codice etico - Manutencoop

CODICE ETICO
INDICE
PREMESSA ............................................................. pag.
3
................................................. pag.
6
.......... pag.
Gestione degli affari in generale ....................... pag.
Regali, omaggi ed altre utilità........................... pag.
Conflitto di interessi......................................... pag.
Beni aziendali.................................................. pag.
Selezione dei fornitori e acquisti ....................... pag.
Rapporti con i clienti ........................................ pag.
9
9
10
11
14
22
25
............................................ pag.
Rapporti con gli azionisti .................................. pag.
Rapporti con le autorità di vigilanza e gli
organi di controllo ........................................... pag.
Rapporti con partiti, organizzazioni sindacali
e associazioni .................................................. pag.
Rapporti con la Pubblica Amministrazione ......... pag.
Rapporti con l’Autorità Giudiziaria ..................... pag.
Rapporti con i Mass Media ............................... pag.
Rapporti con i Partners .................................... pag.
Rapporti con i Concorrenti................................ pag.
27
27
PRINCIPI GENERALI
COMPORTAMENTO NELLA GESTIONE DEGLI AFFARI
RAPPORTI CON I TERZI
TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI PRIVILEGIATE E
INTERNAL DEALING ................................................. pag.
CODICE ETICO
28
28
30
33
34
35
36
37
pag. 1
....................................... pag.
Gestione delle risorse umane ........................... pag.
Ambiente e sicurezza ....................................... pag.
Osservanza del Codice Etico ............................. pag.
38
38
42
44
TRASPARENZA DELLA CONTABILITÀ E CONTROLLI INTERNI
pag.
Registrazioni contabili ...................................... pag.
Sistema di controllo interno.............................. pag.
46
46
48
ADOZIONE, AGGIORNAMENTO, MODIFICHE E VIOLAZIONI
. pag.
Adozione......................................................... pag.
Aggiornamento e modifiche.............................. pag.
Violazioni ........................................................ pag.
50
50
51
52
.............................................. pag.
54
POLITICHE DEL PERSONALE
GARANTE DEL CODICE
CODICE ETICO
pag. 2
PREMESSA
Il presente Codice Etico, approvato dal Consiglio
di Gestione di Manutencoop Facility Management
S.p.A., enuncia i principi ed i valori a cui
Management
S.p.A.
Manutencoop
Facility
impronta la propria attività e la conduzione dei
propri affari, nonché l’insieme dei diritti, dei
doveri,
delle
regole
di
condotta
e
delle
responsabilità rispetto a tutti i soggetti con i
quali entra in relazione per il conseguimento del
proprio oggetto sociale.
La sua applicazione e condivisione è volta ad
assicurare sempre la protezione del superiore
interesse
ad
uno
svolgimento
corretto
dell’attività sociale.
In
quest’ottica,
Management S.p.A.:
•
ASSUME
rispetto
genere;
Manutencoop
Facility
come
impegno
fondamentale
della legge e della normativa
il
in
•
DICHIARA di attenersi a generali principi di
onestà, trasparenza, buona fede, correttezza,
integrità e riservatezza;
•
ad agire sempre con la massima
diligenza,
equità,
lealtà,
spirito
di
collaborazione, rigore morale e professionale;
SI IMPEGNA
CODICE ETICO
pag. 3
•
PROMUOVE,
in un contesto di responsabilità
sociale e di tutela ambientale, il corretto e
funzionale utilizzo delle risorse e la sicurezza
nello svolgimento delle attività lavorative;
•
SI IMPEGNA ad attenersi a principi di verità,
trasparenza,
accuratezza,
completezza
e
conformità
alle
norme
vigenti
delle
informazioni contabili e di adottare efficienti
ed efficaci sistemi di controllo interno;
•
la massima diffusione e conoscenza
del Codice Etico, sia all’interno della propria
organizzazione aziendale che presso i terzi
con i quali intrattiene rapporti e presso
coloro che, a diverso titolo e a vari livelli,
sono tenuti all’osservanza ed all’attuazione
delle sue disposizioni;
•
VERIFICA il costante e corretto rispetto del
Codice Etico, applicando adeguate sanzioni,
in caso di accertate violazioni.
ASSICURA
Il presente Codice Etico costituisce altresì parte
integrante
del
Sistema
di
organizzazione,
gestione e controllo adottato da Manutencoop
Facility Management S.p.A. ai sensi del D.Lgs. n°
231/2001
e
sue
successive
modifiche
ed
integrazioni, al fine di evitare e prevenire la
realizzazione degli illeciti ivi previsti.
CODICE ETICO
pag. 4
Il Codice Etico si applica a tutto il personale di
Manutencoop, indipendentemente dal ruolo e
dalla funzione esercitata, intendendo compresi
nella definizione, oltre ai lavoratori subordinati,
anche
a
termine
o
a
tempo
parziale,
i
collaboratori autonomi e/o parasubordinati, i
componenti degli organi ed organismi societari, i
soggetti in posizione apicale e coloro che, a
qualsiasi titolo, prestino attività lavorativa o
professionale, anche occasionale, in favore della
Società; si applica altresì agli azionisti, ai
clienti,
ai
partners
in
società,
consorzi,
raggruppamenti
temporanei
d’imprese,
ai
fornitori, ai subappaltatori, ai prestatori d’opera,
e ad ogni altro soggetto che abbia rapporti,
anche di natura istituzionale, con la stessa; si
applica altresì nei rapporti con le Società
controllate e/o collegate ai sensi dell’art. 2359
cod. civ.
Le norme ed i principi espressi nel presente
Codice Etico sono coerenti e compatibili con le
disposizioni dello Statuto e dei Regolamenti; la
normativa interna deve essere coerente e
compatibile con i principi espressi nel Codice
Etico, con particolare riguardo per i Codici Eticodisciplinari aziendali elaborati per ciascun CCNL
applicato da Manutencoop Facility Management
S.p.A. ai propri dipendenti.
CODICE ETICO
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1. PRINCIPI GENERALI
Manutencoop Facility Management S.p.A. assume
come principio ed impegno fondamentale il
rispetto della legge e di tutte le disposizioni
normative di qualunque livello, provenienti da
fonti
giuridicamente
legittimate
alla
loro
emanazione. Si impegna, di conseguenza, a
promuovere la loro conoscenza ed il loro
aggiornamento,
fornendo,
tramite
apposite
strutture interne ovvero attraverso il ricorso a
consulenti
esterni,
idoneo
supporto
agli
operatori.
Tutte le azioni, operazioni, transazioni ed, in
generale, i comportamenti tenuti durante lo
svolgimento delle attività sociali, a tutti i livelli,
devono essere improntati a principi di onestà,
trasparenza, buona fede, correttezza, integrità,
reciproco rispetto ed uso oculato dei beni e delle
risorse aziendali.
Il raggiungimento degli obiettivi aziendali deve
essere perseguito attraverso sistemi, comunque
leciti, che garantiscano la massima efficacia ed
efficienza operativa.
Gli obiettivi aziendali, peraltro, debbono essere
possibili,
specifici,
concreti,
misurabili
e
rapportati con i tempi previsti per il loro
raggiungimento.
