Il libro unico del Lavoro Dottor Simone D`Ario

Il libro Unico del Lavoro
Studio D’Ario
Consulenza del Lavoro in Roma
Normativa e prassi di riferimento
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Dl 112/2008 – convertito L. 133/2008
D.M 09/07/2008
Circolare Min. Lav. 21.08.2008 n. 20
Nota Inail 04/09/2008
Nota Inail 10/09/2008
Nota Inail 19/09/2008
Soggetti obbligati
Generalità dei datori di lavoro privati, di
qualsiasi
settore,
compresi
agricoltura,
spettacolo, autotrasporto e marittimi, con la
sola eccezione dei datori di lavoro domestico.
Soggetti obbligati
Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta
del libro unico le società cooperative di produzione e
lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti
di lavoro subordinato al proprio interno con soci e
non soci), l'impresa familiare per il lavoro del coniuge,
dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza
retribuzione), le società e le ditte individuali del
commercio che non occupino dipendenti.
Libro matricola e registro delle imprese
Sono venuti meno con l’entrata in vigore del D.M.
09/07/2008, dal 18 agosto 2008 non occorre più
istituirne di nuovi, né si è tenuti all’aggiornamento
dei vecchi che vanno solo conservati per cinque
anni dall’ultima registrazione.
Ambito di applicazione delle registrazioni
obbligatorie
1. lavoratori subordinati (con qualsiasi tipologia);
2. collaboratori coordinati e continuativi (di qualsiasi tipo a
progetto, co.co.co. o mini-co.co.co.);
3. associati in partecipazione con apporto lavorativo
(anche se misto a capitale).
Non sono oggetto di registrazione nel libro unico:
1) i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari;
2) i coadiuvanti delle imprese commerciali;
3) i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in
forma societaria
Comunicazioni obbligatorie
I datori di lavoro, anche artigiani, che intendono impiegare:
•collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari
•coadiuvanti delle imprese commerciali
•soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma
societaria
sono tenuti, prima dell'inizio del rapporto di lavoro, alla DNA
all'INAIL (se non soggetti a comunicazione prev. CPI). Al
momento la denuncia nominativa può essere presentata a
mezzo fax al numero verde 800.657.657 o in via telematica
www.inail.it
L'obbligo della denuncia nominativa decorre dal 18 agosto
2008 (DM 9 luglio 2008).
Ambito di applicazione delle registrazioni
obbligatorie
Non debbono essere registrati sul Libro Unico i cococo o
gli associati in partecipazione che svolgano l’attività in MODO
IMPREDITORIALE AUTONOMO o PROFESSIONALE
come:
Agenti e rappresentanti che svolgono attività in forma di
impresa
Amministratori, sindaci e componenti collegi e commissioni i
cui compensi siano attratti nei redditi di natura professionale
Associati in partecipazione che svolgano l’attività in forma
imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa
o lavoro autonomo
Ambito di applicazione delle registrazioni
obbligatorie
I lavoratori che sono in periodi di sospensione ovvero che
non percepiscano compenso NON vanno registrati sul
LUDL (es. lavoratori a chiamata durante il periodo di stand
by, amministratori o sindaci ecc.). Tali soggetti vanno
registrati esclusivamente:
- Al momento della prima immissione al lavoro;
- Ogni volta che svolgano attività e/o ogni volta che
percepiscano compensi;
- Al termine del rapporto di lavoro;
Ambito di applicazione delle registrazioni
obbligatorie
I lavoratori somministrati hanno un duplice requisito di
registrazione:
UTILIZZATORE: dati identificativi del lavoratore
SOMMINISTRATORE: annotazioni integrali ordinarie
Chi vidima il Libro Unico Del Lavoro
L’art . 1 comma 1 del DM prevede INAIL
come unico istituto vidimatore
Nota INAIL 04/09/08
“Manifestata al Min. Lavoro l'opportunità di mantenere
l'attuale sistema di vidimazione presso l'INPS (datori di
lavoro agricoli) e presso l'IPSEMA (datori di lavoro
marittimi) durante tutto il periodo transitorio (fino al periodo
di paga relativo al mese di dicembre 2008 e, quindi, fino al
16 gennaio 2009)”
Modalità di tenuta e conservazione
Il datore di lavoro è obbligato alla tenuta del libro unico in una
delle seguenti modalità:
•elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo
continuo
•elaborazione a stampa laser
•su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura
costituisca documento informatico
Il libro unico è conservato in UNICA COPIA presso una delle
seguenti sedi:
•sede legale dell’impresa;
•studio del consulente del lavoro o di altro professionista;
•presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di
categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese.
