La dematerializzazione dei documenti amministrativi

La dematerializzazione dei
documenti amministrativi
Prof. Pierluigi Ridolfi
Componente CNIPA
Presidente del GdL interministeriale
per la dematerializzazione
Convegno Infocamere
Roma – 4 aprile 2006
Gruppo di lavoro per la dematerializzazione
tramite supporto digitale
Amministrazioni coinvolte
 Innovazione e Tecnologie
 Presidenza del Consiglio dei Ministri
 Beni e Attività Culturali
 Funzione Pubblica
 Interno
 Giustizia
 Economia e Finanze
 Salute
 Lavoro e Politiche Sociali
 CNIPA
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Obiettivi
individuare criteri e modalità tecniche per la
conservazione sostitutiva permanente delle
diverse tipologie di documenti amministrativi
definire regole per la trasmissione e l’esibizione
dei documenti che ne garantiscano l’integrità,
la conformità e la provenienza
proporre iniziative per razionalizzare,
modificare o integrare la normativa vigente
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Grandi temi
evitare la produzione di nuova carta
eliminare il cartaceo esistente non di interesse
“storico o culturale”
ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)
attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)
ottenere benefici immediati e tangibili per il
cittadino
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Modus operandi del GdL
esame della normativa e delle prassi vigenti
audizioni delle Associazioni e degli Organismi
di settore
individuazione di obiettivi da porsi nel
breve/medio periodo
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Prime considerazioni
complessità della problematica superiore al
previsto
prevalenza delle questioni normative su
quelle tecniche
vastità della casistica
“facilismo” nell’individuare soluzioni
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Punti di forza
il corpus normativo è pressoché completo
le soluzioni tecniche sono adeguate
 firma digitale
 e-mail e PEC
 archiviazione elettronica
 protocollo e standard di interoperabilità
 fatturazione elettronica
ci sono già esperienze concrete
la macchina è partita ma ….
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Criticità
alcune difficoltà interpretative delle norme
carenza di prassi per la sottoscrizione dei
documenti informatici
scarsa usabilità degli strumenti per la
sottoscrizione dei documenti e per la gestione
dei documenti firmati
scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione
formale di documenti
difficoltà di “esibizione” e ritrosia
all’accettazione del documento informatico
scarsa maturità delle soluzioni per la
conservazione digitale di lungo periodo
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Opportunità
per eliminare il cartaceo esistente
processi qualificati per la trasposizione in formato
digitale o per il riversamento
attuazione delle pratiche di scarto approntando
strumenti di selezione (massimari) coerenti con i
sistemi di classificazione (titolari)
approfondimento degli aspetti tecnologici
connessi alla conservazione permanente
riduzione dei tempi di deposito obbligatorio
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Opportunità
per limitare la produzione cartacea
linee guida semplici e chiare per la gestione dei
documenti digitali e dei messaggi di posta


cartelle
archiviazione personalizzata uniforme
attivazione dei procedimenti amministrativi
utilizzando le nuove tecnologie


promozione dei documenti informatici nativi
gestione integrata del ciclo di vita del documento
comunicazione e trasmissione dei dati tra le
amministrazioni
diffusione della firma digitale
convincere gli incerti
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Libro Bianco
prima pietra miliare della dematerializzazione
stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e
privati
evidenza delle criticità che sussistono
disamina delle opportunità:
 per eliminare la carta esistente
 per limitare la produzione di documenti
cartacei
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Azioni del Gruppo di Lavoro
istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti
coinvolti


per l’approfondimento di tematiche specifiche
per la partecipazione e la disseminazione di un
atteggiamento propositivo
Tavoli trasversali

norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del
responsabile della conservazione
Tavoli verticali

documentazione bancaria, della salute, tributaria,
del lavoro
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO
T1 Conservazione
sostitutiva dei documenti
T2 Aspetti tecnologici della
conservazione
permanente
T3 Limitazione della
produzione cartacea di
pubblicazioni
COORDINATORE
AMMINISTR.
Maria Grazia
Pastura
Beni
Culturali
Silvio Salza
Università
Roma 1
Anna Petrucci
Innovazione
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO
COORDINATORE
AMMINISTR.
T4 Riduzione dei tempi di
Luciano
Cannerozzi de
Grazia
Funzione
Pubblica
T5 Figura del Responsabile
Mirella Casini
Schaerf
CNIPA
Elio Gullo
Funzione
Pubblica
conservazione dei
documenti
amministrativi
della conservazione
T6 Iniziative di
incentivazione
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO
COORDINATORE
AMMINISTR.
V1 Documentazione
Enrico De
Giovanni
Innovazione
V2 Documentazione
Walter
Bergamaschi
Sanità
V3 Documentazione a fini
Paolo Puglisi
Economia e
Finanze
Gaetano
Arella
Lavoro
bancaria
sanitaria
tributari
V4 Documentazione del
lavoro
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Grandi progetti - 1
Progetto “lotta agli sprechi”

cedolino elettronico dei dipendenti pubblici
Progetto “@P@”

30 progetti finanziati per la diffusione della Posta
Elettronica
Progetto “protocollo in ASP”
Progetti di razionalizzazione delle applicazioni
informatiche e dei servizi
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Grandi progetti - 2
Dematerializzazione alla fonte (Poste)



studi di fattibilità completati
sperimentazioni pianificate
convenzioni (comma 51 Fin. 2005)
Dematerializzazione bollettini postali (Poste)



600 milioni di pezzi/anno
sistema pronto a partire
legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005)
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Comma 51 finanziaria
Al fine di semplificare le procedure amministrative delle
pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito
delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a
carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con
soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto
informatico degli invii di corrispondenza da e per le
pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche
amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e
telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase
di trasmissione informatica attraverso la certificazione
tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che
garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca
temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il
processo.
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Comma 51 finanziaria modificato
Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di
dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche,
anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto
corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla
certificazione di conformità del documento informatico
riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su
supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma,
generate mediante l’impiego di mezzi informatici,
sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono
tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico
ufficiale o incaricato di pubblico servizio.
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Prossime azioni
Attività di stimolo e informazione
Libro Bianco 2
 risultati dei Tavoli Tecnici
 indicazioni, suggerimenti e prospettive
 pubblicazione a luglio
Proposte al nuovo governo
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Alcuni numeri
Documenti protocollati nelle PAC (anno 2004 - dati
su 61 amministrazioni – 700.000 dipendenti)


110 milioni di documenti


50.000 addetti alla gestione in 19.000 uffici
160 milioni di protocolli, 147 milioni di
archiviazioni
costo stimato: 3 mld (27 euro/doc)
Gestione del documento “fattura”




2,8 miliardi di fatture/anno
di cui 1,4 miliardi B2B
costo di gestione documentale 7 euro/fattura
costo stimato: 10 miliardi / anno
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Costi del documento cartaceo
costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL
costi diretti e indiretti

preparazione, trasmissione, classificazione,
conservazione
80% costi di personale

archivisti e protocollisti, camminatori e autisti,
personale di segreteria, operatori di sportello
20% costi diretti

gestione dei locali, costi di spedizione, materiali
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