workshop regionale lions sulle donne

WORKSHOP REGIONALE LIONS
SULLE DONNE
Guida alla pianificazione
WORKSHOP REGIONALE LIONS SULLE DONNE
Guida alla pianificazione
Indice
Introduzione ........................................................3
Scopo..................................................................4
Informazioni generali sui workshop.....................4
Logistica..............................................................5
Chi dovrebbe partecipare?
Dove dovrebbe aver luogo?
Quando dovrebbe essere programmato?
Qual è il budget?
Di che materiale c’è bisogno?
Tempistica della pianificazione e
Lista di controllo..................................................6
Richiedere il contributo .......................................7
Modello Lettera di invito......................................8
Modello Biglietto di invito....................................9
Pianificare il programma .....................................10
Il ruolo del facilitatore
Prima del workshop
Il workshop: Modello del programma
Dopo il workshop
Argomenti suggeriti
Risorse
Modulo Richiesta contributo ........................15
Piano d’azione post evento ..........................17
Modulo Relazione/Rimborso spese..............20
Regolamento di Contabilità ..........................23
Modulo Nota spese ......................................24
Workshop Regionale Lions sulle donne 1
Introduzione
Le donne costituiscono la crescita demografica più veloce all’interno di Lions
Clubs International. Ora le donne rappresentano il 25% dei membri dei
Lions club nel mondo, dato nettamente in crescita rispetto al 13,7%
registrato nel 2003. Anche se si tratta di un dato rilevante, c’è ancora molto
da fare. Considerando che le donne rappresentano il 51% della popolazione
mondiale, perché non dovrebbero costituire una percentuale simile
dell’affiliazione mondiale Lions?
Lavorare per raggiungere questo obiettivo è una parte fondamentale per
creare diversità, aggiungere nuove prospettive alle attività di club,
espandere l’affiliazione complessiva dei Lions e abbracciare le sfide
crescenti nel volontariato in un mondo che, ora più che mai, ha bisogno
dell’aiuto dei Lions.
Workshop Regionale Lions sulle donne 3
Scopo
Una speciale enfasi al reclutamento femminile ha
avuto inizio con l’Iniziativa dedicata all’Affiliazione
Femminile Lions del 2003, sostituita dal Workshop
Mondiale sulle Donne. Donne provenienti da tutte
le parti del mondo si sono riunite per discutere su
come i Lions possono essere più efficienti nel
reclutare le donne nei club di tutto il mondo e farle
restare dopo che si sono affiliate.
In risposta ai suggerimenti raccolti durante il
workshop, LCI ha adottato un linguaggio neutro
quanto al sesso in tutte le pubblicazioni, ha
sviluppato il Programma Simposio per la Famiglia e
le Donne e ha istituito la posizione del responsabile
dello sviluppo associativo e della partecipazione
femminile (noto sotto il nome di specialista per
l’affiliazione familiare e femminile – parte del Team
per la crescita associativa del GMT).
Nel periodo compreso fra il 2010 e 2011, grazie al
successo del Workshop Mondiale sulle Donne,
Lions Clubs International ha svolto diversi
workshop sulle donne in tutto il mondo per
raccogliere delle idee a livello regionale al fine di
aumentare l’affiliazione femminile e familiare
Lions. Fra i suggerimenti risonanti scaturiti da ogni
workshop, citiamo quello di sviluppare un
Programma di Contributi per Workshop Regionali
sulle Donne per aiutare i Lions a ripetere a livello
locale questo tipo di workshop.
Come i workshop sponsorizzati da LCI, il
Workshop Regionale sulle Donne riunisce un
piccolo gruppo di donne Lions da diversi livelli
dell’associazione per:
• Analizzare i fattori circostanziali al
reclutamento e mantenimento delle donne nella
propria specifica parte del mondo.
• Ideare strategie atte ad aumentare il numero
delle donne nei Lions club.
• Creare piani d’azione da far realizzare ai
club, distretti e multidistretti nella
propria circoscrizione.
4
Informazioni generali
sui workshop
• Fra i partecipanti si devono contare dalle otto
alle quattordici donne provenienti da tutti i
livelli di leadership e affiliazione Lions.
• I workshop devono avere la durata di uno o
due giorni e svolgersi presso una sede comoda
della circoscrizione.
• Nel corso di ogni anno sociale Lions Clubs
International fornirà un contributo massimo di
US$ 2.000 per workshop e di US$ 4.000 per
area costituzionale. Si prega di contattare il
dipartimento Membership and New Club
Programs presso LCI per verificare la
disponibilità dei fondi nella vostra area (ved.
Richiedere il contributo, pag. 7.)
