Guida alla Valutazione di Arca Professional

La soluzione gestionale e i contenuti informativi
Sommario
La soluzione gestionale e i contenuti informativi
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ImpresaWeb: guida pratica per le PMI
6
Introduzione al gestionale
L’architettura di riferimento
9
10
La Scelta del modello di elaborazione
10
La Flessibilità
11
La Sicurezza
12
L’Interattività
12
L’integrazione con Office
14
Mailer
15
Smart Analysis
17
L’archiviazione documentale integrata
19
Funzioni gestionali
22
Le caratteristiche generali
22
Anagrafiche
22
Privacy
25
Contabilità
27
Cespiti Ammortizzabili
34
Suite Bilancio
36
Contabilità Analitica
38
Documenti
39
L’automazione della forza vendita: “Mobile Sales”
45
Magazzino
46
Distinta Base
52
Programmazione degli acquisti e della produzione
54
Rilevazione tempi di produzione
56
Conclusioni
Guida alla valutazione di Arca Professional
59
5
La soluzione gestionale e i contenuti informativi
La soluzione gestionale e i contenuti informativi
ImpresaWeb: guida pratica per le
PMI
Arca Professional è l’unica soluzione gestionale che completa l’offerta mettendo a disposizione degli utenti una serie di contenuti informativi di assoluto rilievo ed utilità per l’azienda.
Il Portale ImpresaWeb costituisce infatti una finestra aperta sul mondo delle
PMI, i cui bisogni informativi vengono soddisfatti attraverso l’erogazione di contenuti e servizi specifici.
Tramite ImpresaWeb, l’azienda potrà fruire inoltre di una gamma di servizi utili
per l’attività quotidiana, rimanendo in collegamento diretto con il proprio gestionale.
L’utente che sta utilizzando il gestionale ha l’accesso diretto al portale con un
apposito collegamento.
Più in particolare…
La sezione Aree Tematiche contiene notizie flash e schede operative sintetiche; il tutto suddiviso nelle macro-aree di interesse per le PMI. Ogni MacroArea ha una struttura ad albero per consentire la ricerca guidata della sezione
desiderata. Un clic sul nome dell’Area e si aprirà un elenco di sottovoci dal
nome intuitivo, ognuna delle quali rappresenta una diversa tipologia di contenuto. Queste le sei Aree Tematiche:
Fisco
Lavoro e Previdenza
Contabilità e Bilancio
Finanziamenti agevolati
Ambiente e Sicurezza
Mercati esteri
ImpresaWeb: le aree tematiche
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Guida alla valutazione di Arca Professional
La soluzione gestionale e i contenuti informativi
I servizi rappresentano la dimensione più operativa e “interattiva” del portale, che raccoglie una vasta gamma di strumenti :
Casi e Questioni: utilissimo servizio di consultazione online di casi risolti,
con possibilità di inviare quesiti a un pool di esperti da parte degli abbonati
al servizio, con risposta personalizzata e pubblicazione all’interno del servizio.
Dati e Tabelle: rassegna di tutte le tipologie di dati e tabelle utili per
l’amministrazione del personale e la gestione fiscale e finanziaria
dell’azienda.
Formule e Modelli: formule e modelli che si riferiscono alla corrispondenza che coinvolge l’azienda, il lavoratore, gli enti previdenziali e assistenziali, l’Ispettorato del lavoro e le associazioni di categoria.
Scadenzario: il calendario di tutti gli adempimenti relativi a fisco, lavoro,
finanziamenti, ambiente ecc.
Tools: software e fogli di calcolo per le diverse esigenze dell’azienda (calcolo TFR, ICI, IRE ecc)
PMI On Line: dove è possibile consultare tutti gli articoli pubblicati dalla
rivista PMI e scaricare l’ultimo numero uscito
ImpresaWeb: i servizi
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Le Rubriche rappresentano la sezione dedicata all’approfondimento di argomenti di particolare interesse e attualità:
Dossier: approfondimenti monografici ampi e articolati su particolari argomenti (es privacy, Basilea2)
Speciali: tutte le informazioni relative a novità legislative o adempimenti
di legge (finanziaria, Dichiarazione redditi)
ImpresaWeb: lo scadenzario
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Introduzione al gestionale
Introduzione al gestionale
Questa Guida alla Valutazione ha lo scopo di presentare Arca Professional, il
software gestionale per Microsoft Windows.
Arca Professional è in grado di soddisfare le molteplici esigenze aziendali e si
adatta a realtà commerciali, manifatturiere e di servizi.
L’applicazione è stata concepita per fornire una soluzione informatica complessiva all’impresa, unisce la completezza delle funzioni gestionali con le più
moderne tecnologie di sistema proposte da Microsoft.
Fin dall’inizio Arca Professional è stato progettato a 32 bit per sfruttare la potenzialità e la sicurezza offerta dai sistemi operativi Microsoft Windows. Il programma consente alle aziende di configurare e adattare alle proprie esigenze
le molteplici funzioni gestionali, semplificando i processi aziendali e migliorando la comunicazione e la collaborazione.
Con Arca Professional si introduce nell’azienda una nuova filosofia gestionale,
basata sulla capacità di controllare e pianificare in tempo reale le molteplici attività aziendali e non più, come succedeva in passato, sulle funzioni dettate da
esigenze fiscali obbligatorie.
Alcuni esempi di funzioni real time che offre il programma: la verifica dello stato
di avanzamento della produzione; la situazione del fido cliente; il recupero
dell’archivio documenti acquisito con lo scanner in pochi secondi; la conoscenza della situazione vendite generale, per agente, per cliente; la programmazione in automatico, in base ai fabbisogni, degli acquisti dei materiali ai fornitori,
evitando inutili scorte di magazzino.
Integrato
Arca Professional è un software modulare, ovvero composto da vari moduli tra
loro completamente integrati. I vantaggi offerti da tale integrazione sono molteplici: l’utente acquisisce, infatti, un unico modello di lavoro indipendentemente
dal modulo utilizzato, aumentando notevolmente la semplicità e la velocità di
elaborazione, salvaguardando l’integrità e la coerenza dei dati.
Completo
La completezza delle funzioni gestionali fanno di Arca Professional un software
maturo e ideale per aziende esigenti, che ricercano nelle procedure funzioni
innovative, in grado di approfondire e ricavare il più ampio numero di informazioni strategiche per la propria attività.
Semplice
La scelta di utilizzare la stessa interfaccia grafica di Microsoft Windows rende
Arca Professional un software semplice ed intuitivo. L’utente abituato a servirsi
delle applicazioni di Office Automation trova in Arca Professional una totale
corrispondenza nelle logiche operative. Accedere ai dati gestionali con Arca
Professional risulta quindi semplice ed immediato: da qualsiasi punto del programma si possono inserire nuovi record, ricercare altre informazioni, stampare dati, ecc…
Guida alla valutazione di Arca Professional
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L’architettura di riferimento
L’architettura di riferimento
Arca Professional è stato progettato per funzionare su reti di personal computer con sistema operativo Microsoft Windows. La struttura tipica utilizzata da
Arca Professional si compone di un server centrale, configurato con il sistema
operativo Microsoft Windows Server e da una rete di personal computer client,
configurati con sistema operativo Microsoft Windows
Per realizzare Arca Professional sono stati utilizzati i migliori strumenti di sviluppo forniti da Microsoft. Tutta la procedura è stata creata secondo il modello
di programmazione ad oggetti, che consente una grande flessibilità per le implementazioni e per gli eventuali adattamenti, molto frequenti nelle applicazioni
gestionali. La base dati è gestita dal database relazionale, che garantisce la
sicurezza, l’affidabilità dei dati e l’integrazione con le altre applicazioni aziendali. I vantaggi ottenuti utilizzando le tecnologie Microsoft sono molteplici, ad esempio: la completa integrazione con il sistema operativo, il dialogo diretto con
le applicazioni di Microsoft Office, la possibilità di collegare il database di Arca
Professional ad altre applicazioni Windows.
La Scelta del modello di elaborazione
Per determinare quale modello di elaborazione utilizzare all’interno dell’azienda
è necessario definire in primo luogo il numero di stazioni di lavoro, le dimensioni della base di dati, la struttura hardware esistente, la sicurezza e la scalabilità richiesta dal sistema, la presenza o meno di collegamenti telematici con
sedi remote ecc... Spesso analizzare tutto questo non è semplice né immediato. Tuttavia identificare l’architettura del sistema più adatta alle proprie esigenze risulta strategico per il successo del progetto di informatizzazione.
