Capitolo III - Sistemi informativi

Il sistema informativo aziendale
Il sistema informativo aziendale è l’insieme di
risorse umane + procedure + risorse hardware e software
che in azienda supportano l’acquisizione, l’elaborazione,
l’archiviazione e la trasmissione di informazioni
Sistema informativo > hardware e software
Esiste un sistema informativo informale basato su contatti personali,
relazioni, voci di corridoio
sistema informativo formale basato su procedure formalizzate e
dettagliate
manuale
automatizzato
Caratteristiche degli ERP
• Modularità dell’applicazione: predisposizione di
moduli funzionali che possono essere implementati
autonomamente in relazione alle esigenze
specifiche di ogni azienda.
• La presenza di un business model
• Unicità del database
Ulteriori caratteristiche degli ERP
LA MODELLABILITA’: possibilità di attivare determinate
funzionalità e fornire al sistema parametri di base che possono variare
da azienda in azienda e in funzione del processo adottato
(parametrizzazione dei processi)
L'INTEGRABILITÀ: offrono un'interoperatività sia interna, tra i vari
moduli, sia esterna, con gli applicativi di altri attori (in un'architettura orientata ai
servizi (SOA),
LA FLESSIBILITÀ: capacità di adattarsi facilmente alle mutate
condizioni aziendali.
LA LOCALIZZAZIONE: disponibilità di lingue e normative fiscali
diverse
IL REPORTING: rendere semplice l'interrogazione dei dati negli
archivi, data l’unicità della base dati
LA SICUREZZA: utilizzo di sistemi di protezione nella gestione di
dati e di tracciatura delle modifiche su campi sensibili in modo da
garantire la loro riservatezza e integrità e la verifica di consistenza in
caso di Audit.
Il mercato degli ERP
Può essere classificato in due grandi categorie:
• il software proprietario riguarda gestionali con il codice
sorgente chiuso, che non consente l’apporto di modifiche
e/o la personalizzazione da parte dell'utente, pur offrendo
garanzie di assistenza e aggiornamento
• il software open source, permette all'utente di cambiare il
codice per adattarlo alle proprie esigenze
Limiti e rischi dei sistemi ERP
Nel breve periodo:
 Capacità di adattamento al modo di lavorare dell’impresa, con il
rischio di irrigidire i processi operativi
Nel lungo periodo
scelta paragonabile all’outsourcing, con il rischio di perdere
competenze distintive e di incorrere in partner (software house)
inaffidabili/incapaci. Tuttavia, ciò consentirebbe di garantire
l’allineamento del sistema informativo alle esigenze del business
sfruttando l’evoluzione del settore dell’information technology
Informazione e gerarchia
Apertura di
un nuovo
stabilimento
Lancio in
produzione;
assegnazione
carico macchine
Funzionamento
di una linea
produttiva
Secondo la teoria di Anthony la vita aziendale dipende:
•dalla definizione degli obiettivi strategici:
• quali sono i prodotti o servizi su cui puntare
• quale è il mercato su cui operare/affermarsi, ecc.
•dalla traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e
nella gestione dell'azienda:
• come sarà organizzata la produzione di beni o erogazione servizi
• quali saranno le norme di promozione dei prodotti o servizi
•dall’attuazione degli obiettivi:
• la produzione dei beni,
• l'erogazione dei servizi, etc.
Tipologie di sistemi informativi
Tecnologia, organizzazione e strategia
L’impatto tecnologico
L’impatto sull’organizzazione
L’impatto sull’organizzazione
L’impatto sull’organizzazione
I processi che vengono considerati per ridisegnare l’assetto
organizzativo dell’azienda sono i:
• Processi primari, che creano direttamente valore per il
cliente come per es. lo sviluppo dei prodotti, la comunicazione al
mercato, il ciclo attivo dell’ordine, la gestione della supply
chain, i servizi post-vendita
• Processi manageriali, che presidiano il coordinamento
complessivo delle attività, come la pianificazione strategica, il
controllo di gestione e lo sviluppo delle risorse umane;
• Processi di supporto, che assicurano servizi di utilità come il
sistema informativo, l’amministrazione del personale, i servizi
generali e l’assistenza legale.