Idealmente, i workshop dovrebbero essere eventi
a sé stanti; tuttavia, possono svolgersi prima o
dopo un forum di area o un congresso distrettuale
e multidistrettuale.
Logistica
Chi dovrebbe partecipare?
Senza voler creare un evento aperto a tutti, in
linea di massima, i partecipanti dovrebbero
rappresentare la diversità culturale dei Lions
della circoscrizione.
Un consiglio su chi invitare può essere dato dai
past direttori internazionali e da quelli
attualmente in carica, dai team dei governatori
distrettuali, dai leader GMT/GLT e dagli altri
Lions qualificati della zona. Potrebbe essere utile
chiedere un suggerimento alle donne Lions
particolarmente rinomate nella circoscrizione,
anche se il workshop non deve essere visto come
una riunione di “leadership” o un evento di
“prestigio”. Sono validi anche i punti di vista e le
idee di Lions nuovi e giovani e fra gli invitati
potrebbero esserci dei Lions che conoscete
personalmente.
Dove dovrebbe aver luogo?
Il workshop dovrebbe svolgersi in un hotel
o in un centro congressi in posizione centrale
rispetto alla circoscrizione o presso una
destinazione di viaggio particolarmente comoda.
Chiedete agli altri Lions che hanno organizzato
delle riunioni di più giorni nella circoscrizione
per avere dei nominativi di sedi affidabili
ed economiche.
Quando dovrebbe essere programmato?
Nello scegliere la data, tenete conto che saranno
necessari tre o quattro mesi per la
programmazione e preparazione (ved. Tempistica
della pianificazione e Lista di controllo, pag. 6).
Assicuratevi di valutare festività nazionali o
religiose e conflitti con i principali eventi di Lions
Clubs International che potrebbero causare la
mancata partecipazione degli invitati.
Qual è il budget?
Lions Clubs International mette a disposizione
fino a US$ 2.000 per workshop (ved. Richiedere
il contributo, pag. 7.) Potrebbero essere necessari
altri contributi.
Di che materiale c’è bisogno?
Non trascurate i piccoli dettagli nel giorno
dell’evento. Possono causare un grande
ostacolo al successo del workshop. Valutate
la disponibilità di:
• Cartellini nominativi per i partecipanti e/o
cartellini per il tavolo della riunione
• Blocchi per appunti, penne e matite
• Un cavalletto e una lavagna a fogli mobili o
una lavagna bianca
• Acqua e relativi bicchieri per il tavolo
della riunione
• Nastro adesivo, forbici, pennarelli (indelebili e
per la lavagna bianca) in diversi colori
• Altri articoli d’ufficio su richiesta
Potrebbe essere necessario prenotare un gruppo
di camere di hotel per i partecipanti e gli
organizzatori. Fate in modo che durante il
workshop sia previsto almeno un rinfresco con
caffé e the al mattino, e un servizio di catering
per il pranzo. A seconda del vostro budget, potete
coordinare tutti i pasti in modo da promuovere
uno spirito di cameratismo e collaborazione.
Se durante il workshop ci sono delle presentazioni
audio-visive, valutate se la struttura è sufficiente
per le vostre necessità e se le strumentazioni
devono essere noleggiate o se vi possono
essere portate.
Prima dell’evento, controllate che tutte le
disposizioni siano state confermate per iscritto.
Workshop Regionale Lions sulle donne 5
Tempistica della pianificazione e Lista di controllo
Utilizzate questa lista di controllo per pianificare e svolgere il vostro evento.
Potete aggiungere o eliminare le voci in base al vostro evento.
Almeno tre mesi prima
❏ Formare un comitato organizzativo per contribuire a pianificare il workshop.
❏
❏
❏
❏
❏
❏
❏
❏
❏
Fissare una data.
Prenotare una sede e confermare per iscritto.
Determinare il formato del workshop e chi dovrebbe essere invitato.
Richiedere un contributo per il workshop (ved. Richiedere il contributo, pag. 7.)
Richiedere qualsiasi altro contributo necessario agli enti locali.
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Due mesi prima
❏ Assicurarsi che un Lion di tutto rispetto firmi la lettera d’invito.
❏ Creare gli inviti e stamparli.
❏ Preparare una lista di persone cui inviare gli inviti.
❏ Cercare/prenotare un servizio di ristorazione, se non fornito dalla struttura.
❏ Cercare/prenotare la strumentazione audiovisiva, se non presente nella struttura.
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Sei settimane prima
❏ Spedire gli inviti.
❏ Cominciare a creare il programma.
❏ Ordinare i depliant necessari e le altre risorse a LCI.