Nelle configurazioni di reti da 1 a 30 stazioni di lavoro la struttura più semplice,
che offre un ottimo rapporto prezzo/prestazioni, si compone di una rete di personal computer con sistema operativo Microsoft Windows Server Family e stazioni client con sistemi operativi Microsoft Windows. In questo caso
l’elaborazione delle procedure è delegata alla stazione di lavoro client, mentre
il server contiene e condivide l’archivio dei dati.
I vantaggi di questa configurazione sono: semplicità di gestione, costi di impianto contenuti in rapporto alle prestazioni, alto livello di interattività e flessibilità sul fronte delle applicazioni.
Esempio di architettura di una
Rete di PC.
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Guida alla valutazione di Arca Professional
L’architettura di riferimento
Thin/Client-Server
La Flessibilità
In alcune configurazioni di rete aziendali con hardware obsoleti o con diversi
tipi di hardware desktop è conveniente utilizzare la tecnologia Microsoft
Windows Terminal Services; in questo caso l'esecuzione di tutte le applicazioni, l'elaborazione e l'archiviazione dei dati avviene sul server.
Le applicazioni e i desktop degli utenti sono visualizzati tramite software "thin
client" che funge da emulatore di terminale.
Per questo motivo, l’applicazione può essere eseguita su diverse periferiche
hardware client, da un PC ad un terminale, o anche su periferiche non
Windows quali una workstation Macintosh o UNIX.
La tecnologia Microsoft Windows Terminal Services è vantaggiosa per molti
aspetti, per esempio, per il recupero del parco hardware esistente, riduzione
dei costi di gestione e manutenzione del software, telelavoro e, non ultimo, per
il collegamento di sedi distaccate, attraverso la distribuzione centralizzata
dell’applicazione, ricorrendo all’utilizzo di connessioni di qualità e con elevate
prestazioni. Con questa tecnologia è possibile configurare una rete, con una
sede principale in cui è installato il server ed i client per la normale operatività,
e sedi distaccate, che, disponendo di una connessione di buona qualità, hanno
i client direttamente collegati al server principale; in questo modo è disponibile
un interscambio diretto e in tempo reale di tutte le informazioni aziendali del
gestionale fra la sede principale e le sedi secondarie.
Punti fondamentali e indici di qualità di un’applicazione gestionale sono la sua
flessibilità e adattabilità alle diverse esigenze aziendali.
Con Arca Professional si possono implementare, in tempi rapidi, importanti e
rilevanti trasformazioni a tutte le procedure, senza intervenire nella parte strutturale del software. Per esempio, la modifica delle tavole con l’aggiunta di nuovi campi, disegnare maschere per implementare funzionalità nuove, La disponibilità di Report Designer, un applicativo di facile utilizzo, intuitivo e potente
permette di cambiare il layout di stampa dei vari moduli e creare nuove stampe
personalizzate sulla base di quelle fornite come template.
Questo aspetto assume un significato importante per le aziende che, con il
tempo, intendono raggiungere una propria autonomia di gestione, adattando
autonomamente il software alle proprie esigenze.
La flessibilità di Arca Professional dà la possibilità di installare gli aggiornamenti, mantenendo le modifiche apportate al software.
Videata del Report Designer,
l’applicativo per la definizione
dei report di stampa.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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L’architettura di riferimento
La Sicurezza
Il software gestionale rappresenta la colonna portante del sistema informativo
aziendale: in esso sono infatti contenute le informazioni più strategiche e riservate e per questo si rendono necessari dei livelli di sicurezza per l’accesso ai
dati. Un sistema di login con password permette di definire quali utenti possono
accedere al sistema, quali dati possono vedere, se sono abilitati alla lettura,
alla modifica, all’inserimento ecc... Tutto ciò è facilmente gestito dall’amministratore del sistema che può abilitare o inibire funzioni a livello di utente o
gruppo di utenti, configurando anche quali operazioni possono eseguire nella
gestione dei documenti.
In ottemperanza ai dettami del testo unico sulla privacy (D.lgs. 30 Giugno
2003, n. 196) Arca Professional prevede un sistema di autenticazione avanzato che gestisce la scadenza periodica delle password.
Dialogo iniziale per entrare nel
sistema fornendo le proprie
credenziali.
L’Interattività
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Per ottenere il meglio da un software gestionale è necessario considerare la
semplicità d’uso e l’intuitività nella ricerca delle informazioni. L’utente, ad un
programma, richiede immediatezza e velocità nel reperimento delle informazioni e completezza nelle risposte alle sue esigenze. In questa situazione
l’interattività di Arca Professional ricopre un ruolo importante per il consenso
degli utilizzatori finali.
Sono state utilizzate le migliori tecniche di interfaccia per rendere più agevole e
piacevole l’uso del programma: in poco tempo infatti l’utente prende familiarità
con l’ambiente grafico sfruttando al meglio le funzionalità offerte da Arca Professional. Nei casi di maggiore difficoltà l’operatore può inoltre ricorrere facilmente ad un dettagliato Manuale, in cui trovare le informazioni riguardanti la
funzione in esame.
Per le operazioni di data entry, dove è necessaria una certa velocità,
l’interfaccia consente all’utilizzatore di operare agevolmente da tastiera anche
senza ricorrere all’uso del mouse.
Guida alla valutazione di Arca Professional
L’architettura di riferimento
Videata principale di Arca Professional. La struttura a cartelle favorisce la ricerca delle
informazioni.
Arca Professional ha funzioni avanzate, costituite da un oggetto chiamato
browser (maschera che visualizza i dati in un elenco), che facilitano le operazioni di ricerca, modifica e inserimento dei dati. Questo
sistema di navigazione è proposto in tutti i punti del
programma con le medesime caratteristiche di
utilizzazione e si presenta sotto forma di lista di
informazioni, nella quale i record sono disposti uno di
seguito all’altro. Ad esempio è possibile ricercare un
particolare record attraverso la ricerca incrementale:
l’operatore digita l’informazione in suo possesso in una
delle colonne abilitate; il sistema, a mano a mano che i
caratteri sono inseriti, recupera il record che più si
avvicina a quanto digitato. La ricerca risulta quindi
immediata ed intuitiva.
Sono inoltre disponibili dei particolari strumenti di navigazione che aiutano l’utente a reperire le informazioni
presenti su più campi o con chiavi di ricerca libere, come
ad esempio: tutti gli articoli che contengono la parola
Scheda.
Le operazioni, che l’utente può eseguire, sono sintetizzate nella barra degli
strumenti sempre visibile, la quale abilita e disabilita i comandi in funzione della procedura attiva. È garantita quindi un’operatività omogenea in qualsiasi
punto del programma.
La barra degli strumenti disponibile in qualsiasi punto del
programma.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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L’integrazione con Office
L’integrazione con Office
Microsoft ha introdotto con Office un nuovo concetto del lavoro d’ufficio: oggi
programmi quali Word ed Excel rappresentano per l’azienda strumenti di lavoro
indispensabili.
Arca Professional sfrutta al meglio l’integrazione con i principali strumenti di
Office: qualsiasi stampa o browser di ricerca può essere esportato
con un semplice clic su Word o su Excel. Ad esempio: la stampa
di un bilancio può essere passata in formato Excel per una
successiva rielaborazione. Da Excel, tramite ODBC (Microsoft Open Database
Connectivity) o OLE DB (Microsoft Object Linking and Embedding Database), è
inoltre fattibile un collegamento in tempo reale con i dati di Arca Professional
per successive applicazioni, come ad esempio interrogazione dati per le analisi
statistiche.
Da Word invece si possono creare documenti associati ai dati di Arca Professional per una mailing list attraverso la funzione di stampa unione. Si può ottenere, ad esempio, una lettera personalizzata a tutti i clienti con la possibilità di
filtrare e raggruppare liberamente i dati.
Per gli utenti più esperti, sempre tramite ODBC, è possibile con Access utilizzare gli archivi di Arca Professional per lo sviluppo di applicazioni personalizzate. È inoltre possibile utilizzare la tecnologia DTS (Data Transformation Services) di Microsoft SQL Server per analizzare i dati contenuti nel database di Arca Professional e organizzare un sistema di reporting aziendale.
Esempio di estrapolazione dati
in Excel per l’analisi statistica
sul fatturato.
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Guida alla valutazione di Arca Professional
L’integrazione con Office
Mailer
Grazie al modulo Mailer le funzionalità di posta elettronica vengono integrate
nel sistema Arca Professional.
Il Mailer si integra perfettamente alla vostra rubrica presente nell’anagrafica
Clienti/Fornitori di Arca Professional consentendo così, oltre all’inserimento di
indirizzi non registrati, l’invio diretto e facilitato a tutti gli indirizzi di posta elettronica gia registrati.