L’impatto sulla gestione
ERP, procedure organizzative e workflow
I sistemi ERP comportano un’evoluzione delle procedure attraverso
un processo di:
- Standardizzazione: la sequenza e i contenuti delle diverse
operazioni da svolgere devono essere codificati nel software. Può
non rappresentare un fattore di rigidità se è possibile usare,
nell’ambito dell’applicativo informatico, situazioni differenziate
quanto a complessità, valori economici e destinatari finali
- Formalizzazione dei compiti e dei ruoli che tende ad aumentare
in base a una precisa codificazione di cui necessitano gli
applicativi informatici per operare. Ciò non rappresenta una
rigidità se l’applicativo consente all’utente di modificare con
facilità alcune impostazioni predefinite senza ricorrere a
programmatori specializzati
ERP, procedure organizzative e workflow
L’introduzione dei sistemi ERP pur comportando una maggiore
standardizzazione e formalizzazione delle procedure lavorative, può
rappresentare uno stimolo per l’impresa a delegare e concedere
maggiori margini di autonomia al personale operativo.
Consentono di codificare più processi alternativi gestendo in modo
flessibile un numero piuttosto ampio di eccezioni.
Ad esempio:
- La procedura degli approvvigionamenti può prevedere ex ante
che vengano concesse delle specifiche autorizzazioni prima
dell’emissione dell’ordine; se l’importo della transazione
dovesse essere limitato è sufficiente la sola richiesta
dell’interessato;
- La procedura di gestione degli ordini dei clienti può prevedere,
può bloccare quelli che presentano condizioni commerciali
differenti rispetto a quanto deciso dalla direzione vendite, oppure
altre eccezioni.
ERP, procedure organizzative e workflow
La flessibilità dei sistemi ERP è attribuibile prevalentemente alla
presenza di workflow nell’ambito dei diversi moduli operativi, che
consente di sequenziare la documentazione in funzione delle
priorità o dei tempi di attesa.
Nel momento in cui il documento verrà elaborato è in grado di
indicare, secondo determinate routine, le autorizzazioni e i passi
successivi che si dovranno compiere, segnalando eventuali
anomalie o situazioni urgenti.
Esempi di workflow:
• gestione prestiti
• ordini acquisto
• valutazione personale
• fogli orari settimanali
• approvazione richieste
• rimborso assicurativo
Funzionalità di un workflow
Work routing: specifica le fasi di sviluppo dell’elaborazione di una
pratica. Una volta completata una certa fase invia automaticamente
la documentazione ad una fase successiva secondo quanto previsto
dal programma.
I criteri si basano sull’esito dell’elaborazione (approvato, respinto,
da integrare), oppure sul contenuto del documento (importo o
tipologia del cliente).
Work prioritizing: definizione dei parametri oggettivi per
l’espletamento dei procedimenti: elencazione in base a priorità
(ordine di arrivo o altri parametri di urgenza), per es. classi di
materiali da acquistare o della categoria dei clienti da servire.
Funzionalità di un workflow
Work tracking: capacità di seguire costantemente lo stato di
avanzamento delle fasi di un procedimento. In caso di stagnazione
in una posizione oltre il tempo stabilito, il programma comunica
all’operatore e al suo responsabile lo slittamento in corso.
Messaggistica: trasferimento di informazioni e notifiche, relative ai
punti precedenti, attuato attraverso posta elettronica che può
interfacciarsi con sistemi diversi dall’ERP aziendale.
Il ridisegno dei processi interorganizzativi
Software applicativi  Supply chain Management
- Rifornimento online di componenti e semi-lavorati secondo la
logica del kanban elettronico
- Monitoraggio dello stato di avanzamento delle lavorazioni e
delle spedizioni
- Richieste di modifica o di intervento della clientela
- Rendendo più efficace l’interfaccia tra le imprese partecipanti
contribuiscono a migliorarne la competitività.
