Modulo 3 - Istituto Nazionale di Fisica Nucleare

Modulo 3
Sistema Informativo
Modulo 3: Ordini e Fatturazione
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Dr. Passarelli Antonino (Precario INFN)
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PREMESSA
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IL LAVORO A REGIME (2009)
IL LAVORO DI MAGGIO
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Testata
Righe d’ordine
Spese
accessorie/
Azioni
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• Libero, senza consultazione di nessun catalogo;
• Catalogo, acquisto di articoli offerti da fornitori con accordo quadro (Consip??);
• Scorte Magazzino, non disponibile al momento
• Rif. Interno, numero generato
ed attribuitodipendente
all’ordine alINFN
momento
del salvataggio.
• Richiedente,
che richiede
l’acquisto di qualcosa.
Tale ordine non e’ ancora sottomesso nel workflow
Selezionato
dall’sianagrafica
centrale
• Stato Ord., indica a che punto
del workflow
trova l’ordine
lavorato
(Nuovo, Salvato, Sottomesso,
Annullato)
• Data,
suggerita da sistema la data di lavorazione dell’ordine
• Nr.PO, numero generato al momento della sottomissione dell’ordine, a questo punto l’ordine viene
• RUP, da selezionare dalla lista dei dipendenti INFN
introdotto nel workflow approvativo.
• Stato PO, indica a che punto
del workflow
si trovainl’ordine
e gia’ presente nel
• Riferimento
delibera,
casi disottomesso
acquisti particolari
workflow approvativo
• Nr. RDA, al momento non disponibile
• Stato RDA, al momento non disponibile
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Selezione da una lista valori
Il sistema suggerisce quanto definito nell’anagrafica fornitori.
NOTA: Solo al completamento di ogni campo obbligatorio della testata si puo’
passare alla compilazione delle righe d’ordine.
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Nel caso di acquisto daSconto
catalogo
applicato con una percentuale
con articoli censiti a sistema
o inserito come importo
Campo di testo inUnita’
cui specificare
la
di misura (selezionabile
da lista valori)
descrizione dell’articolo
Quantita’
Facilitatori
Prezzo unitario
Iva (selezionabile da lista valori
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Seleziona Impegno
da una lista valori
Impegno esistente
Valorizzazione dei
campi
Esperimento e Capitolo
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Impegno contestuale
Selezione
Esperimento
10
Selezione
Capitolo
Ripartizione
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






Salva
salva l’ordine compilato senza sottomerlo nel workflow approvativo e senza generare scritture
contabili. Assegna un numero interno per consentire di riprendere e lavorare successivamente
l’ordine.
Cancella
Svuota i campi della maschera.
Duplica
Copia l’ordine visualizzato nella maschera per velocizzare la lavorazione di ordini “simili”
Invia a Contabilita’
Salva l’ordine ed invia la pratica all’ufficio “Contabilita”. In base al tipo di responsabilita’ del
proprio user, tale campo potrebbe essere non attivo.
Impegno
Salva l’ordine ed impegna la spesa. In base al tipo di responsabilita’ del proprio user, tale
campo potrebbe essere non attivo. Si crea l’ordine gestionale ed si impegna la parte
finanziaria
Annulla
Annulla l’ordine visualizzato nella maschera modificandone lo stato
Stampa
visualizza il pdf
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 Inserimento di un ordine libero
 Ricerca del fornitore in anagrafica
 2 articoli con le seguenti modalita’ di impegno:
 riga 1: impegno esistente
 riga 2: impegno contestuale
 Salvare l’ordine completato
 Impegnare
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 Ricerca dell’ordine precedentemente impegnato
 Duplicazione dell’ordine
 Modifica dell’ordine con aggiunta di altri 2 articoli con le seguenti modalita’
di impegno:
 riga 3: impegno contestuale ripartito tra piu’ capitoli con stesso
esperimento
 riga 4: impegno contestuale ripartito tra piu’ esperimenti con stesso
capitolo
 Applicare alle righe aggiunte uno sconto a piacere (% o Importo)
 Salvare l’ordine completato
 Impegnare
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ABITUDINI LAVORATIVE DIVERSE
abituale confronto fattura
abituale confronto fattura con ordine
con impegno/ordine
Unificazione grazie al programma
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NOZIONI:
 Protocollo
 Confronto con ordine
 Pagamento
CASI D’USO:
 registrazione fattura
 riscontro fattura con ordine
 Variazioni sull’importo
 Variazioni sulla quantita’
 creazione batch pagamenti
 stampa mandati
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