L’anagrafica clienti di Arca Professional prevede già 4 indirizzi di posta elettronica diversi ai quali indirizzare messaggi personalizzati e differenziati.
Con il modulo Mailer è possibile inviare per posta elettronica qualunque tipo di
stampa disponibile sul vostro gestionale Arca Professional: ordini, bolle, fatture, report di analisi, ecc. potranno essere spediti direttamente all’indirizzo di
posta del cliente, fornitore, agente o collega senza costi ulteriori.
Le stampe richieste vengono automaticamente
convertite in un file PDF (Portable Document
Format) ed inserite come allegato al messaggio di
posta elettronica.
È possibile utilizzare il modulo Mailer per generale
invii collettivi di comunicazioni aziendali a tutti i clienti e/o Fornitori o parte di
essi.
Esempio di generazione di una
fattura con invio e-mail in
Outlook.
Più in particolare…
L’indirizzo di posta elettronica a cui inviare le stampe può essere deciso di
volta in volta oppure, in caso di stampe che devono essere inviate a più
clienti/fornitori (elaborazioni di massa per fatturazione, solleciti, estratti
conto ecc…), è possibile decidere a priori:
Guida alla valutazione di Arca Professional
15
L’integrazione con Office
•
quali indirizzi di posta elettronica utilizzare per ognuno dei clienti/fornitori;
• se inviare gli e-mail per conoscenza agli agenti del cliente;
• se generare anche la stampa cartacea;
• se eseguire un controllo sugli indirizzi non trovati.
In tutte le maschere è possibile eseguire le stampe con l’opzione di generazione della stampa nel formato di file PDF ed invio per e-mail.
Elaborazioni di stampe da inviare a più clienti/fornitori con operazioni automatiche che semplificano l’operatività dell’utente; per esempio:
•
•
•
•
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Stampe delle Circolari;
Stampe delle Partite contabili, estratti conto;
Stampa solleciti;
Stampe dei Documenti, per esempio le fatture da inviare ai clienti.
Guida alla valutazione di Arca Professional
L’integrazione con Office
Smart Analysis
Le informazioni che ogni giorno vengono inserite nel gestionale sono organizzate e razionalizzate per consentire una analisi multidimensionale in grado di
soddisfare ogni esigenza conoscitiva della direzione e dei responsabili aziendali. In Arca Professional è disponibile Smart Analysis, uno strumento integrato
che consente alle aziende di eseguire analisi sofisticate sui propri dati per estrarre informazioni a supporto delle decisioni del management.
Smart Analysis è lo strumento potente, semplice ed immediato che permette
agli utenti di Arca Professional di analizzare i dati aziendali per indagare ed
approfondire tutti gli aspetti legati all’attività aziendale.
Smart Analysis permette infatti di aggregare i dati secondo criteri temporali,
merceologici, geografici, settoriali, e di renderli disponibili alle diverse figure aziendali in modo semplice ed immediato fornendone una visione integrata e
navigabile.
Una procedura guidata aiuta
l’utente a configurare i documenti per l’analisi dei dati.
I dati di vendita e i dati di acquisto possono essere interrogati con semplicità
attraverso funzioni intuitive, rappresentazioni grafiche e potenti modalità di confronto utilizzando l’interfaccia grafica delle tabelle pivot di Excel.
Smart Analysis realizza così uno tra i più innovativi metodi di supporto decisionale offrendo la possibilità di attuare una reale supervisione dei processi in atto, senza ritardi o approssimazioni.
Smart Analysis soddisfa quindi le esigenze di diversi ruoli aziendali: manager,
responsabili commerciali, coordinatori forza vendita, agenti e venditori, responsabili acquisti.
Un processo completamente guidato permette all’utente di definire dati di interesse, applicare criteri di selezione e generare viste secondo esigenze specifiche. Le interrogazioni effettuate ed i filtri applicati possono essere salvati per
successivi rapidi utilizzi e resi disponibili a tutti gli utenti aziendali.
I modelli multidimensionali sono la concettualizzazione dei dati più vicina al
modo con cui il manager percepisce la realtà aziendale.
Nell'affrontare una analisi delle vendite, il manager pone domande del tipo:
quali sono le vendite ripartite per prodotti, per area geografica, all'interno di un
periodo. E ancora, qual è la differenza tra le vendite di due periodi consecutivi
o tra aree geografiche diverse.
I dati vengono raggruppati in dimensioni gerarchiche in modo che sia possibile
condurre analisi applicando progressivamente il livello di approfondimento richiesto.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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L’integrazione con Office
Con un semplice movimento del mouse è possibile riaggregare i dati oggetto
dello studio: venduto, margini e costi per zona, per agente, per linea, per prodotto, per trimestre sono l'esempio più tipico delle visioni possibili.
Con la massima autonomia e semplicità qualsiasi nuova vista, comparazione o
grafico possono essere composti in pochi secondi ed analizzati in un ambiente
visuale.
Il titolare d’azienda od il manager necessita per le sue analisi di strumenti
semplici ed immediati che permettano di concentrare l’attenzione sui numeri
invece che sulle procedure per ottenere i numeri.
La scelta dello strumento giusto da utilizzare diventa pertanto essenziale e di
fondamentale importanza.
La facilità d’uso, l’immediatezza grafica e la potenza elaborativa della tabella
pivot di Excel fanno di Smart Analysis uno strumento che non presuppone particolari competenze informatiche.
Smart Analysis è in grado di fornire un nuovo approccio a qualsiasi tipo di dato;
le differenti configurazioni ed interrogazioni coprono tutti i temi legati alle vendite ed agli acquisti.
Le soluzioni tecnologiche su cui il sistema basa la strutturazione dei dati garantiscono inoltre performance eccezionali anche in presenza di volumi di informazioni consistenti.
I dati acquisiti possono poi essere salvati localmente e recuperati per analisi
approfondite senza necessità di alcuna connessione alla base dati del gestionale.
La versatilità di Smart Analysis soddisfa le esigenze di conoscenza di ogni responsabile aziendale consentendo di analizzare i dati aggregati, verificare gli
scostamenti tra i periodi, evidenziare le opportunità, approfondire gli elementi
critici ed infine, decidere sulla base della conoscenza.
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Guida alla valutazione di Arca Professional
L’integrazione con Office
L’archiviazione
documentale
integrata
Con Arca Professional è possibile associare un file (esempio documento word,
excel, powerpoint, ecc) e/o l’immagine elettronica di un documento cartaceo,
acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle registrazioni contabili e gestionali.
I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici:
l’archivio cartaceo diventa digitale ed associato direttamente alla documentazione relativa al cliente/fornitore, permettendo un notevole risparmio di tempo
nella ricerca di un documento (in pochi secondi è possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite); aumenta la semplicità e la velocità di distribuzione dei documenti ad altri utenti, nonché il fattore di sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio.
Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e
organizzato.
La peculiarità introdotta nel software di
archiviazione documentale, presente in Arca
Professional, ancora una volta si evidenzia con la
completa integrazione alle funzioni gestionali.
Con questa funzionalità mediante l’uso di
periferiche scanner, l’operatore infatti acquisisce i
documenti direttamente dal gestionale. Per
esempio al movimento contabile di registrazione
di una fattura fornitore si possono associare i
documenti relativi come la fattura cartacea del
fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.. Durante il
processo di acquisizione dati il sistema
provvede a creare in automatico le chiavi di
ricerca
necessarie
al
successivo
ritrovamento del documento stesso.
La funzionalità di ricerca incrementale
permette infatti di velocizzare e facilitare la
ricerca anche nei casi in cui si sia
archiviato un grosso numero di documenti per lo stesso cliente/fornitore.
La funzione di archiviazione documentale è abilitabile dall’utende direttamente
nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti
contabili, nella creazione di documenti (ad esempio ordini cliente, ordini
fornitore, ecc.), nelle anagrafiche cliente e fornitore.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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L’integrazione con Office
Dalla scheda
anagrafica cliente e/o
fornitore si possono
visualizzare tutti i
documenti associati
La procedura è abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del
tipo Vuoi attivare l’archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si
apre una finestra nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo
scanner con relativa archiviazione automatica del documento o la ricerca di file
presenti nel computer locale e/o cartelle disponibili in rete. In pochi secondi il
sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative,
per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile.
L’archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano
Arca Professional.
Direttamente dalla gestione documenti (es. bolla) è
possibile inserire o vedere
i documenti allegati
La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente
tutti i documenti ad esso associati, come la possibilità di rintracciare le
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Guida alla valutazione di Arca Professional
L’integrazione con Office
eventuali certificazioni direttamente dall’anagrafica dello stesso articolo,
consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.
