Hill-Rom Standard Operating Procedure Template

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POLITICA GLOBALE CONTRO LA CORRUZIONE
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Scopo
La politica di Hill-Rom ha lo scopo di portare avanti tutte le operazioni e attività di Hill-Rom in
conformità a quanto stabilito e auspicato dalle leggi anticorruzione vigenti, tra cui la Legge
statunitense sulla corruzione all’estero (“FCPA”, U.S. Foreign Corrupt Practices Act), la Convenzione
anti-corruzione dell'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (“OCSE”), la legge
sulla corruzione del Regno Unito e le altre leggi locali applicabili. I dipendenti di Hill-Rom e i
rappresentanti terzi devono impegnarsi a condurre le proprie attività aziendali secondo una
condotta etica e conforme agli standard, nonché a evitare anche solo l’apparenza di eventuali
irregolarità.
Questa Politica globale contro la corruzione sarà di sostegno nel rispetto delle leggi in questione e
del Codice globale di condotta di Hill-Rom, che proibisce corruzione e concussione. I dipendenti e i
rappresentanti di Hill-Rom devono impegnarsi a condurre le proprie attività aziendali secondo una
condotta etica e conforme agli standard, nonché a evitare anche solo l’apparenza di eventuali
irregolarità.
2
Ambito
Questa Politica si applica a tutti i dipendenti, funzionari, dirigenti e collaboratori esterni che
lavorino per conto di Hill-Rom (collettivamente definiti “dipendenti” in questa Politica).
3
Definizioni e acronimi
Termine o acronimo
“Hill-Rom”
Definizione
Con “Hill-Rom” si intendono tutte le filiali e tutti gli
affiliati di Hill-Rom, incluse senza pretesa di esaustività le
seguenti attività Hill-Rom: Hill-Rom International, Allen
Medical, Aspen Medical, Aspen Surgical, Liko, Trumpf
Medical e Volker.
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I “Funzionari del governo” includono quanto segue:
a. funzionari e dipendenti di qualsiasi ente nazionale,
regionale, locale o altro ente governativo, inclusi
addetti alla regolamentazione, funzionari eletti e
dipendenti di istituzioni pubbliche;
b. funzionari e dipendenti di aziende controllate da
un governo esterno agli Stati Uniti o in cui tale
governo detenga una partecipazione di
maggioranza;
c. candidati a cariche politiche, partiti politici e
funzionari di partiti politici;
“Funzionari del governo”
d. funzionari, dipendenti e rappresentanti di
organizzazioni internazionali pubbliche (parastatali), ad esempio l’Organizzazione mondiale
della sanità; e inoltre
e. qualsiasi privato che agisca temporaneamente in
veste ufficiale per o per conto di uno degli enti
citati in precedenza (ad esempio, il consulente di
un’agenzia governativa).
Bisogna ricordare che nella nostra attività accade spesso di
interagire con “funzionari del governo”, dal momento che
medici e altri prestatori di assistenza sanitaria possono
essere considerati “funzionari del governo” se lavorano
per, o per conto di, un ospedale o altra struttura che faccia
capo al governo o allo stato.
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“Prestatori di assistenza
sanitaria”
“Rappresentanti terzi”
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I “prestatori di assistenza sanitaria” comprendono le
persone o gli enti che (1) sono coinvolti nella fornitura di
servizi o articoli di cure sanitarie ai pazienti; e (2)
acquistano, affittano, consigliano, usano o organizzano
l’acquisto o la locazione di prodotti Hill-Rom, ovvero
prescrivono tali prodotti. Il termine “prestatori di
assistenza sanitaria” include sia le persone che offrono i
servizi che le persone le quali, pur non offrendo
direttamente i servizi, sono coinvolte nella decisione di
acquistare, affittare o consigliare prodotti Hill-Rom. I
prestatori di assistenza sanitaria includono, ad esempio,
infermieri, medici, responsabili di ricoveri e dimissioni,
ospedali, strutture di assistenza a lungo termine, agenzie
di assistenza domiciliare e altro personale addetto alla
sanità.
