会議室予約機能の改善点 2005 年 2 月 日本アイ・ビー・エム株式会社

IBM Lotus Notes/Domino 7 (Beta)
会議室予約機能の改善点
2005 年 2 月
日本アイ・ビー・エム株式会社
ソフトウェア事業 ロータステクニカル・セールス
目次
１．はじめに
２．主な改善点
３．新機能の紹介
３−１．重複予約の防止機能
３−２．予約可能な期間/期限の設定機能
３−３．確認メール自動配信機能
３−４．予約者の簡易変更機能
３−５．簡易予約機能
− 特記事項 −
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IBM、は IBM Corporation の商標。
Lotus、Lotus Domino、Lotus Notes、は IBM-Lotus の商標。
その他、記載された社名および製品名は、それぞれ各社の商標または登録商標です。
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１．はじめに
会議室予約DB（テンプレート名：Resource Reservations (7)、ファイル名：resrc7.ntf）
を使用すると、メールのカレンダーから会議の開催をする際に、使用する会議室やその他の
リソースを予約することができます。また、直接会議室予約DBから予約することもできます。
会議室予約 DB を利用することで、以下のことが可能です。
z
メール DB のカレンダービューから「会議の開催」を行う場合、予約可能な会議室や
リソースの情報を自動で検索
z
会議室予約 DB から予約可能な会議室やリソースを直接予約
z
会議室及びリソースの管理
２．主な改善点
Lotus Notes/Domino 7では、従来のバージョンからの機能である会議室予約機能に関して、
以下の改善がなされており、ユーザーの使い勝手及び管理機能が向上しています。(全てが
Beta版で実装されている保証はありません。)
z
重複予約の防止機能
z
予約可能な期間/期限の設定機能
z
確認メール自動配信機能
z
予約者の簡易変更機能
z
簡易予約機能
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３．新機能の紹介
Lotus Notes/Domino 7から追加または拡張された、各新機能の詳細について紹介します。
３−１．重複予約の防止機能
Lotus Notes/Domino 7では、重複予約を防止するための、会議室予約DBに予約を承認するフ
ローの機能が拡張されています。この機能を使用することで、予約が確定する前に、各リソ
ースのオーナーとして設定されている管理者またはユーザーが、予約者を選別できます。ス
テータスは「承認前」、
「承認済み」、
「却下」の３種類で管理されます。この設定は、Resource
文書ごとに行われます。また、リソースのオーナーを設定しない場合は、そのリソースを先
に予約した予約者が自動的に予約を承認されます。
『機能』
z
会議室/リソース予約を「承認前」、「承認済み」、「却下」の３種類のステータス
で管理できます。
z
メールの会議の開催からでも、会議室予約DBからでも同等の機能として提供されます。
z
クラスタリングに対応しています。
『設定方法』
Resource文書の「Owner options」で、「Owner restrictions」を選択します。選択肢は以
下の通りです。
Owner restrictions名
-NoneOwner only
説明
オーナーなし。予約後自動的に承認される。
※注３
設定したオーナのみ予約の承認ができる。
Specific people
設定したユーザーのみが予約できる。他のユーザーは予約不
Autoprocessing
設定したユーザーのみ自動処理で承認される。他のユーザー
承認処理が必要。
Disable reservations
一時的にリソースを予約不可にできる。
[表3-1-1：Owner restrictions]
※ 注３
この選択肢を選択した場合も、重複は発生しません。
『使用例』
重複予約の防止機能を使用して、実際に予約の承認フローを実行した例を以下に紹介します。
この例では、別の予約者が同じ時間帯で同じ会議室/リソースを予約した場合に、重複予約
が発生しないように、オーナーが予約の承認/却下を実施します。
① 会議室予約DBでACLの設定を行います。管理者に[CreateResource]というロールを設定
します。また、サーバー文書のSecurityタブの「Programmability Restrictions」にDB
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管理者を設定することで、エージェントを有効化します。
② 会議室予約DBでSite Profile文書の設定とACLの設定を行います。
[図3-1-1：Site Profileの設定]
③ ①で登録したSiteの会議室Room1のResource文書を作成します。「Owner options」で
「Owner Only」を選択して、 DOM ADMIN/ND7 をオーナーとして登録します。
[図3-1-2：Resource文書の設定]
- 4 -
④
1 User/ND7 がメールのカレンダーより「Schedule a meeting」を新規作成してミー
ティングの開催を通知します。Room1を選択して、「Save and Send Invitations」を押
します。
[図3-1-3： 1 User/ND7 からのMeetingの開催]
⑤ Room1のResourceオーナーである DOM ADMIN/ND7 にResource予約承認依頼のメールが
送付されます。
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[図3-1-4：Resourceオーナー宛承認依頼メール]
⑥ 会議室予約DBには
1 User/ND7 の承認待ち予約文書が作成されています。
[図3-1-5：オーナー承認待ちReservation文書]
⑦ ③で 1 User/ND7 が承認待ちの時に、 3 User/ND7 がRoom１を同じ日時で予約依頼
を出します。Room１のオーナー DOM ADMIN/ND7 に予約承認依頼のメールが送付され
ます。