L’archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano
Arca Professional. La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda
anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un
significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
Funzioni gestionali
Le caratteristiche
generali
Come detto in precedenza Arca Professional è un software gestionale progettato e realizzato per ambienti con sistema operativo Windows.
Alcune caratteristiche generali…
Anagrafiche
Multi-Aziendale: gestione di più aziende con un’unica installazione.
Multi-Esercizio: gestione contemporanea di più esercizi differenziati in
contabili e di magazzino.
Esercizio a cavallo dell’anno solare. Per quelle aziende che hanno
l’esercizio di gestione (contabile o di magazzino) che non coincide con
l’anno solare.
Multi-Valuta. Emissione di documenti e di movimenti di contabilità con valute diverse dalla moneta di conto (euro), memorizzazione del fixing e rilevazione contabile automatica per le differenze cambio.
Manuale d’uso: è disponibile un manuale elettronico che guida l’utente in
ogni parte dell’applicazione.
Anteprima di stampa: l’operatore ha la possibilità di visualizzare tutte le
elaborazioni di stampa prima che queste siano inviate in stampa vera e
propria.
Generazione delle stampe in formato PDF. E’ possibile definire le impostazioni utili ad inviare automaticamente un e-mail con allegato il file della
stampa generato in formato PDF (Portable Document Format ), visualizzabile con il PDF Viewer Acrobat Reader.
E’ quella parte dell’applicazione che contiene le procedure per la gestione di:
Anagrafiche Clienti/Fornitori, Piano dei Conti, Banche, Tabelle Principali, Tabelle Generali e le Impostazioni generali per la gestione degli automatismi.
Più in particolare…
La definizione di tabelle principali consente l’inserimento di causali contabili, registri IVA, codici valuta e valore dei fixing, codici ed esenzioni IVA.
La definizione di tabelle semplici come gli agenti, le zone, le lingue, i settori, vettori, nazioni, spedizioni, ecc. per selezioni statistiche.
I codici di pagamento con scadenze di tipo fisso o variabile, con rate percentuali sia per l’IVA che per l’imponibile e suddivisione parametrica delle
provvigioni.
Le anagrafiche Clienti/Fornitori sono identificate da un codice alfanumerico
univoco di 5 caratteri e racchiudono tutti i dati necessari per:
•
•
•
•
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Contabilità: dati anagrafici, valuta, banca di appoggio e banca di sconto, contropartita abituale ecc...
Documenti: condizione di pagamento, sconti, provvigioni, agente, vettore, porto, spedizione, lingua, magazzino di default, ecc...
Statistiche: nazione, zona, settore, lingua, ecc...
Controllo fido: numero ed importo insoluti, stato con segnalazioni per
clienti/fornitori bloccati differenziate per contabilità e documenti/magazzino.
È possibile definire per ogni anagrafica: listini con prezzi, sconti o provvigioni particolari per articolo, per gruppi di articoli e per gruppi di Clienti/Fornitori, con data di inizio e fine validità e descrizione articolo personalizzata.
Sono gestite la sede amministrativa e le destinazioni diverse per la spediGuida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
zione merce.
Esempio di maschera per la
gestione dei dati: Anagrafica
dei Clienti.
I saldi sono raggruppati mensilmente e aggiornati in tempo reale dalla prima nota.
Per ognuna delle anagrafiche inserite sono disponibili delle annotazioni libere contenute in un campo note.
Il Piano dei Conti è a 5 livelli e liberamente definibile con ricerca per codice, descrizione e tipo conto. Ad ogni conto è associato un codice breve per
velocizzare l’inserimento della prima nota e le ricerche.
L’anagrafica Banche: prevede il collegamento con la tabella dei codici ABICAB (fornita con il programma) e per ognuna delle banche inserite
l’operatore può definire i dati per la creazione delle distinte su file per supporto magnetico.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
Gestione delle circolari: personalizzazione di lettere da spedire a clienti o
fornitori; è possibile applicare diversi criteri di selezione e decidere di inviare per mail nel formato PDF.
La gestione del fido prevede che per ogni cliente sia evidenziato il totale
non incassato, lo scaduto, i DDT non fatturati, gli ordini non evasi, il totale
del fido, il residuo, ecc...
Visualizzazione del Grafico
Fatturato.
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Situazione del fatturato mensile del cliente/fornitore. Attraverso
un’interfaccia utente con selezione delle impostazioni, è possibile una
comparazione di più anni e visualizzazione grafica del risultato.
Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Privacy
Arca Privacy è il modulo di Arca Professional, che ha lo scopo di sollevare responsabili ed incaricati dall’onere della gestione manuale di tutta la “burocrazia
Privacy” e supportare chi ha la responsabilità dell’organizzazione del sistema
informativo…
Disponendo di un modulo integrato per la privacy, gli utenti del gestionale hanno l’opportunità di gestire, in maniera completamente integrata, non solo la documentazione obbligatoria prevista dalla normativa ma anche tutte le incombenze quotidiane quali ad esempio la registrazione dei consensi e degli eventi,
l’invio dell’informativa a clienti, fornitori e contatti e le lettere d’incarico ai dipendenti o collaboratori esterni.
L'uso di Arca Privacy può andare ad integrare il sistema qualità delle aziende
certificate ISO 9001:2000, con evidenti vantaggi dal punto di vista del miglioramento dell'immagine e della qualità nei servizi erogati.
Più in particolare…
anagrafica dei Responsabili e degli Incaricati;
gestione del mansionario aziendale e mansionario Privacy;
anagrafica degli uffici e delle aree aziendali;
inventario degli elaboratori elettronici e degli archivi cartacei;
inventario dei sistemi operativi e dei software presenti in azienda;
Maschera per la gestione degli
Elaboratori-Archivi
inventario delle banche dati contenenti dati personali;
anagrafica dei tipi di back-up eseguiti;
creazione, variazione e gestione degli organigrammi di tipo aziendale, logistica e privacy;
creazione, variazione e gestione di tutta la documentazione relativa alla
Privacy e all’organizzazione della Sicurezza Aziendale (Informative, Lettere di Incarico, Documenti Programmatici, Manuali formativi, Verbali di intervento tecnico, etc.)
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
Maschera per la gestione delle
banche dati
gestione di uno scadenziario delle attività da eseguire e gestione degli eventi accaduti in azienda (formazione, nomine, aggiornamenti, blocchi del
sistema, rilevamento virus, etc..);
gestione dell’Analisi dei Rischi;
rilevazione del consenso al trattamento dei dati personali e stampa di un
apposito registro;
Il registro per la rilevazione
degli eventi
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Contabilità
La Gestione Contabile Generale contiene le procedure per la gestione della
prima nota, delle partite Clienti/Fornitori, la rilevazione dei Corrispettivi (sia con
scorporo che con ventilazione), dello scadenzario, le stampe fiscali, i bilanci, le
statistiche; la gestione dei modelli INTRA, delle Ritenute d'acconto e dei Ratei
e risconti.
Più in particolare…
Prima Nota
Maschera per la gestione dei
movimenti di contabilità generale.
Inserimento della prima nota in €uro ed in valuta.
Inserimento/modifica dei movimenti di prima nota e aggiornamento in tempo reale dei dati contabili, dei dati IVA, dei saldi mensili dei conti, delle
scadenze, delle partite, dell'archivio ritenute d'acconto, dei dati relativi alle
cessioni o acquisti intracomunitari, dei movimenti di ratei e risconti e dei
movimenti relativi alla gestione beni ammortizzabili.
Inserimento di scritture contabili come movimenti provvisori, che si possono selezionare ed includere nelle stampe di contabilità: bilanci, schede
contabili, brogliacci, ecc. Inoltre, attraverso una procedura guidata, possono essere confermati e rese definitivi
Possibilità di visualizzare, durante l'inserimento di prima nota, i partitari e lo
scadenzario clienti/fornitori.
Inserimento dei corrispettivi con generazione automatica in prima nota della registrazione del corrispettivo e del relativo incasso.
Aggiornamento in tempo reale dei saldi contabili dei clienti, fornitori e conti,
sia per data registrazione che per data competenza.
Modifica della prima nota direttamente dalla lettura dei partitari a video.
Indicazione del periodo Plafond sul documento e sulle singole righe IVA.
Rilevazione automatica delle differenze cambi nei movimenti in valuta estera.
Rilevazione automatica di abbuono nelle scritture contabili di incasso/pagamento.
Chiusure contabili completamente automatizzate senza sdoppiamento degli
archivi nel cambio d'esercizio (che garantisce un'effettiva continuità delle scadenze e delle partite).
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Funzioni gestionali
Gestione Partite
Generazione e aggiornamento delle partite in modo automatico al momento dell’inserimento/modifica della prima nota.