CODICE ETICO
pag. 6
Deve essere sempre possibile la verifica ed il
controllo
di
ogni
processo
di
decisione,
autorizzazione, registrazione e svolgimento di
operazioni, attività e prestazioni, tramite un
adeguato
supporto
strumentale;
tutte
le
informazioni ed i riscontri contabili debbono
essere veritieri e completi.
E’ vietato, in ogni circostanza, il ricorso a mezzi
illeciti. Sono esplicitamente proibite pratiche di
corruzione, pretesa o concessione di favori
illegittimi,
comportamenti
collusivi,
sollecitazione di vantaggi per sé o per altri.
Sono attuate tutte le misure per evitare e
prevenire
la
commissione
di
atti,
fatti
e
comportamenti illeciti o di fattispecie di reato,
con particolare riferimento a quelli previsti dal
D.Lgs. 231/2001 e sue successive modifiche ed
integrazioni.
Management
S.p.A.
Manutencoop
Facility
dichiara di non intraprendere o non proseguire
alcun rapporto con chiunque dimostri di non
condividere i suddetti principi e violi le regole di
condotta prescritte dal Codice Etico.
CODICE ETICO
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La società assicura la massima diffusione del
presente Codice Etico e verifica la sua effettiva
applicazione da parte di tutti i Destinatari,
anche
mediante
l’inserimento
di
apposite
clausole
nei
documenti
contrattuali,
che
stabiliscano
l’obbligo
di
osservarne
le
disposizioni; verifica altresì ogni notizia di
violazione e, in caso di sussistenza della stessa,
provvede
ad
applicare
adeguate
misure
sanzionatorie.
CODICE ETICO
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2. COMPORTAMENTO NELLA GESTIONE
DEGLI AFFARI
2.1 - GESTIONE DEGLI AFFARI IN GENERALE
Manutencoop Facility Management S.p.A. nella
esecuzione o gestione degli affari posti in essere
a vantaggio o nell’interesse della Società, si
ispira a principi di correttezza nella gestione,
completezza e trasparenza delle informazioni,
legittimità formale e sostanziale, chiarezza e
verità nei riscontri contabili ed apertura al
mercato.
Coloro che agiscono in nome e per conto della
Società, devono mantenere un comportamento
etico e rispettoso delle leggi, perseguendo
massima trasparenza, chiarezza, correttezza ed
efficienza, nei rapporti d’affari di interesse della
stessa,
e
nei
rapporti
con
la
Pubblica
Amministrazione.
Le operazioni e le transazioni devono essere
adeguatamente supportate a livello documentale
allo scopo di poter eseguire controlli che
attestino ruoli e responsabilità, caratteristiche e
motivazione delle operazioni stesse.
CODICE ETICO
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2.2 - REGALI, OMAGGI ED ALTRE UTILITÀ
Nei rapporti con i Clienti, i Fornitori e terzi in
genere, non è ammessa alcuna forma di regalia,
quali offerte o concessioni, dirette o indirette,
regali o denaro a titolo personale che siano volti
all’ottenimento
di
vantaggi
indebiti
(es.
promesse di vantaggi economici, promesse di
lavoro sia subordinato che sotto forma di
consulenza,
prestazioni
di
servizi,
raccomandazioni,
favori,
viaggi,
ecc.)
o
comunque connessi ad acquisire o riservare
trattamenti di favore nell’esecuzione di qualsiasi
attività collegabile alla società.
In ogni caso, i regali offerti sono consentiti
purchè siano di modico valore, rispettino la
normativa
eventualmente
applicabile
ed
comunque non compromettano l’integrità e la
reputazione e non influenzino l’autonomia di
giudizio del Destinatario.
In ogni caso, tutti gli atti di cortesia, ad
eccezione di quelli di modico valore, devono
essere supportati da evidenze documentali, allo
scopo
di
consentire
eventuali
verifiche,
autorizzati dal responsabile di funzione o dal
Vertice aziendale e sia prevista una forma di
comunicazione all’Organismo di Vigilanza.
CODICE ETICO
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Coloro che ricevono omaggi o regalie, non
rientranti nelle normali consuetudini e negli usi
commerciali, devono darne comunicazione al
diretto superiore e/o Garante del Codice nel
rispetto delle procedure stabilite.
Tali doni devono essere documentati in modo
adeguato
e
comunicati
all’Organismo
di
Vigilanza.
2.3 - CONFLITTO DI INTERESSI
Nella conduzione degli affari della Società
devono essere evitate situazioni e/o attività in
cui i soggetti coinvolti siano, o possano anche
solo apparire in conflitto di interesse.
Vengono quindi incluse sia situazioni in cui un
collaboratore della Società tragga vantaggio
personalmente
da
opportunità
d’affari
dell’impresa o ricerchi un interesse diverso dagli
obiettivi aziendali; sia situazioni in cui eventuali
rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o della
Pubblica
Amministrazione,
agiscano
contrariamente agli obblighi fiduciari connessi
alla loro posizione.
CODICE ETICO
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tra i comportamenti che determinano conflitto di
interessi, a titolo esemplificativo e non esaustivo
rientrano:
•
COINTERESSENZA
del
dipendente
o
del
collaboratore o dei loro familiari in attività
concernenti la posizione dei fornitori, clienti,
concorrenti, finanziatori e, comunque, con
soggetti esterni che cerchino di entrare in
affari con la Società;
•
UTILIZZO
di
informazioni
acquisite
nello
svolgimento dell’attività per conto della
Società a vantaggio proprio o di terzi e
comunque
in
contrasto
con
l’interesse
societario;
•
(di società del
Gruppo
o
esterne),
nel
caso
in
cui,
nell’esecuzione della propria mansione, si
venga a conoscenza di informazioni rilevanti,
non ancora di dominio pubblico;
•
ASSUNZIONE
di incarichi di mediazione o
intermediazione in affari per conto di terzi su
operazioni concernenti la Società;
•
ACQUISTO O VENDITA DI AZIONI
STRUMENTALIZZAZIONE
fine di perseguire
quelli sociali;
CODICE ETICO
del ruolo funzionale al
interessi in contrasto a
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•
di attività lavorative o assunzione
di cariche sociali di qualunque genere ed
anche
in
via
indiretta,
presso
clienti,
fornitori, concorrenti e terzi in genere, in
contrasto con gli interessi della Società.
ESECUZIONE
I Destinatari devono agire in modo etico e nel
rispetto della legge nei rapporti con il Gruppo o
con i terzi ed è fatto loro divieto di ricorrere a
favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di
corruzione
o
di
sollecitazione
di
vantaggi
personali per sé o per gli altri.
Chiunque venga a conoscenza o si trovi ad
operare o di una situazione di possibile conflitto
di interesse è tenuto a darne immediata
di
Vigilanza,
comunicazione
all’Organismo
indicando la situazione/relazione in grado di
influire potenzialmente sull’imparzialità della
condotta.
Per gli amministratori detto obbligo si aggiunge
a quello disposto dall’art. 2391 c.c.
CODICE ETICO
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2.4 - BENI AZIENDALI
Il personale dipendente e gli altri soggetti
Destinatari del Codice che svolgono la loro
funzione lavorativa avendo a disposizione beni
della
loro
aziendali,
sono
responsabili
conservazione.
