IFTS Rendicontazione delle spese

IFTS
Rendicontazione delle spese
Milano, 26 luglio 2011
Quadro generale dell’ammissibilità
della spesa
Quadro normativo di riferimento
 Regolamento generale (Reg. 1083/06 - art. 78): le spese devono essere
sostenute dai beneficiari (comprovate da fatture quietanzate o documenti di
equivalente valore probatorio, salvo quanto diversamente previsto da
regolamenti specifici)
 Regolamento di esecuzione (D.P.R. 196/2008): recepisce a livello
nazionale le disposizioni previste dalla normativa comunitaria
 Il Manuale di rendicontazione a costi reali, di cui al d.d.u.o. n. 6500 del
30 giugno 2010, è il documento di riferimento per la gestione dei progetti
finanziati con risorse FSE e rendicontati a costi reali, quali sono i progetti
finanziati dal presente Avviso.
 L’Avviso prevede delle regole specifiche per la presente iniziativa, talvolta
in deroga allo stesso Manuale.
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Condizioni di ammissibilità della spesa
[1/2]
 La spesa è ammissibile se rispetta le seguenti condizioni generali:
– non è oggetto di altri finanziamenti pubblici;
– si riferisce ad un’operazione ammessa a finanziamento cofinanziata dal Fondo
Sociale Europeo e approvata con atto dell’amministrazione regionale;
– è pertinente all’operazione approvata;
– è coerente con il progetto ed il preventivo approvato;
– è correttamente registrata in contabilità conformemente alle disposizioni di legge
e ai principi contabili;
– è contabilizzata con un sistema di contabilità separata;
– è registrata in un conto corrente dedicato, intestato al beneficiario del
finanziamento e a firma unica del legale rappresentante;
– è sostenuta in conformità alla disciplina comunitaria, nazionale e regionale e
rispetta i criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità;
– è sostenuta nel periodo di vigenza del POR.
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Condizioni di ammissibilità della spesa
[2/2]
 In particolare, i beneficiari sono tenuti ad assicurare che la spesa:
– sia stata effettivamente sostenuta, ossia che abbia dato luogo ad un pagamento
da parte dei beneficiari (ad eccezione degli ammortamenti);
– sia comprovata da fatture quietanzate o documenti contabili aventi forza
probatoria equivalente, da timbrare in originale.
 I pagamenti devono essere effettuati mediante:
– bonifici bancari
– assegni bancari datati o circolari
– bollettini postali
– mandati di pagamento quietanziati
– MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico
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Gestione dei progetti IFTS
Regole di gestione dei progetti
 Interlocutore unico nei confronti di Regione è il Soggetto capofila dell’ATS,
che utilizzerà per la gestione, monitoraggio, rendicontazione e richiesta di
erogazione dei contributi il Sistema Informativo “Finanziamenti on-line”.
 Scadenze:
– avvio entro il 31 ottobre di ogni anno formativo (salvo classi apprendisti)
– conclusione entro il 31 luglio di ogni anno formativo
– rendicontazione:
• per le attività formative: entro 90 giorni dalla conclusione di ogni anno
formativo
• per l’inserimento lavorativo: entro 180 giorni dalla conclusione di ogni anno
formativo
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Gestione
 Variazioni di progetto:
– sono possibili prima della Comunicazione di Avvio, a partire dalla seconda
annualità e con riferimento a contenuti del progetto e piano dei conti
– ogni modifica al percorso formativo originale e ogni variazione di spesa uguale o
superiore al 20% a livello di categoria di spesa devono essere approvate dalla
Struttura regionale responsabile dell’Avviso
– la richiesta di variazione del preventivo, sottoscritta dal legale rappresentante,
deve comprendere: motivi della variazione e dettaglio delle voci variate.