Invio ai clienti e fornitori di Estratti Conto
Stampa partite aperte clienti/fornitori anche in valuta estera.
Procedura automatizzata per l’accorpamento e la cancellazione delle partite.
Generazione dello scadenzario da prima nota e da gestione documenti,
con la possibilità di modificare le rate calcolate prima della loro effettiva registrazione.
Stampa dello scadenzario attivo e passivo con riepilogo della situazione
finanziaria da data a data, con selezione per banca, da cliente a cliente o
da fornitore a fornitore, per tipo scadenza.
Contabilizzazione delle scadenze con la generazione automatica della
prima nota relativa al portafoglio effetti o alla banca, agli incassi clienti ed
ai pagamenti fornitori.
Scadenzario
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Solleciti di pagamento
Scadenzario Clienti: stampa effetti, RiBa e bollettini postali con selezione
per data e per banca di sconto.
Scadenzario Fornitori: emissione RID e stampa Assegni con selezione per
date e per banca di pagamento.
Accorpamento scadenze, ossia la possibilità di effettuare un raggruppamento delle scadenze di un cliente/fornitore e creare un unico effetto con
la data dell’ultima scadenza raggruppata e l’importo dato dalla somma di
tutte le scadenze accorpate. Dopo questa operazione, la scadenza accorpante potrà essere gestita in tutte le operazioni di contabilità, per esempio
per gli incassi/pagamenti e la generazione delle distinte effetti.
Stampa Sintetica ed Analitica del castelletto SBF e del Portafoglio effetti
riferiti a ciascuna banca gestita per un periodo liberamente selezionabile.
Calcolo delle provvigioni e stampa dei cedolini agenti provvisori o definitivi,
in €uro o in valuta, con selezione per scadenze e per esito scadenza (contabilizzate, pagate, insolute, ecc.).
Gestione bonifici a Fornitori con emissione della relativa lettera, sia per la
banca che per il fornitore.
La gestione solleciti consente di gestire una comunicazione efficace con i clienti relativamente a problematiche di recupero crediti. Si tratta di uno strumento
flessibile che permette di utilizzare diversi tipi di sollecito (ad esempio, per
clienti esteri o personalizzati secondo l’agente di riferimento), con gravità diversificata (in relazione al numero di solleciti emessi) e con testo completamente personalizzabile. Lo scadenziario è aggiornato automaticamente: infatti,
per ciascuna scadenza sarà memorizzato la tipologia e il numero di solleciti inviati e la data dell’ultima notifica inviata.
Più in particolare…
Attraverso un‘interfaccia semplice ed intuitiva, è possibile creare testi personalizzati di lettere tipo da inviare ai clienti, in funzione delle esigenze
dell’azienda e delle diverse categorie di clienti.
Associare o inserire (per singolo cliente, ma anche attraverso dei wizard
che guidano l’utente per un aggiornamento automatico) il codice o tipologia
di sollecito in anagrafica del cliente al quale si intenderà inviare la lettera di
sollecito.
Stampare la lettera (le lettere) di sollecito (la Stampa dei solleciti) per i
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Funzioni gestionali
clienti selezionati, attraverso una procedura di elaborazione guidata, con la
possibilità di applicare anche una % di interessi moratori per i giorni di ritardato pagamento.
Attraverso procedure guidate invio automatizzato della lettera di sollecito
via posta elettronica come file allegato di tipo PDF.
Stampa dei bilanci, con selezione per data registrazione e data competenza, integrabili con eventuali scritture extragestionali che consentono di simulare in qualunque momento la chiusura dell’esercizio (rimanenze, accantonamenti, ratei, ecc...).
Stampa di bilanci riclassificati secondo la IV direttiva CEE. La procedura
offre inoltre la possibilità di riclassificare in modo diverso i conti del piano
dei conti in modo da ottenere vari tipi di stampe dei bilanci.
Stampa dei partitari Clienti e Fornitori con il raggruppamento delle scritture
contabili per data di registrazione o per data competenza.
Stampa del Sollecito generata
nel formato PDF.
Stampe contabili e IVA
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Gestione F24
Statistiche
Modelli INTRA
Stampa delle schede sospesi clienti, esposizione clienti e situazione fido.
Stampa del Brogliaccio contabile per la verifica delle scritture presenti.
Stampa dei Registri IVA e del Giornale bollato, di prova ed effettiva, con
completa recuperabilità in caso di interruzione della stampa stessa.
Stampa del Registro IVA riepilogativo.
Stampa della liquidazione IVA per mese o per trimestre con il riepilogo per
Aliquota IVA; generazione automatica della scrittura contabile di giroconto
IVA e versamento.
Selezione e stampa dei movimenti IVA con filtri per periodo plafond e aliquote IVA.
Stampa dell’intestazione e numerazione registri.
Stampa comunicazione annuale dati IVA.
La Gestione F24, che è integrata con la Contabilità e dalla quale riceve i dati
relativi all’IVA ed alla gestione delle ritenute d’acconto, consente all’operatore
di inserire ulteriori dati nelle varie sezioni del modello stesso e, attraverso una
procedura guidata, consente di stampare la delega. Tutti i modelli sono memorizzati per successive consultazioni.
Statistiche sul fatturato mensile dei clienti o dei fornitori da archivio contabile.
Comparazione del fatturato di più esercizi.
Incidenza del fatturato mensile per cliente/fornitore sul totale d’esercizio.
Gestione delle Tabelle dei codici nazioni, delle transazioni, delle modalità
trasporto e del regime statistico.
Possibilità di associare i codici della tabella Nomenclatura Combinata con
gli articoli di magazzino.
Generazione dei movimenti INTRA dalla prima nota e dalla Gestione Documenti, con possibilità di completarli con i dati non calcolati in automatico.
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Funzioni gestionali
Sostituti d’imposta e
Enasarco
Inserimento manuale delle rettifiche, relative a periodi precedenti, su acquisti e/o vendite.
Stampa dei modelli INTRA 1, 1 bis, 1 ter, 2, 2 bis e 2 ter su moduli non
prefincati (su carta bianca).
Generazione file INTRA per la presentazione delle dichiarazioni su dischetto.
La gestione Sostituti d’imposta e Enasarco consente di rilevare contabilmente,
attraverso degli automatismi che facilitano l’operatività dell’utente, sia le ritenute d’acconto relative alle registrazioni contabili di fatture di acquisto che
l’Enasarco.
Più in particolare…
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La Tabella dei Tributi, per la gestione delle ritenute d'acconto, è fornita dal
programma.
La possibilità di generare con degli automatismi la scrittura contabile di
storno della ritenuta (in fase di pagamento fattura) e versamento della
stessa (in fase di stampa delle ritenute).
La possibilità di effettuare il pagamento della fattura in modo dilazionato,
ossia con più pagamenti e la conseguente rilevazione e versamento parziale della ritenuta d’acconto.
Il movimento della ritenuta d’acconto e il pagamento della stessa sono generati automaticamente dall'inserimento rispettivamente delle fatture fornitori e del pagamento a fornitore.
Stampa del Riepilogo ritenute da versare e Registro compensi a terzi.
Stampa della dichiarazione annuale, riepilogata per fornitore, con il dettaglio dei compensi assoggettati a ritenuta d'acconto.
Stampa dell’elenco versamenti Enasarco.
Registrazione contabile automatica dei versamenti e dei giro conti per la
rilevazione degli oneri.
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Funzioni gestionali
Ratei e Risconti
La gestione dei Ratei e dei Risconti consente la rilevazione contabile automatica di tutte le scritture contabili di assestamento, che solitamente in una attività
aziendale rappresentano una fase importante e delicata del processo di formazione del bilancio di esercizio. Con questo strumento si potrà avere a disposizione, in qualsiasi momento, una “fotografia” dei costi e ricavi di competenza di
un periodo specifico.
Con l’inserimento della data di competenza nei movimenti contabili, si otterrà la
base dati per il calcolo automatico dell’importo di competenza e la generazione
automatica delle scritture contabili di rilevazione e storno di ratei, risconti, fatture da ricevere e da emettere, note di accredito da ricevere e da emettere, costi
e ricavi anticipati. Questi automatismi permetteranno anche generazione di
movimenti provvisori per la gestione di bilanci infrannuali.
Più in particolare…
Generazione automatica delle seguenti scritture contabili:
•
•
•
Ratei e risconti;
Fatture/Note di accredito da ricevere e da emettere;
Costi/ricavi anticipati.
Generazione automatica, nell’esercizio successivo a quello di chiusura,
delle scritture contabili di storno.
Procedura guidata per il calcolo automatico degli importi di competenza e
relativa generazione dei movimenti di ratei/risconti, fatture da ricevere e da
emettere, ecc.