In particolare il personale dipendente e gli altri
soggetti Destinatari del Codice sono tenuti a:
comportamenti
responsabili
e
rispettosi
delle
procedure
operative
predisposte per regolamentare l’utilizzo dei
beni aziendali;
•
MANTENERE
•
EVITARE
•
ed ottenere le autorizzazioni
necessarie
ad
utilizzare
il
bene
fuori
dall’ambito aziendale.
di utilizzare i beni aziendali per
finalità contrarie a norme imperative di
legge, all’ordine pubblico o al buon costume
e di commettere o indurre alla commissione
di
reati
e/o
comunque
all’intolleranza
razziale, all’esaltazione della violenza o alla
violazione dei diritti umani;
RICHIEDERE
CODICE ETICO
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L’eventuale utilizzo dei beni aziendali al di fuori
dell’attività
aziendale,
può
implicare
danni
economici, di immagine, di competitività, ecc.
alla Società che possono essere aggravati da
sanzioni penali ed amministrative per eventuali
illeciti
e
di
conseguenza
la
necessità
di
intraprendere
provvedimenti
disciplinari
nei
confronti dei destinatari.
A. INFORMAZIONI
ELETTRONICHE
ED
APPLICAZIONI
INFORMATICHE
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche,
ciascuno è tenuto a:
a)
ADOTTARE scrupolosamente quanto previsto
dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine
di non compromettere la funzionalità e la
protezione dei sistemi informatici;
b)
NON
c)
NON NAVIGARE
messaggi di posta elettronica
minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a
linguaggio di basso livello, non esprimere
commenti inappropriati che possano recare
offesa alla persona e/o danno all'immagine
aziendale;
INVIARE
su siti internet con contenuti
indecorosi ed offensivi;
CODICE ETICO
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d)
di caricare sui sistemi aziendali
software presi a prestito o non autorizzati e
non fare mai copie non autorizzate di
programmi su licenza per uso personale,
aziendale o per terzi.
EVITARE
B. TRACCIABILITÀ, INTEGRITÀ DELLA DOCUMENTAZIONE
I Collaboratori o Destinatari del Codice etico, nel
rispetto
delle
procedure
aziendali,
devono
conservare ed archiviare il supporto documentale
di ogni operazione effettuata, per procedere alla
verifica delle motivazioni e delle caratteristiche
della
principali
fasi
di
una
transazione
(autorizzazione,
esecuzione,
registrazione
e
verifica dell’operazione).
Pertanto ogni documento finanziario (resoconto
contabile, rapporto di vendita, fogli presenza del
personale, stati avanzamento lavori, ecc.) e/o
comunque relativo all’attività o organizzazione
della
Società
deve
rappresentare
in
modo
accurato e chiaro le componenti principali e la
natura di qualsivoglia transazione.
CODICE ETICO
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C. VIAGGI E INTRATTENIMENTI
I viaggi e gli intrattenimenti devono
correlati alle esigenze lavorative.
essere
Il personale dipendente e/o i Destinatari del
Codice sono tenuti a fare uso del denaro della
Società con la stessa cura e cautela con cui
spenderebbe il proprio; quindi evitando vantaggi
ingiustificati
o
illegittimi, danni
o
perdite
economiche a seguito di viaggi o intrattenimenti
d’affari.
Nel caso in cui vengano presentate note spese,
saranno
rimborsate
spese
ragionevoli,
effettivamente
sostenute,
supportate
da
evidenza documentale ed autorizzate, in base a
quanto previsto dalle procedure aziendali.
CODICE ETICO
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D. INFORMAZIONI RISERVATE
Le
informazioni
ed
i
documenti
riservati
(strategie, trattative, intese, accordi, contratti
in corso, nuove soluzioni da presentare sul
mercato, proiezioni finanziarie, elenchi clienti,
ecc.),
con
particolare
riferimento
alle
informazioni “price sensitive”, cioè non di
pubblico dominio e idonei, nel caso in cui
vengano
resi
pubblici,
ad
influenzare
sensibilmente il valore degli strumenti finanziari
emessi o avere impatto sulle attività della
Società, devono essere classificate e gestite nel
rispetto
delle
procedure
aziendali,
qualora
vengano divulgate e/o comunicate all’esterno.
Il personale dipendente e/o Destinatari del
Codice che vengano a conoscenza di informazioni
confidenziali non devono farne uso per ottenere
vantaggi personali o di soggetti terzi ad essi
associati
o
correlati.
L’utilizzo
di
tali
informazioni a scopo personale include altresì il
perseguimento
di
un
profitto
fornendo
informazioni ad altri al fine di operare in Borsa
sui titoli della Società oppure acquisendo un
qualsivoglia interesse.
CODICE ETICO
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E. CONTRIBUTI E SPONSORIZZAZIONI
Manutencoop Facility Management S.p.A. nel
caso in cui decida di partecipare a delle
operazioni di sponsorizzazione e/o elargizione di
contributi, valuta i possibili conflitti di interesse
a carattere sia personale, sia aziendale (ad
esempio, rapporti di parentela con i soggetti
interessati o legami con organismi che possano,
per i compiti che svolgono, favorire in qualche
modo l'attività della Società) ed agisce nel
rispetto di un’apposita procedura aziendale.
Le donazioni della Società sono disciplinate come
segue:
a) in linea generale, vengono rifiutate richieste
di donazioni da parte di persone fisiche;
b) non sono consentiti versamenti su
intestati ad individui o enti lucrativi;
conti
c) gli
atti
di
liberalità
nei
confronti
di
associazioni, fondazioni, ecc. sono regolati
da criteri prestabiliti. In nessun caso è
consentito elargire donazioni a persone od
organizzazioni i cui fini siano in contrasto
con il presente Codice o con i principi
fondamentali del contesto in cui opera la
Società o il cui perseguimento sia comunque
pregiudizievole per la Società;
CODICE ETICO
pag. 19
d) le donazioni devono essere effettuate in
modo
trasparente,
cioè
avendo
la
consapevolezza
del
destinatario
e
del
concreto
utilizzo
della
donazione.
È
necessario rendere conto del motivo della
donazione e del rispettivo impiego per uno
scopo specifico;
e) in ogni caso donazioni e erogazioni liberali di
qualsiasi tipo non possono essere effettuate
tramite versamenti in contanti o su conti
correnti cifrati.
F. TUTELA AMBIENTALE
Manutencoop Facility Management S.p.A. tende a
svolgere
la
propria
attività
in
maniera
sostenibile dal punto di vista ambientale, nel
rispetto della normativa vigente e tenendo conto
dello sviluppo della ricerca scientifica e delle
migliori esperienze in materia.
CODICE ETICO
pag. 20
G. INFORMAZIONI SOGGETTE A PRIVACY
Il personale dipendente e/o i Destinatari del
della
loro
attività
Codice
nell’esecuzione
lavorativa hanno la possibilità di venire a
conoscenza di informazioni a carattere personale
protette dalla legge a tutela della privacy. Tali
informazioni
non
possono
essere
trasmessi
all’esterno e qualora lo fossero potrebbero
determinare danni agli interessi della Società, di
Clienti o di soggetti terzi.
