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Costituzione di una società a responsabilità limitata (Sp. z o.o.) in Polonia
1.
Informazioni generali
Per l’esercizio di attività economiche in Polonia generalmente gli operatori scelgono di
costituire una società a responsabilità limitata. Questo tipo di società può essere costituita
da uno o più soci, tuttavia una s.r.l. non può essere costituita esclusivamente da un’altra s.r.l.
di diritto polacco con un socio unico. I soci non rispondono personalmente per le
obbligazioni societarie; comunque sono obbligati a versare il capitale sociale che non può
essere inferiore a PLN 5.000 (c.a. EUR 1.250). La società a responsabilità limitata risponde
soltanto con il suo patrimonio per le obbligazioni sociali. Inoltre è anche soggetta a IRPEG.
La società a responsabilità limitata viene costituita attraverso l’espletamento dei seguenti
adempimenti:
redazione dell’atto costitutivo della società per atto notarile
versamento dell’intero capitale sociale prima del deposito della richiesta di iscrizione
nel registro delle imprese
nomina degli organi sociali
registrazione nell’apposito registro delle imprese.
La s.r.l. acquista personalità giuridica nel momento della registrazione nel registro delle
imprese. Tuttavia essa può svolgere la sua attività fino a 6 mesi prima della sua registrazione
sotto forma di “s.r.l. in fase di organizzazione”.
Anche se teoricamente tale tipo di società può legittimamente agire per la stipulazione di
validi contratti, nei casi concreti la gestione di una s.r.l. in fase di organizzazione può
presentare delle difficoltà di natura pratica.
2.
Costituzione
(1) Il primo adempimento per costituire una s.r.l. in Polonia è la sottoscrizione dell’atto
costitutivo per atto notarile che deve avvenire in Polonia in presenza di un notaio.
Contestualmente è necessario sottoscrivere una dichiarazione avente ad oggetto i
conferimenti delle quote.
L’atto costitutivo deve indicare:
- la denominazione e la sede della società;
- l’attività che costituisce l’oggetto sociale, specificata nella Classificazione Polacca
delle Attività (PKD), sostanzialmente simile alla Classificazione Europea dell’Attività;
- la durata della società, se costituita per un tempo determinato;
- l’ammontare del capitale sociale;
- la specificazione espressa nel caso in cui un socio può avere più di una quota;
- il numero e il valore nominale delle quote sottoscritte da ciascun socio.
In pratica è consigliabile che l’atto contenga, oltre che il contratto di società, una delibera di
nomina del primo Consiglio di Amministrazione nell’ipotesi in cui ciò sia previsto dal
contratto di società.
L’atto viene redatto in lingua polacca e nel caso in cui i soggetti firmatari non conoscano tale
idioma, sarà necessaria la presenza di un traduttore giurato al fine di assicurare la
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comprensione del contenuto degli atti. Inoltre, se uno dei soci è una persona giuridica, è
richiesta una visura camerale dell’apposito registro delle imprese, dalla quale si evinca la
facoltà della persona firmataria a rappresentare la persona giuridica.
A tal punto della procedura sarà opportuno che i neo nominati amministratori richiedano al
notaio l’autenticazione delle loro firme successivamente necessaria per la registrazione della
società. L’autentica delle firme può essere contestuale alla sottoscrizione dell’atto
costitutivo.
(2) Il secondo adempimento consiste nel sottoscrivere il capitale sociale. Successivamente
tutti i membri del Consiglio di Amministrazione rilasceranno in forma scritta una
dichiarazione attestante che il capitale sociale è stato interamente versato.
(3) In ultimo è necessario predisporre la domanda di registrazione nel Registro Nazionale
delle Società (KRS). La domanda viene compilata su appositi moduli corredati dai seguenti
allegati:
- lo statuto della società (o l’ atto costitutivo della società) in forma di atto notarile,
- la dichiarazione da parte di tutti i Consiglieri d’ Amministrazione che le quote del
capitale sociale sono state apportate da tutti i soci,
- l’ elenco nominativo dei soci con le loro rispettive firme, la dichiarazione della cifra ed
il valore nominale delle quote apportate da ogni socio,
- il documento di conferma della costituzione degli organi della società (Consiglio
d’ Amministrazione, eventuale Consiglio di Vigilanza o Commissione delle Revisioni)
se non viene descritto nel contratto della società,
- le firme per il fido dei Consiglieri d’ Amministrazione confermate dal notaio,
- la conferma delle spese burocratiche ( bolli, etc.).
