in modo che quest'ultimo non venga "soffocato".
Spaziatura dei bullets - controllate che fra il bullet e la prima lettera del testo vi sia spazio
sufficiente perchè la prima parola sia leggibile.
Scegliendo ed usando con criterio i caratteri di testo sulle slides, potrete migliorare la capacità
d'impatto del vostro messaggio.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.9.
COME SCRIVERE LISTE PUNTATE EFFICACI
(By Dave Paradi)
Per usare le liste puntate su una slide di presentazione esistono delle linee guida da tenere a
mente.
3.9.1. Il messaggio che segue un bullet non è una frase
Molto spesso si fa l'errore di far seguire ad un bullet un'intera frase. Questo annulla la funzione
del bullet, che è quello di presentare soltanto il punto chiave. Inoltre, così facendo, chi presenta
tende a leggere punto per punto tutto ciò che ha scritto. Se pensate semplicemente di leggere i
vostri bullet-points, risparmiate la fatica a coloro che vi ascoltano e mandate loro la vostra
presentazione per posta elettronica.
3.9.2. Rivelate soltante l'idea-chiave
Il bullet point, cioè il testo che segue il bullet, dovrebbe essere un breve riassunto del concettochiave che voi volete trasmettere, e non dovrebbe rivelare tutto ciò che sapete al proposito,
altrimenti a voi non resterà più nulla da dire. Per ciascuna idea che volete trasmettere, pensate
al concetto-chiave, e fate di questo un bullet point. Arricchirete il discorso a voce durante la
presentazione.
3.9.3. Usate uno stile costante
Quando usate i bullet points, assicuratevi di usare uno stile costante. Questo significa che:
 ciascun bullet point inizia o con un verbo o con un sostantivo; i verbi danno un'impressione di
maggior dinamicità e sono quindi preferibili.
 se si usano verbi, dovranno essere tutti allo stesso tempo- generalmente si usa il presente,
seguito per frquenza dai tempi passati
 l'uso dello stampatello deve essere omogeneo in tutti i bullet points- generalmente la prima
lettera della prima parola è in stampatello, mentre le altre no, a meno che non si inserisca un
nome di persona.
3.9.4. Seguite la linea guida del 6 per 6
Al fine di mantenere il contenuto delle bullet points il più conciso possibile e di evitare che la
slide appaia troppo disordinata, dovreste seguire la regola del 6 per 6: questa regola dice che
ciascuna slide non dovrebbe contenere più di 6 bullet points, e che ciascuna bullet point non
dovrebbe contenere più di 6 parole. Io non considererei questa come una regola precisa, ma è
una buona indicazione per mantenere le vostre slides pulite e concise.
Se terrete a mente queste idee, nella vostra prossima presentazione le bullet points
miglioreranno molto la vostra incisività.
©2002 Dave Paradi
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.10. USO DELLE ANIMAZIONI E DEGLI EFFETTI DI PASSAGGIO NELLE
SLIDES DI PRESENTAZIONE
(By Dave Paradi)
Aggiugere il movimento alle slides di presentazione è emozionante, ma dovrebbe essere fatto
con una certa cautela. Due dei modi più comunemente usati per introdurre il movimento nelle
slides consistono nell'animare un elemento della slide, come un testo o una grafica, oppure
nell'usare il movimento per accompagnare il passaggio da una slide all'altra (questo viene detto
slide transition). Il concetto da tenere presente quando si usano gli effetti di movimento è quello
di non distrarre il pubblico dal vostro messaggio: Seguono delle informazioni sui vari tipi di effetti
di movimento e quando dovrebbero essere utilizzati.
3.10.1.
Effetti di animazione per elementi della slide.
Quando si parla di effetti di animazione, è necessario mettere in luce due aspetti chiave; il primo
è il luogo finale, cioè il punto in cui l'elemento della slide (di testo o di grafica) si trova durante la
costruzione della slide, e che corriponde al punto in cui l'elemento si troverà quando il
movimento sarà terminato. L'altro aspetto chiave è il luogo iniziale, che corrisponde al punto
della slide in cui l'elemento inizia l'effetto di movimento. In generale, ricordate che più tempo
impiega l'elemento della slide a passare dal luogo iniziale al luogo finale, tanto più difficile sarà
per chi legge capire di che cosa si tratta, e tanto più sforzo sarà consumato in questo, tanto
meno l'attenzione sarà rivolta al messaggio stesso.
Gli effetti di animazione possono essere suddivisi in due grandi categorie, sulla base di come
l'effetto di movimento appare. Della prima categoria fanno parte quegli effetti che hanno luogo
entro i confini dell'elemento della slide, mentre alla seconda categoria appartengono quegli
effetti che si svolgono oltre i confini dell'elemento della slide.
3.10.2.
Movimenti entro i confini dell'elemento della slide
Questi effetti sono da preferire rispetto a quelli che si svolgono fuori dai confini dell'elemento
della slide, perchè in questo caso le energie del pubblico non vengono sprecate ad inseguire
l'elemento in giro per la slide; chi legge può così focalizzarsi sul messaggio che voi state dando
per mezzo dell'elemento in movimento. Segue ora una lista degli effetti che fanno parte di
questa categoria.
Tutto insieme - Appare nel luogo finale, nessun movimento
Veneziana - è possibile sceglire un effetto orizzontale o verticale; divide l'elemento della slide in
strisce
Rettangolo - l'elemento della slide si muove con un effetto simile ad uno zoom
Scacchi – divide l'elemento della slide in una scacchiera e simultaneamente mostra dei box da
sinistra a destra o dall'alto verso il basso
Dissolvenza – divide l'elemento della slide in un grande numero di puntini che si dissolvono
mostrando l'immagine
Lampeggiamento – si basa sull'effetto di Appear, mostrando e poi rimuovendo l'elemento dal
display in modalità lenta, intermedia o veloce: può essere a volte utile per simulare il movimento
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
di oggetti.
Peek – Simile all'effetto Crawl, ma il luogo iniziale è il lato della slide da cui desiderate iniziare.
Random Bars – Simile all'effetto Blinds, ma l'ordine in cui appaiono le strisce è random.
Split –Divide l'elemento della slide in due metà e le rivela da o verso due luoghi iniziali opposti.
Stiramento – L'elemento della slide viene espanso verso l'esterno da un punto di partenza che di
trova sulla linea centrale del luogo finale.
Fasce – Divide l'elemento della slide in strisce, analogamente a Blinds, con la differenza che le
strisce vengono mostrate da un angolo dell'elemento all'altro.
Spirale – Ruota l'elemento in senso orizzontale tre volte sul suo asse centrale e poi si ferma
nella posizione finale.