E’
quindi
necessario
che
l’accesso
a
tali
informazioni sia gestito rispettando le norme
giuridiche vigenti e gli accordi negoziali in
vigore,
assicurando
che
venga
mantenuta
riservatezza.
In
particolare
è
vietato
fare
uso
delle
informazioni derivanti dall’utilizzo di sistemi
informatici e telematici di terzi (ed in particolare
della Pubblica Amministrazione) per conseguire
un illecito vantaggio per la Società (ad esempio,
utilizzando informazioni riservate inerenti a
gare, a possibili modifiche o integrazioni del
contratto etc.).
La
Società
si
impegna
a
proteggere
le
informazioni relative ai propri dipendenti o a
terzi, in adempimento a quanto già previsto dalla
normativa sulla riservatezza dei dati personali.
CODICE ETICO
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2.5 - SELEZIONE DEI FORNITORI E ACQUISTI
La selezione dei fornitori di beni e servizi, dei
collaboratori e dei consulenti deve avvenire nel
rispetto di criteri oggettivi e documentabili. La
gestione
dei
rapporti
con
i
fornitori,
collaboratori e consulenti deve essere basata su
principi di comportamento vigenti nella Società e
ne presente Codice, osservando quanto previsto
in
tema
di
rapporti
con
la
Pubblica
Amministrazione.
Nella selezione dei fornitori e subappaltatori
oltre al prezzo ed alla qualità del prodotto o
servizio, la Società verifica, anche richiedendo
evidenze documentali, la disponibilità di risorse
finanziarie, organizzative, capacità progettuali,
know how, ecc, nonché l’esistenza e l’effettiva
attuazione
di
sistemi
di
qualità
aziendali
adeguati.
Il processo di acquisto deve essere improntato
nella ricerca della massima trasparenza ed
imparzialità nei confronti di ogni Fornitore in
possesso dei requisiti richiesti. Quindi qualora
sia possibile, per il tipo di prodotto o servizio da
acquisire,
i
responsabili
del
processo
di
selezione sono tenuti a assicurare ad ogni
selezione
una
concorrenza
sufficiente,
ad
esempio
considerando
almeno
tre
imprese;
eventuali deroghe devono essere autorizzate e
documentate.
CODICE ETICO
pag. 22
I corrispettivi pagati per l’espletamento degli
incarichi di collaboratori e consulenti devono
essere ragionevoli e proporzionati all’attività
svolta, anche tenuto conto delle condizioni di
mercato.
Il personale dipendente ed i Destinatari del
Codice sono tenuti a rispettare le condizioni
contrattuali e le previsioni di legge nella
gestione
dei
rapporti
con
fornitori,
subappaltatori, collaboratori e consulenti.
I processi di approvvigionamento sono fondati su
comportamenti
tenuti
nell’ottica
di
un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza
e collaborazione e a mantenere rapporti in linea
con le buone cons uetudini comm erciali.
Al fine di gestire l’attività di approvvigionamento
nel rispetto dei principi etici la Società si
impegna ad introdurre requisiti di tipo sociale e
quindi le violazioni dei principi generali del
Codice Etico comportano sanzioni, volte anche
ad evitare reati riconducibili alle attività della
Società.
CODICE ETICO
pag. 23
I contratti/ordini a fornitori/subappaltatori che
operino in aree qualificate come sensibili,
prevedono l’introduzione di specifiche clausole di
cui:
•
una dichiarazione di conoscenza e un obbligo
al rispettare dei principi contenuti nel Codice
Etico, nonché le norme vigenti in materia di
personale
(es.
versamento
contributi,
adempimenti in materia di sicurezza), di
tutela del lavoro minorile e delle donne, delle
condizioni igienico-sanitarie e di sicurezza, di
diritti sindacali o comunque di associazione e
rappresentanza richiesti dalla normativa del
Paese in cui essi operano e che attribuiscano
alla Società;
•
la possibilità di effettuare dei controlli per
verificarne il rispetto;
•
il divieto di cessione del contratto senza il
consenso della Società.
Quindi nel caso in cui un fornitore che svolga la
propria attività in nome e per conto della
Società, adotti comportamenti non in linea con i
principi generali del presente Codice, la Società
è legittimata a prendere opportuni provvedimenti
fino a precludere eventuali altre occasioni di
collaborazione e risolvere i contratti in corso.
CODICE ETICO
pag. 24
2.6 - RAPPORTI CON I CLIENTI
La Società manifesta una costante sensibilità ed
un concreto impegno alla salvaguardia ed al
miglioramento della qualità della relazione con i
Clienti, siano essi Pubblici o Privati.
Sono obiettivi di primario interesse aziendale la
piena e costante soddisfazione del Cliente
destinatario delle prestazioni, la creazione di un
solido rapporto con il Cliente, fondato sulla
correttezza, trasparenza, efficienza e cortesia, il
mantenimento
di
un
comportamento
professionale competente e collaborativo nei
riguardi del Cliente.
essere
fornite
Ai
Clienti
devono
sempre
informazioni complete, veritiere, esaurienti ed
accurate; nel rapporto con il Cliente deve essere
costantemente garantita la massima riservatezza
e rispettate tutte le norme in materia di privacy.
Nell’avviare relazioni commerciali con nuovi
Clienti, ovvero nel gestire relazioni già in
essere, devono essere evitati i rapporti, anche
indiretti, con soggetti dei quali sia conosciuta o
sospettata
l’appartenenza
ad
organizzazioni
criminali,
anche
di
stampo
mafioso,
o
terroristiche, o comunque
implicati in attività
illecite.
CODICE ETICO
pag. 25
E’ da evitare, inoltre, ogni contatto con soggetti
privi dei necessari requisiti di serietà ed
affidabilità commerciale, ovvero che svolgano
attività
che,
anche
in
maniera
indiretta,
ostacolano lo sviluppo umano e contribuiscono a
violare i diritti fondamentali della persona.
In relazione ad eventuali problemi che possano
insorgere
nel
rapporto
con
i
Clienti,
va
privilegiata la ricerca di soluzioni amichevoli,
nella
prospettiva
di
superare
le
posizioni
divergenti
ed
addivenire
ad
una
loro
conciliazione.
Nei rapporti con i Clienti, chi agisce per conto
della Società non deve accettare od offrire
compensi di nessun tipo ed entità, omaggi che
non siano di modico valore o trattamenti di
favore, nell’intento di favorire illecitamente gli
interessi di Manutencoop Facility Management
S.p.A.
CODICE ETICO
pag. 26
3. RAPPORTI CON I TERZI
3. RAPPORTI CON I TERZI
3.1 - RAPPORTI CON GLI AZIONISTI
3.1 - RAPPORTI CON GLI AZIONISTI
Manutencoop
Facility
Management
S.p.A.
aM
d oa tntuat e un nc o ospi s t e m
r paonraagt e mge on vt e r nSa.npc. eA .
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practice nazionali ed internazionali.
La Società intrattiene un dialogo costante con
i Lpa r oSporcii eAt àz i oi nn ti sr at it,t i enne el ruins pdeitat loo gdoe lcl eo s tnaonr tme e c oen
l ei g pg ri o pcrhi e A zpiroenvi es d
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azionisti o gruppi di essi.
