Servizio del Personale LNF-INFN - Laboratori Nazionali di Frascati

Servizio del Personale
LNF-INFN
Patrizia Fioretti Responsabile
Il Servizio è dotato dei seguenti Uffici:
Ufficio Gestione del Personale
Stefania Corona (Responsabile)
Massimiliano Menale
Ufficio Concorsi, Borse di Studio, Utenti Esterni
Gianluca Dalla Vecchia (Responsabile)
Marco Tagliaferri (art. 15)
Ufficio Controllo Orario e Procedure Informatico-Amministrative.
Maurizio Palmerio (Responsabile)
Daniele Mazzone (art. 15)
Compiti e attività del Servizio (Disciplinare organizzativo LNF del 25/10/2011)
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- applicazione delle norme contrattuali e legislative in materia di lavoro;
- gestione della dotazione organica dei Laboratori Nazionali, organigramma, struttura fine;
- gestione delle procedure relative ai concorsi o selezioni per l'assunzione di personale a tempo
indeterminato e determinato e per l'attribuzione degli assegni di ricerca e delle borse di studio;
- assunzione, gestione amministrativa del personale dipendente e del personale con contratto di
collaborazione coordinata e continuativa;
- rilevazione delle presenze, controllo dell'orario di lavoro e adempimenti per la liquidazione delle
competenze accessorie, partecipazione in qualità di struttura pilota ai test per il sistema
informativo per la rilevazione delle presenze;
- assistenza sanitaria all'estero;
- tenuta del libro matricola, del libro infortuni ed adempimenti in caso di infortunio sul lavoro;
- gestione dei borsisti e degli assegnisti di ricerca, convenzioni per assegni di ricerca e dottorati;
- gestione delle richieste per l’attribuzione degli incarichi di ricerca scientifica o tecnologica, di
collaborazione tecnica e di associazione
scientifica, tecnologica o tecnica;
- gestione degli utenti esterni e dell'utilizzo delle foresterie;
- realizzazione e gestione del database dei dati anagrafici e professionali del personale dei
Laboratori Nazionali, realizzazione delle procedure informatiche per la gestione amministrativa
del personale dei LNF;
- rilascio dei badges utili per la rilevazione dalle presenze e per l’accesso ai LNF;
- consulenza nelle materie di competenza;
- compiti dei quali il Servizio sia direttamente incaricato dal Direttore.
N.B.: In rosso sono riportate le attività non indicate nel Disciplinare Organizzativo e sono state cancellate le attività non più di
competenza del Servizio.
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
Descrizione estremamente sintetica delle
attività di competenza di ciascun Ufficio
UFFICIO GESTIONE DEL
PERSONALE
UFFICIO CONCORSI, BORSE
DI STUDIO, UTENTI ESTERNI
UFFICIO CONTROLLO ORARIO E
PROCEDURE INFORMATICOAMMINISTRATIVE
•Assunzione e gestione
amministrativa del personale
dipendente a tempo determinato,
indeterminato e gestione personale
con contratto di collaborazione
coordinata e continuativa
•Gestione malattie e visite di
controllo
•Tenuta e aggiornamento del
fascicolo personale
•Tenuta del libro infortuni e
adempimenti in caso di infortunio sul
lavoro
•Adempimenti amministrativi relativi
alle richieste di benefici assistenziali,
ass. familiari, ricognizioni periodiche
dei dati anagrafici, IBAN ecc.
•Rilascio badges per il personale
dipendente, abilitazione tornello
•Gestione delle procedure relative ai
concorsi o selezioni per
l’assunzione di personale a TI eTD;
per il conferimento degli assegni di
ricerca e delle borse di studio
•Gestione dei borsisti e degli
assegnisti di ricerca, comprese
pratiche al SUI per gli stranieri
•Gestione degli utenti esterni e
dell’utilizzo delle foresterie
•Rilascio badges per il personale
personale associato e ospite dei
LNF, borsisti e assegnisti LNF,
abilitazione tornello
 gestione richieste di incarichi di
ricerca scientifica o tecnologica, di
collab. tecnica e di associazione
scientifica, tecnologica o tecnica
Elaborazione statistiche e report
•Rilevazione delle presenze e
controllo dell’orario di lavoro nel rispetto
della normativa di riferimento
•Adempimenti per la liquidazione
delle competenze accessorie
(straordinari, turni, indennità)
•Assistenza sanitaria all’estero
•Partecipazione al gruppo di lavoro del
sistema informativo per la rilevazione
delle presenze (struttura pilota) ed
assistenza al personale dei LNF
•Realizzazione procedure informatiche
per la gestione amministrativa del
personale
•Realizzazione e gestione del database
dei dati anagrafici e professionali del
personale LNF
•Elaborazione statistiche e report
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
Oggi, 5 giugno 2013 , il personale afferente ai LNF,
a vario titolo, ammonta a n. 703 unità
48
185
283
150
13
associati
ospiti
borsisti
assegnisti
dipendenti TI
dipendenti TD
24
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
L’attuale struttura organizzativa ed organizzazione che il Servizio si è data,
risponde alle esigenze dei Laboratori.
In alcuni periodi particolari o per cause anche esterne ai LNF
si possono presentare
CRITICITA’
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Informazione e formazione non tempestiva ed esaustiva
Sistema per la rilevazione delle presenze (inizio lavori 2010)
• Incompleto, presenta ancora lacune e genera ancora errori
• Inadeguato a rispondere alle richieste che ci arrivano da AC
• Manca la possibilità di produrre in autonomia i report necessari
• Gli utenti hanno ancora bisogno di assistenza
• Problema serio del flag “assistenza sanitaria all’estero” nel modulo
missioni
Scelte ed indirizzi non coerenti e costanti nel tempo; tali atteggiamenti generano
incertezza e diffidenza;
Flusso documentale ancora cartaceo, vengono presentate ancora in formato
cartaceo le richieste di assegni familiari, borse studio figli, sussidio, prestito INA,
riscatto INA; i CUD devono essere consegnati personalmente a ciascun
dipendente, così come molte altre comunicazioni che arrivano dall’AC
Pratiche al SUI per l’accesso degli stranieri (inizialmente solo per i dipendenti e
assegnisti, ora servono anche per borsisti ed eventuali familiari al seguito)
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
segue CRITICITA’
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Necessità di effettuare sempre numerosi solleciti per la presentazione e/o per la
regolarizzazione di pratiche/procedure entro le scadenze
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La chiusura dei cartellini e l’autorizzazione dei responsabili non arriva mai entro i primi 10 giorni
del mese
Il rispetto della pianificazione delle ferie e delle ore in esubero non è verificato dal Responsabile
o da un suo delegato ma deve essere verificato dal Serv. Personale
In generale le richieste (ospitalità, foresteria, selezioni, contratti TD) arrivano spesso incomplete
e/o errate
Le richieste di rinnovi e proroghe dei contratti a tempo determinato arrivano spesso a ridosso
delle scadenze (25 di ogni mese)