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[図3-1-6：2 User/ND7からのMeetingの開催]
⑧ Room１のオーナー DOM ADMIN/ND7 は、 1 User/ND7 、2 User/ND7から同じ日時で
の会議室予約依頼メールを受け取ります。または、会議室予約DBの「Waiting for
approval」ビューでも確認できます。
「図3-1-7：会議室予約DBのWaiting for approvalビュー」
⑨ オーナー DOM ADMIN/ND7 は③の 1 User/ND7
User/ND7
の予約を承認します。次に⑥の
3
の予約を承認しようとすると、すでに予約済みなので承認できないというダ
イアログが表示されます。（理由を書いて） 3 User/ND7 の予約を却下します。
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[図3-1-8：オーナー承認待ちReservationの予約不可ダイアログ]
⑩
3 User/ND7
のメールには、予約が却下されたメールが送付されます。送付されたメ
ールの文書リンクを開くと、以下のような却下されたReservation文書が開きます。
[図3-1-9：オーナー却下済みReservation文書]
⑪ 会議室予約DBでは、承認済みの文書と却下文書に更新されています。
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「図3-1-10：会議室予約DBのBy Dateビュー」
ビューアイコンの意味：予約のステータスを表します。
砂時計：承認待ち
チェックマーク：承認済み
×印：却下
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３−２．予約可能な期間/期限の設定機能
Lotus Notes/Domino 7では、会議室またはリソースを予約できる期間を限定する機能があり
ます。この設定を適用することにより、予約者が遠い未来の予約を制限なしに予約してしま
うことを防止することができます。
『機能』
Resource文書で設定を行うことにより、以下のような期間/期限の設定ができます。
z
Meetingの早期予約を制限できます。
z
繰り返しスケジュールの予約日数を制限できます。
z
Resource文書で設定した制限期間内での予約が可能です。
z
メールの会議の開催からでも、会議室予約DBからでも同等の機能を提供します。
『設定方法』
Resource文書の「Owner options」の「Availability Settings」で、
「Limit how far in advance
a room/resource can be reserved」にチェックをつけます。
以下のどちらかをチェックし、予約可能な期限あるいは期間（日数）を設定します。ここで
の期限/期日は、会議室またはリソースを実際に使用する期日までの間を表します。
・「Limit by date」
・「Limit by days」
『使用例』
Resource文書で、会議室/リソースの予約可能な期間/期限の設定を行った場合の会議室/リ
ソース予約使用例を以下に紹介します。
① 会議室予約DBでACLの設定を行います。管理者に[CreateResource]というロールを設定
します。また、サーバー文書のSecurityタブの「Programmability Restrictions」にDB
管理者を設定することで、エージェントを有効化します。
② Site Profile文書の設定を行います。
③ Room2のResource文書を作成して、「Owner options」の「Availability Settings」で
「Limit how far in advance a room/resource can be reserved」にチェックをつけま
す。「number of days」を10 （日）に設定します。
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[図3-2-1：Resource文書]
④ 1 User/ND7がメールのカレンダーから「Schedule a meeting」を新規作成します。作成
日の日付2004/12/08で2004/12/20を予約し、「Save and Send Invitations」を押しま
す。
[図3-2-2：Schedule a meetingの作成]
⑤
10日以上前からの予約であるため、自動的に却下されて確認メールが送信されます。
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[図3-2-3：Room2の却下確認メール]
⑥ 会議室予約DBから、直接Room2の予約を作成する場合でも、作成日の日付2004/12/08で
2004/12/20を予約確認すると、Room2は予定が空いているにも関わらず選択できません。
[図3-2-4：Reservation文書]
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３−３．確認メール自動配信機能
Lotus Notes/Domino 7では、会議室予約DBを使用して会議室またはリソースを予約すると、
予約者に予約確認メールを自動で配信する機能があります。
『機能』
Site Profile文書での設定により、以下の機能が使用できます。
z
会議室またはリソース予約を実行すると、自動で予約確認メールが予約者に配信され
ます。
z
メールで予約された「Meeting」がCancelされると、キャンセルメールが配信されま
す。そのため、ルーム/リソースをすぐに利用できます。
z
メールの会議の開催からでも、会議室予約DBからでも同等の機能として提供されます。
『設定方法』
Site Profile文書の以下の設定を行います。
Site Profileの設定
説明
Resource reservation autoreminder
「Enable」に設定。
Send autoreminder for:
全てのリソースまたは特定のリソースを選択可能。
また全ての予約または会議室予約DBで予約した場
合のみ（メールからの予約時以外）の設定が可能。
