LA GESTIONE DELLE SCORTE IN MAGAZZINO

LA GESTIONE DELLE SCORTE IN MAGAZZINO
Io credo che la figura del Responsabile di Logistica di una Azienda non sia affatto una
posizione invidiabile. Penso, infatti, che la sua maggiore preoccupazione, o meglio incubo,
al mattino appena sveglio sia la tranquillità che tutti i codici che verranno richiesti al
magazzino nella giornata, siano effettivamente presenti. Invidio ancora meno quel
Responsabile che deve gestire un magazzino ricambi e/o materie prime, per cui (a
differenza di una magazzino prodotti finiti) l’approvvigionamento non avviene per fonte
interna all’Azienda stessa, ma da fornitori esterni, con tutta una serie di possibili
inconvenienti che possono provocare ritardi nella consegna e quindi essere non disponibili
in magazzino; un buon Responsabile di Logistica, in questo caso, deve necessariamente
avere la capacità di mettere in conto ogni eventuale imprevisto possa accadere. In parole
povere, dovrebbe avere la sfera di cristallo!!
Facile, quindi, prevedere che la più immediata reazione sarebbe quello di fare “buona
scorta” di ogni materiale necessario, onde evitare i problemi sopra citati. Ma se questa
operazione non viene controllata e ben gestita, si provocherebbe un esagerato
“rigonfiamento” del magazzino stesso ed una spesa esagerata in materiali (di produzione
ovvero di fornitura esterna) che forse non servono o che non servono in quel momento
specifico.
ROTAZIONE DEI CODICI
Cosa si può fare, quindi, per avere un magazzino sempre snello e nel contempo non far
mancare i codici che verranno richiesti?
Quale può essere una spiegazione dettagliata sul concetto della giusta "rotazione della
scorta" ?
Innanzi tutto bisogna definire l'
indice di rotazione di ciascun codice, determinando il livello
di incidenza, sia esso alto o basso; ovviamente, per ciascun codice, si opererà in maniera
differente, a seconda del grado di rotazione. Altro aspetto fondamentale: la metodologia di
produzione. La casistica offre differenti ipotesi di lavoro:
- kanban (Sistema "in traino" o "pull") secondo il quale l'
ordine di un lotto di rifornimento
viene emesso solo quando un lotto precedente è prelevato
- sistema a punto di riordino (Sistema "in traino/tirato" o "pull" per la gestione di una
scorta) che prevede l'
emissione di un ordine di rifornimento quando il livello di scorta è
disceso al disotto di un certo valore, detto punto di riordino o scorta minima
- sistema push, nel quale gli ordini di produzione/approvvigionamento sono generati dalla
programmazione per anticipare o correggere gli scostamenti della domanda
La scelta della metodologia da applicare all'
interno di ogni singola Azienda dipende da
fattori strategici interni, dalla tipologia stessa dei prodotti, dalla stagionalità, dalla catena
logistica di distribuzione, ecc..
Riferendosi, invece, alla gestione in fase di picking della scelta del prodotto da prelevare,
la tipologia di regole da applicare è strettamente connessa al prodotto stesso, per cui
avremo una gestione:
- FIFO (first in, first out)
oppure
- LIFO (last in, first out)
La gestione FIFO è ovviamente la più praticata e si applica tenendo una tracciabilità del
lotto di produzione e quindi, in fase di picking, si preleva (a parità di codice) il prodotto del
lotto più antico presente in magazzino.
Nel caso di un magazzino Prodotti Finiti, tutto quanto sopra descritto è comunque
strettamente legato alle caratteristiche del successivo punto della catena logistica, con
particolare riferimento al potere contrattuale che l'
Azienda detiene nei confronti del
distributore e/o Cliente. Ovviamente, se il JIT (Just in Time) offre vantaggi al Cliente, in
termini di volumetria di magazzino, analoghi sono gli svantaggi che incidono sul
produttore, che quindi rischia di veder esplodere il proprio magazzino. In questo caso,
pertanto, è preferibile poter ottenere i minori disagi possibili dalla politica del JIT, nei
confronti del Cliente o del Distributore.