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Un mese prima
❏ Contattare personalmente le organizzazioni e i soggetti chiave.
❏ Acquistare materiale vario – blocchi con fogli ribaltabili per scrivere le idee durante il
brainstorming, pennarelli, penne, blocchi per appunti, targhette nominative, etc.
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Richiedere il contributo
Dopo aver definito la logistica principale, potete richiedere
il contributo a Lions Clubs International. Durante ogni
anno sociale c’è un tetto massimo disponibile di US$ 2.000
per ogni workshop e fino a un totale di US$ 4.000 per area
costituzionale. Un’area può ricevere i contributi solamente
una volta ogni due anni.
I fondi sono disponibili in base all’ordine di ricevimento. Si
prega di contattare Lions Clubs International prima di
presentare la propria domanda per determinare se i fondi
sono disponibili per la propria area. Qualora non lo
fossero, potete presentare la domanda dopo l’1 marzo nel
caso ci fossero ancora dei fondi inutilizzati in altre aree.
Per richiedere il contributo, dovete compilare e presentare
il modulo richiesta contributo (pag. 15), fornire un budget
dettagliato (pag. 16), un programma preliminare e la firma
del governatore distrettuale o di un suo pari. La domanda
di contributo sarà presa in esame ed entro 30 giorni
lavorativi dal suo ricevimento sarà inviata una risposta.
I contributi approvati saranno rimborsati dopo lo
svolgimento dell’evento e solo se sarà inviato al
dipartimento Membership and New Club Programs un
rapporto dell’evento unitamente alla documentazione
richiesta dal Regolamento di Contabilità (pag. 23).
Utilizzare il Modulo Relazione/Rimborso e il Modulo
Standard Nota spese inclusi in questa guida per richiedere il
contributo (pp. 21 e 24).
Le domande dovranno pervenire
almeno tre mesi prima del vostro evento.
Saranno rimborsati solamente i
workshop preventivamente approvati
su ricevimento della documentazione
richiesta. Dopo lo svolgimento
dell’evento, non sarà presa in esame
nessuna nota spese non approvata.
Workshop Regionale Lions sulle donne 7
Modello Lettera di invito
Lo spedire gli inviti firmati da un Lion molto conosciuto e ben rispettato
nella vostra circoscrizione contribuirà a massimizzare la risposta e la partecipazione.
Gentile Lion__________,
a nome del Presidente Internazionale (nome), ho il piacere di invitarla a partecipare a un
programma speciale che contribuirà a formare il futuro dei Lions club in (paesi o aree
rappresentate nel workshop). Aumentare il numero delle donne nei nostri club ed espandere le
loro opportunità di fare service è fondamentale per l’associazione e la nostra circoscrizione,
come pure per le persone che serviamo.
Quale sostegno nell’affrontare questa sfida, si terrà un Workshop Regionale sulle Donne di due
giorni a (sede) il (date). Il workshop riunirà dagli 8 ai 14 Lions dai (distretti e multidistretti) per
esaminare i fattori circostanziali al reclutamento e al service delle donne, ideare strategie per
aumentare la partecipazione delle donne e creare un piano d’azione che i distretti e i
multidistretti possono realizzare. Come partecipante, avrà l’occasione di discutere su
domande specifiche relative al service Lions femminile nella nostra circoscrizione e formulare
domande di suo interesse.
Conferenze e workshop simili hanno contribuito a molti cambiamenti positivi in Lions Clubs
International. Nel 2003 un gruppo di 14 donne Lion guida si sono riunite per una conferenza a
Chicago. Questo è stato il punto iniziale dell’Iniziativa dedicata all’Affiliazione Familiare e
Femminile che ha contributo ad aumentare il numero delle donne nei Lions club dal 13% nel
2003 al 25% odierno. Nel 2010 e 2011, i workshop regionali di tutto il mondo hanno
permesso la stesura di piani d’azione per aumentare la partecipazione femminile in queste
aree costituzionali.
Siccome le culture e le condizioni sono diverse nelle varie parti del mondo, e anche nelle
stesse aree costituzionali, l’associazione ritiene che sia giunto il momento di concentrarsi
sull’iniziativa a livello di circoscrizione. Ecco come potrà dare il suo contributo. Sia che la sua
carriera di Lion sia di lunga data e distinta o che sia solo all’inizio, la sua opinione è preziosa e
alla sua voce sarà dato ascolto. I workshop regionali sulle donne hanno il pieno appoggio del
Consiglio di Amministrazione di Lions Clubs International e hanno il sostegno dei più alti livelli
dell’associazione.