Per “Rappresentanti terzi” si intende qualsiasi persona o
ente che non sia un dipendente, funzionario o dirigente
di Hill-Rom, e che si prevede che interagisca con
funzionari o prestatori di assistenza sanitaria che fanno
capo a governi esterni agli Stati Uniti, nel corso dello
svolgimento di servizi per Hill-Rom o nella promozione o
nella vendita di prodotti Hill-Rom.
Politica
4.1
Politica contro concussione e corruzione. Hill-Rom ha una politica di tolleranza zero verso
qualsiasi forma di corruzione e concussione. Sono severamente vietati incentivi illeciti
che coinvolgano prestatori di assistenza sanitaria, funzionari del governo e altri soggetti
nel mercato come clienti, concorrenti e fornitori.
Nessuno tra i funzionari, dirigenti, dipendenti, distributori, agenti o altri rappresentanti
Hill-Rom nel mondo può, direttamente o indirettamente, offrire, promettere, pagare,
dare o autorizzare un vantaggio finanziario o di altra natura, né nient’altro che abbia un
valore, a qualsiasi persona o organizzazione, con lo scopo di influenzare indebitamente chi
lo riceva, indurre chi lo riceva a violare i propri doveri, assicurare un vantaggio improprio a
Hill-Rom o compensare indebitamente chi lo riceva per un comportamento tenuto nel
passato.
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Hill-Rom vieta anche la richiesta, il concordare di ricevere o l’accettazione di tangenti,
bustarelle o di qualsiasi altro vantaggio improprio, finanziario o di altra natura.
Nessuna persona soggetta alla presente politica potrà incorrere in conseguenze negative
per essersi rifiutata di offrire, promettere, pagare, dare o autorizzare un pagamento,
beneficio, vantaggio o premio improprio, anche se tale azione comporti la perdita di
opportunità commerciali per Hill-Rom.
4.2
Restrizioni sui pagamenti ai funzionari del governo e professionisti sanitari. La proibizione
contro la corruzione si applica con speciale intensità a funzionari del governo e prestatori
di assistenza sanitaria. Fornire qualsiasi vantaggio a un funzionario del governo,
prestatore di assistenza sanitaria o altra persona, direttamente o indirettamente, può
essere visto come una forma di corruzione se ha lo scopo di indurre chi lo riceva a violare
un dovere di lealtà, o ad arrecare un vantaggio improprio per Hill-Rom. Le seguenti
sezioni sono dedicate a tipi specifici di transazioni e interazioni che possono verificarsi nel
corso della nostra attività e che raccomandano una particolare vigilanza da una
prospettiva di conformità alla politica anti-corruzione.
Come indicato di seguito, se la legge o il codice di settore locale proibisce un’attività, non
possiamo impegnarci in tale attività. Le norme degli Stati Uniti che riguardano i prestatori
di assistenza sanitaria degli Stati Uniti sono particolarmente severe in alcune
aree. Consultare le interazioni con la Politica sui prestatori di assistenza sanitaria per
ulteriori linee guida prima di intraprendere qualsiasi attività con prestatori di assistenza
sanitaria negli Stati Uniti. In caso di dubbi sul fatto che una particolare attività sia
ammissibile o meno, contattare l’Ufficio compliance globale per ulteriore assistenza:
4.2.1 Costi per accordi di servizio con prestatori individuali di assistenza sanitaria. È
consentita la contrattazione da parte di Hill-Rom con un prestatore di assistenza
sanitaria qualificato per servizi legittimi, rilevanti nelle attività Hill-Rom, in cambio
di compensi che non superino il giusto valore di mercato come stabilito usando il
Calcolatore Hill-Rom FMV (fair market value giusto valore di mercato). L’accordo
deve essere legale secondo la legislazione locale, ammissibile secondo ogni codice
di settore applicabile e permesso dalle regole internazionali dell’organizzazione
dei prestatori di assistenza sanitaria. Hill-Rom non può mai accettare un costo per
un accordo di servizio con lo scopo di indurre o premiare l’acquisto, la locazione, il
consiglio, l’uso o la prescrizione di qualsiasi prodotto Hill-Rom, o con lo scopo di
ottenere qualsiasi altro vantaggio indebito per Hill-Rom.