Wipe - Seleziona una fra quattro direzioni non-diagonali; poi l'elemento viene rivelato secondo
questa direzione.
Zoom – Zoom a l'elemento fino alla posizione finale da un punto centrato sulla posizione finale;
l'intensità dello zoom dipende dalla regolazione che viene data.
3.10.3.
Movimenti futuri dai confini dell'elemento della slide
Questi effetti sono molti più difficili da leggere: chi legge è costretto ad indovinare la
destinazione finale dell'elemento in movimento, e che cosa rappresenta. Sarà possibile leggere
o interpretare l'elemento quando questo sarà arrivato a destinazione.
Fly – scegliete il lato o l'angolo del display di partenza e fate "volare" l'elemento fino al punto di
arrivo.
Crawl – scegliete il lato del display di partenza e fate muovere lentamente l'elemento fino al
punto di arrivo.
Spiral – L'elemento si muove con andamento circolare: il punto di partenza si trova in alto ed a
sinistra rispetto al punto di arrivo.
3.10.4.
Consigli per l'animazione delle slides.
Tenendo sempre a mente che il fattore più importante è sempre la concentrazione del pubblico
sul concetto che state trasmettendo, ecco quali effetti di movimento io consiglio:
Testo ed effetto Appear - questo è l'effetto che ha il minor movimento e permette a chi ascolta
di rimanere concentrato.
Linee e Frecce ed effetto Peak - questa combinazione vi permette di far muovere linee e frecce
in una determinata direzione, al fine di enfatizzare l'attenzione su un'area specifica.
Grafica ed effetto Dissolvenza - questa combinazione permette di mostrare una grafica senza
distrarre il pubblico.
3.10.5.
Effetti per il passaggio da una slide alla successiva
Alcuni degli effettri visti sopra, come Blinds, Box, Checkerboard, Dissolvenza, Random, Split,
Strips e Wipe possono essere usati per passare da una slide all'altra; oltre a queste, ne esistono
altre 4:
Cover – Pone la slide successiva sopra alla precedente da una direzione di provenienza a
scelta.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Cut – analogo all'effetto appear, la successiva appare sopra la precedente
Fade – analogo a Dissolvenza, con la differenza che è a partenza da schermo nero, da cui
appare poi l'immagine.
Uncover –Toglie la slide precedente per scoprire la successiva.
Molti degli effetti di transizione da una slide all'altra danno la possibilità di scegliere a quale
velocità effettuare il passaggio; inoltre, c'è la possibilità di scegliere in modo random quale
effetto di passaggio slide scegliere, e di applicare gli effetti ad un solo passaggio o a tutti.
Gli effetti di passaggio da una slide all'altra sono un modo per introdurre movimento nella
presentazione senza distrarre o stancare troppo il pubblico, perchè una nuova slide
generalmente introduce un nuovo concetto: una volta scelto un effetto di transizione specifico,
consiglio di presentarlo in modo veloce, in modo da non creare troppi ritardi.
©2002 Dave Paradi
3.11. SCELTA DEI COLORI NELLE SLIDES DI PRESENTAZIONE
By Dave Paradi
Vi è mai successo di trovarvi ad una presentazione e di riuscire a malapena a leggere ciò che
era scritto sulle slides perchè erano state realizzate con colori non adatti, che non avevano
abbastanza contrasto? Vi è mai capitato di fare questo tipo di errore durante una vostra
presentazione?
La scelta dei colori durante la preparazione delle slides è molto importante, e va fatta nelle
prime fasi: Alcune aziende danno indicazioni precise su quali colori usare in tutte le
presentazioni dell'azienda verso l'esterno, come parte di una strategia di vendita, ma in molti
casi nelle presentazioni interne alle compagnie si può scegliere quali colori usare: ma come si fa
a scegliere? Qui seguno delle indicazioni sulla scelta dei colori da usare per le vostre
presentazioni.
3.11.1.
Contrasto
Webster's definisce il contrasto come " mettere in opposizione, o contro, al fine di mostrare le
differenze tra". Uno degli errori più comuni nella scelta dei colori per le slides è di non ottenere
sufficiente contrasto tra il colore dello sfondo e quello dei caratteri o della grafica. Se vogliamo
che chi legge distingua bene ciò che sta sulla slide, bisogna usare dei colori che contrastino
molto: in questo modo, il testo e la grafica appariranno come se galleggiassero sullo sfondo,
invece di mescolarvisi. Questo porta a poter scegliere fra due schemi-colore: sfondo scuro con
caratteri chiari e viceversa; più differiranno tra loro i colori, più facile sarà la lettura per il
pubblico.
3.11.2.
Significato emotivo dei colori
Esistono studi che dimostrano che colori differenti evocano stati d'animo differenti in molte
persone. Questo fattore va tenuto in considerazione quando si scelgono i colori, per evitare di
scegliere quelli che potrebbere avere un impatto negativo sul messaggio che state
comunicando: qui seguono delle comuni interpretazioni dei colori
Color General Feelings Evoked
Nero
Pesante, luttuoso, molto tecnico, formale,
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
morte
Marrone
Terra, semplicità, aria aperta
Blu
Pace, tranquillità, fiducia, agio, sicurezza
Viola
Regalità, saggezza, spiritualità, mistero
Verde
Natura, ambiente, salute, rettili, insetti
Grigio
Conservatore, pratico, affidabilità, sicurezza
Rosso
Passione, eccitazione,
calore, aggressività
Arancione
Calore, espansivo, appariscente
Giallo
Ottimismo, gioia, idealismo, immaginazione
Bianco
Purezza, riverenza, pulizia, semplicità
amore,
intensità,
1 table. Colori
Considerate queste interpretazioni generali, dovreste evitare di usare troppo spesso colori come
il nero, l'arancione, il grigio, il rosso ed il marrone, perchè possono essere o troppo passivi o
troppo aggressivi.
3.11.3.
Combinazioni di colori da evitare
Alcuni colori non dovrebbero essere usati insieme per diversi motivi; qui seguono alcune
combinazioni da evitare:
Rosso e verde-- Questi due colori non stanno bene insieme e sono difficili da leggere. Inoltre,
persone affette da daltonismo non riusciranno a leggere la slide.
Arancione e blu-- questa è un'altra coppia di colori che crea un disturbo a chi legge
Rosso e Blu: questi due colori non contrastano abbastanza fra loro, e questo difetto si acuisce
quando la presentazione viene proiettata.
3.11.4.
Consigli sulla combinazione di colori
I due schemi di colore che vi consiglio di usare nelle slides sono sfondo scuro con testo e
grafica chiari o viceversa. Qui di seguito sono indicati i colori specifici per ciascuno schema.
Sfondo scuro con testo e grafica chiari.