Spero che prenderà parte a questa occasione unica. Si prega di rispondere (nome e dati di
contatto) entro il (data) a conferma della propria partecipazione al workshop.
Cordiali saluti.
(Un Lion illustre)
8
Modello Biglietto di invito
Aggiungendo la nota “data da ricordare”, ci si assicura che il biglietto contenga tutte le informazioni
necessarie in una forma chiara e che ci siano maggiori probabilità di risposta e presenza.
Che cosa:
Workshop Regionale Lions sulle donne
Quando:
(Data) e (data)
I giorno, dalle (ora) alle (ora)
II giorno, dalle (ora) alle (ora)
Dove:
(Nome del luogo)
(Luogo)
Si prega di rispondere:
Entro (data)
(Nome)
(Dati di contatto)
I dettagli relativi al viaggio, alloggio e altro saranno forniti dopo il ricevimento della vostra
conferma di partecipazione.
Workshop Regionale Lions sulle donne 9
Pianificare il programma
Il ruolo del facilitatore
I workshop regionali sulle donne saranno condotti
da un facilitatore. Gli organizzatori del workshop
possono anche fungere da facilitatori oppure
possono richiedere l’aiuto di un Lion più esperto
(N.B.: i Lions che sono membri del GMT, GLT o
che hanno concluso con successo un Corso di
Formazione Docenti hanno spesso le capacità e
l’esperienza per la facilitazione di un gruppo).
Il ruolo del facilitatore è simile a quello di un
responsabile di riunione, ma se ne differenzia per
due importanti fattori. I facilitatori non dovrebbero
controllare o guidare la discussione; essi
dovrebbero invece semplificare l’apertura della
discussione e aiutare il gruppo ad arrivare a
delle conclusioni su questioni appena discusse.
I facilitatori devono essere imparziali e non
devono far trasparire il loro punto di vista
durante la discussione.
Per la buona riuscita di un workshop, il facilitatore
dovrebbe fare quanto segue:
• Cominciare e finire le sessioni del workshop
con puntualità.
• Assicurarsi che tutti possano essere ascoltati.
• Riportare le idee su una lavagna a fogli mobili,
su una lavagna bianca o sul computer.
• Controllare che la strumentazione audio-visiva
sia funzionante e pronta all’uso.
• Aiutare il gruppo a dare priorità ai temi
inerenti la discussione.
• Dare degli esercizi e attività che stimolino
la discussione.
• Mantenere le discussioni sull’argomento.
Le caratteristiche di un bravo facilitatore di un
workshop includono l’essere:
• organizzato e preparato;
• un buon ascoltatore;
• capace di sintetizzare e riassumere le
idee discusse;
• un buon presentatore;
• entusiasta sul service delle donne come Lions;
• flessibile nel gestire i problemi e le emergenze;
• capace di “leggere” i membri del gruppo e
capire quando è necessario fare una pausa
non programmata o quando è preferibile
non seguire il programma e continuare
una discussione;
• bene informato su Lions Clubs International.
Prima del workshop
Valutare l’assegnazione di un “compito per casa”
prima del workshop ai partecipanti che potranno
avere un’idea su che cosa li aspetta e una
preparazione sugli argomenti che saranno discussi.
I compiti possono essere di base come il rispondere
a semplici domande personali o riguardare la
raccolta di informazioni ed esempi relativi agli
argomenti del workshop.
Il workshop: Modello del programma
Il seguente modello del programma può essere usato nel programmare il vostro simposio.
Può essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione.
I Giorno
1.
Benvenuto – 15 minuti
• Ringraziare della partecipazione
• Logistica e gestione dell’ufficio – ubicazione toilette, orari delle pause e del pranzo
• Stabilire delle “regole di base” per il rispetto e la buona educazione
• Panoramica sull’ordine del giorno
2.
Panoramica su Le donne nel Lions Clubs International – 15 minuti
• Assicurarsi che tutti i partecipanti siano “sulla stessa lunghezza d’onda” in merito ai dati di base sulle
donne nei Lions. Utilizzare l’opuscolo sulla Storia delle donne nei Lions e relativo PowerPoint per
fornire una formazione e dei dati attuali.
• Le statistiche locali sull’affiliazione sono disponibili nel Rapporto Cumulativo e Sommario Soci.
3.
Rompighiaccio – 15 minuti
• “Rompighiaccio” sono attività leggere e divertenti che preparano la strada a una discussione
produttiva permettendo ai partecipanti di conoscersi e sentirsi a proprio agio con gli altri (N.B.:
Rompighiaccio, le attività di team building ed energizzanti sono disponibili sul sito internet LCI
digitando “rompighiaccio” nella casella di ricerca. Le attività sono state sviluppate per la formazione
della leadership Lions ma possono essere facilmente adattate ai workshop regionali sulle donne).