- Costi di iscrizione nel Registro Nazionale Giudiziario:
- circa.................................................................................2.000,00 PLN ~ euro 500,00.
- avviso in Gazzetta Ufficiale circa.................................... 1.000,00 PLN ~ euro 250,00.
- Il tempo necessario per il rilascio del documento KRS varia dalle 4 alle 6 settimane.
(4) Assieme alla domanda di registrazione della società è necessaria l’iscrizione presso il
Registro delle Imprese (REGON), presso l’Ufficio Fiscale (NIP)e presso l’ufficio delle
Assicurazioni Pubbliche (ZUS):
Affinché si possa ricevere il numero (REGON) bisogna consegnare il formulario RG-1
presso l’Ufficio Statistico indicato per quanto riguarda la sede della società.
Il numero REGON viene rilasciato in circa 7/10 giorni.
Secondo la legge pubblica i soggetti giuridici (incluso le società a responsabilità limitata)
sono obbligati a ricevere il numero REGON. Tale numero deve essere apportato sui timbri
aziendali, sui documenti (tipo offerte, lettere) e sui documenti operativi della società.
L’ iscrizione presso l’Ufficio Fiscale viene effettuata tramite la consegna del
formulario NIP-2 con gli allegati necessari NIP-2/A, NIP-B, NIP-C, NIP-D presso l’Ufficio Fiscale
indicato per quanto riguarda la sede della società.
In aggiunta sono da allegare i seguenti documenti:
- lo statuto della società o l’atto costitutivo,
- l’ iscrizione presso il Registro Nazionale Giudiziario (KRS),
- il documento di conferma che l’ iscrizione è stata effettuata ricevuto dal Registro
Nazionale Giudiziario (KRS),
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-
il documento di conferma dell’ iscrizione avvenuta presso il Registro delle Imprese
(REGON),
il contratto di affitto della superficie dove ha sede la società,
l’ informazione dei conti correnti della società.
L’ Ufficio Fiscale rilascia il documento con il numero NIP della società nel periodo di 3 - 4
settimane.
Contemporaneamente la società è obbligata a registrarsi presso l’Ufficio Fiscale per quanto
riguarda il pagamento dell’ IVA (VAT) o se risulta necessario presso l’Ufficio Doganale per
quanto riguarda l’ accisa.
L’ iscrizione viene effettuata tramite la consegna del formulario VAT/AKC-R.
L’ obbligo di pagare l’ imposta IVA (VAT) e/o l’ accisa parte dal momento in cui viene
effettuata un’ operazione riguardante le imposte.
La società ha l’obbligo di consegnare presso il ZUS la dichiarazione relativa alle
persone impiegate (i formulari ZUS, ZPA, ZUS e ZUA). Tale dichiarazione riguarda i contributi
che vengono pagati dalla società per l’ assicurazione sociale e la salute degli impiegati se
eventualmente verranno assunti.
Tempistica media per apertura società dalle 6 alle 8 settimane.
3. Atto costitutivo (Statuto)
L’atto costitutivo può limitarsi soltanto a indicare i requisiti di cui al punto 2 del presente
memorandum oppure contenere diverse altre disposizioni. E’ consigliabile che le disposizioni
relative all’amministrazione della società siano disciplinate in modo dettagliato, includendovi
la precisa divisione dei poteri tra il Consiglio di Amministrazione, l’Assemblea dei Soci e il
Collegio sindacale (se nominato).