 Rinuncia di un allievo:
– Il capofila deve darne comunicazione entro 5 giorni
 Riduzione del numero allievi al di sotto dei valori minimi (12 allievi):
– il beneficiario deve tempestivamente chiedere a Regione l’autorizzazione a
continuare l’attività e al riconoscimento del costo del percorso, dietro
presentazione della idonea documentazione
– Regione valuta e comunica la decisione (prosecuzione o revoca)
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Conservazione della documentazione
[1/5]
 L’onere della conservazione della documentazione amministrativa originale
spetta al Capofila. Per la documentazione fiscale ogni componente l’ATS
deve conservare gli originali, il Capofila una copia conforme all’originale.
 Si riporta di seguito un dettaglio della documentazione da conservare.
 Documentazione inerente la presentazione e l’approvazione del progetto:
– domanda di finanziamento firmata
– proposta progettuale firmata
– atto di adesione firmato
– atto di costituzione dell’ATS
 Documenti attestanti il possesso dei requisiti dei destinatari del progetto:
– copia documento di identità
– attestazione del titolo di studio ed eventuale dichiarazione di equipollenza
– altri documenti (es. selezione)
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Conservazione della documentazione
[2/5]
 Documenti attestanti il possesso dei requisiti del beneficiario:
– CV delle risorse umane impiegate
– contratto/lettera di incarico/ordine di servizio delle risorse umane impiegate
– eventuale autorizzazione alla prestazione (es. nel caso di risorse umane esterne
dipendenti pubblici, di interni assunti con contratto di inserimento)
– per i titolari di cariche sociali incaricate: atto di nomina dei rappresentanti gli
organi statutari, incarico deliberato dal CdA
– in caso di acquisto di servizi: contratto e documenti che dimostrano il rispetto
della procedura di selezione del fornitore
– in caso di attività delegate: contratto stipulato e documento di presentazione del
delegato
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Conservazione della documentazione
[3/5]
 Giustificativi di spesa:
– Risorse umane interne: es. cedolini quietanzati, documenti di versamento degli
oneri fiscali e previdenziali, prospetto analitico della determinazione del costo
orario, ordine di servizio;
– Risorse umane esterne: es. fattura/notula quietanzata, contratto/lettera di
incarico, ricevute di versamento degli oneri fiscali, previdenziali e assistenziali;
– Titolari di cariche sociali: es. documento contabile rilasciato dal prestatore,
dichiarazioni di ricevuta di spesa, delibera del CdA sulla regolamentazione dei
viaggi, giustificativi di spesa dei viaggi
– Beni: es. fattura quietanzata, contratto, piano di ammortamento, registrazioni
contabili degli immobili e attrezzature soggette ad ammortamento, strumento di
rilevazione dell’utilizzo degli immobili con l’indicazione dei singoli progetti,
prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo
– Servizi: es. fattura quietanzata, contratto, prospetto di calcolo illustrativo
dell’imputazione pro-quota del costo
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Conservazione della documentazione
[4/5]
 Giustificativi di pagamento:
– mandati di pagamento quietanziati completo di timbro dell’istituto bancario e data
del pagamento
– bonifici, accompagnati da estratto conto bancario e contabili/ricevute bancarie
– assegni, a condizione che si evinca l’avvenuto addebito nel periodo di
rendicontazione nell’estratto conto bancario del beneficiario
– MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico
 Dichiarazioni di spesa/domande di liquidazione:
– dichiarazione di spesa e relativi allegati
 Documenti relativi alle variazioni al progetto:
– proposta progettuale modificata firmata
– documentazione comprovante motivazioni di proroghe e rinunce
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Conservazione della documentazione
 Documentazione attestante lo svolgimento delle attività:
– timesheet
– registro formativo e delle presenze
– scheda stage e convenzione stage
– certificazione delle competenze
– relazioni delle attività svolte
– prodotti delle attività di progetto (es. prove d’esame, verbali, etc.)