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4.2.2 Congressi medici e altri programmi scientifici. Laddove sia permesso dalle
normative locali, dai codici di settore applicabili e dalle regole interne del datore di
lavoro dei prestatori di assistenza sanitaria, Hill-Rom può pagare in misura
ragionevole le spese sostenute daiprestatori di assistenza sanitaria (ma non dai
loro coniugi o ospiti) per partecipare a congressi medici o altri programmi
scientifici durante i quali verranno trattati argomenti rilevanti per l’area di
specializzazione del prestatore di assistenza sanitaria. Hill-Rom non può
maisostenere la partecipazione dei prestatori di assistenza sanitaria a tali eventi
con lo scopo di indurre o premiare l’acquisto, la locazione, il consiglio, l’uso o la
prescrizione di qualsiasi prodotto Hill-Rom, o con lo scopo di ottenere qualsiasi
altro vantaggio indebito per Hill-Rom. L’Ufficio compliance globale, con la
consulenza del Dipartimento legale, deve rivedere e approvare tale sostegno.
4.2.3 Borse di studio e altri sussidi a organizzazioni e istituzioni. Laddove permesso dalla
normativa locale e dal codice di settore applicabile, Hill-Rom può finanziare borse
di studio a organizzazioni legittime di tipo medico o formativo per sostenere un
programma di formazione, sostenere la ricerca o far avanzare in altro modo lo
scopo legittimo dell’organizzazione. Non è possibile usare alcuna borsa di studio
per conferire un vantaggio personale a un prestatore individuale di assistenza
sanitaria o altro funzionario del governo, né si può attribuire come parte di uno
scambio di favori. Inoltre, nessuna borsa di studio può essere in alcun modo
collegata ad accordi commerciali in essere o in trattativa. Qualunque borsa di
studio o sussidio del tipo sopra indicato deve essere approvato dal Responsabile
globale per la conformità con la consulenza del Dipartimento legale.
4.2.4 Doni. Laddove consentito dalla legge locale, dal codice di settore applicabile e
dalle regole interne del datore di lavoro di chi riceve,è possibile donare regali che
abbiano un valore ragionevole secondo gli standard locali a un funzionario del
governo o prestatore di assistenza sanitaria solo se (i) direttamente correlati alla
promozione di prodotti o servizi di Hill-Romo (ii) donati come segno di riguardo in
relazione a un evento o a una festività in cui è consuetudine la consegna di doni. È
vietato elargire regali in contanti o equivalente (ad esempio, buoni regalo). È
vietato elargire regali a un coniuge o membro della famiglia di un funzionario del
governo o prestatore di assistenza sanitaria. Deve essere esaminata l’adeguatezza
dei doni caso per caso, e tali regali non devono rientrare in un’abitudine frequente
di elargizione di doni.
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4.2.5 Pasti e intrattenimento. Laddove consentito dalla legge locale, dal codice di
settore applicabile e dalle regole interne del datore di lavoro di chi riceve, è
possibile offrire pasti o intrattenimento che abbiano un valore ragionevole a un
funzionario del governo o prestatore di assistenza sanitaria se direttamente
correlati alla promozione di prodotti o servizi di Hill-Rom. Sono inclusi pranzi e
cene aziendali occasionali. Sono vietati gli intrattenimenti dispendiosi di
funzionari del governo e prestatori di assistenza sanitaria.