Protocollo
Riscontro
Liquidazione
Pagamento
L’applicazione consente di separare ognuna di queste fasi o unirle (ad
esclusione del pagamento), in un unico passaggio operativo
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Protocollo la fattura
Numero progressivo
registro IVA
Confronto con ordine
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 registrazione fattura
 riscontro fattura con ordine
 importo fattura = importo ordine
 Importo fattura < importo ordine (chiusura a saldo)
 Importo fattura > importo ordine (copertura con impegno esistente ed impegno
contestuale, chiusura a saldo)
 Forniture parziali con variazione di prezzo + o – (discriminante saldo o in conto)
 Quantita’ e importo fattura < Quantita’ e importo ordine (in conto)
 Quantita’ e importo fattura < Quantita’ e importo ordine (saldo)
 Liquidazione fattura
 creazione batch pagamenti
 stampa mandati
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 Sistema per aggregare diversi pagamenti e generare mandati
 Possibilita’ di applicare filtri alle fatture non ancora pagate (es. filtro fornitore o
gruppo pagamento)
 Possibilita’ di selezionare, sulla base del primo filtro, quali fatture pagare e
quali rinviare
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Nome univoco assegnato ai
pagamenti.
Es. Pagamenti Ottobre 2008
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Possibilita’ di
selezionare la
modalita’ di
pagamento
(quietanza)
Selezione da una lista valori
In questa fase e’
possibile
selezionare quali
fatture del fornitore
pagare e quali
rinviare
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Generazione di tanti
mandati quanti
fornitori
Non e’ necessario
assegnare il
numero di mandato
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Stampa mandato
appena generato
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Non abbiamo ancora stampato, ma sottomesso la richiesta.
Per visualizzare la stampa:
 Barra dei menu “Visualizza”
 Richieste
 Selezione della richiesta
 Visualizza Output
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 Creare un batch con filtro su fornitore
 Pagare tutte le fatture suggerite dal sistema
 Generare il mandato
 Inoltrare la richiesta di stampa
 Visualizzare il risultato di stampa
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 Impegno in finanziaria nativa al lordo del compenso
 Inserimento fattura o documento equivalente con la distribuzione seguente:
 Linea uno: compenso imponibile (con suggerita aliquota fiscale)
 Linea due: eventuali spese da inserire, sia esenti sia soggette ad aliquota
fiscale.
 Normale operazione di pagamento, che il sistema imposta come:
 quietanza: come da descrizione indicata
 descrizione: pagamento fattura/doc n. .... del.... per l'importo netto di Euro
.... quietanza: IBAN o altro del beneficiario Irpef di Euro .... da versare
all'Istituto mediante reversale n. .....allegata
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 Importo lordo Euro 65,00
 Fornitore: Percipiente Test (aliquota 30%)
 Ulteriore spesa aggiuntiva pari di Euro 15,00 (spesa esente)
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Compenso
Spesa esente
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 Inserimento nuovo percipiente (Propri dati, aliquota 30%)
 Registrare a sistema un seminario per un importo pari a Euro 100,00
 Impegno con chiave contabile a scelta
Step riepilogativi:
1. Anagrafica Fornitori, inserimento nuovo fornitore di tipo PERCIPIENTE
2. Impegno in finanziaria nativa pari al compenso lordo
3. registrazione fattura pari al compenso lordo
4. Distribuzione fattura:
4.1 Linea compenso (con aliquota)
4.2 Linea spese (senza alcuna aliquota per esenti)
5. Creazione del batch di pagamento
6. Stampa mandato e reversale
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