When autoreminder should be sent:
予約の自動確認メールを週次に送信するか（曜日を
指定）、または送信日を指定（2日前など）。
[表3-3-1：Site Profileの設定項目]
『使用例』
Site Profile 文書で確認メール自動配信設定をした場合の使用例を紹介します。
① 会議室予約DBでACLの設定を行います。管理者に[CreateResource]というロールを設定
します。また、サーバー文書のSecurityタブの「Programmability Restrictions」にDB
管理者を設定することで、エージェントを有効化します。
② Site Profile文書の「Site Profile」の設定を行います。「When autoreminder should
be sent:」で予約の自動確認メールを２日前、１日前、予約当日に設定します。またRoom2
のResource文書の設定を行います。
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[図3-3-1：Site Profileの設定]
③
1 User/ND7
が、メールDBのカレンダーより「Schedule a Meeting」を新規作成して、
Room2を予約します。「Save and Send Invitations」を押して保存します。
[図3-3-2：Meetingの開催]
④ 定期実行スケジュールエージェントにより、Site Profile文書で設定された日時にメー
ルボックスに会議室/リソース予約のリンクのついた予約確認メールが自動送信されま
- 14 -
す。
[図3-3-3：予約確認メール]
⑤ メールのカレンダービューから作成した「Meeting」文書を開きます。メニューバーよ
り「Actionｓ」-「Cancel」を選択すると、ダイアログが表示されるのでそのまま「OK」
を押します。
[図3-3-4：ミーティング予約のキャンセル]
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⑥ 予約キャンセルのメールが全ての参加者に送信され、会議室予約DBからReservation文
書が削除されます。
[図3-3-5：ミーティング予約のキャンセル]
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３−４．予約者の簡易変更機能
Lotus Notes/Domino 7では、予約者が予約をキャンセルしたい場合は、他のユーザーにその
予約をそのまま渡すことができます。
『機能』
z
簡単に会議室またはリソースの予約者を変更できます。
z
会議室/リソースの予約者またはオーナーだけが予約の変更ができます。
z
会議室予約DBからのみ予約可能です。
『設定方法』
特にありません。予約済みのReservation文書のアクションメニューまたはアクションバー
より「Transfer Reservation」を実行します。
『使用例』
会議室/リソース予約をキャンセルしたいとき、他のユーザーにその予約を渡す場合の使用
例を紹介します。
① 会議室予約DBで必要な設定を行っておきます。管理者のACLの設定を行い
[CreateResource]というロールを設定します。また、サーバー文書のSecurityタブの
「Programmability Restrictions」にDB管理者を設定することで、エージェントを有効
化します。会議室予約DBでSite Profile文書とResource文書の設定を行います。
② 会議室予約DBから他のユーザーに予約を渡したい承認済みReservation文書を開きます。
アクションバーまたはアクションメニューから「Transfer Reservation」を実行します。
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[図3-4-1：承認済みReservation文書]
③ ダイアログが表示されますので、予約を渡したいユーザー User 2/ND7 を入力して
「OK」ボタンを押します。
[図3-4-2：予約者変更ダイアログ]
④ Reservation文書の予約者の名前が変更されます。
[図3-4-3：予約者変更後のReservation文書]
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３−５．簡易予約機能
Lotus Notes/Domino 7では、会議室またはリソース予約機能を限定したフォームから簡単に
予約できるフォームが追加されています。
『機能』
z
簡易予約用のシンプルな予約フォームを使用します。
z
デフォルトでエントリ、ルーム、リソースが選択できます。
z
アクションバーと右クリックメニューが使用可能です。
z
会議室予約DBから予約する場合にだけ使用可能です。
『設定方法』
特にありません。通常の予約フォームではなくメニューバーまたはアクションメニューの
「Quick Reservation」から予約を実施します。
『使用例』
簡易予約機能の使用例を紹介します。
① 会議室予約DBで必要な設定を行っておきます。管理者にACLの設定を行い
[CreateResource]というロールを設定します。また、サーバー文書のSecurityタブの
「Programmability Restrictions」にDB管理者を設定することで、エージェントを有効
化します。会議室予約DBでSite Profile文書とResource文書の設定を行います。
② 会議室予約 DB のアクションバーなどから「Quick Reservation」を実行します。
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[図3-5-1：会議室予約DB]
③ Quick Reservation Request 文書が開きますので、「Select room」ボタンを押します。
Room2 を選択して「OK」を押します。
[図3-5-2：Select a roomダイアログ]
④ 開催日時等を選択して、「Save and Close」を押します。
[図3-5-3：Quick Reservation文書]
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