Per alcune delibere del Consiglio di Amministrazione è necessaria un’autorizzazione da parte
dell’Assemblea dei Soci. Le delibere che richiedono l’autorizzazione dell’Assemblea dei Soci
dovranno essere indicate nell’atto costitutivo. Inoltre, a nostro avviso, risulta di particolare
utilità includere nell’atto costitutivo alcune soluzioni che facilitino il funzionamento della
società nonché contribuiscano a ridurre i costi.
(a)
Denominazione, sede e oggetto sociale
L’atto costitutivo include la denominazione della s.r.l., la sede e l’attività che costituisce
l’oggetto sociale. È da sottolineare che i soci concordano la denominazione sociale che può
essere liberamente scelta e deve distinguersi da quelle degli altri imprenditori che operano
sullo stesso territorio. La denominazione sociale deve contenere l’indicazione di società a
responsabilità limitata, cioè "Spólka z ograniczona odpowiedzialnoscia", abbreviata come
“Sp. z o.o.”.
L’oggetto sociale deve essere definito secondo la classificazione delle attività, che
sostanzialmente è la medesima della Classificazione Europea delle Attività.
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(b)
Capitale sociale, valore delle quote
Il capitale sociale minimo è di PLN 5.000. (c.a. EUR 1.250) è può essere versato in
conferimenti in denaro oppure in natura. Il valore nominale di una quota sociale non può
essere inferiore a PLN 50. Il capitale sociale è diviso in quote che possono essere di valore
uguale o diseguale. L’atto costitutivo della s.r.l. deve espressamente specificare la facoltà di
un socio di essere titolare di una o più quote. Nel caso in cui è possibile avere più quote, tali
quote devono avere valore uguale ed essere indivisibili.
(c)
Aumento del capitale sociale
L’atto costitutivo può prevedere che non sia necessaria una delibera dell’Assemblea dei Soci
nel caso di aumento di capitale sociale effettuato entro un determinato periodo e non
superiore ad un certo ammontare. Tale soluzione permetterebbe di aumentare il capitale
sociale senza dover convocare l’Assemblea dei Soci ed emendare l’atto costitutivo. In forza
di tale meccanismo si risparmiano i costi per la redazione dell’atto notarile necessario per la
verbalizzazione dell’Assemblea.
(d)
Conferimenti aggiuntivi
Inoltre l’atto costitutivo può prevedere la possibilità dell’Assemblea dei Soci di obbligare i
soci a conferire i cosiddetti conferimenti aggiuntivi fino ad un ammontare definito nell’atto
costitutivo. I conferimenti aggiuntivi non fanno parte del capitale sociale e possono essere
restituiti ai soci con un’apposita delibera dell’Assemblea.
(e)
Dividendi
I dividendi possono essere distribuiti ai soci una volta all’anno, dopo l’approvazione del
bilancio consuntivo. L’atto costitutivo può stabilire tuttavia la possibilità di distribuire ai soci,
rispettati tutti i requisiti previsti dalla legge, un acconto di dividendo. Il Consiglio di
Amministrazione delibererà in merito a tale distribuzione dell’acconto dividendo.
(f)
Consiglio di Amministrazione
Può essere composto da uno o più membri, che possono essere nominati per uno o più anni
o per un tempo indeterminato. L’atto costitutivo può prevedere varie soluzioni di
rappresentanza. A titolo esemplificativo, in caso di Consiglio composto da più persone, la
s.r.l. può essere rappresentata:
-
(g)
da un membro del Consiglio;
dal Presidente del Consiglio (i membri ‘ordinari’ del Consiglio sarebbero autorizzati
alla rappresentanza solo se agiscono congiuntamente);
da due (o più) membri del Consiglio che agiscono congiuntamente;
da un membro del Consiglio che agisce congiuntamente con un’altro membro del
Consiglio oppure con un’ institore (prokurent).
L’atto costitutivo può disciplinare la convocazione del Consiglio di Amministrazione
oppure le modalità di assunzione delle delibere.
Procura
Il consiglio di amministrazione può nominare il cosiddetto prokurent (l’equivalente più vicino
in Italia sarebbe l’institore) il quale rappresenta la società a nome proprio ad eccezione delle
operazioni di vendita o acquisto della proprietà come anche dell’acquisto o la concessione
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dell’uso dell’azienda. La procura del prokurent deve essere registrata presso il registro delle
imprese, in ogni caso il prokurent non fa parte del consiglio di amministrazione.