Generazione delle scritture di assestamento provvisorie che possono essere integrate nelle stampe contabili e di bilancio, e successivamente, trasformate in movimenti definitivi.
Stampe di controllo.
Procedura di generazione interattiva delle scritture contabili
di assestamento.
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Funzioni gestionali
Cespiti
Ammortizzabili
La gestione dei Beni Ammortizzabili di Arca Professional risulta in linea con la
recente riforma del diritto societario e in particolare del bilancio di esercizio. Il
modulo permette all'operatore di definire, per ciascuna ditta i coefficienti di
ammortamento civile e fiscale relativi alle diverse Categorie di Cespiti e di calcolare sia l'ammortamento previsto dalla normativa civilistica, sia quello consentito ai fini puramente fiscali, contabilizzando il primo e gestendo il secondo
in sede di dichiarazione dei redditi.
Più in particolare…
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La visualizzazione e la stampa della scheda di ogni cespite con varie possibilità di ordinamento.
L’inserimento di dati storici di ogni cespite per le ditte che provengono da
una gestione diversa.
L’inserimento dei dati relativi alle fatture di acquisto e di vendita direttamente dalla contabilità.
Il raggruppamento dei cespiti per impianto.
Il calcolo delle quote di ammortamento, ossia in dettaglio:
• possibilità di eseguire delle simulazioni, anche infrannuali, che possono integrare i bilanci contabili;
• calcolo delle quote per singoli cespiti o per intere categorie;
• possibilità di determinare la modalità di ammortamento più conveniente per l’impresa;
• generazione automatica delle registrazioni contabili.
Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
In caso di vendita del cespite sono generate in automatico le registrazioni
relative allo storno del fondo e alla rilevazione della plusvalenza o minusvalenza.
La stampa del registro dei beni ammortizzabili con distinzione del prospetto di ammortamento civilistico e del prospetto di ammortamento fiscale.
La stampa dell’elenco di controllo dei movimenti per cespite e degli ammortamenti calcolati ogni anno.
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Funzioni gestionali
Suite Bilancio
Modulo che permette il collegamento di Arca Professional con i seguenti programmi di IPSOA:
•
•
•
Bilancio
Bilancio consolidato
Calcolo delle imposte
consentendo di ottenere in modo semplice e
completo:
• la costruzione del fascicolo di Bilancio
secondo la IV direttiva UE
• l’analisi di bilancio attraverso il calcolo
e la rappresentazione grafica degli
indici
• il calcolo delle imposte correnti,
anticipate e differite
• la definizione del bilancio consolidato
Più in particolare…
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Permette di creare più periodi per anno, per
poter gestire in ognuno situazioni contabili e bilanci parziali. I dati possono
essere prelevati con periodicità definibile dall’utente e in modo automatico
dal programma di contabilità.
E’ predisposto alla gestione del bilancio sia di tipo Ordinario che Abbreviato, alla riclassificazione del bilancio e del rendiconto finanziario.
E’ in grado di gestire i gruppi aziendali e la costruzione del bilancio consolidato. Consente la redazione della Nota Integrativa, la Relazione sulla Gestione e la Relazione del Collegio Sindacale secondo diversi schemi. E’
possibile inoltre effettuare l’Analisi di Bilancio per indici, utilizzando gli indici definiti o creandone di personalizzati e consentendo importanti valutazioni sull’andamento del gruppo e delle singole consociate.
E’ predisposto al calcolo delle imposte secondo il principio contabile 25,
poiché calcola le imposte anticipate e differite da riportare in Bilancio, Nota
integrativa e Contabilità, come prescrivono le Riforme Fiscale e Societaria.
Inoltre calcola le imposte correnti Ires/Irap in qualsiasi momento indipenGuida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
dentemente dal rilascio dei modelli dichiarativi dell’anno poiché si basa sul
TUIR, gestisce completamente in automatico le riprese fiscali e acquisisce
i dati della situazione contabile e dello schema UE attraverso il software Bilancio.
Supporta la stesura di documenti e allegati di bilancio (Nota Integrativa,
Relazione sulla gestione,…) in un ambiente di video scrittura, in cui è possibile associare automaticamente ad un brano elementi contabili appartenenti al bilancio aziendale.
E’ già dotato di una banca dati di tabelle, testi e modelli di analisi che permette all’utente di iniziare direttamente con l’inserimento dei dati, senza alcuna fase preliminare di impostazione e successivamente arricchire
l’archivio con personali informazioni.
E’ predisposto per l’invio telematico del bilancio secondo i requisiti Fedra,
gestendo la produzione dei documenti in formato PDF e l’apposizione della
firma digitale (grazie al collegamento al programma DIKE).
Effettua il calcolo e l’aggiornamento degli indici di bilancio e la loro rappresentazione grafica.
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Funzioni gestionali
Contabilità
Analitica
Per fornire all’imprenditore un sistema di controllo e di verifica dei costi e/o dei
ricavi che permetta di orientare le decisioni aziendali, Arca Professional è
completo di una gestione per la contabilità analitica che affianca la contabilità
fiscale.
Più in particolare…
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Una definizione più analitica del piano dei conti (voci di spesa e di ricavo)
su più livelli di raggruppamento.
Una suddivisione dell’azienda in centri di costo/ricavo ai quali imputare le
voci di spesa e di ricavo.
La possibilità di imputare costi e ricavi anche a livello di commessa.
L’inserimento dei movimenti con imputazione diretta dal programma di
contabilità analitica o simultaneamente alla scrittura di prima nota.
La possibilità di ribaltare costi/ricavi su altri centri di costo/ricavo.
La pianificazione di un budget di entrata e/o di uscita a livello mensile.
Una serie di stampe che permettono il confronto fra budget pianificato e
dati consuntivi, con calcolo degli scostamenti in importo e in percentuale e
con il raffronto di più anni.
La possibilità di definire delle configurazioni di costo che permettono
un’analisi a direct e a full costing.
La stampa del bilancio di contabilità analitica per centro di costo, per commessa o per l’intera azienda con la possibilità di analizzare solo le configurazioni di costo previste e con il calcolo del margine di contribuzione di
primo e di secondo livello.
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Funzioni gestionali
Documenti
Gestione Ciclo Attivo e
Ciclo Passivo
È una parte dell’applicazione che integra la gestione dei documenti e la gestione del magazzino.
La gestione dei documenti prevede l’emissione e la stampa di: documenti con i
quali sono movimentati gli articoli di magazzino (ordini, documenti di trasporto,
per il conto lavoro, ecc.); documenti utilizzati poi ai fini contabili (fatture e note
di accredito); documenti generici (offerte, preventivi, ecc.).
Arca Professional consente la gestione dei documenti in modo semplice e adattabile ad ogni esigenza aziendale.
È possibile creare e collegare i documenti che si utilizzano in azienda tramite la
funzione di “parametrizzazione” e generare nuovi documenti a partire da quelli
già inseriti attraverso la funzione “prelevamento”
Più in particolare…
Creazione e parametrizzazione di illimitati tipi di documento: Ordini, Bolle,
Fatture, ordini di lavorazione, trasferimenti tra depositi, consegne a terzisti,
ecc...
Configurazione del flusso dei documenti secondo le reali necessità: ad esempio il ciclo attivo può essere del tipo classico – Ordine Cliente, Documento di Trasporto, Fattura di Vendita – oppure essere allungato per comprendere anche Offerta (che sarà poi prelevata dall’Ordine Cliente) e Prebolla (che preleva l’Ordine Cliente e che potrà essere prelevata dal documento D.D.T.). In questo modo è possibile creare ed adattare, in modo
molto semplice ed autonomo, i documenti secondo le esigenze reali
dell’azienda. Inoltre sarà possibile ricavare tutti i dati statistici riguardanti la
quantità di offerte che vanno a buon fine rispetto al totale delle offerte o di
ordini evasi e da evadere o altro...
Possibilità di inserire o generare documenti in €uro e in valuta con relativo
cambio aggiornabile dall’utente e storicizzato per essere riproposto nelle
successive operazioni.
Generazione automatica dei documenti come ad esempio bolle da ordini,
fatture da bolle, ecc., per un singolo cliente o fornitore, generale per tutti i
clienti o tutti i fornitori o per tipo di articoli.
Possibilità di prelevare singoli documenti (es. Bolle di vendita con evasione
degli Ordini Clienti, Fatture di vendita con prelevamento delle bolle emesse, ecc.) con selezioni per: numero, data documento, magazzino, agente,
Ogni documento è configurabile per adattarsi alle esigenze
dell’azienda
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
settore, zona, valuta, articolo, gruppo articoli e data consegna. I prelevamenti possono essere totali o parziali ed è possibile modificare il residuo
prelevabile per consentire, ad esempio, di chiudere ordini evasi parzialmente.
