Presentazione di PowerPoint - Pubblica amministrazione di qualità

CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO:
UN ENTE “DIGITALE”
Progetto "Camera Total Click”
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IL CONCORSO
“PREMIAMO I RISULTATI”
La Camera di Commercio di Campobasso ha partecipato al concorso “Premiamo i risultati”
- indetto dal Ministero per la Pubblica Amministrazione - con il progetto
“CAMERA TOTAL CLICK”
ricevendo una “Menzione speciale” quale una delle 37 amministrazioni
pubbliche italiane ad “aver attuato un piano di miglioramento che ha
coinvolto diffusamente l’organizzazione e gli stakeholder e raggiunto i
risultati attesi”.
Progetto "Camera Total Click”
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IL CONCORSO IN NUMERI
725 domande di candidatura
478 piani di miglioramento gestionale ammessi alla fase realizzativa
350 piani di miglioramento gestionale conclusi
295 amministrazioni valutate positivamente
37 menzioni speciali
IL PROBLEMA AFFRONTATO …
Eliminare “la carta” ossia
eliminare la gestione del c.d. flusso
documentale “ibrido”
(contemporanea presenza di
documenti cartacei e telematici)
presente nella gestione dei flussi
documentali sia in entrata che in
uscita.
Progetto "Camera Total Click"
Progetto "Camera Total Click”
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DA DOVE SIAMO PARTITI …
Il processo di informatizzazione e innovazione organizzativa dell’Ente, iniziato nel
2005, ha portato a:
• adozione del sistema di protocollazione informatica
•utilizzo della intranet e della e-mail per le comunicazioni interne
• rilascio gratuito di PEC e dispositivi di firma digitale agli enti locali e
associazioni di categoria
• utilizzo del sistema VoIP per effettuare - tramite la rete internet – telefonate
e trasmissione di documenti in modalità fax
• decentramento dei servizi telematici camerali presso le associazioni di
categoria
Progetto "Camera Total Click”
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OBIETTIVO GENERALE
Implementare un sistema che faccia leva esclusivamente sulla modalità informatica
per una più efficiente gestione del flusso documentale, nel pieno rispetto del Codice
dell’Amministrazione Digitale.
Progetto "Camera Total Click”
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OBIETTIVI SPECIFICI
1. Migliorare l’efficienza organizzativa e gestionale dell’Ente mediante:
 la razionalizzazione dei costi di funzionamento connessi al processo di gestione
cartacea del flusso documentale (uso della carta, del toner, delle stampanti..)
 l’informatizzazione dei processi gestionali interni, eliminando il flusso documentale
“ibrido” (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella
gestione documentale
2. Migliorare il rapporto con gli stakeholder attraverso:
 la riduzione dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi
 la partecipazione ai processi gestionali, assicurando piena conoscibilità e trasparenza
delle procedure amministrative
Progetto "Camera Total Click”
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PRIMI PASSI
La prima fase del progetto è stata caratterizzata da:
• rilevazione e analisi del patrimonio documentale
• studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio
• redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio (dal
cartaceo al virtuale)
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ATTIVITÀ REALIZZATE
ALL’INTERNO …
• adeguamento della struttura tecnico-informatica dell’Ente con l’introduzione di
nuovi strumenti (software per la gestione documentale, business key per la firma
digitale …)
• organizzazione di corsi di formazione interni sull’utilizzo delle nuove procedure
• trasformazione dei documenti cartacei in entrata in documenti digitali
• creazione dei documenti in uscita direttamente in formato originale digitale (ossia
firmati digitalmente)
• implementazione della fascicolazione e archiviazione informatica documentale
• digitalizzazione degli atti degli organi camerali e dei dirigenti
• telematizzazione delle sedute di Giunta
ALL’ESTERNO …
• promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio (rapporti con gli
stakeholder, rilascio gratuito PEC, assistenza sull’utilizzo dei servizi telematici per
le imprese e gli enti, protocollo d’intesa con la Prefettura ecc.)
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LA DIGITALIZZAZIONE
Come si procede:
• Per i documenti in entrata: protocollazione e, se cartacei, trasformazione in file,
assegnazione al responsabile sulla propria scrivania “ virtuale” accessibile dalla
intranet camerale, fascicolazione e archiviazione
• Per i documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma
digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio all’esterno tramite
e-mail ordinaria, PEC o fax virtuale
• Per le determinazioni dei dirigenti e le deliberazioni di Giunta e Consiglio:
redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione
in formato digitale
• Per i documenti interni: gestione esclusivamente in formato digitale
• Per gli ordinativi di incasso e i pagamenti: creazione in formato elettronico,
sottoscrizione digitale, inoltro telematico agli istituti di credito.
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GLI AMMINISTRATORI CHIAMANO
IL PERSONALE RISPONDE
La digitalizzazione dell’Ente ha coinvolto tutto il
personale, rimettendo in gioco procedure e modalità
organizzative che hanno richiesto un grande impegno
a tutta la struttura per raggiungere i livelli attuali di
informatizzazione.