 Documentazione relativa ai controlli
– comunicazione di preavviso di visita in loco
– copia del verbale di controllo
– eventuali controdeduzioni
– verbale finale
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[5/5]
Monitoraggio
 Ai fini del monitoraggio devono essere inviate a Regione:
– Relazioni semestrali di avanzamento
– Relazione finale conclusiva
– Eventuali ulteriori allegati
 La definizione dei contenuti del monitoraggio verrà successivamente
comunicata anche alla luce degli accordi intercorsi tra Regione e INDIRE.
 L’avanzamento fisico, finanziario e procedurale del progetto deve essere
obbligatoriamente tracciato nel sistema informativo Gefo.
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Rendicontazione dei progetti IFTS
Piano dei Conti
[1/2]
 Il Piano dei conti riporta le spese sostenute nell’esecuzione del progetto ed
è suddiviso su tre livelli: macrocategorie di spesa, categorie di spesa, voci
di spesa.
 Per i percorsi IFTS sono ammissibili le spese relative alle seguenti
macrocategorie.
Macrocategoria di spesa
Importo
Preparazione
Massimo 8% del totale del progetto
Realizzazione
Massimo 82% del totale del progetto
Direzione e Amministrazione
Massimo 5% del totale del progetto
Costi indiretti
Massimo 5% del totale del progetto
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Piano dei Conti
Risorse
umane
interne
B1
B2
B4
C
D
Preparazione
Indagine preliminare di mercato
Ideazione e progettazione
…
Realizzazione
Docenza/Orientamento/Tutoraggio
Attività di sostegno all’utenza svantaggiata:
docenza di supporto, ecc
…
Direzione e controllo interno
Direzione e valutazione finale dell'operazione
o del progetto
…
Costi indiretti
Contabilità generale (civilistico, fiscale)
Servizi aggiuntivi
Azioni di sostegno agli utenti del servizio
Risorse
umane
esterne
[2/2]
Beni
Servizi in
delega
Primo livello: Macro-categoria di spesa
Secondo livello: Categoria di spesa
Terzo livello: Voce di spesa
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Servizi
strumentali
accessori
Rendicontazione
 La rendicontazione:
– deve essere effettuata dal Capofila annualmente
– deve riguardare l’insieme dei costi complessivi sostenuti con il finanziamento
pubblico e con il cofinanziamento privato
 Deve essere corredata dalla documentazione prevista dal Manuale di
rendicontazione:
– dichiarazione delle spese
– piano dei conti
– elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento
per la rendicontazione finale:
– relazione finale
– copia dell’eventuale bonifico di restituzione della quota di acconto non giustificata
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Giustificativi
[1/2]
 Ai fini della rendicontazione l’operatore è tenuto a caricare nel Sistema
Informativo i giustificativi di spesa e di pagamento indicando per ciascuno:
– estremi dei giustificativi;
– macrocategoria, categoria, voce di costo cui si riferiscono;
– importo della fattura, importo quietanzato e importo imputabile al progetto
(comprensivo di IVA, ove ammissibile).
 Qualora un giustificativo si riferisca a più voci/categorie di spesa, l’operatore
deve:
– associare il giustificativo a tutte le voci/categoria di spesa cui si riferisce;
– indicare per ciascuna voce/categoria di spesa la quota imputabile.
 Una volta caricati tutti i giustificativi, l’operatore potrà confermare la
rendicontazione.
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Giustificativi
[2/2]
 Devono essere caricati a sistema i seguenti giustificativi di spesa,
opportunamente timbrati:
– per le risorse umane interne: cedolino, prospetto analitico della determinazione
del costo orario
– per le risorse umane esterne: fattura quietanzata o documento contabile
equivalente
– per i beni: fattura quietanzata o documento contabile equivalente, prospetto di
calcolo di utilizzo del bene
– per i servizi: fattura quietanzata.
 Insieme a ciascun giustificativo di spesa, nello stesso file, l’operatore deve
inviare il relativo giustificativo di pagamento.
 La restante documentazione prevista dall’Avviso deve essere conservata
nel fascicolo di progetto.