Prassi di chiedere informazioni agli Uffici dell’AC e bypassare gli uffici LNF non
informandoli delle decisioni prese o delle conclusioni cui si giunge

Criticità oggettive collegate all’attribuzione di nuove attività al Servizio

Organizzazione della foresteria a pagamento

Rilascio dei badges

Bandi borse di studio
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
PROPOSTE OPERATIVE
strettamente correlate alle attività del Servizio del Personale
per superare le criticità (e per prevenirle)
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Sanare le carenze di organico, appena possibile (il 30% dell’organico è a TD)
Il sistema informativo per la rilevazione delle presenze deve essere completato ed
implementato, è necessario in tal senso l’autorevole intervento del Direttore dei
LNF in quanto sul Laboratorio più grande inevitabilmente si ripercuotono i
maggiori disagi; occorre inoltre
• sciogliere i nodi normativi dove c’è ancora ambiguità di interpretazione
• consentire all’ Ufficio del Personale la possibilità di accedere ai dati ed
elaborare in proprio i report necessari
L’informazione e la formazione del personale deve diventare una priorità, in
particolare in un settore come quello del Personale dove le materie sono in
continua evoluzione e si susseguono nuove leggi e regolamenti
Accelerare l’informatizzazione dei flussi documentali ed attivare la firma digitale
(prestiti, sussidi, borse di studio, prestito INA, riscatto INA, CUD, contributi ai figli
in età prescolare, assegni familiari, dichiarazioni IRPEF)
Poter contare sulla collaborazione delle Segreterie e del personale tutto ed
evitare così le dispendiose perdite di tempo che si rendono necessarie per
sollecitare il rispetto delle scadenze e la regolarizzazione delle pratiche
amministrative.
Consiglio di Laboratorio del 5 giugno 2013
Considerazioni finali
(… a proposito di informazione )
In quale scenario di riorganizzazione/razionalizzazione
nazionale dell’INFN ci stiamo muovendo?
Quale riorganizzazione si prevede per i LNF?
Il Servizio del Personale dei LNF sarà oggetto di una
riorganizzazione?
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