Gli amministratori – che hanno fortemente voluto la
modernizzazione dell’ente – sono i primi ad utilizzare
i nuovi strumenti digitali: delibere di giunta e
consiglio sono gestite - dalle riunioni alla firma dei
verbali - in modalità completamente informatica,
come anche le determinazioni dei dirigenti.
A partire dal 28 ottobre 2009 la Giunta si riunisce in modalità telematica. Ciascun componente
visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti l’ordine del giorno fissato. Non si
procede più alla stampa.
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IL PUNTO DI NON RITORNO
A partire dal 4 marzo 2009 la posta in arrivo non viene più stampata e consegnata agli
uffici. Il personale è tenuto a consultare e utilizzare il sistema informatico di gestione
documentale.
Una tappa fondamentale nel processo di digitalizzazione della Camera di Commercio è stata
il 9 settembre 2009.
Da allora le comunicazioni dell’Ente verso altre pubbliche amministrazioni vengono inviate
via PEC.
I relativi documenti sono firmati digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel
Codice dell’Amministrazione digitale.
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RISULTATI RAGGIUNTI
Gli oneri di struttura
Anno 2009
anno 2008
-1,768,986.47
-1,787,939.31
Funzionamento
-2,095,462.44
Personale
-2,208,573.74
-795,852.05
Ammortamenti e
accantonamenti
Progetto "Camera Total Click”
-957,595.59
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RISULTATI RAGGIUNTI
Spese di Funzionamento
Anno 2008 e 2009: il confronto
DIFFERENZE
VALORE ANNO 2009
VALORE ANNO 2008
-22,438.38
-197,045.76
e) Organi istituzionali
-174,607.38
-108,247.75
-789,224.74
d) Quote associative
-680,976.99
23,374.03
-222,395.91
c) Oneri diversi di gestione
-245,769.94
-1,716.64
-23,408.74
b) godimento di beni di terzi
-21,692.10
127,981.58
-536,911.32
a) Prestazioni servizi
Progetto "Camera Total Click”
-664,892.90
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RISULTATI RAGGIUNTI
La riduzione delle spese di funzionamento
MINORI ONERI
CONSUNTIVO
PREVISIONE
255,720.83
-1,768,986.47
-2,024,707.30
-2,500,000.00
-2,000,000.00
-1,500,000.00
Progetto "Camera Total Click”
-1,000,000.00
-500,000.00
0.00
500,000.00
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RISULTATI RAGGIUNTI
Riduzione dei costi:
• abbattimento dei costi per la stampa e la duplicazione dei documenti
(carta, toner, stampanti, buste..)
20%
• riduzione dei costi di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata
con A.R.…)
44%
• riduzione costi di conservazione materiale dei documenti (archivi
corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali)
10,46%
• riduzione spese di facchinaggio
58%
• Riduzione del spese di personale addetto alla gestione documentale
cartacea
Progetto "Camera Total Click”
100%
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RISULTATI RAGGIUNTI
Riduzione dei tempi:
• di lavoro delle pratiche amministrative
45%
• di ricerca dei documenti
60%
• dei costi di gestione delibere organi camerali
43%
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RISULTATI RAGGIUNTI
Più spazio e più tempo:
• miglioramento del comfort dell’ambiente di lavoro (le scrivanie dei
singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti)
100%
• più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente
addetto alla gestione cartacea dei documenti
40%
• implementazione dell’uso della intranet
96%
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CRITICITA’
• problemi connessi alla sperimentazione e implementazione
del software e alla revisione delle procedure
• difficoltà di interagire con un’utenza esterna non ancora pronta ad accettare e
condividere il cambiamento. Le maggiori criticità si sono registrate sia per l’invio
con PEC, che non tutti gli enti utilizzano, e sia per la difficoltà dovute all’utilizzo
della firma digitale.
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UN NUOVO RUOLO SUL TERRITORIO
Sottoscrizione, con firma digitale, del protocollo d’intesa tra la Camera di Commercio e la
Prefettura di Campobasso.
L’Ente Camerale affiancherà l’Ufficio del Governo nel:
• percorso di informatizzazione della PA che opera nel territorio provinciale.
• organizzazione di azioni di informazione e formazione ai soggetti pubblici interessati
sulle modalità di utilizzo della firma digitale e degli altri strumenti telematici.
La comunicazione tra i due Enti avviene esclusivamente in via telematica tramite l’utilizzo
della PEC.
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DICONO DI NOI …
Progetto "Camera Total Click”
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8 giugno 2010:
il “Premio dei Premi”
“Per aver migliorato la performance complessiva
della amministrazione raggiungendo risultati
significativi nella riduzione dei costi di
funzionamento”.
Con questa motivazione il Presidente della Repubblica, Giorgio Napolitano ha consegnato il
‘Premio dei Premi’ nelle mani di Lorella Palladino, Segretario Generale della Camera di
Commercio di Campobasso.
Nella Giornata dell’Innovazione sono state premiate 28 esperienze di innovazione, di cui soltanto 3
nella pubblica amministrazione e le rimanenti nell'industria, nei servizi e nel terziario.
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Innovare la PA?
Si può fare!
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