Modalità di tenuta e conservazione
NUMERAZIONE UNICA PER CDL
•mantenuta la possibilità di inserimento del LUDL in
vidimazione unica
•abolito l’obbligo di trasmissione mensile ai clienti ed annuale
all’INAIL dei numeri utilizzati
Modalità operative
•richiesta telematica di autorizzazione – elenco clienti
corredato dei vari codici fiscali (dopo aver ottenuto DELEGA
scritta)
•comunicazione di variazione entro 30 gg dall’evento
•i soggetti già abilitati alla numerazione unica dovranno nel
periodo transitorio presentare all’INAIL elenco aggiornato dei
propri assistiti che verificherà l’autorizzazione
Cosa annotare sul libro unico
Per ciascun lavoratore nella sezione paga
1. nome e cognome;
2. codice fiscale;
3. qualifica e livello di inquadramento contrattuale;
4. retribuzione base;
5. anzianità di servizio;
6. posizioni assicurative e previdenziali;
7. qualsiasi annotazione riferita a dazioni in danaro o in natura;
8. somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro
straordinario da indicare specificatamente;
Cosa annotare sul libro unico
Per ciascun lavoratore nella sezione presenza
- in generale: per ogni giorno dei singoli mesi di riferimento
devono essere registrate ore di lavoro effettuate, l’indicazione
delle ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le
ferie e i riposi,
- lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a
periodi superiori: deve essere annotata soltanto la giornata di
presenza al lavoro (devono essere indicate le assenze),
- lavoratori a domicilio: le registrazioni previste per i lavoratori
ordinari + date e ore di consegna e di riconsegna del lavoro,
descrizione del lavoro eseguito, specificazione della quantità e
della qualità del lavoro eseguito.
Come compilare il libro unico
•Attribuire in fase di stampa una numerazione
sequenziale a ciascun foglio
•Conservare eventuali fogli annullati o deteriorati
•Procedere alla vidimazione, numerazione, registrazione
e tenuta UNITARIA (possibile comunque elaborazione
separata del calendario presenze mantenendo una
numerazione sequenziale)
Come compilare il libro unico
Nel caso in cui il datore di lavoro conservi il LUDL con
stampa laser o supporto magnetico avrebbe la possibilità di
attribuire alla stampa del prospetto delle presenze una
numerazione autonoma.
L’azienda che utilizza un servizio di elaborazione delle paghe
esterno ha la possibilità di continuare a stampare al
proprio interno le presenze con la procedura in uso, ma il
Libro Unico deve essere elaborato e stampato e conservato
nella sua completezza, dati retributivi e dati presenze, presso
il soggetto delegato alla tenuta.
Come compilare il libro unico
A richiesta degli organi di vigilanza i datori di lavoro che
impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi
stabili di lavoro ed elaborano il LUDL devono esibire
elenchi riepilogativi mensili (fino ai 5 anni precedenti) del
personale occupato e dei dati individuali relativi alle
presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati
all’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro,
anche suddivisi per ciascuna sede.
