Slide 0 - Facoltà di Economia

Esempi di LCA a supporto della dematerializzazione nell’eprocurement.
Lidia Capparelli
Roma
23/06/2009
MePA - Cos’è
Il Mercato Elettronico della P.A., utilizzabile solo per acquisti di importo inferiore alla soglia comunitaria,
è un mercato digitale all’interno del quale i fornitori abilitati offrono i propri beni e servizi alle Pubbliche
Amministrazioni che effettuano acquisti mediante “ordini diretti a catalogo” o tramite “richieste di
offerta”.
Gli attori del Mercato Elettronico
MEF/Consip
Imprese
•I Fornitori: aziende private che
intendano proporre i propri
articoli e divenire in questo
modo potenziali fornitori della
Pubblica Amministrazione
1
•Qualifica i fornitori Gestisce i
Cataloghi
•Fornisce assistenza tecnica e
formazione
alla
Pubblica
Amministrazione e alle imprese
Marketplace
Pubblica Amministrazione
•Unico
soggetto
acquirente:
Amministrazioni Centrali, Sanità,
Enti Locali, Università e Istituti di
Ricerca, ecc…
Il Mercato Elettronico della P.A. rappresenta uno strumento ad alta potenzialità per le
Amministrazioni e le Imprese.
Le categorie merceologiche sul MEPA:
le offerte commerciali
Arredi e
complementi di
arredo: 34.000
Erogazione gas e
servizi connessi:
39
2
Prodotti e
accessori
informatici:
85.800
Cancelleria:
270.000
Materiale
Elettrico:
9.700
Materiale Igienico
Sanitario:
17.600
Area Specifica
Sanità: 2600
Prodotti per
l’ufficio:
50.600
Dispositivi di
protezione
individuale:
6.300
Manutenzione
Termoidraulici:
3.600
Manutenzione
Impianti Elettrici:
2.300
Manutenzione
Impianti Elevatori:
1.000
Formazione:
4.900
Telefonia:
6.500
Segnaletica:
11.100
Servizi di Igiene
Ambientale:
34.100
Il Mercato Elettronico e le iniziative nell’ambito del GPP
Beni strumentali
raccolta differenziata
Mobilità sostenibile
Fonti rinnovabili
Vasta gamma di contenitori per la raccolta differenziata
Possibilità, per i Fornitori abilitati, di indicare le caratteristiche ambientali
Il settore della mobilità affrontato a 360° con un’ampia offerta di mezzi
alimentati con diversi vettori e una ampia possibilità di scegliere i mezzi di
trasporto sostenibili adatti alle esigenze dell’ente
Fotovoltaico, Solare termico, Geotermico, Minieolico ecc.
Legenda
3
Iniziativa verde
Componenti verdi dell’iniziativa
La modalità di analisi dei risparmi di processo
•
•
•
Obiettivo:
Analizzare i risparmi nei processi di acquisto derivanti dall’utilizzo del Mercato Elettronico della
Pubblica Amministrazione (in seguito MEPA) rispetto al sistema tradizionale. L’analisi mira a
quantificare i cosiddetti risparmi “indiretti”, ovvero di processo. I risparmi “diretti”, ovvero
relativi ai prezzi di acquisto, sono oggetto di un ulteriore studio.
Modalità:
•
1) Si è provveduto ad identificare e schematizzare il modello tradizionale dei processi di
acquisto sotto soglia per le Pubbliche Amministrazioni, al fine di utilizzarlo come riferimento
nelle rilevazioni effettuate sulle amministrazioni coinvolte e poterlo comparare con quello sul
MEPA.
•
2) Si è intervistato un campione di Amministrazioni registrate al MEPA, per rilevare step e
tempi medi di esecuzione nel processo tradizionale di acquisto sotto soglia.
•
3) Si è provveduto a confrontare i tempi medi tra il processo tradizionale ed il MEPA ricavandone
i potenziali risparmi di processo.
4
Il modello tradizionale di riferimento
Si rappresenta schematicamente il modello di riferimento dei processi di
acquisto sotto soglia utilizzato nelle rilevazioni con le Amministrazioni
coinvolte nell’analisi:
Richiesta di
approvvigionamento
Analisi richieste di
approvvigionamento
1. Individuazione della necessità di
approvvigionamento
2. Identificazione delle specifiche di
prodotto/servizio oggetto
dell'approvvigionamento
3. Verifica della disponibilità economica
4. Esecuzione della richiesta
dell'approvvigionamento
5
5
Procedure di acquisto
5. Analisi dei contenuti della richiesta
di approvvigionamento
6. Analisi di mercato (ricerca del
prodotto, proposta prodotto
equivalente, ricerca dei fornitori
ecc.)
7. Conferma della richiesta di
fabbisogno e delle specifiche di
prodotto/servizio oggetto di
approvvigionamento
Oggetto dell’analisi
8. Acquisto mediante Ordine Diretto
9. Acquisto mediante Richiesta di
Offerta