CODICE ETICO
CODICE ETICO
pag. 27
pag. 27
3.2 -
RAPPORTI CON LE AUTORITÀ DI VIGILANZA E
GLI ORGANI DI CONTROLLO
La Società si impegna ad osservare i regolamenti
dettati dalle Autorità di Vigilanza e dagli
Organismi
di
Controllo,
nel
rispetto
della
normativa vigente.
Nella gestione dei rapporti con tali Enti è
prevista massima collaborazione, rispetto del
ruolo istituzionale dei suddetti Enti e impegno
nell’esecuzione delle loro prescrizioni.
3.3 -
RAPPORTI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI
SINDACALI E ASSOCIAZIONI
I rapporti con partiti politici, organizzazioni
sindacali ed altre associazioni portatrici di
interesse sono tenuti dagli Esponenti Aziendali
autorizzati o le persone da essi delegate, nel
rispetto di quanto previsto dal presente Codice ,
nonché dello Statuto e delle leggi speciali, con
particolare
riguardo
alle
normativa
di
imparzialità e indipendenza.
La Società non eroga contributi diretti o indiretti
a Partiti politici, né a loro rappresentanti o
candidati, astenendosi da qualsivoglia pressione
ad esponenti pubblici (contratti di consulenza,
accettazione di segnalazioni per assunzioni,
ecc.).
CODICE ETICO
pag. 28
Management
S.p.A.
Manutencoop
Facility
intrattiene
con
le
organizzazioni
sindacali
rapporti conformi alla normativa vigente, in
un’ottica di rispetto, trasparenza e spirito di
collaborazione.
Non è ammessa alcuna forma di discriminazione
o
favoritismo
basata
sull’appartenenza
ad
organizzazioni sindacali, ad associazioni, ad
organizzazioni o a partiti politici.
Ciascuno ha diritto di scegliere liberamente a
quale
organizzazione
sindacale
o
politica
eventualmente
aderire,
sulla
base
esclusivamente
delle
proprie
esigenze,
convinzioni o ideologie, nel rispetto delle leggi
vigenti.
Qualsiasi forma di coinvolgimento in attività
politiche deve comunque avvenire a titolo
personale, a proprie spese ed in conformità alla
legge.
La Società non eroga contributi ad organizzazioni
con le quali può ravvisarsi un conflitto di
interessi (quali sindacati, associazioni a tutela
dei consumatori o ambientaliste). Sono possibili
forme di cooperazione istituzionale qualora la
finalità sia coerente con la missione della
Società o siano riferibili a progetti di pubblico
interesse per i quali sia la destinazione delle
risorse sia chiara e documentabile e vi sia una
espressa autorizzazione da parte delle funzioni
aziendali preposte.
CODICE ETICO
pag. 29
3.4 -
RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Nei rapporti che ciascun dipendente intrattiene,
anche
tramite
terzi,
con
la
Pubblica
Amministrazione
devono
essere
rispettati
i
seguenti principi:
•
in sede di partecipazione a gare pubbliche
ovvero di altri rapporti con una Pubblica
Amministrazione,
come
nel
caso
della
richiesta di autorizzazioni e permessi o nel
caso di ispezioni, verifiche o controlli sul
rispetto di adempimenti legali, è necessario
operare sempre nel rispetto della legge e
della
corretta
prassi
commerciale,
con
l’espresso
divieto
di
porre
in
essere
comportamenti che, per arrecare vantaggio
alla Società, o perseguire un interesse della
stessa, siano tali da integrare fattispecie
illecite. In particolare, quando è in corso una
qualsiasi trattativa di affari, richiesta o
rapporto con la Pubblica Amministrazione, il
personale incaricato non deve cercare di
influenzare impropriamente le decisioni della
controparte,
comprese
le
decisioni
dei
funzionari che trattano o prendono decisioni
per conto della Pubblica Amministrazione;
CODICE ETICO
pag. 30
•
non
è
ammesso,
né
direttamente,
né
indirettamente, neppure per il tramite di
interposta persona, offrire denaro, doni o
compensi,
sotto
qualsiasi
forma,
né
esercitare illecite pressioni, né promettere
qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o
favore a dirigenti, funzionari o dipendenti
della Pubblica amministrazione o a loro
parenti
o
conviventi
per
indurre
al
compimento di qualsiasi atto contrario ai
doveri di ufficio, posto in essere a vantaggio
o nell’interesse della Società. Agli effetti
della presente indicazione non si considerano
doni i regali convenzionali di modico valore e
proporzionati al caso;
•
non è consentito presentare dichiarazioni non
veritiere a organismi pubblici nazionali o
comunitari al fine di conseguire erogazioni
pubbliche,
contributi
o
finanziamenti
agevolati, oppure per conseguire concessioni,
autorizzazioni,
licenze
o
altri
atti
amministrativi;
•
è fatto divieto di destinare somme ricevute
da organismi pubblici nazionali o comunitari
a
titolo
di
erogazioni,
contributi
o
finanziamenti, a scopi diversi da quelli per i
quali sono stati assegnati;
CODICE ETICO
pag. 31
•
nei rapporti con organismi di vigilanza
relativi
allo
svolgimento
di
attività
disciplinate dalla legge, deve essere posta la
massima attenzione affinché informazioni e
dati
indicati
nella
documentazione
predisposta siano corretti e veritieri;
•
è vietato alterare il funzionamento di un
sistema
informatico
o
telematico
o
intervenire,
senza
diritto,
con
qualsiasi
modalità su dati, informazioni o programmi
contenuti
in
un
sistema
informatico
o
telematico o ad esso pertinenti, procurando
un ingiusto profitto a sé e/o alle Società del
Gruppo
con
danno
della
Pubblica
Amministrazione (ad esempio, nel corso di
una gara e nel caso di contratti riguardanti
l’installazione/gestione di software per conto
della Pubblica Amministrazione e in sede di
gestione di sistemi, intervenendo sui dati
contenuti nel sistema a vantaggio delle
Società del Gruppo).
CODICE ETICO
pag. 32
3.5 - RAPPORTI CON L’AUTORITÀ GIUDIZIARIA
Non
è
ammesso,
né
direttamente,
né
indirettamente, né per il tramite di interposta
persona, offrire denaro, doni o compensi, sotto
qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni,
né
promettere
qualsiasi
oggetto,
servizio,
prestazione o favore a dirigenti, funzionari o
dipendenti dell’Amministrazione giudiziaria o a
loro
parenti
o
conviventi
per
favorire
o
danneggiare una parte in un processo civile,
penale od amministrativo.
E’ fatto divieto di esercitare pressioni, di
qualsiasi natura, sulla persona chiamata a
rendere
dichiarazioni
davanti
all’Autorità
giudiziaria, al fine di indurla a non rendere
dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci.
È fatto divieto di aiutare chi abbia realizzato un
fatto
penalmente
rilevante
ad
eludere
le
investigazioni dell’Autorità, o a sottrarsi alle
ricerche di questa.
CODICE ETICO
pag. 33
3.6 - RAPPORTI CON I MASS MEDIA
I rapporti tra la Società ed i mass media sono
deputati alle funzioni aziendali appositamente
designate e devono essere coerenti con la
politica e gli strumenti di comunicazione definiti
dagli organi aziendali, nonché con le leggi,
regolamenti e pratiche di condotta professionale.
