Manuale Zimbra - Gestione Calendario e Rubrica

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MANUALE ZIMBRA: GESTIONE CALENDARIO E RUBRICA
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Tavola dei contenuti
1. Gestione Calendario
Pag 2
1.1 Creare ed eliminare un calendario
Pag 2
1.2 Importare un calendario
Pag 3
1.3 Esportare un calendario
Pag 3
2. Condivisione calendario
Pag 4
2.1 Opzioni di condivisione
Pag 4
2.2 Visualizzazione di un calendario esterno
Pag 5
3. Sincronizzazione calendario su client
Pag 6
3.1 Impostazione di Mozilla Thunderbird
Pag 6
3.2 Impostazione di Korganizer
Pag 7
3.3 Impostazione di Zimbra Desktop
Pag 9
4. Gestione Rubrica
4.1 Importazione della Rubrica
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ATTENZIONE: escluse le “configurazioni client”, tutte le altre istruzioni si riferiscono all'interfaccia Web di Zimbra
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1. Gestione Calendario
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1.1 Creare ed eliminare un calendario
Per creare un nuovo calendario, portarsi sul Tab “Agenda”, e cliccare sul pulsante di creazione nuove agende, come in figura.
Appare una nuova finestra, che richiede il nome dell'agenda da creare e il colore; nell'esempio viene creata l'agenda “Agenda Ufficio” con il colore blu.
Per eliminare un calendario, cliccare con il tasto destro del mouse sull'etichetta del calendario da eliminare, quindi selezionare la voce “Elimina”.
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1. Gestione Calendario
1. Gestione Calendario
1.2 Importare un calendario
È possibile importare in Zimbra eventi di un calendario esistente su altre piattaforme.
Per l'importazione occorre procurarsi il file ics del calendario (esportandolo dalla piattaforma di origine)1.
L'importazione si effettua scegliendo il Tab “Preferenze” e cliccando sulla voce Importa/Esporta. In fase di importazione è possibile decidere su quale Agenda importare gli eventi; contestualmente è anche possibile creare sul momento una nuova Agenda per l'importazione degli eventi.
Nell'esempio in figura vengono importati gli eventi presenti sul file “Agenda­Test.ics” nell'agenda “Agenda Ufficio”.
1.2 Esportare un calendario
È possibile esportare da Zimbra un calendario esistente.
L'esportazione produce un file ics del calendario che si potrà poi importare su altre piattaforme1.
L'esportazione si effettua scegliendo il Tab “Preferenze” e cliccando sulla voce Importa/Esporta. Sulla parte relativa all'esportazione, scegliere il tipo “Agenda” e come Fonte scegliere il nome dell'agenda da esportare.
Nell'esempio in figura vengono esportati gli eventi presenti nell'agenda “Agenda Ufficio”.
1
Le modalità di importazione/esportazione di altre piattaforme sono molteplici, diverse e non qui riassumibili. Si rimanda alle guide delle piattaforme esterne per le istruzioni.
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2. Condivisione Calendario
2. Condivisione Calendario
2.1 Opzioni di condivisione
Con Zimbra è possibile condividere una propria Agenda con altri utenti; si supponga, ad esempio, di voler condividere l'agenda creata precedentemente (Agenda Ufficio) con i colleghi dell'ufficio.
Il creatore dell'agenda potrà cliccare con il tasto destro del mouse sull'agenda da condividere e scegliere la voce “Condividi Agenda”.
Appare una nuova finestra che permette di creare una condivisione tra:
● Utenti interni (utenti con una email dell'Università di Verona)
● Utenti esterni (utenti con email esterne all'Università)
● Pubblico (il calendario è visibile pubblicamente da chiunque ne conosca l'indirizzo)
I permessi di condivisione (Visualizzazione, Gestione, Amministrazione) sono impostabili solo se si condivide il calendario con altri utenti interni (che è il solo caso contemplato da questa guida) mentre per le altre tipologie è prevista la sola visualizzazione.
Nell'esempio in figura l'agenda “Agenda Ufficio” viene condivisa con i permessi di Gestione ad un utente interno.
La sezione “Messaggio” ha come impostazione predefinita “invia messaggio standard”. Ciò significa che al destinatario della condivisione arriverà una mail di notifica della nuova condivisione. Non modificare questa impostazione, che è necessaria perché venga accettata la nuova condivisione dal destinatario.
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2. Condivisione Calendario
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Una volta premuto sul pulsante OK la condivisione viene creata.
Al destinatario della condivisione verrà recapitata una mail di notifica della nuova condivisione creata.