Quando compilare il libro unico
Termine per le annotazioni obbligatorie: 16^ giorno del mese
successivo a quello al quale si riferiscono le prestazioni di lavoro
Presenze posticipate: “possono essere oggetto di registrazione
differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l’obbligo di
annotare sul libro unico del lavoro – per ciascun periodo entro il
giorno 16 del mese successivo - le presenze del periodo di
riferimento” (circ. 20/2008 Min. Lav.).
- Siamo in attesa dei necessari chiarimenti da parte del Min.
Lav., per quanto riguarda questa parte della circolare.
Obblighi di registrazione i limiti temporali
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Le scritture obbligatorie sul libro unico del lavoro,
debbono avvenire per ciascun mese di riferimento
entro il 16 del mese successivo.
Esempi:
Ispezione intervenuta il giorno 15 del mese di
Ottobre. In questo caso siamo tenuti a mostrare le
registrazioni effettuate entro il 16 Settembre;
Ispezione intervenuta dopo il giorno 15 del mese di
Ottobre. In questo caso siamo tenuti a mostrare le
registrazioni effettuate entro il 16 Ottobre.
Obbligo di esibizione del datore di lavoro
Sede stabile di lavoro, libro è tempestivamente esibito dal
datore di lavoro agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro anche a mezzo fax o posta elettronica.
Attività mobili o itineranti, che comportano lo svolgimento del
lavoro presso più sedi nell’ambito della stessa giornata o si
caratterizzano per la mobilità dei lavoratori sul territorio, il
personale ispettivo deve formulare espressa richiesta di
esibizione del libro unico del lavoro, in apposito “verbale di
primo accesso ispettivo”.
Obbligo di esibizione del CDL e dei CED
delle associazioni di categoria
Entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel
verbale di primo accesso ispettivo
Sanzioni
Consulenti del Lavoro
I^ violazione: sanz. pecuniaria amm. da € 100 a1000
Recidiva: comunicazione della violazione al CPO del
trasgressore, per l’adozione dei provvedimenti disciplinari che
saranno ritenuti necessari od opportuni+ sanz. pecuniaria amm.
da € 100 a1000
Associazioni di categoria
I^ violazione: sanz. pecuniaria amm. da € 100 a 1000
Recidiva: sanzione pecuniaria amministrativa da € 500 a 3000
Cosa consegnare al lavoratore
Al momento dell’assunzione:
• fino al 17/08 “una dichiarazione sottoscritta contenente i
dati di registrazione effettuata nel libro matricola”, di cui al
D.Lgs 181/00, nonché la “comunicazione relativa alle
condizioni di lavoro applicate” di cui al D.Lgs. n. 152/97.
• dal 18/08 copia della comunicazione telematica al CPI ovvero
contratto di lavoro con le informazioni di cui al D.Lgs 152/97
Mensilmente (o periodicamente):
Copia delle scritture del LUDL a lui riferite (non
obbligatoriamente comprensive dei dati di presenza)
Periodo transitorio
Fino al periodo di paga relativo al
mese di dicembre 2008 (fino al 16
gennaio 2009) i datori di lavoro
possono adempiere agli obblighi di
istituzione e tenuta del libro unico
del lavoro mediante la regolare
tenuta del libro paga, nelle sue
sezioni paga e presenze (ovvero,
per i lavoranti a domicilio, del
registro dei lavoranti e del libretto
personale di controllo).
Il regime sanzionatorio applicabile
sarà solo quello contemplato
dall’art. 39, d.l. n.112/2008
Per le vidimazioni dei libri
durante il periodo transitorio,
tuttavia si è resa necessaria
questa precisazione da
parte dell’Inail.
Profili sanzionatori
Libro unico può essere verificato dagli ispettori delle DPL
e DRL, dagli Ispettori regionali del lavoro della Sicilia e dei
Servizi Ispettivi delle Provincie Autonome di Trento e Bolzano,
ma anche dai funzionari ispettivi degli Istituti ed Enti
previdenziali ed assicurativi (INPS,INAIL …).