La comunicazione di informazioni verso l’esterno
deve essere dettata da principi di veridicità e
trasparenza ed è quindi vietata la diffusione e
divulgazione di notizie false.
Inoltre i dipendenti delle altre Società del
Gruppo non possono divulgare informazioni ai
mass media senza l’autorizzazione delle funzioni
competenti.
CODICE ETICO
pag. 34
3.7 - RAPPORTI CON I PARTNERS
In tutti i casi in cui sia necessario od opportuno
avviare e mantenere rapporti con Società od Enti
terzi, in funzione della partecipazione congiunta
a procedure pubbliche di aggiudicazione, della
costituzione di società, consorzi o altre forme di
aggregazione, anche temporanea, di Società ed
Enti, ovvero di effettuazione di operazioni
societarie di carattere strategico (quali, a titolo
esemplificativo, cessioni o acquisizioni di rami
d’azienda, fusioni, scissioni, ecc.), deve essere
sempre rispettata la legislazione vigente ed i
principi del presente Codice Etico.
In
ogni
caso,
i
Partners
devono
essere
individuati fra soggetti di comprovata integrità,
onestà morale e professionale, competenza e
solidità commerciale.
I
rapporti
con
i
Partners
devono
essere
improntati alla massima trasparenza, correttezza
ed equità; ogni informazione fornita deve essere
veritiera e completa e deve essere garantita la
massima riservatezza dei dati e dei documenti
ricevuti o scambiati durante le trattative e
durante il rapporto di collaborazione.
CODICE ETICO
pag. 35
3.8 - RAPPORTI CON I CONCORRENTI
La Società individua nella concorrenza lo stimolo
al costante miglioramento della qualità ed
efficienza delle prestazioni offerte ai Clienti,
siano essi Pubblici che Privati.
Il rapporto con i Concorrenti è improntato a
principi di lealtà e correttezza, nel pieno rispetto
delle leggi e dei principi del presente Codice
Etico.
E’ vietata qualsiasi azione od iniziativa volta ad
alterare i normali meccanismi di mercato.
CODICE ETICO
pag. 36
4. TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI
PRIVILEGIATE E INTERNAL DEALING
In base a quanto previsto dalla normativa
vigente, sono previsti strumenti che disciplinano
e tutelano il processo di gestione interna ed
esterna delle informazioni e delle comunicazioni.
In particolare è prevista una procedura che
disciplini il processo di gestione interna delle
informazioni privilegiate, oltre a quella per la
comunicazione di documenti, dati e informazioni
price sensitive riguardanti la Società ed il
Gruppo.
Tali procedure hanno l’obiettivo di garantire che
la comunicazione all’esterno avvenga in forma
non selettiva, completa, tempestiva, adeguata e
comunque nel rispetto delle norme di legge in
materia.
La Società adotta una procedura che disciplini
gli obblighi di informazione sulle operazioni
poste
in
essere
dai
soggetti
“rilevanti”
(Amministratori,
Sindaci,
Alta
Direzione,
principali azionisti della società e soggetti a loro
strettamente legati).
In particolare in ottemperanza alle prescrizioni
in materia di market abuse, sono regolamentati
gli obblighi informativi sulle operazioni compiute
su azioni Manutencoop Facility Management
S.p.A. e su altri strumenti finanziari, da parte
dei soggetti “rilevanti”
CODICE ETICO
pag. 37
5.
POLITICHE DEL PERSONALE
5.1 - GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
Manutencoop
Facility
Management
S.p.A.
considera le proprie risorse umane un elemento
fondamentale ed imprescindibile per il progresso
ed il successo aziendale. Pertanto si impegna a
promuovere il costante sviluppo delle attitudini e
delle potenzialità di ciascun dipendente, affinchè
le capacità e le legittime aspirazioni dei singoli
trovino piena realizzazione nel raggiungimento
degli obiettivi aziendali, nel rispetto dei principi
di uguaglianza e di parità di trattamento.
La selezione del personale avviene sulla base
della corrispondenza dei profili dei candidati e
delle loro specifiche competenze rispetto a
quanto richiesto dalle esigenze aziendali; ogni
informazione richiesta e ricevuta durante questa
fase deve essere strettamente collegata alla
verifica
degli
elementi
inerenti
il
profilo
professionale e psico-attitudinale, nel rispetto
della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Nella fase della selezione e, più in generale, di
gestione
del
personale
non
sono
ammessi
comportamenti discriminatori o volti a favorire
forme di clientelismo, nepotismo o ad attribuire
indebiti vantaggi a taluni.
CODICE ETICO
pag. 38
I dipendenti sono assunti con regolari contratti
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e dai contratti di lavoro vigenti. Non è tollerata
alcuna forma di lavoro irregolare.
Alla costituzione del rapporto di lavoro, ogni
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adottare per evitare possibili rischi per la salute
derivanti dall’attività lavorativa.
Manutencoop Facility Management S.p.A. si
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opportuno in relazione a particolari esigenze.
CODICE ETICO
pag. 39
CODICE ETICO
pag. 39
Manutencoop Facility Management S.p.A. si
impegna ad offrire pari opportunità nel lavoro e
nell’avanzamento
professionale
a
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d iapneuntdeennctoi .o p F a c i l i t y M a n a g e m e n t S . p . A . s i
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impegna ad offrire pari opportunità nel lavoro e
L ae l l ’ saov cainezt aà m ennotno e sperroc fi teas,s i onnéa l et o l l ear a tcuhtet i s i ai
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c idt ea nt at i, . a l c u n a d i s c r i m i n a z i o n e n e i c o n f r o n t i
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dei propri dipendenti ed osserva il principio della
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s ez rac idt ias,t i nnzéi o nteo l dl ei r ae t à c, hsee s s oi a,
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a pi n af zi si oi cnoe, ncei ti t acdoinnfarnoznat ,i
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pari opportunità senza distinzione di età, sesso,
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chiunque
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o e d e lpl ar e s t di i g n i taàt ,t i v i tdàe l l ’ o nl a
o vr eo r a tei v a d e l l o
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n eo l d
evitata ogni forma di intimidazione, illecito
a zeinotnoi o r ienl d
a teibv iet o ad li lsaa g igoe, snt ioonnceh é doegl n
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cL oe n diinz fi o nr m
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i molestia sessuale.
agli altri soggetti che, a qualunque titolo e per
à
Lq eu a l ui nnfqour e
m a zdiuornai t a r edl ia t itveem paol,l a p rgees st itni oon ea t tdi ve il tl e
lrai svoorrsaet i vu am a n eo s o npor odf ei fsfsui soen aal et u t t ai i d if pa ev n
od
r ee n t i dei
Mgalni uat let nr ic osoopg,g e t tai t tcrhaev,e ras oq u a li u
dn
on
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u ie t i m
t oel oz z ie p edri
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alunque durata di tempo, prestino attività
lavorativa
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professionale
a
favore
di
Manutencoop,
attraverso
idonei
mezzi
di
comunicazione, anche informatici.