(h)
Collegio sindacale
Una società a responsabilità limitata può istituire il Collegio sindacale (oppure il cosiddetto
Comitato di Revisione), al quale l’atto costitutivo può delegare alcuni poteri di controllo.
Il Collegio sindacale può risultare di particolare utilità nel caso di stipulazione di contratti tra
i membri del Consiglio di Amministrazione e la società perché in tali situazioni, in mancanza
del Collegio sindacale, la società può essere rappresentata soltanto da un procuratore
nominato dall’Assemblea dei Soci. Nelle s.r.l. il cui capitale supera i PLN 500.000 e in cui ci
sono più di 25 soci, l’istituzione del Collegio sindacale (o della commissione di revisione) è
obbligatoria.
(ii)
Assemblea dei Soci
Secondo il codice delle società commerciali polacco richiedono una delibera dell’Assemblea
dei Soci:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
l’esame e l’approvazione della relazione del Consiglio di Amministrazione sull’attività
della società e del bilancio sociale per l’esercizio precedente nonché concessione del
voto di fiducia ai membri del Consiglio di Amministrazione (e del Collegio sindacale - se
nominato) per l’esercizio delle loro funzioni
la distribuzione degli utili oppure la copertura delle perdite
le decisioni concernenti le pretese di risarcimento dei danni causati durante la
costituzione della società, la sua amministrazione o l’effettuazione dei controlli
la vendita o l’affitto dell’impresa oppure di ramo d’azienda ovvero la costituzione di un
diritto reale limitato
la restituzione dei conferimenti aggiuntivi (se previsti dall’atto costitutivo)
la stipulazione da parte della società di un contratto di credito, di prestito o di
fideiussione o simile, di cui siano parte i membri del Consiglio di Amministrazione,
i prokurent o i liquidatori o siano stipulati a loro favore
l’acquisizione o la vendita di un’immobile oppure di una quota di immobile o altre
immobilizzazioni, anche se l’atto costitutivo può derogare a tale regola stabilendo che
per tali operazioni non è richiesto il consenso dell’Assemblea dei Soci
la conclusione entro 2 anni dalla costituzione della società da parte della società di un
contratto di acquisizione di un’immobile, di una quota in un’immobile o di altre
immobilizzazioni il cui costo sia superiore di ¼ del capitale sociale, tuttavia non
inferiore a 50.000 PLN, salvo diverse disposizioni a proposito nell’atto costitutivo
altre questioni che sono state riservate alle competenze dell’Assemblea dei Soci
nell’atto costitutivo.
Vogliamo sottolineare che un contratto stipulato senza la debita approvazione
dell’Assemblea dei Soci è nullo, ad eccezione delle materie in cui è richiesto il consenso
dell’Assemblea dei Soci dal contratto sociale e non dalla legge – in quest’ultimo caso si tratta
solo di responsabilità personale dei membri del consiglio di amministrazione che hanno agito
oltre i limiti delle loro attribuzioni.
D’altra parte il codice delle società commerciali polacco prevede l’obbligo del Consiglio di
Amministrazione di ottenere il consenso dell’Assemblea dei Soci in merito alla conclusione di
ogni contratto il cui valore ecceda due volte il valore del capitale sociale. In questo caso però
un contratto concluso senza un consenso dell’Assemblea dei Soci sarebbe valido, mentre i
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membri del Consiglio di Amministrazione risponderebbero nei confronti della società per i
danni causati. L’atto costitutivo può derogare al suddetto obbligo.
Secondo il codice delle società commerciali polacco la notifica per l’Assemblea dei soci deve
essere inviata almeno due settimane prima dell’Assemblea a mezzo corriere, lettera
raccomandata oppure e-mail – quest’ultima forma di notifica è ammissibile solamente se
previamente accettata dal socio.