4.
Controllo dei “compiti per casa”, se assegnati – 15 minuti
5.
Selezionare e dare priorità agli argomenti di discussione tratti da una lista già pronta (ved. Argomenti
Suggeriti, pag. 14) – 30 minuti
6.
Pausa – 15 minuti
7.
Primo argomento di discussione, gruppo completo – 15 minuti
8.
Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l’argomento e suggerire le
fasi d’azione – 30 minuti
9.
Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d’azione – 30 minuti
• Raccogliere e riportare le idee scaturite.
10.
Pranzo – 1 ora
11.
Secondo argomento di discussione, gruppo completo – 15 minuti
12.
Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l’argomento e suggerire le fasi
d’azione – 30 minuti
13.
Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d’azione – 30 minuti
• Le idee scaturite vengono raccolte e registrate.
14.
Pausa – 15 minuti
15.
Terzo argomento di discussione, gruppo completo – 15 minuti
16.
Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l’argomento e suggerire le
fasi d’azione – 30 minuti
17.
Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d’azione – 30 minuti
• Raccogliere e riportare le idee scaturite.
18.
Chiusura – 15 minuti
• Riepilogare l’attività del I Giorno
• Controllare il programma del II Giorno
Workshop Regionale Lions sulle donne 11
Il workshop: Modello del programma
Il modello del programma seguente può essere usato nel programmare il vostro simposio.
Può essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione.
II Giorno
12
1.
Benvenuto – 15 minuti
• Ricordare la logistica e la gestione dell’ufficio
• Ripassare i risultati del I Giorno
• Panoramica del programma del II Giorno
2.
Introduzione e discussione dell’esercizio “Segnale Stradale” – 15 minuti
• Basandosi sulla luce rossa, gialla e verde di un semaforo, a piccoli gruppi si creano delle liste per
tre categorie:
• Verde – cose che i Lions dovrebbero COMINCIARE a fare per attirare e mantenere
soci femminili.
• Giallo – cose che i Lions dovrebbero CONTINUARE a fare.
• Rosso – cose che i Lions dovrebbero SMETTERE di fare.
3.
I piccoli gruppi presentano le liste Verdi, Gialle e Rosse – 30 minuti
• Le liste vengono raccolte e registrate dando speciale enfasi alle voci in comune a più gruppi.
4.
Pausa – 15 minuti
5.
Discussione del gruppo al completo per riassumere i risultati – 1 ora
• Creare piani d’azione specifici (utilizzare il Piano d’azione post evento del Workshop Regionale Lions
sulle donne di pag. 17).
• Includere commenti aggiuntivi, idee e sollevare delle domande per nuove discussioni.
6.
Chiusura – 15 minuti
• Ringraziare tutti i partecipanti e gli organizzatori.
7.
Pranzo e partenze
Dopo il workshop
• Inviare una nota a tutti i partecipanti ringraziandoli per il loro tempo,
le loro idee ed esprimere il ringraziamento a nome di tutti i Lions
della circoscrizione.
• Abbozzare una relazione sulle idee scaturite durante il workshop e
inviarla a tutti i partecipanti per eventuali correzioni e commenti.
• Condividere il rapporto finale, unitamente al piano d’azione suggerito,
con il/i vostro/i governatore/i distrettuale/i, i membri del GMT
distrettuale e multidistrettuale e altri leader Lion come appropriato.
Includere il Modulo di Relazione/Rimborso.
Workshop Regionale Lions sulle donne 13
Esempi di argomenti
Di seguito elenchiamo alcune domande che potranno esservi utili nel creare una lista di argomenti per
una possibile discussione durante il vostro workshop. La lista non è definitiva e nessuna domanda è
obbligatoria. Controllate che gli argomenti specifici della vostra parte del mondo siano stati inclusi.
• Che tipo di donne vorreste avere al vostro fianco
nel service di un Lions club?
• Quali qualità possiedono?
• Dove sono?
• Come si può arrivare a loro?
• I costi – di affiliazione e le quote – sono un fattore
per cui le donne scelgono i Lions club?
• Le quote internazionali sono troppo alte?
• Le quote locali sono troppo alte?
• Come si possono gestire queste quote?
• Acquisire nuove capacità – come parlare in
pubblico o leadership – è un motivo importante
per cui le donne hanno scelto il service
Lions? Discutere.
• Quale ruolo dovrebbero rivestire le donne Lions
attive nel portare più donne nei loro club?
• In quale modo i membri dei Lioness club possono
essere motivati a diventare dei soci a tutti gli effetti
dei Lions club?