Sfondo-- blu scuro o viola scuro
Testo e Grafica-- bianco o giallo.
Colori per accentuare-- rosso, verde acido, arancione, azzurro
Lo sfondo blu o viola scuro trasmette sensazioni positive visto che si tratta dei colori
predominanti sulla slide; il giallo ed il bianco per il testo garantiscono un buon livello di contrasto.
I colori per accentuare dovrebbero essere usati solo per mettere in evidenza una specifica
parola o porzione di grafica, e non bisognerebbe esagerare nel loro utilizzo.
Sfondo chiaro con testo e grafica scuri
Sfondo-- beige caldo
Testo e Grafica-- blu scuro, nero, viola scuro
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Colori per accentuare-- verde scuro, bordeaux
Lo sfondo beige combina le sensazioni positive legate al marrone ed al bianco, evitando quelle
negative come noioso. I cori scuri per il testo e la grafica forniscono abbastanza contrasto
perchè la slide sia ben leggibile. Di nuovo, i colori per accentuare servono solamente per
enfatizzare e non vanno usati esageratamente.
3.11.5.
Grafica e disegni di sfondo
Quando preparano una presentazione, molte persone sperano di rendere le loro diapositive
esteticamente più belle usando una grafica sullo sfondo; questi tipo di sfondo andrebbero usati
con prudenza. Molto spesso, su questi sfondi ci possono trovare aree in cui l 'intensità del colore
cambia; lo sfondo, quindi, non è perfettamente uniforme, e quindi rende la scelta del colore del
testo molto più difficile. Ho visto casi in cui solo le prime parole di un rigo erano chiare, mentre le
altre "sparivano" nello sfondo, proprio a causa dei cambiamenti di intensità di colore di
quest'ultimo. Se volete usare questo tipo di sfondo, suggerisco di sceglierne uno in cui ci siano
poche differenze fra una zona e l'altra: Esistono sfondi che danno un effetto tipo cesellatura, in
cui la grafica sembra essere leggermente rialzata: questi non determinano importanti variazioni
di intensità di colore, e possono essere utilizzati con maggio tranquillità.
La scelta corretta dei colori da usare nelle slides vi permetterà di aumentare l'impatto del vostro
messaggio sul pubblico.
3.12. USO DI INDICATORI DELLA MAPPA DELLA PRESENTAZIONE
By Dave Paradi
Un indicatore della mappa della presentazione è un piccolo testo o una piccola grafica che si
trova su ciascuna slide, che che da' a chi ascolta un'indicazione del punto in cui siete della
presentazione. Molte delle migliori presentazioni sono suddivise in sezioni, una per ciascun
concetto che si voglia esprimere, in modo da accompagnare chi ascolta in processo logico
guidato. Spesso in questi casi si annuncia l'inizio di una nuova sezione, ma questa informazione
non viene ripetuta durante il suo svolgimento; se qualcuno arriva tardi o deve assentarsi per
qualche minuto, l'indicatore di mappa permetterà loro di recuperare velocemente il tempo
perduto, e il vostro messaggio avrà migliori probabilità di fare un'impressione positiva.
Io ormai uso sempre un indicatore di mappa su ciascuna slide delle mie presentazioni, e mi è
stato confermato da molte persone del pubblico che l'indicatore li aveva facilitati molto nel
seguire il discorso. Alcuni mi hanno detto che, nonostante fossero arrivati in ritardo, l'indicatore
di mappa li aveva aiutati a recuperare ciò che avevano perso, essendo così in grado di
comprendere il senso della presentazione.
Esistono due diversi approcci alle mappe, entambi efficaci. Il primo consiste nel dividere la
presentazione in sezioni numerate, come accade in unworkshop formativo: in questo caso,
usarò i numeri come indicatori. Il secondo consiste nell'usare i titoli di sezione come indicatori:
questa soluzione sarà più appropriata se la presentazione è breve, di 3 o 4 sezioni soltanto.
Esistono differenti modi per rappresentare l'indicatore di mappa sulle slides; vi presento le due
che io trovo funzionino bene.
Indicatore di mappa lineare.
Con questo metodo, si crea una mappa lineare delle sezioni sul fondo della slice, e poi si usa un
indicatore, come può essere un quadratino o un cerchietto ad indicare a che punto della mappa
si è arrivati.Segue qui un esempio di una slide proveniente da un workshop di nove sezioni; le
nove sezioni sono indicate sulla mappa lineare nell'angolo in basso a sinistra, ed il cerchietto
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
mostra a quale sezione appartiene la slide.
Figura 1. Title of the picture
Qui invece è mostrata come esempio una slide proveniente da una presentazione più breve, di
3 sezioni, con la mappa lineare indicante i titoli delle sezioni ed un box che mostra a quale
sezione appartiene la slide.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Figura 2 . Title of the picture
Indicatore di mappa a torta.
Con questo metodo, si crea un cerchio in un angolo inferiore della slide, e lo si divide in tante
parti quante sono le sezioni; poi, con un colore contrastante, si evidenzia a quale sezione
appartiene la slide. Questo metodo è applicabile solo quando il numero delle sezioni è limitato:
Qui segue un esempio di un indicatore a torta con 4 sezioni, localizzato nell'angolo inferiore
destro.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Figura 3. Title of the picture
Perchè il vostro messaggio abbia un forte impatto sul pubblico, vi consiglio di aggiungere alla
vostra presentazione un indicatore di mappa: vedrete come una piccola aggiunta possa fare una
grande differenza, visto che sempre più frequentemente persone del pubblico perdono partye
della presentazione in questo mondo sempre più frettoloso.
3.13. USO DI GRAFICI E TABELLE SULLE SLIDES.
By Dave Paradi
Quando nella vostra npresentazione fate riferimento a dei dati, può essere utile usare un grafico
o una tabella. Questi metodi visivi, rispetto alla semplice descrizione, possono rendere un
concetto più incisivo. Sebbene si tratti di metodi molto efficaci, hanno però lo svantaggio che, se
mal gestiti, potrebbero trasmettere l'idea sbagliata, o confondere il pubblico. L'uso appropriato
dei grafici e delle tabelle è un modo per sottolineare il vostro messaggio.
3.13.1.
Tipi di grafico
Esistono 5 diversi tipi di grafici comunemente usati. Esistono anche altre tipologie di grafici, che
vengono usati in situazioni specifiche, generalmente di natura tecnica, che io qui non citerò
perchè con ogni probabilità non interessanti la maggior parte di noi.
Area - Questo grafico mostra la relazione di differenti parti nei confronti di un intero in un arco di
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
tempo. Un esempio potrebbe essere l'effetto sulle finanze aziendali generali di linee di prodotti
diversi, considerato negli ultimi 5 anni. Questo grafico può mostrare numerose serie di dati (4-6)
allo stesso momento.
