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Il sistema informatico di
monitoraggio del Programma
“GEFO”
20 marzo 2013
L’utilizzo del sistema per le attività di
monitoraggio, rendicontazione e
verifica documentale
Paola Ferrario
Segretariato Tecnico Congiunto
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La struttura del Sistema GEFO
1 - Profilo soggetto richiedente
2 - Dossier Progetti
3 - Gestione progetto:
• Richiesta liquidazioni (workflow “avanzamento progetto”)
• Richiesta modifiche di budget e proroghe (workflow
“rideterminazione”)
4 - Rendicontazioni progetto:
• Intermedie
• Finale
5 - Monitoraggio
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1 - profili e abilitazioni - concetti essenziali
Il profilo del soggetto è unico per tutta la piattaforma GEFO (anche
per altri fondi). Per eventuali richieste deve essere contatto il num.
verde 800.131.151.
Il progetto ID xxxxxx finanziato con Interreg Ita-Ch è gestibile online
da un solo UTENTE abilitato dal soggetto richiedente capofila come
USER. Tale utente viene definito come “proprietario di progetto”.
Il proprietario di progetto può essere modificato dal Segretariato a
seguito di richiesta scritta da parte del capofila.
QUINDI: OGNI CAPOFILA DEVE IDENTIFICARE LA PERSONA FISICA A
CUI AFFIDA IL RUOLO DI “PROPRIETARIO DI PROGETTO”, che non
sostituisce in ogni caso il responsabile di progetto (ossia il firmatario
delle comunicazioni ufficiali del capofila). Di default è l’utente che
ha caricato la domanda di progetto.
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2 – dossier progetti
Nella sezione “dossier
progetti” l’utente associato
al profilo del soggetto
capofila può visualizzare i
progetti gestiti.
Solo il proprietario di
progetto può interagire
con le funzionalità di
gestione offerte dal
sistema GEFO
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3 - Gestione del progetto
richieste di liquidazione
Le richieste di liquidazione vengono
inserite in GEFO dal Capofila di
progetto.
La richiesta di anticipo viene caricata
direttamente dal Segretariato sulla
base della richiesta cartacea e delle
Convenzione sottoscritta.
Il Capofila può inoltrare, al
raggiungimento delle soglia di spesa
previste, le seguenti richieste:
-Primo acconto
-Secondo acconto
-Saldo
NB
- se si richiede il 1° acconto è
necessario richiedere anche il 2°
acconto
- Il saldo è richiedibile dopo l’inoltro
del documento “dichiarazione
conclusione lavori”
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3 - Gestione progetto
richiesta modifiche
Le richieste di modifica devono
essere inserite nel sistema GEFO
con il modulo “workflow
ripianificazione” a cura del
Capofila/Referente unico di
progetto
Sono inseribili le richieste di:
-Modifica di categoria di spesa
-Modifica di budget tra partner
-Richiesta di proroga
ATTENZIONE!!!
L’apertura di una modifica in bozza
blocca la possibilità di rendicontare
e di validare la spesa a cura del
controllore. Se dovesse
accidentalmente accadere
contattate il tutor di progetto
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4 - Rendicontazione
progetti
Le rendicontazioni vengono inserite in
GEFO a cura del Capofila di progetto,
sulla base delle rendicontazioni
presentate dai partner in formato
cartaceo.
E’ possibile presentare un numero
indefinito di rendicontazioni
intermedie.
Le fatture devono essere inserite per
ogni singolo soggetto partner, per ogni
categoria di spesa con capienza
sufficiente.
Il capofila può inserire le fatture
direttamente nella rendicontazione del
soggetto oppure “pescare” i dati del
documento giustificativo
precedentemente caricato dal partner
nell’utility ed imputarlo totalmente o
parzialmente al progetto
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4 - Utility del soggetto
richiedente
La sezione UTILITY è un semplice
contenitore dei dati relativi ai
documenti giustificativi del soggetto
richiedente e delle relative quietanze.
LA SEZIONE NON E’ ASSOCIATA AL
PROGETTO
L’IMPUTAZIONE AL PROGETTO E’
EFFETTUABILE UNICAMENTE DAL
CAPOFILA NELLA SEZIONE
RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO
Il partner “aggregato cofinanziatore”
non può visualizzare la sezione
rendicontazione del progetto.