4.2.6 Viaggi. I viaggi e le relative spese possono essere fornite a un prestatore di
assistenza sanitaria o a un funzionario del governo ufficiale solo ove consentito
dalla legge locale e dal codice di settore applicabile e solo quando offerti in
relazione a un legittimo scopo commerciale come un incontro per discutere i
prodotti Hill-Rom, una dimostrazione del prodotto, o una visita a un Customer
Experience Center. Le spese di viaggio devono essere di valore ragionevole e non
eccessive. Hill-Rom non deve mai pagare o rimborsare le spese relative a viaggi
personali, o al prolungamento non necessario del viaggio, o il viaggio di coniugi o
altri ospiti.
Il pagamento o il rimborso di tutte le spese di viaggio per i funzionari del governo e
i prestatori di assistenza sanitaria deve essere anticipatamente approvato
dall’Ufficio compliance locale con la consulenza del Dipartimento legale. Ogni
volta che sia possibile, i pagamenti devono essere effettuati direttamente da HillRom al vettore aereo, all’hotel o ad altri fornitori. Se il pagamento diretto non è
ragionevolmente possibile, Hill-Rom si farà carico di un rimborso esclusivamente
di fronte all’esibizione di una ricevuta scritta, e quindi solo per spese
effettivamente affrontate
4.2.7 Decisioni sulle assunzioni. Hill-Rom non offrirà un lavoro o uno stage a un
funzionario del governo o prestatore di assistenza sanitaria, o a un membro della
loro famiglia, con lo scopo di ottenere un’influenza presso di loro o di assicurarsi
qualsiasi altro vantaggio indebito. Se un prestatore di assistenza sanitaria o un
funzionario del governo si offre di dare un vantaggio a Hill-Rom o minaccia di
prendere decisioni negative in connessione con una decisione di assunzione, il
candidato suggerito non può essere assunto.
4.2.8 Documentazione. Il dipendente di Hill-Rom che paga o rimborsa per qualsiasi
dono, pasto, intrattenimento, viaggio o altra spesa per un funzionario del governo
o un prestatore di assistenza sanitaria deve registrare il nome del destinatario, la
data e i dettagli delle spese sostenute(incluse le ricevute o altri tipi di
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documentazione relativi all’importo e allo scopo) in conformità alle politiche e alle
procedure Hill-Rom.
4.3
Accordi commerciali con terze parti. La legge FCPA degli Stati Uniti e molte altre leggi
anti-corruzione regolano pagamenti e vantaggi, sia indiretti che diretti. Queste leggi si
applicano quindi ai vantaggi forniti da terze parti come distributori, commercianti,
consulenti normativi, organizzazioni di ricerca a contratto, spedizionieri doganali, addetti
alle spedizioni e altri rappresentanti che agiscono per conto di Hill-Rom. Il rischio che un
rappresentante intraprenda azioni che possano esporre Hill-Rom a una responsabilità
giuridica è maggiore quando tale rappresentante tratti con funzionari del governo e
prestatori di assistenza sanitaria al di fuori degli Stati Uniti. Prima di ingaggiare qualsiasi
rappresentante terzo, i dipendenti di Hill-Rom devono seguire le procedure stabilite nella
Politica globale sui rappresentanti terzi internazionali.
4.4
Contributi politici. Fatta eccezione per i partiti politici o altri gruppi di interesse negli Stati
Uniti, nessun fondo, struttura o servizio dovrà essere pagato o fornito da Hill-Rom a
qualsiasi partito politico, candidato o persona che si appresti a candidarsi, né a qualsiasi
ufficio pubblico, iniziativa o campagna referendaria. Per domande relative ai contributi
politici, contattare il Vice President of Government Affairs oppure consultare la Politica sui
contributi politici.
4.5
Donazioni di beneficenza. Si possono effettuare donazioni a organizzazioni di beneficenza
a condizione che il contributo sostenga un reale interesse pubblico, come promuovere il
progresso della conoscenza medica o la cura dei pazienti. Non è possibile in nessun caso
effettuare donazioni di beneficenza come parte di uno scambio di favori con qualsiasi
prestatore di assistenza sanitaria o funzionario del governo, o per attribuire un vantaggio
personale a un singolo individuo, anche se chi riceve il contributo è un’organizzazione di
beneficenza in buona fede. Hill-Rom non effettuerà donazioni di beneficenza con lo
scopo di indurre o premiare l’acquisto, la locazione, il consiglio, l’uso o la prescrizione di
qualsiasi prodotto Hill-Rom, o con lo scopo di ottenere qualsiasi altro vantaggio indebito
per Hill-Rom.