Colonna - Questo grafico mostra le differenze fra valori individuali in maniera verticale. Può
essere utilizzato per mostrare le differenze fra valori in periodi di tempo diversi, o altri gruppi di
dati. Un grafico a colonna in 3-D permette di fare paragoni in due dimensioni: per esempio,
mostrare il numero totale di telefonate ogni mese nell'ultimo anno, o il numero di ordini ricevuti
tramite ciascun mezzo di ordinazione( fax, telefono, e-mail, web, contatto diretto) nell'ultimo
mese. Questo tipo di grafico funziona meglio con una serie limitata (1-3) di dati.
Barra - Questo grafico mostra le differenze di valori individuali orizzontalmente. Non è una
buona scelta per presentare valori riferiti a periodi di tempo differenti. E' indicato per mostrare i
risultati di una o due serie di dati. Un esempio: per mostrare la frquenza delle dieci risposte più
frequenti alle domande di un sondaggio.
Linea - Questo grafico mostra i valori in momenti temporaqli differenti. Conviene sempre dare
degli intervalli di tempo costanti lungo l'asse orizzontale del grafico. Per esempio: mostrare il
trend nel numero di chiamate al servizio clienti gestite da cinque diversi uffici ogni mese
nell'ultimo anno. Un grafico a linea può mostrare numerose (4-6) serie di dati efficacemente.
Torta - Questo grafico mostra le proporzioni di ogni segmento rispetto all'intero. Questo grafico
mostra soltanto una serie di dati. Per esempio: La proporzione dei fondi messi a disposizione
dell'organizzazione da ciscun livello governativo nell'ultimo anno.
Quando dovete decidere quale tipo di grafico usare, l'algoritmo che segue porebbe aiutarvi; le
domande chiave da porsi sono se i dati sono sequenziati in base al tempo e di quante serie di
dati avete bisogno. Scegliendo il tipo di grafico più appropriato, potrete rendere il vostro discorso
più chiaro.
Figura 4. Graph selection
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
Elementi chiave del grafico
Colori - Assicuratevi che tra lo sfondo ed i colori di ciascuna serie di data vi sia sufficiente
contrasto perchè il grafico possa essere ben visualizzato. Inoltre, questi colori dovrebbero
essere in armonia con i colori del resto della presentazione, perchè non diano l'impressione di
essere fuori posto.
Profondità - La profondità del grafico dipende se si tratta di un grafico in 2-D o in 3-D. L'opzione
3-D è generalmente più comune con i grafici a colonna, a barra ed a torta, per dare più senso di
presenza sulla slide. L'effetto 3-D è ottimale quando vengono rappresentate una o due serie di
dati, ma appaiono disodinati in casi di numero di serie maggiore.
Assi - Ad eccezione di quello a torta, tutti i grafici su descritti hanno due assi. Un asse è dedicato
ai valori dei dati, l'altro alla scala temporale, o al criterio in cui i dati sono ordinati. E' importante
rendere la scala degli assi appropriata ai dati che vengono mostrati. Inoltre, assicuratevi che
accanto a ciascun asse sia presente una dicitura che specifichi a che cosa esso corriponde.
Queste diciture devono essere sufficientemente grandi da poter essere lette durante la
presentazione. Se il significato degli assi non è chiaro, tutto il grafico potrebbe venire mal
interpretato.
Data Labeles - Qualora sia necessario indicare più chiaramente i valori dei dati sul grafico,
potete usare un Data Label; questo è un piccolo box di testo contenente i valori dei dati;
andrebbe posto accanto alla rappresentazione grafica del data point, sia al fondo di una barra o
di una colonna, sopra ad un data point in un grafico a linee, o dentro una fetta di una grafico a
torta. Assicuratevi che il testo sia leggibile chiaramente, e che i caratteri ed il fondo siano
sufficientemente contrastati.
Titolo -Il titolo di un grafico dovrebbe focalizzarsi sull'interpretazione dei dati, non sui dati di per
se'. Ricordate che il grafico viene usato per esprimere un concetto, ed il titolo può essere di
grande aiuto al pubblico per interpretarlo correttamente. Per esempio, un buon titolo potrebbe
essere " Vendite aumentate del 42% 1996-2001", invece di "Vendite 1996-2001".
Legenda - Se avete più di una serie di dati sul vostro grafico, dovreste considerare la possibilità
di inserire una legenda, che mostri al pubblico quale serie di dati è rappresentata da quale
colore, permettendo una più facile comprensione.
3.13.2.
Creazione del grafico
La maggior parte dei pacchetti di software per presentazioni contengono uno strumento per la
creazione di grafici. Per Powerpoint, si tratta dell'applicazione Microsoft Graph; La maggior parte
di queste applicazioni saranno in grado di venire incontro alle esigenze della maggior parte di
voi. Se volete utilizzare un grafico, cercate di comprendere come lo si crea ed edita, soprattutto i
tipi di grafico a cui ho accennato prima. Esistono anche applicazioni più specialistiche, ma
queste sono necessarie solo in casi di particolare complessità o quando si necessita di elementi
che non sono compresi nelle applicazioni di base. Un modo per estendere le capacità
dell'applicazione di base è di creare un grafico base, e poi di utilizzare un'applicazione di
disegno del software di presentazione per aggiungere elementi specifici per le vostre esigenze,
come linee, box di testo o frecce. Non è sempre una buona idea, invece, importare un grafico
proveniente da un altro pacchetto di software, come se fosse uno spreadsheet, perchè diventa
più difficoltoso rendere bene i colori ed editarlo.
3.13.3.
Tabelle
La struttura di base di una tabella è una serie di colonne e file, che contengono o una fila o una
colonna (o entrambe) di titolo, che danno ordine ai dati. Quando dovete scegliere le dimensioni
della tabella, è una buona idea di ricordarsi della regola del 6 x 6. Usato nel contesto delle
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
tabelle, questa regola suggerisce che una tabella non dovrebbe avere più di 6 colonne e non più
di 6 righe, in modo tale da mantenere la quantità di informazioni ad un livello razionale. Quando
si scelgono le dimensioni di una tabella, assicuratevi che le dimensioni dei caratteri di testo
all'interno di ciascuna cella sia sufficientemente grande da essere leggibile quando proiettato.
Una tabella è generalmente meno efficace di un grafico perchè mostra esclusivamente i dati,
mentre un grafico mostra un'interpretazione di dati, più facilmente comprensibile da parte del
pubblico. Quando presentate una tabella, dovrete essere voi a fornire l'interpretazione dei dati.