Ordine di Acquisto Diretto (OdA)
Un Ordine diretto sul MEPA porta a risparmi di processo
di circa il 27%, ed una riduzione del 55% del tempo
impiegato
6
Richiesta di Offerta
7
Una Richiesta di Offerta sul MEPA porta a risparmi di
processo di circa il 92,8%, per circa 2,5 giorni lavorativi
7
per risorsa uomo rispetto al sistema tradizionale
Dati del Politecnico di Milano su e-proc
Amministrazioni di piccole dimensioni
Risparmio di tempo di circa il 30% con analoga riduzione in termini di FTE
Amministrazioni di grandi dimensioni
Risparmio di tempo di circa il 45% circa con analoga riduzione in termini di FTE
8
I vantaggi economici
Una procedura di acquisto dematerializzata consente di:
• Eliminare o drasticamente ridurre i costi di stampa (carta, toner, energia)
• Eliminare i costi di spedizione degli atti ricettizi
• Eliminare i costi di archiviazione, trasferimento e conservazione
• Ridurre i tempi di ricerca documentale
• Eliminare i costi di smaltimento scaduto il periodo di conservazione obbligatoria
9
Fronte-retro
Stampanti
Confronto dei risparmi portati dalla
stampa fronte/retro vs stampa solo fronte
Intero parco PA
(200.000 pezzi)
1 macchina
Carta utilizzata
Fronte retro vs fronte
kg/anno
t/anno
332
66.000
CO2 emessa
Fronte retro vs fronte
kg/anno
t/anno
332
66.000
Costi
Fronte retro vs fronte
10
€/anno
M€/anno
300
60
Riduzione 20% stampe
Toner
Confronto dei risparmi portati dalla
riduzione del 20% delle stampe
Intero parco PA
(200.000 pezzi)
1 macchina
Inchiostro consumato
100% vs 80%
kg/anno
t/anno
0,53
107
Toner utilizzati
100% vs 80%
numero/anno
numero/anno
5
1.000.000
CO2 emessa
(ciclo vita dei toner)
100% vs 80%
kg/anno
t/anno
47
9.000
Costi per acquisto dei toner
€/anno
M€/anno
266
53
11
100% vs 80%
E se non utilizzassimo la carta?
Dati di contesto
Numero documenti protocollati all'anno (milioni)
Numero pagine (medie) per documento
Numero di copie per documento (stima valore medio)
Volume di spazio necessario per archiviazione (pagine/m3)
Affitto annuo superficie (euro/mq)
PAC
200,0
3
10
20.000
75
Numero trasmissioni interne per documento (stima valore medio)
3,0
Numero di trasmissioni esterne per documento (stima valore medio)
1,5
Costo copia (in euro) a pagina
0,01
Costo carta a pagina (2,5 euro/ risma formato A4)
0,01
Tempo uomo per trasmissione interna di un documento (ore)
0,12
Tempo uomo per la preparazione della trasmissione esterna o per la ricezione (ore)
0,25
Costo vivo medio di trasmissione di un documento (in euro)
2,00
Costo annuo di un addetto (euro) - Valore medio, stima CNIPA
30.000
Costo orario di un addetto (euro) - Valore medio, stima CNIPA su base 1.680 h/y
18
Full Cost - Include costi aggiuntivi (logistica etc) a quelli del personale (in % al 20%)
12
Volume totale archiviato (m3) (netto)
21
300.000
Ipotesi di costi (dati CNIPA)
Stima dei costi attuali di gestione e trasmissione dei doc cartacei
Costo cumulato di stoccaggio dei documenti (ipotesi 10 anni)
91,0
Costo di copia (annuo)
72,0
Costo carta
30,0
Costo vivo di trasmissione (annuo)
600,0
Costo per le trasmissioni interne (annuo, riferito alle persone impiegate)
1.285,7
Full Cost per le trasmissioni interne (include costi logistica etc)
1.542,9
Costo per le trasmissioni esterne (annuo, riferito alle persone impiegate)
1.339,3
Full Cost per le trasmissioni esterne (include costi logistica etc)
1.607,1
Totale costi (milioni di euro)
€ 3.418
Totale Full Cost (milioni di euro)
€ 3.943
FTE impegnati annualmente per indicizzazione e trasmissione dei documenti
87.500
Costo medio annuo per documento
17,1
Full 13
Cost medio annuo per documento
19,7
Principali risultati del MEPA
Iniziative
merceologic
he
PO ATTIVI
N. Cataloghi
abilitati
Articoli on
line
2004
2005
2006
2007
2008
2009
aprile
17
19
18
16
17
17
540
1.100
1.255
2.748
4.288
2.890
324
771
1.146
1.809
3.692
4.473
113.207
190.484
226.748
332.465
540.000
685.206
9.677
11.468
28.173
63.245
Note
Focus sulle categorie merceologiche
chiave
PO registrati: 8.783
Imprese on line: 2.519
Circa il 90% è rappresentato da micro e
piccole imprese. La categoria “micro” (<
7 dipendenti) è la più numerosa, pari al
64% del totale
87% circa degli articoli appartiene alla
macro categoria ICT/Office supply.
18.360
84% su OdA
16% su RdO
(% calcolata su 2009)