Non sempre le Aziende sono in grado di prendere queste decisioni strategiche in
autonomia, ma spesso si rende necessario l'
intervento di un consulente di Logistica per
determinare i correttivi necessari sul piano operativo, gestionale ed impiantistico.
TERMINI LOGISTICI
Approfondiamo però un concetto non ancora chiarito: punto di riordino, scorta minima
(che poc’anzi sono stati impiegati come sinonimi) ed aggiungiamo anche il termine scorta
di sicurezza.
Ancora oggi, nonostante gli sforzi a livello europeo (Commissioni CEN
sull’argomento) la terminologia in ambito logistica è davvero contraddittoria, al
punto tale che neanche sulla parola Logistica esiste una univocità di definizione.
Pertanto, lasciando da parte le terminologie tecniche, tentiamo di esplicitare il
concetto in maniera più chiara, utilizzando un esempio.
Prendendo in esame un Magazzino Ricambi di una Acciaieria, al suo interno è
presente una quantità di codici molto elevata con una difformità (in termini di
dimensioni peso e volume) praticamente costante. Per ciascun codice, ovviamente,
si conosce la storia, intesa come provenienza, ubicazione in magazzino, quantità
presente, destinazione, ecc.. Ma soprattutto, si conosce il tempo medio di
approvvigionamento dal momento dell'
ordine sino alla consegna in stabilimento.
Bisogna precisare che un codice ricambio in una acciaieria, talvolta ha un valore (in
termini economici) ben superiore al valore di acquisto; l'
assenza del ricambio,
talvolta, genera un blocco in Stabilimento che può creare un danno economico
molto maggiore al valore intrinseco del ricambio stesso.
Prendiamo come esempio, un cuscinetto del carrello di traslazione di un carroponte
di colata; il valore reale di questo ricambio non supera generalmente 500 Euro. Ma
cosa accade in caso di rottura, nella malaugurata ipotesi che il ricambio non sia
disponibile in magazzino? Si provoca un fermo di produzione, poiché il convertitore
LD (cioè dove avviene la trasformazione della ghisa in acciaio fuso) non è in grado
di essere idoneamente svuotato e l’acciaio non viene consegnato alla colata
continua (o lingottiere) tramite il carroponte. Inoltre, l’acciaio presente nel
convertitore, al momento del guasto, deve comunque essere svuotato (entro un
tempo comunque ridotto) anche a costo di farlo colare per terra! Un blocco di
questo tipo, può costare all’Azienda decine e decine di migliaia di Euro!! Quindi, un
ricambio, dal valore intrinseco insignificante, assume un valore reale decisamente
elevato. Ecco perché è assolutamente fondamentale che il ricambio sia sempre
presente in Magazzino e con una quantità sufficiente da garantire le richieste di
Stabilimento. In questo caso, punto di riordino, scorta minima assumono un
significato pressoché identico, perché avvengono nello stesso istante. Infatti,
raggiunto il limite minimo, oltre il quale è reale il pericolo di rimanere in magazzino
senza il codice, si procede immediatamente all'
acquisto.
Ovviamente, questa metodologia ha un rischio molto elevato: se per una qualsiasi
ragione la consegna avviene in ritardo, può accadere che il Magazzino rimanga
sprovvisto del codice richiesto, con tutti i problemi che ne conseguono.
Ecco perché molte Aziende adottano un sistema "preventivo" e programmato degli
acquisti. Con cadenza programmata, ad esempio mensile, l'
Azienda verifica le
quantità di ciascun codice presente in magazzino, verificando lo scostamento della
quantità dal livello minimo stabilito. Se il consumo medio del codice provocherebbe
un "warning" per il raggiungimento di livello minimo prima della prossima verifica, si
procede all'
acquisto del codice. A questo algoritmo, inoltre, si può aggiungere un
calcolo sullo storico del periodo in esame ed anche una analisi di eventuali
operazioni programmate che possono coinvolgere uno o più codici specifici.