I suddetti organi di vigilanza in materia di lavoro e previdenza
sono tenuti a rilevare le eventuali violazioni amministrative
riguardanti gli obblighi di istituzione, tenuta, registrazione,
esibizione e conservazione del Libro unico del lavoro.
Profili sanzionatori
Ai sensi dell’art. 39 co. 7 del 112/08 in materia di LUDL il
datore di lavoro può essere:
Sanzionato per: omesse o infedeli registrazioni dalle quali
derivi un disvalore ai fini retributivi, previdenziali e fiscali
ovvero occultamento ai fini legali;
e non sanzionato per: errori di carattere meramente formale o
materiale che non determinino quanto sopra indicato ovvero
per fatti imputabili ad incertezze normative, ritardo di
diffusione di rinnovi contrattuali, difficoltà ad interpretare la
natura delle prestazioni rese che non abbiano consentito il
corretto aggiornamento del libro;
Profili sanzionatori
MANCATA ISTITUZIONE DEL LIBRO UNICO
datore di lavoro del tutto sprovvisto del libro unico del lavoro o
abbia messo in uso un libro unico del lavoro senza rispettare
uno dei sistemi di tenuta previsti dal DM.
Sanzioni:
Sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro.
Diffida: sì. Il datore di lavoro che ottemperi si troverà
ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 500.
Profili sanzionatori
OMESSE O ERRATE REGISTRAZIONI
- tipo omissivo: i dati non sono stati registrati;
- tipo commissivo: i dati registrati non corrispondente al vero.
Sanzione pecuniaria amministrativa:
- fino a dieci lavoratori da 150 a 1500 euro;
- da undici lavoratori in poi da 500 a 3000 euro;
Diffida obbligatoria: sì per le omissioni. Il DL che ottempera
è ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 150, fino
a dieci lavoratori, e a euro 500, se più di dieci lavoratori.
Non c’è diffida per le ipotesi di infedele registrazione
(illecito commissivo in quanto lede l’interesse protetto dalla
norma e non è più recuperabile)
Profili sanzionatori
TARDIVE REGISTRAZIONI
sanzione pecuniaria amministrativa:
- fino a dieci lavoratori da 100 a 600 euro;
- da undici lavoratori in su la sanzione da 150 a 1500 eu-ro.
Diffida obbligatoria: sì. il datore di lavoro è ammesso a
pagare la sanzione pecuniaria minima pari a euro 100, fino a
dieci lavoratori, e a euro 150, se la violazione si riferisce a più
di dieci lavoratori
Profili sanzionatori
Libro Unico e maxi sanzione
A seguito dell’abolizione del libro matricola e del conseguente
obbligo di iscrizione preventiva dei lavoratori occupati prima
dell’immissione al lavoro, il personale ispettivo dovrà
accertare l’eventuale esistenza di un impiego lavorativo
non regolare basandosi esclusivamente sull’avvenuta o
meno comunicazione obbligatoria di instaurazione del
rapporto di lavoro, di cui all’art. 1, comma 1180, L. 296/2006
Profili sanzionatori
Libro Unico e maxi sanzione
Se il DL in assenza di comunicazione obbligatoria preventiva
al CPI dimostri la registrazione del lavoratore su “ altre
scritture o da altri adempimenti obbligatori precedentemente
assolti …” (circ. 20/08 Min. Lavoro) non è sanzionabile con
maxi sanzione (L 248/06).
Prove documentali che evitano la maxi sanzione
Libro unico, E-mens, libro paga o presenza (fase transitoria),
Profili sanzionatori
Libro Unico e maxi sanzione
La maxisanzione non opera neppure quando il datore di
lavoro attesta agli ispettori l’affidamento dei propri
adempimenti a un consulente del lavoro e non possa
effettuare la comunicazione in via telematica per le ferie o la
chiusura dello studio. Ciò a condizione di aver inviato la
comunicazione preventiva di assunzione, a mezzo fax con il
modello “UniURG”.
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Fine della presentazione