Un modo per mettere in evidenza specifiche celle della tabella consiste nel cambiare il colore
dello sfondo, o di renderlo più brillante. I titoli di rigo e di colonna dovrebbero essere grassettati
per distinguerli dai dati. La maggior parte dei software per presentazioni contiene
un'applicazione per la creazione di tabelle, che nella maggior parte dei casi sarà più che
sufficiente per le vostre esigenze. Non è sempre una buona idea importare una tabella da un
altro pacchetto software, comed ad esempio un word processor, perchè si possono avere
difficoltà nella formattazione e nell'editing.
3.13.4.
Enfatizzare
Quando usate un grafico o una tabella, dovreste enfatizzarne i punti chiave, in modo da rfforzare
i contenuti della vostra presentazione. Un modo per aggiungere enfasi consiste nell'animare gli
elementi del grafico o della tabella, in modo che appaiano uno per uno, invece che tutti insieme ;
in questo modo potrete discutere individualmente di ciascun elemento e chi legge si potrà
concentrare sul vostro messaggio. Inoltre, potreste utilizzare strumenti di disegno come frecce e
box per evidenziare una parte della tabella o del grafico. Potreste usare colori molto forti e
contrastanti per attirare visivamente l'attenzione del pubblico verso una specifica porzione del
grafico o della tabella. La maggior parte dei pacchetti software di presentazione contiene
un'applicazione di disegni callout. Questo strumento pone una linea che indichi un certo punto
sul grafico, unendo questo punto ad un box che contiene un testo esplicativo del significato di
quella particolare area. Io a volte uso questa soluzione al posto di una legenda.
Usare correttamente grafici e tabelle potrete aggiungere elementi visivi che daranno forza al
vostro messaggio.
3.14. USO DI CLIP ART E FOTOGRAFIE SULLE SLIDES
By Dave Paradi
L'elemento di slide più comunemente utilizzato dopo il testo è la grafica, solitamente clip art o
fotografie. Il detto "un'immagine vale più di mille parole" è sicuramente corretto. Assicuratevi
solo che le mille parole che vengono proferite dalla grafica sulla vostra presentazione siano
parole che possano aumentare l'impatto del vostro messaggio, e non farlo diminuire. Seguono
qui alcuni punti da tenere a mente quando si sceglie la grafica per le slides di presentazione.
3.14.1.
La Grafica arricchire il discorso
La vera ragione pwer cui si usa loa grafica è di arricchire un po' il testo della slide. Offre al
pubblico una certa varietà visuale, che mantiene alti i livelli di attenzione. Una scelta grafica
azzeccata può rendere vivo un concetto nelle menti del pubblico. Al contrario, un errore in
questo campo lascerà il pubblico a domandarsi quale fosse il concetto, non essendoci fra i due
molta correlazione. Una volta ho visto una presentazione in cui c'era una slide con una
fotografia della Torre Eiffel: la foto era bella, ma non aveva assolutamente nessuna correlazione
con l'argomento trattato. Assicuratevi sempre di scegliere con molta cura la grafica, perchè ci sia
sempre correlazione fra concetto ed immagine per ciascuna slide. Io impiego molto più tempo a
scegliere le immagini che non a scrivere il testo delle slide.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.14.2.
Scegliere una Clip Art efficace
La grafica più frequentemente usata sulle slide di presentazione è clip art. Molti pacchetti di
software di presentazione contengono un'ampia gamma di immagini fra cui scegliere; io però di
solito consiglio di evitare di usare quelle inserite nel software, perchè ci sono così tante persone
che le adoperano che sono ormai troppo sfruttate. Invece, cercate nuove immagini in pacchetti
software di clip art in vendita o che possono essere reperiti gratuitamente in Rete.Una buona
soluzione è secondo me il Microsoft Design Gallery Live (vedi il link alla fine di quest'articolo); si
tratta di un sito web che viene automaticamente caricato quando si seleziona la funzione clip art
su Powerpoint, al fine di trovare un'immagine in Rete. Potete fare una ricerca per termini, ed
otterrete quelle immagini clip art che si correlano con la parola chiave che avrete dato. Questo
sistema mi permette di avere immagini che la maggior parte degli altri non sta ancora usando.
Quando scegliete un'immagine clip art, assicuratevi che sia stilosa e che non abbia un aspetto
datato- così la vostra slide sembrerà attuale, così come le vostre argomentazioni. Fate
attenzione ai colori del clip art; deve esserci abbastanza contrasto con lo sfondo della vostra
slide perchè sia ben visibile. Io generalmente uso sfondi scuri per le mie presentazioni, e quindi
cerco di scegliere clip arts con colori brillanti. A meno che non usiate uno sfondo molto chiaro, è
sconsigliabile usare clip arts nere, perchè questo colore è difficilmente visibile sulla maggior
parte degli altri sfondi.
Esiste una categoria di immagini clip art che io sconsiglio di usare: sono le GIF. Una GIF
animata (GIF=Graphics Interchange Format) è un'immagine grafica che si muove; questo effetto
viene ottenuto unendo insieme numerose immagini che sono poi messe in un ciclo su una
sequenza temporale. L'immagine può essere settata per girare continuamente, o solo una volta
e poi fermarsi. Qualunque movimento ci sia sulla presentazione, specialmente se si tratta di
un'immagine in movimento continuo, è un fattore di grande distrazione per il pubblico, che si
allontanerà dal vostro messaggio. Queste immagini sono state tanto sfruttate, che oggi molti non
le considerano molto professionali ed il loro uso potrebbe far scendere la vostra credibilità.
3.14.3.
Uso delle fotografie
Un altro tipo di grafica comunemente usato sulle slide sono le fotografie. Potrebbe trattarst di
una foto digitale che voi stessi avete scattato, una stampa che avete scannerizzato o una foto
fornita nel vostro pacchetto software di presentazione. Come per le clip art, scegliete foto che gli
altri non stanno usando. Il sito web Design Gallery Live a cui ho accennato in precedenza è un
buon posto dove reperire foto, oltre che clip art. Analogamente al discorso precedente,
assicuratevi che i colori della foto contrastino bene con lo sfondo della slide. Considerate inoltre
l'impatto emotivo insito nelle fotografie. A differenza delle clip art, le foto evocano una risposta
emotiva diretta, bypassano spesso i processi logici mentali. La risposta emotiva è maggiore nei
confronti di foftografie che ritraggono persone rispetto a cose inanimate, anche se esistono delle
eccezioni. Fate attenzione ad inserire fotografie che potrebbero evocare risposte emotive forti,
sia in positivo che in negativo, scegliendo sulla base di quale tipo di emozione volete procurare
in quel dato momento della vostra presentazione.