Lo stesso codice inoltre prevede che l’Assemblea dei Soci può svolgersi nella sede della
società; altri luoghi devono essere previsti dall’atto costitutivo oppure stabiliti
dall’Assemblea dei Soci (l’Assemblea ovviamente si può svolgere con la partecipazione dei
rappresentanti dei soci, che agiscono in base ad apposita procura).
(j)
Vendita delle quote, aumento del capitale sociale, diritto di prelazione
Il codice delle società commerciali polacco, in caso di aumento del capitale sociale prevede
che i soci hanno il diritto di prelazione, che però può essere escluso dall’atto costitutivo o da
delibera dell’Assemblea dei Soci. D’altra parte in caso di vendita delle quote il diritto di
prelazione può essere previsto soltanto nell’atto costitutivo.
(k)
Ulteriori questioni
L’atto costitutivo può regolare altre questioni di rilevante importanza per i soci, ad esempio:
-
modalità di rimborso delle quote
clausole di non-concorrenza tra i soci
clausola compromissoria
regole di distribuzione del patrimonio nel caso di scioglimento della società
privilegi nel campo di distribuzione dei dividendi oppure numero di voti collegati alle quote
regole di successione delle quote.
Fiscalità e tassazione in Polonia
Italia
Polonia
Corporate tax rate di KPMG
31,4%
19%
IRES
27,5%
19%
IVA
22% da luglio 2013
23%
IRAP
3,9% del Valore della produzione
Non presente
Tassazione delle plusvalenze
20%
19%
Costo orario del lavoro
27,4 euro
10 euro
Il tasso di imposizione sulle imprese italiane del 31,4% a fronte di un corporate tax rate sulle
imprese polacche del 19%. Si tratta di un dato generale che però evidenzia un peso del fisco
sull'attività delle imprese in Polonia molto inferiore a quello che si registra in Italia. Un'analisi
più specifica degli oneri fiscali per le imprese nei due Paesi è sicuramente necessaria, anche
se va anticipato che il costo del lavoro assume in termini assoluti un peso chiave in queste
dinamiche.
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Ogni impresa paga in entrambi i Paesi un'imposta sul reddito delle persone giuridiche. In
Italia questa imposta prende il nome di IRES (la ex IRPEG) e ammonta al 27,5% del reddito
delle società. In Polonia la stessa imposta (in inglese è chiamata CIT - Corporate Tax Income)
è del 19% e si applica al reddito imponibile delle sole attività in territorio polacco per i non
residenti. Una società è residente in Polonia se controllata o gestita in Polonia.
La maggiore imposta indiretta, ossia l'Iva, è pari nella maggior parte dei casi pari al 22% in
Italia, l'Imposta sul valore aggiunto varia, però, dal 4 al 10% sulla maggior parte dei generi
alimentari e sull'elettricità. Questo ovviamente influenza anche il mercato e la catena di
valore per le aziende che operano in questi settori.
L'imposta sul reddito delle imprese in Polonia, ossia la loro IRES, prende il nome di corporate
tax rate ed è pari al 19%. L'Iva si attesta invece al 23%, ma scende all'8% per farmaci e
ristoranti e fino al 4% per i generi alimentari.
In Italia esiste anche l'Irap: un'imposta regionale che equivale al 3,9% del Valore della
produzione. Si tratta di un'imposta sovente contestata che in Polonia non esiste.
Il reddito da capitale o tassazione delle plusvalenze finanziarie in Italia ammonta al 20% (al
12,5% per i titoli di Stato). In Polonia le corrispondenti tasse sul capital gain (quindi per
esempio sui dividendi pagati da una società controllata o sugli investimenti finanziari che
producono plusvalenze o dividendi) sono assimilate alla tassazione sulle imprese e
ammontano al 19% del reddito.
Esiste un'altra imposta indiretta, l'accisa sui carburanti, una tassa che colpisce questo genere
di prodotti in Italia. Nel Bel Paese l'accisa sulla benzina ammonta a 728,40 euro ogni mille
litri (ossia 0,7284 euro a litro) e quella sul gas naturale a 0,00331 al metro cubo (dati Agenzia
Dogane al 2013). A parte va considerata l'Iva. In Polonia l'accisa sui carburanti non esiste. Il
costo di un litro di benzina in Italia è di circa 1,78 euro a litro, quello di un litro di benzina in
Polonia è di circa 1,36 euro.