Visualizzazione immediata, all’interno del documento, dei documenti che
hanno evaso un certo articolo evidenziando il tipo ed il numero e la data di
ogni evasione, la quantità totale evasa e la quantità che rimane da evadere.
Gestione degli sconti per riga o sul totale documento (sconto cassa e/o
sconto merce) proposti in base a quanto definito nella parametrizzazione
dei documenti o direttamente inseriti dall’utente. Gli sconti proposti possono essere associati ai listini clienti/fornitori, alle anagrafiche clienti/fornitori
e/o nelle anagrafiche di magazzino.
Gestione delle provvigioni analoga a quella degli sconti con la possibilità di
calcolare la provvigione sul lordo imponibile o al netto dello sconto cassa.
Controllo del fido assegnato al cliente nel momento della compilazione
dell’Ordine o del Documento di Trasporto (o altro documento...) con possibilità del solo controllo o di blocco forzato nel caso di superamento dei valori impostati in corrispondenza di ogni singola anagrafica cliente.
Riepilogo sullo stato di evasione del documento
40
Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
L’esposizione del cliente
Generazione automatica delle scadenze transitorie dai documenti fattura e
nota di accredito con possibilità di interazione manuale di quanto proposto.
Le scadenze diverranno poi definitive, a seguito della contabilizzazione dei
documenti.
Gestione delle spese di trasporto, imballo e spese varie/generali. Le spese
di trasporto, in particolare possono essere associate e dipendere dal singolo cliente o al trasportatore della merce (vettore).
Gestione di acconti e abbuoni che generano in automatico la registrazione
contabile nel momento del passaggio del documento in contabilità.
Generazione automatica dei movimenti sia per il magazzino di partenza
che per quello di arrivo. In presenza di articoli con distinta base si possono
generare i movimenti ed aggiornare il magazzino sia per il padre che per i
componenti
Controllo automatico della giacenza (o della disponibilità) durante la compilazione dei documenti per la gestione del magazzino, affinché possano essere evidenziate immediatamente eventuali discrepanze rispetto alle quantità presenti a magazzino.
Esplosione della distinta base nei documenti con possibilità di modificare
quantità e valori delle righe generate per i componenti. In questo caso si
può scegliere di ricalcolare il costo totale variato a seguito di modifiche apportate a quantità o prezzi dei componenti. L’esplosione può agevolare
l'inserimento di semplici preventivi, di bolle trasferimento materiali ai terzisti, velocizzare l'emissione di bolle/fatture per articoli kit con quantità o
componenti variabili, ecc...
Facoltà di scegliere, nel caso della distinta base, cosa si vuole stampare:
la riga articolo padre con o senza prezzo, le righe dei componenti con o
senza prezzo.
Aggiornamento in tempo reale dei saldi dell'articolo: esistenza, disponibile,
carico, scarico, impegnato ed ordinato dei vari magazzini movimentati.
Gestione automatica dello scorporo per i valori comprensivi dell’IVA.
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Funzioni gestionali
Videata di inserimento/modifica documenti (offerte,
ordini, fatture, bolle, ecc.).
Ristampa o modifica dei documenti con conseguente correzione automatica dei movimenti di magazzino collegati e dei saldi degli articoli.
Gestione della triangolazione per la spedizione di merci a terzi con la dicitura Merce che Vi consegniamo in nome e per conto della ditta ... generata
in automatico.
Possibilità di definire contemporaneamente 3 diversi moduli di stampa e
relative stampanti. Nel caso di stampa di più copie dello stesso documento, in presenza di più formati di stampa, è chiesto di volta in volta come si
vuole stampare il documento (è il caso ad esempio dell'Ordine Cliente
stampato con dati diversi per l'Ufficio Amministrazione o per il Magazzino).
E’ possibile, inoltre, visualizzare in anteprima il documento emesso e/o inviarlo via e-mail come allegato nel formato file PDF.
Procedura detta di contabilizzazione che consente il passaggio dei documenti alla prima nota contabile (utilizzabile solo se si gestisce anche la
contabilità) in modo automatico e trasparente per l’operatore.
Possibilità di duplicare qualunque documento in un altro copiandone solo
le righe o anche l’intestazione.
Statistiche sui documenti inseriti con vari tipi di ordinamento e varie possibilità di filtro sui dati di testa/piede (tipo, numero e data documento, cliente/fornitore, data consegna, settore, zona, agente, valuta, pagamento) e di
riga (codice e descrizione articolo, gruppo/sottogruppo, classe/sottoclasse,
data consegna, evasi parzialmente, completamente o non evasi).
Statistiche sui documenti inseriti per il calcolo sul margine lordo per prodotto e sul fatturato per zona, agente, settore, cliente o fornitore.
Stampa archivio transitorio fatture per ottenere un elenco dei documenti
che dovranno essere poi passati in contabilità. Nella stampa sono riepilogati i dati contabili ed IVA relativi alle fatture e note di accredito emesse.
Ristampa dei documenti con molteplici criteri di selezione: per cliente/fornitore, per data e numero documento, per agente, zona, settore,
ecc...
Stampe e Statistiche
Import/Export DocumenUna funzione di import/export consente di trasferire dei documenti tramite file
ti
(con dischetto o via modem) tra ditte diverse o tra sedi staccate della stessa
azienda. Sono previsti vari filtri di selezione: per tipo e numero documento, per
data, per cliente/fornitore, ecc... Per i documenti fiscali come le fatture e le note
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
di accredito durante l’import è aggiornato l’archivio transitorio documenti e sono generate le scadenze transitorie, ai fini della contabilizzazione automatica
dei documenti. La procedura di Import/Export documenti è la soluzione per tutte le aziende che operano con sedi staccate, che hanno quindi la necessità di
gestire in modo centralizzato i vari depositi, magazzini, filiali, ecc... Il documento trasferito genererà tutti i movimenti di magazzino al fine di allineare gli archivi. Questa procedura permette inoltre di allineare gli archivi dei clienti/fornitori
ed articoli.
Le aziende che hanno tra i loro obbiettivi la qualità del processo produttivo e
del prodotto (molte volte le due funzioni sono intimamente legate fra loro) sono
Tracciabilità e rintracciabilità: Lotti e Matrico- interessate a rintracciare i lotti e le matricole che hanno acquistato dai fornitori
e venduto ai clienti. Arca Professional consente la rintracciabilità delle informale
zioni inserite nei diversi documenti.
Più in particolare…
Gestione di un numero di matricola da inserire in corrispondenza della riga
del documento.
Gestione di un numero/codice di lotto da inserire in corrispondenza della
riga del documento.
Visualizzazione immediata (anche durante la fase di compilazione del documento) delle giacenze/disponibilità di magazzino, per ogni lotto dello
stesso articolo con carichi/scarichi e ordinato/impegnato per magazzinolotto-articolo.
Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione
dei campi Matricola e Lotto.
Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di matricola e
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
di lotto assegnato in corrispondenza di ogni singola riga del documento
stesso.
Possibilità di filtro sul numero di matricola e di lotto sulle selezioni relative
alle stampe dai documenti.
Stampa delle giacenze di magazzino per ogni articolo con dettaglio dei vari
lotti/magazzini.
Rintracciabilità delle informazioni relative ai numeri di matricola/codici lotto
per ciascun articolo.
La gestione delle commesse prevede la possibilità di definire un codice comGestione delle Commesse messa sulla testa del documento e su ciascuna delle righe del documento
stesso.
Più in particolare…
Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza della
testa del documento.
Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza di ogni
riga del documento.
Possibilità di impostare automaticamente lo stesso numero di commessa
per ogni riga di documento a partire dall’informazione contenuta sulla testa
dello stesso.
Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione
del campo Commessa.
Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di Commessa
assegnato in corrispondenza di ogni singola riga o della testa del documento stesso.
Possibilità di filtro sul numero di commessa sulle selezioni relative alle
stampe dai documenti.
Stampe riepilogative di tutte le righe dei documenti appartenenti alla stessa
commessa con possibilità di ottenere un dato consuntivo dei materiali e delle
prestazioni impiegati per un certo lavoro.
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Mobile Sales è la soluzione software per
L’automazione del- l’automazione della forza vendita completamenla forza vendita:
te collegata col gestionale.
L’utilizzo di computer palmari per la raccolta
“Mobile Sales”
degli ordini a cura degli agenti o per la tentata
vendita da parte dei venditori con merce a seguito può portare all’azienda un consistente vantaggio competitivo.