Quando scattate una foto digitale, qual'è il grado di risoluzione di cui avete bisogno? Se la foto
serve esclusivamente per una slide di presentazione, non sarà necessario avere una risoluzione
alta, un'immagine 640 x 480 sarà più che sufficiente. Se la foto verrà utilizzata anche per una
pubblicazione stampata, avrete bisogno di una risoluzione molto maggiore: chiedete al
personale che si occuperà della stampa quale risoluzione utilizzano. Se avete una fotografia ad
alta risoluzione che volete inserire in una slide, fate ridurre la risoluzione con un programma
grafico prima di inserire l'immagine. Un'immagine ad alta risoluzione occupa molto spazio disco,
per cui inserendo un file di questo tipo, il file della presentazione diventerà molto più voluminoso
e girerà più lentamente
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.14.4.
Modifying Graphic Images // Modificare immagini grafiche
Una volta inserita la vostra immagine grafica nella slide, potrete fare delle modifiche che la
renderanno ancora più efficace. Qui seguno alcune delle modifiche più comunemente usate.
Dimensioni - Le dimensioni dell'immagine dovrebbero essere tali da poter permettere
all'immagine di essere vista, ma non tali da dominare la slide, distraendo l'attenzione dal testo.
Cropping – Tagliare - Se l'immagine che desiderate sulla slide è una porzione di una più grande,
potete tagliare fuori le aree che non vi interessano dopo averle inserite sulla slide. Questa
funzione si trova generalmente nella sezione Proprietà dell'elemento grafico. Vi consiglio di
controllare le dimensioni dell'immagine prima di decidere le distanze di taglio partendo dai lati,
così otterrete l'immagine che desiderate dopo pochi tentativi.
Colori - alcune immagini, generalmente clip art, vi permettono di cambiare uno o più colori. Di
nuovo, questa funzione si trova generalmente nella sezione Proprietà dell'elemento grafico. Vi
permette di prendere un'immagine che ha un basso contrasto con il colore dello sfondo della
vostra slide e di cambiarne i colori ad altri più adatti ai colori della vostra slide.
Luminosità-- Specialmente quando si usano fotografie, la luminosità ha un grosso impatto
sull'estetica finale. Questo aspetto è ancora più vero quando l'immagine è poi proiettata in una
stanza illuminata. Io ho notato che spesso devo rendere la mie foto più luminose perchè
rendano bene una volta proiettate. La regolazione della luminosità si trova generalmente nella
sezione Proprietà dell'elemento grafico. Controllate le vostre foto con il proiettore che serete e
se possibile con l'illuminazione di sala che avrete. Se non vi è possibile controllare, imparate a
regolare la luminosità e siate preparati a testare le foto e cambiare la luminosità se necessario
anche all'ultimo momento.
Con la scelta della grafica adeguata, le immagini aggiungeranno "mille parole" al vostro
messaggio, aumentando il vostro impatto sul pubblico.
Web Links aprirà una nuova finestra.
http://dgl.microsoft.com - Microsoft’s Design Gallery Live
3.15. USO DI AUDIO E VIDEO SULLE SLIDES DI PRESENTAZIONE.
By Dave Paradi
Sempre più persone vogliono aggiungere segmenti audio e video alle loro presentazioni al fine
di aumentare l'impatto del proprio messaggio- anche se non vi state chiedendo come fare
questo, probabilmente vi starete chiedendo se ne vale la pena. Qualunque elemento si trovi su
una slide si trova lì per una ragione sola: aumentare l'impatto del messaggio. Una volta deciso
che un segmento audio o video aumenterà l'impatto del vostro messaggio (e con la sicurezza
che non lo state inserendo solo perchè vi piace), qui ci sono delle idee da prendere in
considerazione.
3.15.1.
Preparare segmenti audio di qualità
Se nessuno riesce a capire ciò che viene detto in un segmento audio, non vi è alcuna ragione
per usarlo. La qualità di un segmento audio è estremizzata,( sia in senso positivo che negativo)
quando passata per un sistema di riproduzione audio. Un segmento audio di buona qualità
suona in modo chiaro e pulito, mentre uno di bassa qualità risulterà ancora peggio ed ancoraq
più distorto. Uno dei fattori più impotanti che influenzano la qualità del segmento audio è
rappresentato dalla frequenza di campionamento della registrazione. La frequenza di
campionamento si riferisce a quante volte il segnale audio viene campionato e registrato in
forma digitale. Maggiore è la frequenza di campionamento, migliore sarà la qualità del suono. Il
suono su un CD ha una frequenza di campionamento di 44100, mentre un telefono usa una
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
frequenza di campionamento di 8000 (la frequenza di campionamento si misura in Hertz).
Quindi interessa avere una frequenza di campionamento alta già durante la fase di registrazione
originale, perchè convertirla dopo, a registrazione già fatta diventa molto più difficile. Un altro
aspetto è capire se la registrazione è in stereo (entrambi i canali registrati) o in mono (solo un
canale registrato). Una registrazione stereo è migliore per si avvicina di più ai suoni reali, dove
noi ascoltiamo con entrambe le orecchie. Una registrazione audio di buona qualità creerà un file
audio più voluminoso; questo potrebbe essere un problema se avete il file su dischetto o CD. Se
vi occupate voi stessi delle registrazioni, ricordate questi punti e rivolgetevi ad un èprofessionista
del settore.
3.15.2.
Formati file Audio
Una volta che avete il vostro file audio registrato, dovete archiviarlo. Se pensate di archiviarlo sul
vostro computer, dovete scegliere quale formato audio volete. Uno dei formati file più
comunemente usati è il WAV ( un formato creato da Microsoft), MP3 (un formato compresso
usato per lo più sui computer), RA o RAM (il formato RealAudio creato da Progressive
Networks) ed AIFF (Audio Interchange File Format, usato primariamente sui computer Mac).
Ciascuno di questi formati ha i suoi vantaggi spcifici, ma in generale sono tutti in grado di
soddisfare le richieste degli utenti se la qualità della registrazione è sufficientemente alta. Potete
anche scegliere di archiviare la vostra registrazione su nastro o CD; in questo caso la
registrazione verrà poi riprodotta da un altro equipaggiamento che non sia il computer.
Oggigiorno, conviene archiviare l'audio su supporti digitali, in cui la qualità è mantenuta nel
tempo. I formati analogici, come i nastri, si deteriorano con l'uso.
3.15.3.
Come riprodurre l'audio durante la presentazione
Una volta scelto il formato del file, dovrete farlo riprodurlo durante la presentazione. Il modo più
diretto di fare questo è di incorporare il file in quello della presentazione, e lasciare che sia il
software a suonare il file audio automaticamente o in un momento specifico. Per inserire il file
nel software di presentazione, assicuratevi che esso sia compatibile con i formati che esso
supporta. Se il file non è compatibile con il software, o nel desiderate inserirlo nella
presentazione, dovrete usare un altro sistema audio separato, velosimilmente in cassatta o CD,
cosa che richiede coordinazione fra l'uso dei due sistemi: i sistemi audio sono ormai disponibili
quasi ovunque. In qualunque modo decidiate diriprodurre l'audio, ricordatevi di controllarne la
qualità nel luogo ed al volume di presentazione: coò che suona bene nelle cuffie potrebbe dare
un'impressione molto differente quando amplificato.