Un aspetto molto importante per ogni impresa che opera nel Paese dell'Est è quello del
costo del lavoro. Uno dei punti sui cui le istituzioni puntano maggiormente per incoraggiare
l'insediamento di società straniere e gli investimenti esteri in Polonia è, infatti, proprio
quello del basso costo di una manodopera qualificata e formata.
In termini assoluti la più recente rilevazione di Eurostat calcola che fra il 2008 e il 2013 in
Italia il costo di ogni ora di lavoro per le imprese è cresciuto dell'8,9% portandosi a 27,4 euro
(costo al netto del settore agricolo e della pubblica amministrazione). Nello stesso periodo il
costo orario del lavoro è sceso in Polonia del 2,6% a 7,4 euro. Il costo di un dipendente in
Polonia costa dunque un po' più di un quarto del costo di un dipendente in Italia. Questo
calcolo del costo orario del lavoro tiene conto di tutte le remunerazioni salariali e non
salariali dirette al netto dei sussidi, dei versamenti previdenziali, dei pagamenti per i giorni
non lavorati, dei benefit di varia natura. Una prospettiva sulle aliquote contributive a carico
del datore di lavoro può fornire qualche ulteriore chiarimento.
In Polonia un'impresa deve versare il 9,76% del reddito imponibile per contributi
pensionistici del lavoratore. Poiché questi contributi sono ripartiti equamente fra impresa e
lavoratore complessivamente si arriva al 19,52% complessivo. In Italia in generale (ma
esistono numerose eccezioni) i contributi pensionistici rappresentano un'aliquota del reddito
imponibile del 33%, ma sono coperti per due terzi dal datore di lavoro e per un terzo dal
dipendente. Questo significa che la quota a carico dell'azienda è del 22 per cento (contro il
9,76% della Polonia). A Varsavia si versano poi aliquote del 6,5% derivanti da contributi di
invalidità. Esiste anche un'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni allo 0,67%, un
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versamento dell'1,5% al Fondo pensioni-ponte, uno del 2,45% al Fondo del lavoro e uno
dello 0,10% al Fondo garanzia per i lavoratori dipendenti.
Persone fisiche, la residenza fiscale
Secondo l'articolo 3, comma.1 della Gazzetta Ufficiale Polacca (Anno 2010 numero 51, pos.
307 ) si considera avente residenza fiscale in Polonia:
la persona che ha nel Paese il centro dei suoi interessi vitali,
la persona che risiede nel Paese per almeno 183 giorni.
Non esiste una vera definizione legale di "centro di interessi vitali" in Polonia, tanto meno in
altri accordi internazionali. Alcune indicazioni sono state fornite dall'OCSE, che la definisce
come il luogo dove le relazioni personali ed economiche dell'individuo sono più strette.
Giocano un ruolo determinante le relazioni familiari e sociali, il lavoro, le attività culturali e
associative, la sede di affari e quella dalla quale si amministrano le proprietà.
Obblighi fiscali illimitati. Vengono considerate soggette agli obblighi fiscali di tipo
illimitato tutte le persone fisiche che possiedono una residenza fiscale nel Paese; la
tassazione si applica sia ai redditi generati in Polonia che a quelli percepiti da uno Stato
estero.
Obblighi fiscali limitati. A prescindere dalla residenza, tutti redditi generati in Polonia sono
soggetti alla tassazione obbligatoria secondo le regole interne dello Stato; le convenzioni
internazionali contro la doppia imposizione evitano in questo caso il fenomeno per cui lo
stesso presupposto sia soggetto due volte a tassazione in due diversi stati.
Le persone fisiche sono soggette a due aliquote:
18% per redditi da 0 a 85.525 zloty (reddito imponibile)
32% per redditi superiore agli 85.525 zloty
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