CODICE ETICO
pag. 40
Ogni
dipendente
deve
orientare
il
proprio
operato a professionalità, correttezza, lealtà ed
onestà, collaborando con colleghi, superiori e
collaboratori, al raggiungimento degli obiettivi
aziendali; deve informare la propria attività
lavorativa,
a
prescindere
dal
livello
di
responsabilità,
alla
massima
efficienza,
attenendosi alle disposizioni impartite dai livelli
gerarchici superiori; deve segnalare al proprio
responsabile o al superiore gerarchico ogni
contrasto fra le disposizioni ricevute e le norme
di legge, il contratto di lavoro, la normativa
interna ed il presente Codice Etico.
Sarà considerato comportamento non lecito
prestare servizio sotto gli effetti di abuso di
sostanze alcoliche, stupefacenti o altre di
analogo effetto, nonché consumare o cedere, a
qualunque titolo, sostanze stupefacenti nel corso
dell’attività lavorativa. E’ assolutamente vietata
la detenzione e/o distribuzione e/o divulgazione
di materiale pedopornografico.
CODICE ETICO
pag. 41
5.2 - AMBIENTE E SICUREZZA
L’ambiente di lavoro deve essere idoneo dal
punto di vista della sicurezza e della salute dei
dipendenti,
dotato
di
locali,
arredi
ed
attrezzature adeguate a garantire igiene e
salubrità; ai dipendenti sono fornite tutte le
dotazioni di sicurezza previste dalla normativa e,
comunque,
necessarie
in
relazione
alle
prestazioni svolte.
In particolare nell’attribuzione dei posti di
lavoro
e
degli
strumenti
di
lavoro
viene
considerato il grado di evoluzione della tecnica e
la necessità di sostituire ciò che è pericoloso
con ciò che non lo è o che è meno pericoloso.
Nel
campo
della
sicurezza
dell’esercizio,
Manutencoop Facility Management S.p.A. ha
quale obiettivo generale quello di una riduzione
del numero e delle conseguenze degli incidenti,
degli infortuni e delle malattie professionali,
facendo leva sugli investimenti tecnologici, su
nuove politiche attive per il fattore umano e
sulla formazione.
CODICE ETICO
pag. 42
Inoltre riguardo la sicurezza e la salute dei
lavoratori
e
degli
ambienti
di
lavoro,
Manutencoop Facility Management S.p.A. si
impegna a stimolare sempre più il management
ed il personale dipendente al rispetto sostanziale
del vasto quadro legislativo avviato con le leggi
626/94
e
successive
modificazioni
e
implementazioni.
Relativamente all’ambiente Manutencoop Facility
Management
S.p.A.
è
impegnata
nella
persecuzione
di
un
cambiamento
culturale
interno che consenta di affrontare e gestire in
modo strutturato con politiche di medio periodo
e programmi formalizzati, le istanze e le
problematiche ambientali.
Tutto il personale di Manutencoop Facility
Management S.p.A. rispetto alle proprie mansioni
prende parte al processo di prevenzione dei
rischi di salvaguardia dell’ambiente e di tutela
della salute e della sicurezza nei confronti di se
stessi, dei colleghi e dei terzi.
CODICE ETICO
pag. 43
5.3 - OSSERVANZA DEL CODICE ETICO
L’osservanza dei principi e delle norme del
Codice Etico deve considerarsi parte essenziale
degli obblighi dei dipendenti della società, anche
ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 cod.
civ.
Ogni dipendente deve essere messo in grado di
conoscere i principi e le norme del Codice Etico,
nonché le norme che regolano l’attività svolta
nell’ambito della sua funzione. I dipendenti
devono astenersi da comportamenti contrari a
tali norme, devono rivolgersi ai propri superiori
e/o al Garante del Codice in caso di necessità di
chiarimenti e devono riferire tempestivamente
agli stessi qualsiasi notizia in merito a possibili
violazioni e/o a richieste loro rivolte di violare
dette norme.
L’accertata violazione delle norme del Codice
potrà costituire inadempimento alle obbligazioni
del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con
ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla
conservazione del posto di lavoro e potrà
comportare azioni per il risarcimento dei danni
eventualmente causati dalla violazione stessa.
CODICE ETICO
pag. 44
Ogni responsabile di unità o funzione aziendale
deve uniformare la propria condotta ai principi
del Codice Etico ed alle procedure di riferimento,
ed esigerne il rispetto da parte dei dipendenti e
dei collaboratori sottoposti alla sua direzione,
adottando le misure più opportune al fine di
prevenire
eventuali
violazioni.
In
caso
di
informazioni o rilevazioni di potenziali od attuali
violazioni, ricevute da parte di dipendenti e
collaboratori sottoposti alla sua direzione, deve
riferire tempestivamente al Garante del Codice.
CODICE ETICO
pag. 45
6. TRASPARENZA DELLA CONTABILITÀ E
CONTROLLI INTERNI
6.1 - REGISTRAZIONI CONTABILI
La Società opera con la consapevolezza, rispetto
alle informative contabili, dell’importanza della
verità, trasparenza, accuratezza, completezza e
conformità alle normative vigenti.
In particolare le operazioni e transazioni che
impattano
sulla
gestione
amministrativocontabile sono effettuate attraverso sistemi e
strumenti
che
identificano,
prevengono
e
gestiscono i rischi di natura finanziaria e
operativa e possibili frodi a danno della Società.
Pertanto
ogni
operazione
e
transazione
effettuata
dal
personale
dipendente
e/o
Destinatari del Codice devono essere verificabili,
correttamente autorizzate e registrate. Inoltre
ciascuna operazione e/o transazione, nel rispetto
delle
procedure
esistenti,
deve
essere
supportata da adeguata documentazione che
consenta di effettuare controlli che ne attestino
la tipologia, la motivazione, le autorizzazioni e
le registrazioni.
CODICE ETICO
pag. 46
La
Società
richiede
relazioni
tempestive
e
dettagliate
sulle
finanziarie,
accompagnate
da
documentazione di supporto.
accurate,
operazioni
adeguata
Tali regole si intendono estese anche alle
operazioni che implicano pagamento di somme di
denaro o beni effettuati tramite persone o
società che agiscono per conto di Manutencoop
Facility Management S.p.A.
Sono vietati comportamenti che diano luogo alla
registrazione
di
operazioni
fittizie,
alla
registrazione di transazioni in modo non corretto
o non documentato, alla mancata registrazione
di
impegni,
da
cui
possano
derivare
responsabilità o obbligazioni della Società.
Il personale dipendente e/o i Destinatari del
Codice sono tenuti a segnalare, qualora ne
venissero a conoscenza, omissioni, falsificazioni,
alterazioni,
incompletezze
o
trascuratezze
dell’informativa
e
della
documentazione
di
supporto, ai propri diretti superiori ed al
Garante del Codice.
CODICE ETICO
pag. 47
6.2 - SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Manutencoop
Facility
Management
S.p.A.
persegue,
quale
elemento
della
cultura
aziendale,
la
diffusione
all’interno
dell’organizzazione di una mentalità consapevole
dell’importanza di un efficace ed efficiente
sistema di controllo interno. La finalità di tale
processo è quella di facilitare e migliorare il
perseguimento
degli
obiettivi
aziendali,
salvaguardare le risorse, prevenire i rischi
aziendali, garantire la conformità alle normative
vigenti in materia ed a predisporre bilanci e
attendibili,
situazioni
economico-finanziarie
veritieri e corretti.