3.15.4.
Preparare segmenti video di qualità
La qualità di un file video è principalmente legata sulla risoluzione che si usa per realizzarlo.
Cambiare la risoluzione su files video è molto più difficile che cambiare la fraquenza di
campionamento nei file audio, per cui vi converrà registrare fin da subito con la stessa
risoluzione che necessiterete poi per presentare. Se possibile, registrate il video usando una
telecamera digitale: in questo modo il materiale originale non subirà deterioramenti. La maggior
parte dei video non vengono registrati direttamente ad un computer , per cui la qualità originale
del segmento è generalmente buona, se sono state corrette l'illuminazione e le inquadrature. Il
problema della qualità si pone nel momento in cui il segmento viene convertito in una versione
digitale compatibile per il computer. Necessiterete degli strumenti adatti per questa operazione,
come di un convertitore video e dei cavi adatti per collegarvi la fonte video. Per l'editing
necessitere di un computer potente, e quindi non è qualcosa che tutti abbiano voglia di fare;
rivolgetevi piuttosto a degli specialisti del settore. Molte persone scelgono di mantenere i loro
segmenti video su cassetta, proprio per evitare tutti i problemi legati alla digitalizzazione.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.15.5.
Formati per files video
Un segmento video digitale può essere archiviato in molto modi differenti; i più comunemente
usati sono Quick Time di Apple Computer, RealVideo di Progressive Network, Windows Media
Format (files WMF di Microsoft), AVI (Audio Video Interleaved format) e MPEG (Moving Picture
Experts Group format compresso). La qualità e dimensioni del segmento video saranno
determinate dalla risoluzione che sceglirete nel convertire il video al formato digitale: maggiore
la risoluzione, migliore sarà la qualità delle immagini e più grande sarà il file. Dovrete sceglire la
risoluzione sulla base della capacità di risoluzione del proiettore.
3.15.6.
Riproduzione di video
Se avere registrato il video su cassetta, riprodurlo consisterà essenzialmente di passare da un
computer ad un registratore; dovrete essere organizzati in questo senso, ma ormai tutti i centri
sono provvisti di questi macchinari. Allenatevi perchè il passaggio sia il più liscio possibile. Se
avete digitalizzato il vostro video, potete inserirlo nella presentazione e riprodurlo quando lo
desideriate o automaticamente. Assicuratevi che le dimensioni dell'immagine permettano di
essere visibili da tutti coloro che sitrovano nella sala- fate delle prove. Qualunque sia il modo di
riproduzione, la parte audio dovrà passare da un sistema audio specifico in modo che si possa
ascoltare oltre che vedere; come per sopra, testate volume e qualità dell'audio.
3.15.7.
Ottenere l'autorizzazione di usare segmento audio o video.
Se voi o la vostra compagnia non avete realizzato il segmento audio o video, dovrete ottenere
l'autorizzazione ad usare il segmento da coloro a cui appartiene. Per quanti riguarda i segmenti
audio, dovrete contattare probabilmente la persona che sta parlando, la casa discografica o
editrice, un'associazione che ne detiene i diritti. Per quanto riguarda i segmenti video, dovrete
contattare colro che lo hanno prodotto per discutere le tariffe per l'utilizzo. In molti casi la tariffa
dipenderà dall'uso che ne farete e da quante volte lo userete. Se non ottenete l'autorizzazione e
riproducete comunque il materiale rischiate un 'azione legale che potrebbe rovinare la vostra
reputazione. E' molto importante avere le idee chiare su questi punti, ed il mio consiglio è di
ottenere informazioni da parte di un legale.
Segmenti audio e video possono aggiungere molto impatto alla vostra presentazione se usati in
maniera corretta.
3.16. USO DI MATERIALE PROTETTO DA COPYRIGHT
By Dave Paradi
Molte persone usano materiale protetto da copyright nelle loro presentazioni, ma non tutti sanno
utilizzarlo correttemente. Qui di seguito si intende dare un aiuto per capire quando sia il caso di
chiedere ulteriore consiglio sulla riproduzione di materiale protetto da copyright. Questa non è
un'opinione legale, e vi consiglio di richiedere sempre quest'ultima prima di addentrarvi in questo
tipo di problemi. Detto questo ( per motivi di carattere legale), ecco alcuni consigli.
3.16.1.
Che cosa viene protetto dal Copyright
Il copyright generalmente protegge tutte le espressioni creative. L'espressione può trovarsi in
molti formati differenti, come fumetti, libri, musica, video, foto, film, cassette, scritti, disegni,
opere d'arte, discorsi e slides. Indipendentemente dal formato, che sia in una forma fisica come
un libro o un CD o in una forma elettronica come un file grafico o MP3, il copyright è sempre
valido. Il copyright si applica indipendentemente da dove viene archiviato, che sia a casa
propria, in ufficio o su Internet. Anche se non appare il simbolo di copyright (©), questo si
applica comunque.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.16.2.
Uso di materiale protetto da copyright
Ogni volta che usate un materiale protetto da copyright, dovete ottenere il permesso di farlo dal
proprietario. Non è detto che l'autore o il creatore del lavoro ne sia anche il proprietario, per cui è
necessario fare attenzione quando si determina chi sia il vero proprietario. Per usare il lavoro,
dovete ottenere un'autorizzazione scritta. Il proprietario potrebbe chiedervi in che modo
intendete utilizzare il materiale e quante volte prima di decidere quanto denaro richiedere. In
alcuni casi, alcuni usi vengono consentiti ed altri no. Prendete in considerazione tutti gli usi
possibili prima di approcciarvi al proprietario del copyright perchè possiate negoziare un accordo
che sia corretto per entrambi.
3.16.3.
Ottenere il permesso all'uso
In base al tipo di opera protetta da copyright, il processo per ottenere il permesso d'uso cambia.
Seguono qui delle generiche linee guida per i tipi di opera più comuni.
Scritti - Esiste un concetto denominato di "giusto utilizzo" che non è chiaramente definito; sulla
base di questa scarsa chiarezza alcune persone hanno provato a copiare ampie sezioni di lavori
altrui. Il concetto base è che è possibile citare un altro lavoro senza permesso, a patto di
easgerare. Non esiste alcune regola precisa di che cosa questo significhi. Io generalmente non
cito mai più di due paragrafi. Dovreste sempre specificare che la o le frasi sono delle citazioni, e
specificare autore e testo originale. Se intendete usare un estratto più ampio di uno scritto,
dovreste contattarne il proprietario, che potrebbere essere o l'autore o l'editore.