• Che tipo di progetti di service sono più interessanti
per le donne?
• Quanto importanti sono i programmi familiari –
come il Programma di Affiliazione Familiare e il
Programma Cuccioli – nell’attirare le donne nei
Lions club?
• Lions Clubs International fornisce risorse
sufficienti – come brochure, PowerPoint e
presentazioni audio-visive – per sviluppare
l’affiliazione femminile?
• Quanto efficienti sono quelli
attualmente disponibili?
• Se le donne costituiscono il 51% della popolazione
mondiale, l’affiliazione femminile nei Lions non
dovrebbe riflettere questa percentuale?
• Questo è un obiettivo realistico?
• È importante per l’associazione raggiungere o
avvicinarsi a questo dato?
• I club prevalentemente maschili come possono
essere motivati a cercare in modo attivo dei
soci femminili?
• Quali azioni dovrebbero intraprendere i club per
mantenere i nuovi soci femminili?
• Sono diverse da quelle necessarie per
mantenere i nuovi soci maschili Lions?
• Avere un padre, un nonno o un altro membro
familiare che sia stato un Lion, sembra essere un
fattore importante nell’influenzare le donne ad
affiliarsi in un Lions club. Che cosa può fare
l’associazione e che cosa possono fare i singoli
club per trarre vantaggio da questo?
14
• Che tipo di riconoscimento dovrebbero ricevere i
club e i singoli Lions per aver riscosso un grande
successo nello sviluppare l’affiliazione femminile?
• Che tipo di pubblicità garantisce maggiori risultati
per raggiungere le donne che sono potenziali
membri dei Lions club?
• In che modo si può migliorare la posizione della
famiglia e dello specialista femminile all’interno
del GMT?
• La struttura della leadership nei Lions club rende
l’affiliazione più, meno o per niente interessante
per le donne?
• Come si potrebbe cambiare la struttura della
leadership per renderla più interessante?
• Le riunioni dei Lions club e il modo con cui sono
condotte rendono l’affiliazione più, meno o per
niente interessante per le donne?
• Come si potrebbero cambiare le riunioni per
renderle più interessanti?
• In che modo si potrebbe motivare il coniuge di un
Lion a diventare membro di un Lions club?
• In che modo si potrebbero rendere i Lions club più
interessanti per le giovani donne?
• In quali luoghi impensati si potrebbero trovare delle
donne che sono potenziali Lions?
Workshop Regionale Lions sulle donne
Richiesta di Finanziamento
(In stampatello)
Lion organizzatore
Nome: ________________________________________ Titolo: ________________________________________
Nome del club: _________________________________ Distretto: _____________________________________
Email: _________________________________________ Paese: _______________________________________
Indirizzo: _____________________________________________________________________________________
Città: _______________________________ Provincia: ___________________C.A.P.: ______________________
Dettagli del workshop
Titolo del workshop: __________________________________________________________________________
Data del workshop: _____________________________ Distretto/MD: _________________________________
Sede: _________________________________________ Nome del facilitatore: __________________________
Ammontare dei fondi richiesti: ______________________________
Numero previsto dei partecipanti: ___________________________
Si prega di descrivere ciò che serve per dedicarsi all’affiliazione femminile nella vostra area.
Si prega di descrivere gli eventi del workshop proposti, includendo la tipologia, i relatori, la componente
del reclutamento soci, ulteriori attività, etc.
Spiegare dettagliatamente gli obiettivi del workshop. In che modo gli eventi del workshop saranno diretti
a ottenere questi obiettivi?
Il workshop si svolgerà in concomitanza con un altro evento? Se sì, descrivere.
Allegare un programma che elenchi le attività e gli oratori. Considerato lo spazio limitato e le risposte
potenzialmente lunghe, valutare di suggerire l’utilizzo di fogli aggiuntivi prima di fare le domande.