La Società riconosce l’importanza primaria dei
controlli interni per favorire il raggiungimento
degli obiettivi aziendali, che risultano essere
orientati
al
miglioramento
dell’efficacia
e
dell’efficienza
dei
processi
produttivi
e
gestionali.
Al fine di perseguire tale scopo la Società si
impegna
a
realizzare
quanto
necessario
a
garantire ai dipendenti incaricati, formazione ai
fini della creazione e del mantenimento di un
sistema di controllo interno efficiente e coerente
con i principi ispiratori della propria attività.
CODICE ETICO
pag. 48
Tutti i Destinatari del Codice, sono responsabili
del corretto funzionamento del sistema di
controllo, nell’ambito delle funzioni svolte.
L’Organismo di Vigilanza ha libero accesso ai
dati, alla documentazione e alle informazioni
utili per lo svolgimento delle rispettive attività; i
dirigenti
e
i
dipendenti
della
Società
ne
agevoleranno il compito e in nessuna circostanza
impediranno o ostacoleranno il loro lavoro.
Management
S.p.A.
Manutencoop
Facility
costituisce, nell’ambito del proprio Consiglio di
Sorveglianza, un Comitato per il Controllo
interno, avente funzioni consultive e prepositive.
Inoltre identifica l’Internal Auditor con l’incarico
di verificare l’adeguatezza e la funzionalità del
sistema e di proporre agli organi competenti
l’implementazione
degli
opportuni
piani
di
intervento.
CODICE ETICO
pag. 49
7. ADOZIONE, AGGIORNAMENTO,
MODIFICHE E VIOLAZIONI
7.1 - ADOZIONE
Il Codice Etico ed i suoi futuri aggiornamenti
vengono approvati dal Consiglio di Gestione
della Società.
Manutencoop Facility Management S.p.A. si
impegna a diffondere con mezzi adeguati la
conoscenza dei principi contenuti nel presente
Codice Etico.
In particolare, una copia del Codice Etico è
consegnata ad ogni dipendente, amministratore
o terzo con il quale venga instaurato un rapporto
contrattuale, anche occasionale. Il testo del
presente Codice, inoltre, è affisso nei locali
della sede legale e di tutti i principali cantieri e
sedi decentrate ed è consultabile sul sito
Internet della Società.
Nei programmi di formazione ed aggiornamento è
destinato
uno
specifico
spazio
per
l’approfondimento della conoscenza del Codice
Etico.
Le
attività
di
formazione
sono
differenziate secondo il ruolo e le responsabilità
dei destinatari.
CODICE ETICO
pag. 50
7.2 – AGGIORNAMENTO E MODIFICHE
Manutencoop Facility Management S.p.A. cura il
periodico aggiornamento del Codice, al fine di
mantenerne i contenuti costantemente adeguati
alla normativa vigente ed all’effettiva realtà
aziendale. Eventuali proposte di aggiornamento
o modifica del Codice possono essere presentate,
direttamente al Garante del Codice, da ciascun
dipendente o membro degli Organi o Organismi
sociali; il Garante del Codice è comunque tenuto
a valutare ogni proposta ricevuta. Nessuno, al di
fuori
delle
funzioni
appositamente
ed
esplicitamente
preposte,
può
apportare
modifiche od integrazioni al Codice Etico, od
impartire disposizioni o direttive che siano in
contrasto con il suo contenuto.
La verifica in ordine alla necessità di formulare
proposte di aggiornamento o modifica del Codice
Etico,
l’interpretazione
e
la
verifica
circa
l’applicazione del Codice Etico sono affidate in
via esclusiva al Garante del Codice.
Tutte le funzioni aziendali di volta in volta
interessate sono tenute a prestare la massima
collaborazione.
CODICE ETICO
pag. 51
La violazione delle norme e l’inosservanza dei
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del Codice Etico.
7.3 - VIOLAZIONI
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possa
costituire, a suo avviso, reato.
CODICE ETICO
pag. 52
CODICE ETICO
pag. 52
E’ istituita un’apposita procedura per la verifica
dell’effettiva sussistenza delle violazioni. Nella
procedura è sempre garantito il diritto al
contraddittorio ed è assicurata la massima
rEi’s ei sr vt iat tuei tzaz au. n ’ a p p o s i t a p r o c e d u r a p e r l a v e r i f i c a
dell’effettiva sussistenza delle violazioni. Nella
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vp ieonl a zl ei o, noev v edreol, nCeoi dci ac e
/ oe n t ol ’ apvevni oa l e . d i
d ae l l ’ e sriat op pdoi r tuon e vceonnttur a ltet uparl oe c e dei m
un’iniziativa legale, civile o penale. In ogni caso,
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Ll a’ e snat int zài o n
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e si suenr e
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accertata.
L’entità della
proporzionata
accertata.
CODICE ETICO
sanzione deve
alla
gravità
comunque essere
della
violazione
pag. 53
8. GARANTE DEL CODICE
Le comunicazioni e le segnalazioni previste dal
presente
Codice
Etico
dovranno
essere
indirizzate
all’Organismo
di
Vigilanza,
ai
seguenti recapiti:
Organismo di Vigilanza di MANUTENCOOP FACILITY
MANAGEMENT S.P.A.
Via U. Poli n° 4
40069
-
ZOLA PREDOSA
(BO)
Tel. 051-35.15.435
Fax 051-35.15.975
E-mail: [email protected]
CODICE ETICO
pag. 54
L’Organismo di Vigilanza, in relazione al Codice
Etico, ha i seguenti compiti:
-
a revisione periodica il contenuto
del Codice Etico, al fine di mantenerlo
adeguato alla diversa realtà aziendale ed alle
nuove
esigenze
organizzative
interne,
proponendo al Consiglio di Gestione le
eventuali modifiche;
•
ELABORARE e sottoporre ad
la medesima procedura
modifiche del Codice Etico
necessarie in seguito al
normativa di riferimento;
•
VERIFICARE
•
DIFFONDERE
SOTTOPORRE
approvazione, con
di cui sopra, le
che si rendessero
mutamento della
periodicamente, e comunque in
ogni occasione di modifica del Codice Etico,
la compatibilità e coerenza delle norme che
complessivamente costituiscono il Modello
Organizzazione, Gestione e Controllo ex
D.Lgs. 231/2001, adottato da Manutencoop
Facility Management S.p.A.;
la conoscenza del Codice Etico e
chiarirne, mediante pareri, l’interpretazione e
l’applicazione;
CODICE ETICO
pag. 55
E VERIFICARE tutte le segnalazioni
relative ad eventuali violazioni del Codice
Etico e, previo svolgimento dell’apposita
procedura, accertarne l’effettiva sussistenza
ed indicare le conseguenti sanzioni;
•
RICEVERE
•
APPROVARE
•
trimestralmente agli
Organi
sociali
rapporti
scritti
circa
l’applicazione del Codice Etico, le violazioni
riscontrate e le iniziative promosse.
il
piano
formazione etica;
ELABORARE
CODICE ETICO
E
di
comunicazione
PRESENTARE
pag. 56
e