Disegni/Fumetti/Fotografie-- Non è permesso l'uso di alcun tipo di lavoro grafico senza
permesso. Molti di voi forse pensano che un fumetto o un disegno, una volta pubblicati su un
giornale, libro o sito Internet, possano essere usati liberamente: invece, non è così. Per alcuni
fumetti o fotografie esiste la possibilità di ottenere il permesso d'uso tramite sindacati o
associazioni che riuniscono molti artisti e che offrono ad un prezzo fisso la possibilità di usare
numerosi lavori.
Musica - L'industria musicale ha relativamente standardizzato la procedura per ottenere i
permessi d'uso, per mezzo di alcune associazioni che permettono di accedere ad intere
musicoteche. I tre gruppi principali negli Stati Uniti e Canada sono ASCAP (American Society of
Composers, Authors and Publishers – http://www.ascap.com), BMI (Broadcast Music
Incorporated – http://www.bmi.com/), and SOCAN (Society of Composers, Authors and Music
Publishers of Canada – http://www.socan.org). Trovate ulteriori informazioni sui siti internet
segnalati.
Video/Film/TV-- L'industria video non dispone di un'associazione unificata per la procedura di
ottenimento dei permessi d'uso, per cui dovreste contattate il singolo produttore. Se doveste
aver bisogno di molti segmenti video, è possibile che una compagnia di produzioni sia disposta
a permettervi di usare qualunque lavoro nella loro videoteca con un solo accordo.
Discorso parlato-- In generale, anche in questo caso avrete bisogno del permesso della parsona
per usare le loro frasi, sia che le vogliate utilizzare oralmente che scritte. In alcuni di questi casi i
diritti appartengono ad un produttore o ad altri organismi: dovrete quindi informarvi sull'identità
del proprietario
3.16.4.
Una strada più semplice
Da quello che avete potuto vedere, ottenere il permesso d'uso può essere una procedura
piuttosto complicata; un'alternativa è di creare il vostro personale lavoro protetto da copyright
che possiate utilizzare tutte le volte che vogliate. Sono a disposizione molti fumettisti, poeti e
musicisti che possono creare un'opera in base alle vostre necessità specifiche, e che vi
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
cederanno i diritti ad un costo regionevole. Controllate in Rete.
L'uso di materiale protetto da copyright può rendere più efficace la vostra presentazione;
l'importante è che voi otteniate tutti i permessi necessari in tempo e che rispettiate i diritti dei
proprietari.
3.17. LA TOP TEN DELLE COSE CHE POTETE FARE
Per migliorare la vostra prossima presentazione in Powerpoint
by Dave Paradi
3.17.1.
Identificate il fine ultimo della presentazione
La maggior parte di molte presentazioni aziendali sono di due tipi, o informative - con il fine di
dare al pubblico delle informazioni- o persuasive- con il fine di convincere il pubblico di
qualcosa. Identificate bene il fine della vostra presentazione.
3.17.2.
Formulate una strategia di presentazione
Una volta che avete identificato il vostro obiettivo, cercate di capire quale sarà la posizione del
pubblico ad inizio presentazione e in che direzione e verso quale concetto lo volete indirizzare.
Questo includerà studiare il livello culturale ed i bias del pubblico, oltre al vostro livello di
credibilità presso di loro.
3.17.3.
Scegliete colori con molto contrasto
Quando sviluppate le vostre slides, scegliete colori ad alto contrasto in modo che il testo ed i
grafici siano ben visibili. Scelte frequenti includono sfondi di colori scuri come il blu scuro o il
viola scuro con caratteri di testo di colori chiari come bianco o giallo. In questo modo il testo
"galleggerà" sullo sfondo.
3.17.4.
Scegliete caratteri di testo di misura adatta
La mia regola è di non usare mai un carattere di testo più piccolo di 24 point, con preferenza fra
28 e 32 point. Per i titoli usate caratteri da 32 a 44 point. Se il carattere è troppo piccolo,
nessuno potrà leggere il testo e il messaggio sarà perduto.
3.17.5.
Usate i bullet points
Invece di usare frasi intere e complesse, usate i bullet points per esprimere le idee chiave sulle
slides. Quando usate i bullet points, ricordatevi di non caricare ciascuna slide con troppe
informazioni. La regola del 6 x 6 è ottima da tenere a mente: ciascuna bullet dovrebbe
contenere non più di 6 parole e ciascuna slide non dovrebbe contenere più di 6 bullet points.
3.17.6.
Create dei Bullet Text Points
Quando usate i bullet points, costruiteli uno per uno usando l'effetto di animazione build. In
questo modo, potrete parlare di ciascun punto individualmente e il pubblico saprà sempre di che
cosa state parlando.
3.17.7.
Evitate il movimento di elementi della slide
Nonstante testi e grafica in movimento siano divertenti, sono anche elementi di grande
distrazione. Evitate gli effetti di animazione in cui il movimento è fuori dai confini del testo o della
grafica. L'effetto migliore di movimento è l'Appear , in cui il testo semplicemente appare al posto
giusto sulla slide.
TECNICHE DI PRESENTAZIONE
3.17.8.
Scegliete con attenzione la grafica
Usate la grafica - clip art o fotografie-, solo se queste andranno ad aggiungere qualcosa al
messaggio. Esistono moltissime grafiche stupende al giorno d'oggi, ma spesso possono essere
dei fattori di distrazione: Chidetevi sempre se il vostro messaggio risulta rafforzato dalla
presenza della grafica sulla slide.
3.17.9.
Scegliete con attenzione grafici e tabelle
I grafici e le tabelle, se usati correttamente, rappresentano un ottimo modo per presentare
informazioni. Quando scegliete il tipo di grafico, considerate se i vostri dati sono sequenziati nel
tempo o no, e di quante serie di dati avrete bisogno. Per esprimere idee complesse, forse
dividere un grafico in più grafici più semplici, seguite da uno riassuntivo pèotrebbe essere la
soluzione migliore.
3.17.10.
Allenatevi!!
Il modo migliore per sentirsi a proprio agio durante una presentazione è di sentirsi preparati.
Non esiste sostituto per l'esperienza. Tutti i presentatori più capaci hanno praticato questa arte
molte volte. Allenatevi con il vostro computer e proiettore, per prendere la mano. Ripetete tutto
ciò che avete intenzione di dire, ma non memorizzatelo perchè un discorso memorizzato appare
fintoe troppo "contenuto".
©2002 Dave Paradi