Workshop Regionale Lions sulle donne 15
Budget proposto
Affitto del locale: __________________________________________
Strumentazioni audio/visive: ________________________________
Stampe (inviti, eserciziari, etc.): _____________________________
Spese postali: ____________________________________________
Articoli d’ufficio: ___________________________________________
Cibo/bevande: ____________________________________________
Spese del facilitatore: ______________________________________
Altro (si prega di specificare): _______________________________
Totale: ___________________________________________________
Firma del Governatore Distrettuale/Presidente del Consiglio
Si prega di inviare il presente modulo debitamente compilato a:
Membership and New Club Programs Department
Lions Clubs International
300 W. 22nd Street
Oak Brook, IL 60523-8842 USA
Email: [email protected]
Fax: 001-630-571-1691
16
Data
Workshop Regionale Lions sulle donne
Piano d’azione post evento
(In stampatello)
Distretto/MD: _________________________________________________________________________________
Titolo/data del workshop: ______________________________________________________________________
Risultati chiave degli argomenti discussi:
Idee del programma:
Piano d’azione 1
Obiettivo: ____________________________________________________________________________________
Priorità: ___________________________________________ Arco temporale: ___________________________
Azione
Chi è responsabile
Data di esecuzione
Workshop Regionale Lions sulle donne 17
Piano d’azione 2
Obiettivo: ____________________________________________________________________________________
Priorità: ___________________________________________ Arco temporale: ___________________________
Azione
Chi è responsabile
Data di esecuzione
Piano d’azione 3
Obiettivo: ____________________________________________________________________________________
Priorità: ___________________________________________ Arco temporale: ___________________________
Azione
18
Chi è responsabile
Data di esecuzione
Piano d’azione 4
Obiettivo: ____________________________________________________________________________________
Priorità: ___________________________________________ Arco temporale: ___________________________
Azione
Chi è responsabile
Data di esecuzione
Piano d’azione 5
Obiettivo: ____________________________________________________________________________________
Priorità: ___________________________________________ Arco temporale: ___________________________
Azione
Chi è responsabile
Data di esecuzione
Workshop Regionale Lions sulle donne 19
Workshop Regionale Lions sulle donne
Modulo Relazione/Rimborso spese
(In stampatello)
Lion organizzatore
Nome: ________________________________________ Titolo: ________________________________________
Nome del club: _________________________________ Distretto: _____________________________________
Email: _________________________________________ Paese: _______________________________________
Indirizzo: _____________________________________________________________________________________
Città: _______________________________ Provincia: ___________________C.A.P.: ______________________
Dettagli del workshop
Titolo del workshop: __________________________________________________________________________
Data del workshop: _____________________________ Distretto/MD: _________________________________
Sede:
_______________________________________ Nome del facilitatore: __________________________
Lista dei partecipanti (nome e titolo del Lion)
Breve descrizione dell’evento:
Successi e idee per migliorare:
Argomento/i trattato/i:
20
Workshop Regionale Lions sulle donne
Voci chiave da cui partire, continuare e su cui fermarsi:
Inizio
Continuazione
Fine
Altri risultati chiave:
Piani d’azione delineati:
Firma dell’organizzatore
Data
Firma del Governatore Distrettuale/Presidente del Consiglio
Data
Si prega di spedire il modulo debitamente compilato, insieme alle ricevute e al Modulo Nota spese a:
Membership and New Club Programs Department
Lions Clubs International
300 W. 22nd Street
Oak Brook, IL 60523-8842, USA
Email: [email protected]
Fax: 001-630-571-1691
I moduli devono pervenire entro 30 giorni dal termine dell’evento.
Solamente i workshop che sono stati preventivamente approvati avranno diritto al rimborso.
Workshop Regionale Lions sulle donne 21
22
Regolamento di contabilità
1.
2.
Budget
• Trasporto del facilitatore – Le spese di
trasporto via terra da e per il workshop saranno
a carico di LCI, incluso il chilometraggio (US$
0,25/Km) o il costo effettivo di treno, bus, taxi,
etc. LCI non rimborserà biglietti aerei.
• Alloggio del facilitatore – LCI rimborserà fino
a due notti su una camera singola standard
di hotel.
• Pasti del facilitatore – LCI rimborserà il costo
dei pasti (se presenti) all’arrivo presso il
simposio, durante e prima della partenza
dal workshop.
• Mance per il facilitatore – LCI rimborserà le
mance fino a US$ 1 per valigia e fino al 10% del
costo del taxi.
I workshop regionali sulle donne saranno rimborsati
per l’importo approvato dal dipartimento Membership
& New Club Programs. Le spese rimborsabili possono
essere sostenute solamente dopo l’avvenuta
approvazione della Domanda di Contributo per il
Workshop Lions Regionale sulle donne.
Invio delle note spese
a. Moduli ufficiali
Le note spese devono essere presentate
utilizzando il Modulo Nota spese per il Workshop
Lions Regionale sulle donne insieme al Modulo
Relazione/Rimborso spese per il Workshop Lions
Regionale sulle donne. Le voci devono essere
debitamente dettagliate, le colonne devono
riportare il totale e, dove richiesto, devono essere
allegate le ricevute dettagliate in originale. Si
accettano copie via fax o in formato elettronico,
salvo diversa indicazione.
b. Firme
La nota spese e il modulo relazione/rimborso
devono riportare la firma del Lion organizzatore
e del governatore distrettuale o del presidente
di Consiglio.
c. Scadenza
Al termine del workshop, la nota spese e il
modulo relazione/rimborso devono essere inviati
mezzo posta entro 30 giorni al dipartimento
Membership and New Club Programs presso
LCI. Per le note spese pervenute dopo 120 giorni
dal termine del workshop, il rimborso non sarà
preso in esame.