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Attività formative
 Condizioni per il riconoscimento delle attività formative:
– tutti gli allievi devono avere frequentato il 75% delle ore
– n caso contrario (il numero degli allievi che hanno frequentato almeno il 75% è
inferiore al valore atteso allievi, ma superiore al valore minimo: riparametrazione
Finanziamento riparametrato
costo base orario
+
ore totali X
numero atteso allievi
X
frequentanti ≥ 75%
X
frequentanti ≥ 50 - < 75%
X
frequentanti < 50%
costo base orario
0,5
X ore totali X
numero atteso allievi
+
costo base orario
+ 0,25
X ore totali X
numero atteso allievi
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Attività formative: esempio
 Ore totali: 1.000
 Frequentanti ≥ 75%: 15
 Costo base orario: 160
 Frequentanti ≥ 50 - < 75%: 3
 Numero atteso allievi: 20
 Frequentanti < 50%: 2
Finanziamento riparametrato: € 136.000
160
+
1.000
X
20
X
15
X
3
X
2
160
0,5
X
1.000
X
20
+
160
+ 0,25
X
1.000
X
20
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> 12
Inserimento lavorativo
 Condizioni per il riconoscimento dei servizi di inserimento lavorativo:
– effettivo inserimento lavorativo degli allievi (contratto di almeno 12 mesi entro 6
mesi dalla conclusione del percorso)
– spese sostenute per l’inserimento fino a max 1.000 euro * allievo inserito, salvo
buon fine
 almeno 10%: il riconoscimento delle spese relativo all’annualità successiva resta
subordinato al raggiungimento di questo obiettivo
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Modalità di erogazione del contributo
Tranche di
erogazione
Documentazione richiesta
Tempistica
Anticipazione fino - Richiesta di erogazione
al 60%
dell’anticipazione
dell’importo
- Fidejussione in copia digitale
approvato per
l’annualità
- Fidejussione in copia originale
- All’atto della comunicazione di
avvio
Rendicontazione
intermedia
- Rendicontazione intermedia
relativa alle attività formative
- Entro 90 gg dalla conclusione
delle attività per ogni annualità
Saldo
- Rendicontazione finale
- Entro 180 gg dalla conclusione
delle attività per ogni annualità
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- Entro 10 gg dalla richiesta di
erogazione dell’anticipazione
all’USR
Focus: la delega
[1/2]
 L’affidamento a terzi (persone giuridiche) di parte dell’attività è consentito
solo per le attività di docenza e nei limiti del 30%.
 Sono ammesse le spese relative ad attività delegata se:
– la delega è stata preventivamente approvata da Regione Lombardia;
– le attività delegate sono descritte nel progetto esecutivo con stima del loro costo;
– il soggetto terzo non si è rivolto ad altri soggetti nell'esecuzione dell'attività;
– il soggetto terzo è stato scelto secondo i criteri previsti per l’acquisizione di beni
e servizi, tranne per i casi di fornitore unico.
 Non sono ammissibili le spese relative ad attività:
– che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione del progetto, senza
alcun valore aggiunto proporzionato;
– il cui costo non sia commisurato all’effettivo valore del servizio prestato.
 Non sono ammissibili contratti in base ai quali gli importi da pagare siano
espressi in percentuale dell’importo del finanziamento.
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Focus: la delega
[2/2]
 Le spese per attività delegate rappresentano costi diretti che devono essere
giustificati dai seguenti documenti da produrre per le opportune verifiche:
– il contratto stipulato tra il beneficiario e il soggetto terzo contenente la
descrizione dettagliata dell’oggetto, dei contenuti, delle modalità di esecuzione
delle prestazioni e i relativi costi;
– fattura quietanzata con la descrizione dell’attività oggetto di delega;
– documento di presentazione del soggetto terzo attestante requisiti e competenze
idonee alla prestazione.
 Il membro dell’ATS non è da considerarsi soggetto terzo.
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