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I dati finanziari visualizzabili
In tutte le sezioni del sistema adibite al monitoraggio finanziario sono
presenti due colonne di dati:
PRESENTATO
Importo approvato dal Comitato di Pilotaggio in sede di
approvazione del finanziamento (comprensivo di eventuali
rideterminazioni)
AMMESSO
Importo approvato aggiornato con eventuali modifiche concesse.
Si visualizza l’ultimo importo convalidato a seguito di modifiche di
budget
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I dati visualizzabili nella
sezione “rendicontazione”
Nelle sezioni adibite alla rendicontazione
e validazione della spesa sono presenti le
seguenti colonne di dati:
IMPUTATO: totale delle spese imputate
nella rendicontazione singola
VALIDATO: totale delle spese approvate
in sede di controllo documentale nella
rendicontazione singola
IMPUTATO TOTALE: totale delle spese
imputate sino al momento di
consultazione;
NB: detto importo è comprensivo delle
spese eventualmente inserite in
precedenti rendicontazioni sospese dal
controllore e re-imputate in una
rendicontazione successiva
APPROVATO TOTALE: totale delle spese
approvate in sede di controllo
documentale sino al momento della
consultazione
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NOTA IMPORTANTE
ATTENZIONE:
in caso di rideterminazione del budget dovuta ad irregolarità
riscontrate a seguito di controlli in loco la colonna “ammesso” e la
colonna “approvato” non registrano il dato aggiornato
il sistema permette il caricamento delle spese in ogni singola categoria
sino al limite dell’importo «ammesso» in relazione a quanto già
validato in sede di controllo documentale (MAX IMPUTABILE NELLA
SINGOLA RENDICONTAZIONE = AMMESSO - APPROVATO TOTALE )
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Rendicontazione
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Imputazione fattura
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Alcune regole base
Le spese inserite possono essere imputate al progetto
totalmente o parzialmente.
Il sistema effettua i seguenti controlli quando viene
associata una spesa al progetto:
• Per ogni spesa l’imputato non può superare l’importo
pagato (considerando anche lo storico)
• Il totale imputato non può superare la capienza della
categoria di spesa del soggetto al momento della
rendicontazione (capienza=ammesso-approvato)
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Allegati alla rendicontazione
Non è necessario effettuare l’upload dei pdf
delle fatture.
E’ necessario effettuare l’upload della check-list
appalti in pdf, debitamente sottoscritta, in
caso di rendicontazione di spese relative ad
affidamenti.
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Cosa succede dopo l’invio elettronico
della rendicontazione?
La rendicontazione passerà da “in bozza” a “presentata”.
Il capofila a seguito dell’invio elettronico della
rendicontazione dovrà:
- Stampare la dichiarazione di spesa
- Stampare l’elenco delle fatture
- Inoltrare i documenti di cui sopra firmati dal
rappresentante legate del capofila alla struttura di
controllo competente unitamente alle copie conformi
dei documenti (come da Linee Guida)
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Cosa succede dopo la conclusione
delle operazioni di controllo?
La rendicontazione passerà da “presentata” a “validata”.
Il capofila di progetto riceverà il verbale di controllo in formato
cartaceo.
Nella rendicontazione validata si potranno visualizzare i dettagli delle
spese, con gli eventuali commenti inseriti dalle strutture di controllo.
Nel caso in cui una spesa sia stata convalidata a “zero” o parzialmente si
potranno leggere le motivazioni della correzione. In tali casi la
struttura di controllo può decidere di sospendere l’approvazione di
una spesa. Questa operazione viene effettuata a cura del controllore
selezionando “reimputabile SI” nell’apposita sezione relativa alla
singola spesa.
Se la spesa è reimputabile il capofila potrà ripresentarla in una
rendicontazione successiva.
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Per ogni richiesta di chiarimenti si prega di contattare il
Segretariato Tecnico Congiunto
Palazzo Lombardia - Piazza Città di Lombardia, 1 20124 MILANO
Telefono: +39 02 6765 5319
+39 02 6765 2080
+39 02 6765 2221
+39 02 6765 2138
[email protected]
GRAZIE PER L’ATTENZIONE!!
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