Questa metodologia, diminuisce, almeno in parte, il rischio di rimanere sprovvisti di
un codice nel Magazzino.
In definitiva: punto di riordino, scorta minima e scorta di sicurezza spesso hanno lo
stesso significato semplicemente perché avvengono contemporaneamente. Però,
modificando (anche di poco) la metodologia di acquisto, i 3 termini possono
assumere significato e/o momento differente.
Per concludere questo argomento, se vogliamo dare definizioni specifiche per i 3
concetti, possiamo così esplicitarli:
Punto di riordino: momento che prevede l'
emissione di un ordine di rifornimento
quando il livello di scorta è disceso al disotto di un certo valore. Il punto di riordino è
di solito calcolato considerando come il consumo atteso durante il tempo di attesa
del ripristino della scorta più la scorta di sicurezza
Scorta minima: la scorta necessaria minima che può essere consumata nel
periodo che intercorre tra il momento dell'
ordine e la consegna del materiale.
Scorta di sicurezza: La scorta di riserva che serve per far fronte a eventi inattesi
(come differenze tra il consumo effettivo e quello previsto, o tra i tempi di consegna
effettivi e quelli attesi).
ORGANIZZAZIONE DEI RIMPIAZZI E SEQUENZA DI EVASIONE ORDINI
Volendo, in definitiva, riepilogare e tenere conto delle differenti tipologie di magazzino,
possiamo classificare, a grandi linee, i magazzini in:
Tipo A - magazzini materie prime, intermedi tra le lavorazioni, prodotti finiti: questi
tipi di magazzini hanno la funzione di polmone e sorgono in ogni punto della catena
logistica in cui si presenta una variazione dei flussi di ingresso e di uscita delle merci, ad
esempio tra due tipi di impianti che hanno una propria cadenza di produzione e quindi una
cadenza di entrata dei materiali e conseguentemente di uscita. Il magazzino deve fare si
che il materiale prodotto dall'
impianto a monte trovi sempre posto e l'
impianto a valle (o
filiera logistica) sia sempre rifornito. Sembrerebbe che il magazzino debba avere una
capacità infinita, ma non è cosi. Effettuando alcuni calcoli, abbastanza semplici, si può
definire, con una buona approssimazione, la capacità ottimale del magazzino. In casi
molto complessi, per esempio nella sequenza acciaieria, tubificio, linee di finimento, si può
fare ricorso alla Ricerca Operativa costruendo un modello matematico degli impianti in
gioco, sostanzialmente ricorrendo ad una simulazione matematica. Per quanto riguarda la
sequenza di evasione degli ordini, questa dipende in gran parte dagli impegni presi dal
servizio commerciale, ma genericamente si può dire che viene data la precedenza agli
ordini urgenti, a ordini di materiale deteriorabile ed infine si deve tenere conto del sistema
di consegna, ivi compresi i tempi di percorrenza della merce per arrivare a destinazione.
Tipo B - magazzini ricambi di stabilimento: sono i magazzini che contengono i pezzi di
ricambio necessari al buon funzionamento degli impianti di uno stabilimento. Tra i più
complessi sono i magazzini ricambi di stabilimenti siderurgici, chimici e delle aziende di
trasporto pubblico cittadino (autobus, metropolitane ecc.). Il magazzino generale è
generalmente composto da diverse sezioni a seconda dei materiali da immagazzinare:
materiali cassettabili, pallettizzabili, di grandi dimensioni. Avendo una capacità di
immagazzinamento talvolta anche di decine di migliaia di codici, deve essere inserito nel
calcolatore di gestione un software adeguatamente realizzato, che per ogni codice
conosca il "livello di scorta minima" e quindi il "punto di riordino", cioè il momento in cui
effettuare il rimpiazzo, che deve essere nel momento in cui in magazzino sono presenti
tanti pezzi di quel codice sufficienti a coprire il tempo di approvvigionamento più una certa
scorta di sicurezza. La sequenza di evasione ordini dipende dalle richieste di pezzi di
ricambio dei vari utenti che sono programmate per le manutenzioni ordinarie e urgenti in
caso di rotture accidentali.