Il ridisegno dei processi interorganizzativi
Un sistema informativo inter-organizzativo diminuisce il livello di
incertezza mediante un’attività congiunta di previsione delle
vendite e di una programmazione della produzione condivisa.
Riduzione:
- delle scorte senza influire sui servizi resi ai clienti
- Costi amministrativi di transazione
Elimina attività duplicate
Standardizzazione dei canali di comunicazione e miglioramento dei
tempi di risposta
Cloud Computing
Offre soluzioni innovative per gestire molteplici attività con
efficienza e flessibilità.
Insieme di risorse hardware e software che favoriscono l’utilizzo e
l’erogazione di software, la possibilità di conservare e di elaborare
grandi quantità di informazioni via Internet.
Tale modello di servizi online è reso possibile da una condivisione
massiccia di risorse ICT
Si distinguono tre livelli di servizi di Cloud Computing
in base ad un livello crescente di complessità:
• Infrastructure as a Service (IaaS)
• Platform as a Service (PaaS)
• Software as a Service (SaaS)
IaaS
consiste nell’utilizzare l’infrastruttura messa a disposizione
dal provider per eseguire la propria applicazione, a fronte
di un pagamento commisurato al consumo.
Tipicamente, questo tipo di servizio offre la parte relativa
al networking, allo storage dei dati, ai server fisici e ai
software di virtualizzazione. L’utente, invece, deve
occuparsi della gestione del sistema operativo,
dell'eventuale middleware, della parte di runtime e
dell’applicazione stessa.
Tra i fornitori di questa tipologia di servizi, il più popolare
attualmente è Amazon.
PaaS
(include anche IaaS)
Il provider fornisce anche il sistema operativo, il
middleware e l’ambiente runtime adeguati ad eseguire
l’applicazione. Applicazione che è l’unica attività di cui è
responsabile l'utente insieme alla definizione del modello
(numero e dimensione dei server, datacenter,
caratteristiche del networking, ecc.) da utilizzare per
l’esecuzione dell’applicazione.
Tra i fornitori di tali servizi il più popolare da citare è
Microsoft Windows Azure.
SaaS
non viene eseguita un’applicazione proprietaria del
cliente.
Lo stesso soggetto, dopo aver opportunamente scelto
l’applicazione più consona alle sue necessità, deve gestire
il numero di licenze richieste in base al numero di utenti.
Per tali servizi deve pagare un diritto (in termini di licenza
o canone di affitto) per l’utilizzo di un’applicazione messa
a disposizione dal provider.
Vantaggi
-
Non si devono effettuare upgrade del software in caso di aggiunta
di nuove funzioni o se dovessero essere eliminati dei problemi
-
È possibile accedere ai propri documenti da qualunque computer
connesso alla rete
-
Si possono condividere i documenti senza la necessità di dover
disporre di un proprio server
-
In caso di crash del proprio computer, i documenti non vengono
eventualmente persi dal momento che sono comunque disponibili
sul server.
-
Vengono ridotti o addirittura eliminati i costi fissi, le componenti
hardware/software, i costi del personale per la gestione dei
sistemi
Ulteriori vantaggi
-
Costi pay per use
-
I servizi altamente flessibili, che sono sviluppati da professionisti
affermati e competenti, vengono continuamente aggiornati ed
innovati
Svantaggi
- Si deve disporre di una connessione internet che dotata
di una banda adeguata
- Dal momento che tutti i dati si trovano su un server
remoto, non è possibile avere un controllo completo,
anche se si può ovviare effettuando regolari copie di
backup
- I dati essendo visibili ed utilizzabili da terzi, possono
venire utilizzati da soggetti che non agiscono sempre in
buona fede
Obiettivi e sfide future
- Incremento dei sistemi di sicurezza per la tutela della
privacy e dei dati
- Incremento di forme di collaborazione tra le diverse
aziende che forniscono servizi «Cloud»
- Incremento qualitativo e quantitativo dei servizi offerti,
in termini di velocità, affidabiità e grado di
personalizzazione
- Fissare regole e codici comuni che devono essere
adottati dai diversi produttori