Premendo sul pulsante “Accetta condivisione” presente sopra l'oggetto della mail di notifica, la condivisione verrà accettata, e l'agenda “Agenda Ufficio” sarà disponibile in lettura e scrittura. Il proprietario dell'agenda (o uno dei proprietari, se si decide di condividere l'agenda con i permessi di amministrazione) potrà in ogni momento modificare o revocare la condivisione, cliccando con il tasto destro del mouse sull'agenda e scegliendo la voce “Modifica proprietà”.
2.2 Visualizzazione di un calendario esterno
È possibile visualizzare un calendario esterno (ad esempio, un calendario di Google Calendar) in Zimbra.
Occorre eseguire le procedure per la creazione di una nuova agenda, scegliere un nome e un colore per la nuova agenda e selezionare la checkbox “Sincronizza appuntamenti da agenda remota). Apparirà quindi un campo di immissione in cui occorre scrivere l'url da cui Zimbra dovrà leggere gli appuntamenti. Per i calendari di Google tale url è reperibile nelle impostazioni del calendario, come indirizzo privato in formato iCal.
Nell'esempio, l'impostazione di un calendario esterno di Google Calendar in Zimbra.
N.B. Questi calendari sono in sola lettura; non è quindi possibile, da Zimbra, aggiungere o rimouovere eventi.
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3. Sincronizzazione calendario su client
3. Sincronizzazione calendario su client
3.1 Impostazione di Mozilla Thunderbird
Se si ha a disposizione Thunderbird fino alla versione 17, è possibile installare le estensioni Lightning e CalDav – Easy calendar configurator per aggiungere i calendari di Zimbra come calendari CALDAV.
I link per l'impostazione sono, per il calendario personale:
https://univr.mail.cineca.it/home/<email>@univr.it/Calendar
Mentre, per eventuali ulteriori calendari l'indirizzo sarà:
https://univr.mail.cineca.it/home/<email>@univr.it/<NomeCalendario>
Per chi abbia Thunderbird in versione superiore alla 17, l'estensione “CalDav” non è disponibile me è comunque possibile configurare il calendario (in sola lettura) come risorsa iCal, avendo l'estensione Lightning installata.
Nelle figure qui sotto, l'impostazione del calendario predefinito come risorsa iCal (quindi, in sola lettura) su Thunderbird 24.2.
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3. Sincronizzazione calendario su client
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3.2 Impostazione di Korganizer
Korganizer di KDE gestisce nativamente le risorse CalDav (calendario) e CarDav (rubrica) di Zimbra.
Per aggiungere i calendari di Zimbra in Korganizer (in lettura e scrittura) è sufficiente aggiungere un nuovo calendario, specificando come sorgente la voce “Risorsa di groupware DAV”, inserire le proprie credenziali di accesso (email e password), selezionare come server “Zimbra”, impostare come server “univr.mail.cineca.it” e confermare. In questo modo è possibile tenere sincronizzati sia i calendari sia – a scelta – la rubrica dei contatti.
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3. Sincronizzazione calendario su client
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3. Sincronizzazione calendario su client
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3.3 Impostazione di Zimbra Desktop
Zimbra offre anche una versione desktop della propria interfaccia, ovvero un client che mantiene la stessa interfaccia della webmail di Zimbra, da far funzionare sul proprio desktop.
Il client è scaricabile dal sito di Zimbra (http://www.zimbra.com/downloads/zd­downloads.html), e si integra perfettamente con la versione web per la sincronizzazione di mail, calendari e contatti. Esistono versioni del client per Windows, Mac e Linux.
Una volta scaricato, installato e lanciato Zimbra Desktop, per configurare il proprio account è sufficiente cliccare su”Aggiungi nuovo account”, selezionare come tipo di account “Zimbra” e compilare i campi come indicato in figura. Pag. 9 di 10
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4. Gestione Rubrica
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4.1 Importazione della Rubrica
È possibile importare i contatti presenti sulla precedente webmail dell'università all'interno della webmail di Zimbra.
Collegarsi alla vecchia webmail, inserire le proprie credenziali e cliccare sul Tab “Rubrica”. Premere quindi il pulsante “Importa/Esporta”.
Si apre una nuova finestra; scegliere, dal menu “Esporta in formato”, la voce vCard e premere “Esporta”.
Verrà salvato sul proprio computer un file con estensione vcf.
Ora collegarsi alla webmail di Zimbra, cliccare il Tab “Preferenze” e quindi la voce Importa/Esporta.
Dalla sezione Importa, cliccare sul pulsante “scegli file” e selezionare il file vcf precedentemente salvato, quindi premere il pulsante “Importa” per importare i contatti nella destinazione predefinita.
Un messaggio di conferma avviserà della corretta importazione dei contatti.
N.B. La procedura di esportazione dalla vecchia webmail permette di esportare i contatti email, ma non i gruppi!
È possibile importare in Zimbra webmail contatti da fonti diverse, purché sia possibile ottenere i contatti da importare in formato vCard (file con estensione vcf).
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