3.
Spese rimborsabili
Le spese rimborsabili riguardano l’affitto del locale, il
noleggio della strumentazione audio-visiva, stampe,
spese postali, articoli d’ufficio, cibo e bevande
durante il workshop, spese del facilitatore e
materiale vario.
Le spese del facilitatore si intendono rimborsabili
come segue:
• Costi del facilitatore – LCI provvederà a
rimborsare il costo dei servizi resi dal
facilitatore. Si richiede una fattura e una copia
del pagamento.
Le spese non rimborsabili includono bevande
alcoliche, assicurazione medica, spese extra del
relatore, telefono, lavanderia, film, assicurazione
di viaggio, altre spese personali, spese non
propriamente documentate e spese che eccedono
il budget consentito.
4.
5.
Rimborso
Il rimborso sarà effettuato al distretto o al
multidistretto del richiedente. Nei paesi in cui LCI ha
dei conti correnti, il rimborso sarà eseguito nella
valuta locale del richiedente; altrimenti, saranno
utilizzati i dollari USA in base ai Tassi di Cambio
Lions del mese dell’evento del workshop.
Notifica sulla copertura
dell’assicurazione medica
Lions Clubs International non offre alcuna copertura
medica assicurativa ai propri soci, sia che questi
stiano svolgendo attività lionistiche o meno. Di
conseguenza, in occasione di viaggi personali o di
carattere lionistico, è consigliabile avere una
sufficiente copertura medica assicurativa propria.
Molte polizze assicurative non coprono gli assicurati
al di fuori del proprio paese e, a volte, neppure al di
fuori della propria città o provincia. Questo trova
particolare applicazione nell’assicurazione Medicare
statunitense, che è valida solamente negli USA, ma
anche in altre polizze sanitarie di tipo statale o privato.
Trattandosi di una questione personale che varia
da persona a persona, si prega di esaminare
attentamente la propria situazione e quella dei
vostri familiari e amici.
• Onorario/regalo del facilitatore – Al posto dei
servizi resi, LCI provvederà a rimborsare un
regalo per un valore massimo di US$ 100.
Workshop Regionale Lions sulle donne 23
Colazione
Pranzo
Cena
Pasti del partecipante/facilitatore
(Lista dei partecipanti obbligatoria)
Numero
dei chilometri
US$ 0,31/Km
Automobile*
Linea aerea, Taxi
Parcheggio,
Pedaggio
autostradale
Spese del facilitatore
Alloggio
Altro
Affitto struttura
Strumentazione
Stampe
Spese postali,
Articoli d’ufficio
Totale
Spese varie
Spese del programma
Tutte le spese relative a un workshop regionale sulle donne devono essere accompagnate da un modulo di relazione/rimborso.
Si prega di consultare la Guida alla pianificazione di un Workshop Lions Regionale sulle donne per le spese rimborsabili.
Modulo Nota Spese
Workshop Regionale Lions sulle donne
Totali
Data
Currency
Total
PER USO INTERNO.
Se questa nota spese è presentata da più di un distretto, si prega di indicare l’importo del rimborso dovuto a ciascun distretto.
Firma del Governatore Distrettuale o del Presidente di Consiglio
Lion organizzatore
Rate
Total USD
Dichiaro che, per quanto di mia conoscenza, tutte le spese ivi elencate sono state effettivamente sostenute nel rispetto e in conformità con il Regolamento di Contabilità
dell’associazione dei Workshop Regionali sulle donne. Sono consapevole che, in virtù della sottoscrizione, questa nota spese diventerà parte degli archivi ufficiali dell’associazione
e potrà essere soggetta a verifica dei responsabili normalmente addetti a tali controlli.
Dettagliare e allegare tutte le ricevute. Si prega di utilizzare un modulo per ciascuna valuta e annotare la valuta pagata. Si prega di non effettuare il cambio valuta.
*Per il rimborso chilometrico, si deve allegare la copia di una piantina online che documenti la distanza percorsa.
Data
24
Membership and New Club Programs Department
Lions Clubs International
300 W 22ND ST
Oak Brook IL 60523-8842 USA
www.lionsclubs.org
Email: [email protected]
Phone: 001-630-203-3846
Fax 001-630.571.1691
MP-102 IT 6/13