Transazioni
Transato
3.143
mio €
8,3
14

Cumulato:
12.820
Cumulato:
24.290
Cumulato:
52.463
Cumulato:
152.852
Cumulato:
171.212
29,8 mio
€
mio € 38,2
mio €83,6
mio
€172,2
mio € 49,9
Cumulato:
mio €
38,1
Cumulato:
mio € 76,3
Cumulato:
mio
€159,9
Cumulato:
mio
€323,8
Cumulato:
mio
€373,7
33% su OdA

67% su RdO
(% calcolata su 2009)

Valore medio mobile OdA: 1.200 €

Valore medio mobile RdO: 9.300 €

Valore medio mobile transazione:
2.700 €
(per valore medio mobile si intende il
valore relativo ai 12 mesi precedenti il
mese in questione)

I vantaggi della dematerializzazione
• Dematerializzazione di OdA = 71.909.040 Mio €
• Dematerializzazione di RdO = 75.333.280,00 Mio €
• Dematerializzazione per la PA= 147.242.320 Mio €
• Dematerializzazione per i Fornitori = 147.242.320 €
• Dematerializzazione per il Sistema = 294.484.640 Mio €
15
Quali investimenti sono richiesti?
Il MEPA è gratuito per PA e Imprese, quindi
l’investimento è………
Un PC , un kit di firma digitale
16
Dematerializzazione dei flussi documentali
La Dematerializzazione della documentazione cartacea e la contestuale
Conservazione Sostitutiva su supporti informatici oltre a rappresentare uno
strumento di efficienza e trasparenza della Pubblica Amministrazione, consente
notevoli risparmi diretti (carta e spazi recuperati) e indiretti (tempo ed efficacia del
recupero e presentazione dei flussi documentali).
Incidenza del costo della
documentazione amministrativa
sul PIL
Secondo alcune stime, il costo complessivo
sostenuto dal “Sistema Italia” (settore Pubblico e
Privato) per la sola gestione “fisica” dei documenti
amministrativi è stimato intorno a 2 e 4 punti
percentuali del PIL (pari a numerose decine di
miliardi di euro).
2-4 %
PIL
Fonte: “La Dematerializzazione della
documentazione amministrativa” Marzo 2006 - CNIPA
Documentazione Prodotta dalle
Amministrazioni Centrali (2004)
Uffici
Dipendenti
49.000
42.000
160
35.000
Le Amministrazioni Centrali, per l’anno 2004, hanno prodotto:
 quasi 110 milioni di documenti;
 160 milioni di registrazioni di protocollo;
 147 milioni di documenti archiviati.
17
17
Per le sole attività di primo smistamento e protocollazione
documentale sono stati impegnati oltre 50.000 dipendenti
distribuiti su 19.000 uffici.
28.000
147
110
21.000
14.000
21.000
14.000
7.000
7.000
Documenti Protocolli Documenti
Prodotti
archiviati
Fonte: “Monitoraggio del progetto protocollo informatico”
– Quaderno CNIPA n. 22 – CNIPA
La dematerializzazione dei flussi documentali
Più in generale:
Carta in circolazione in Italia (fonte CNIPA)
 Pagine stampate all’anno negli uffici:> 100 miliardi.
 Pagine stampate per errore e cestinate subito: 20%.
 Vita media del 30% delle pagine: 30 minuti.
 50 miliardi di pagine sono buttate dopo mezz’ora.
Storage
 10 milioni di pagine = 600 q.li di carta = 175 m3
 =1Disco da 300 Gb = 160cm3
18
18
L’approccio al ciclo di vita in rapporto alle scelte
tecnologiche
• Per un fabbisogno non esiste una sola soluzione
• La dematerializzazione non sia applica solo ai
flussi documentali
• Il pensiero laterale……
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