4.6
Pagamenti agevolanti. Con “Pagamento di agevolazione” si intende un pagamento di
piccolo importo eseguito per assicurare o accelerare le prestazioni di un’azione di routine
da parte di un funzionario del governo o ente (ad esempio, il rilascio di licenze o permessi,
l’installazione di una linea telefonica, il passaggio dei beni attraverso la linea doganale e
così via) per i quali il pagante o Hill-Rom ha diritto legale o di altro tipo. Ai dipendenti di
Hill-Rom e alle terze parti che lavorano per conto di Hill-Rom è vietato effettuare
pagamenti agevolati in qualsiasi paese.
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Requisiti di conservazione e contabilità.
4.7.1 Libri e registri contabili aggiornati. Hill-Rom deve mantenere libri e registri
contabili che riflettano, fino a un livello di dettaglio ragionevole, tutte le
transazioni e le disposizioni dei beni. Nessuna persona che lavora per o per conto
di Hill-Rom è autorizzata a falsificare le voci dei libri e registri contabili di Hill-Rom,
né potrà partecipare alla creazione di qualsiasi documento falso o fuorviante che
sostenga il pagamento di fondi dell’azienda. Non dovrà essere creato o mantenuto
alcun fondo non registrato o beni segreti di Hill-Rom.
4.7.2 Controlli di contabilità interni. Hill-Rom deve mantenere un sistema adeguato di
controlli interni di contabilità. Si devono seguire tutte le politiche del Reparto
finanziario di Hill-Rom, incluse le politiche e le procedure che regolano la delega di
autorità.
4.8
Fusioni, acquisizioni e Joint Venture. Quando Hill-Rom cerca di acquisire una società o
un’attività, o di entrare in una joint venture con una società che ha operazioni o vendite al
di fuori degli Stati Uniti, il processo di due diligence svolto da Hill-Rom sulla società
oggetto dell'offerta comprenderà una parte anti-corruzione. I dipendenti Hill-Rom
devono rivolgersi all’Ufficio compliance globale per ricevere indicazioni specifiche su
come condurre adeguate verifiche anti-corruzione. I piani di integrazione postacquisizione devono comprendere un processo per l’estensione delle politiche e
procedure anti-corruzione di Hill-Rom alla società acquisita, e per la formazione del
personale di tale società rispetto a queste politiche e procedure.
4.9
Conseguenze. Violazioni della presente politica possono comportare azioni disciplinari e
altre sanzioni sull’occupazione, incluso il licenziamento.
4.10
Cerca indicazioni. In caso di dubbi sull’adeguatezza e sulla ragionevolezza di un regalo,
pasto, intrattenimento o fornitura di qualsiasi altro articolo di valore a un funzionario del
governo o un prestatore di assistenza sanitaria, è necessario rivolgersi all'Ufficio
compliance globale o al Dipartimento legale.
In caso di dubbi, si raccomanda di chiedere consiglio. Le questioni legate alla corruzione
possono avere conseguenze significative per Hill-Rom e per i dipendenti che prendono
decisioni discutibili. Nessuno deve ritenere di avere la responsabilità di prendere queste
decisioni complesse da solo.
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Approvazione
Redatto da:
Ufficio compliance globale
Esaminato da: Commissione compliance globale
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Cronologia delle revisioni
Rev.
1
2
Numero di
modifica
DC002129
DC003734
Aggiornato da
Ilana Shulman (GCO)
Lisa Carreiro
Riepilogo delle modifiche
Documento originale
Replaced Quality Matters logo with Integrity@Work logo.
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