Gli agenti ed i venditori hanno a disposizione tutte le informazioni e le funzionalità di cui necessitano per svolgere al meglio il loro lavoro.
L’interfaccia grafica è stata progettata per ottimizzare l’apprendimento e l’utilizzo pratico
dell’applicativo evitando inutili perdite di tempo.
Con Mobile Sales si ottengono molti risultati pratici:
- Gli agenti svolgono la propria attività in
autonomia.
- Aumenta l’efficienza e la produttività propria e dell’ufficio.
- Si migliora la comunicazione aziendale con la propria rete commerciale, ottimizzando i tempi.
- Vengono eliminati gli errori dovuti a doppia imputazione.
- Si annullano le problematiche dovute al trasferimento delle informazioni.
Più in particolare…
Semplice interfaccia grafica, studiata per utilizzatori non esperti.
Selezione guidata degli articoli da esportare dal gestionale vs il palmare
per passare solamente ciò che si vende.
Esportazione delle anagrafiche dei soli clienti gestiti dal singolo agente.
Possibilità di esportare diversi listini per ogni singolo articolo per consentire
all’agente, opportunamente abilitato, di selezionare un listino diverso rispetto allo standard.
Impostazione dal gestionale e per ogni singolo agente della possibilità di
modificare il pagamento, il prezzo e lo sconto in fase di inserimento
dell’ordine sul palmare.
Impostazione della modalità “titolare” per il quale vengono abilitate ed esportate le anagrafiche, e relative informazioni collegate, di tutti i clienti e
(opzionale) dei fornitori.
Visualizzazione sul palmare delle giacenze di magazzino (furgone nel caso
della tentata vendita).
Interfacciamento con stampanti portatili per la stampa per copia al cliente
dell’ordine o della bollettina di consegna merce.
Lettura codici a Barre, con speciali lettori Bar-code montati su Jacket
Visualizzazione delle scadenze non pagate.
Possibilità di creazione dell’anagrafica di un nuovo cliente direttamente sul
palmare ed immediato inserimento di un ordine.
Sincronizzazione bidirezionale dei dati gestibile con collegamento diretto
alla rete aziendale o mediante posta elettronica.
Compilazione agevolata dell’ordine mediante lista pre-caricata: dal gestionale è possibile creare la lista degli articoli per cliente e passarla al palmare; in fase di compilazione dell’ordine viene presentata la lista degli articoli
e l’agente deve solamente imputare la quantità ordinata dal cliente.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
Magazzino
La gestione del magazzino affronta tutti gli aspetti di un magazzino commerciale e fiscale.
Più in particolare…
Causali di movimentazione liberamente definibili da associare ai diversi
documenti.
Possibilità di inserire i parametri per il magazzino di partenza e il magazzino di arrivo; i magazzini possono essere indicati come fissi per velocizzare
l'inserimento dei documenti o variabili nel caso di gestione di più magazzini
con la medesima funzione.
Descrizioni differenziate sui movimenti per il magazzino di partenza ed il
magazzino di arrivo.
Definizione della causale in modo che, in presenza di distinta base, siano
aggiornati in automatico le quantità ed i valori di giacenza per il padre e i
componenti.
Gestione progressivi separati per carichi e scarichi della merce dovuti a
trasferimenti.
Possibilità di indicare se il movimento aggiorna nell’anagrafica articoli gli
ultimi dati di vendita/acquisto: data, prezzo lordo, prezzo netto, sconto,
cliente/fornitore.
Articoli di magazzino con lunghezza codice fino a 20 caratteri alfanumerici.
Possibilità di definire fino a 10 codici Alias, si tratta di un codice alternativo
con il quale s’identifica l’articolo all’interno del proprio magazzino (o dei
propri magazzini). In sede di inserimento di una riga di un documento è
possibile richiamare l’articolo di magazzino indifferentemente con il codice
o con i diversi alias codificati.
Gestione di codice a barre con possibilità di generazione automatica del
codice EAN13; interfacciamento con scanner ottici per la movimentazione
del magazzino in modo automatico.
Gestione di codici alternativi degli articoli sia per clienti che per fornitori.
Suddivisione degli articoli in gruppi/sottogruppi e classi/sottoclassi al fine di
raggruppare la merce stessa nelle selezioni per le stampe e le statistiche.
Definizione di dati utili nella gestione documenti per il carico e lo scarico
della merce quali: codice IVA/esenzione in acquisto/vendita, contropartita
Causali di Magazzino
Articoli di magazzino
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Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
di acquisto/vendita per l’Italia e per l’estero, sconti e provvigioni legate
all’articolo.
Codice ubicazione da utilizzare ad esempio nella gestione documenti per il
prelievo della merce dagli scaffali.
Visualizzazione dei dati relativi all’ultima vendita e all’ultimo acquisto (codice cliente/fornitore, sconto, prezzo lordo/netto), aggiornati in tempo reale
dalla gestione documenti. Dettaglio degli ultimi movimenti di acquisto e di
vendita con: data, prezzo, cliente/fornitore, magazzino e causale di movimentazione.
Inserimento dei dati di produzione, quali: scorta minima, lotto di riordino,
multiplo del lotto riordino, giorni di riordino, produzione massima giornaliera, fornitore e costo standard.
Descrizioni in lingua estera degli articoli di magazzino con possibilità di
stampare nel documento la descrizione dell’articolo nella lingua definita per
il cliente/fornitore.
Assegnazione della nomenclatura combinata a ciascun articolo per la
compilazione dei modelli Intrastat relativi agli acquisti ed alle cessioni intracomunitarie.
Campo note utilizzato per articoli che necessitano di una descrizione lunga
disponibile anche in lingua.
Valori degli articoli dettagliati per magazzino che riportano: giacenza e valore iniziale, quantità e valore di carico/scarico, ordinato, impegnato e successivo calcolo del disponibile.
Valorizzazione degli articoli coi criteri LIFO, FIFO e Costo Medio Ponderato (il calcolo è effettuato a scatti): per ogni articolo è possibile decidere il tipo di valorizzazione che sarà poi riportato nella stampa. Sempre nelle
stampe l’operatore ha la possibilità di modificare virtualmente il tipo di valorizzazione in modo da creare delle vere e proprie simulazioni sui valori degli articoli stessi. La valorizzazione di ogni articolo è eseguita automaticamente dalla procedura di chiusura annuale del magazzino per l'esercizio in
gestione.
Scheda anagrafica di un Articolo di Magazzino
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47
Funzioni gestionali
Gestione di più unità di
misura
Gestione Listini
Arca Professional offre anche la possibilità di gestire unità di misura diverse a
seconda che stiano acquistando, vendendo o lavorando i prodotti.
Più in particolare…
Possibilità di definire fino a tre unità di misura alternative alla prima in corrispondenza di ogni articolo di
magazzino.
Definizione del fattore di conversione
tra l’unità di misura principale e l’unità
di misura alternativa.
Possibilità di selezionare l’unità di misura che si desidera utilizzare in ciascun documento (es. carico in quintali e vendita a chilogrammi).
Possibilità di selezionare un’unità di misura diversa da quella preimpostata
all’interno del documento con conseguente ricalcolo del valore unitario.
Possibilità di prelievo di un documento utilizzando un’unità di misura diversa da quella originale; gestione del residuo secondo l’unità di misura originale.
I movimenti di magazzino sono effettuati secondo l’unità di misura principale in modo da restituire i dati secondo un criterio univoco.
Arca Professional permette di gestire i listini di vendita e di acquisto lasciando
all’azienda un ampio grado di libertà nel decidere le proprie condizioni commerciali. Esistono a tal proposito dei listini standard e dei listini particolari per
ogni cliente/fornitore.
Più in particolare…
Listini standard
Inserimento nella scheda anagrafica dell’articolo di 9 listini standard di
vendita/acquisto, in €uro o in valuta estera.
48
Associazione ad ogni cliente/fornitore o al tipo documento di uno dei listini
definiti in modo che automaticamente siano proposti i prezzi del listino corretto in sede di emissione del documento stesso.
Procedura automatica di aggiornamento di un listino in funzione di un valore di partenza (listino o costo) e di una percentuale di incremento/ diminuzione o di un valore fisso. La variazione è possibile anche fra listini di valuta diversa. Gli arrotondamenti sono suddivisi in scaglioni di valori e sono
calcolati per difetto, per eccesso o commerciale.
Possibilità di stampare (anche come simulazione) i prezzi generati dalla
procedura di aggiornamento automatico listini.
Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Funzione di aggiornamento
listini standard
Listini personalizzati
Ad ogni cliente/fornitore è possibile associare delle condizioni di vendita/acquisto diverse per gli articoli presenti a magazzino. La personalizzazione consiste nel definire prezzo, sconto, provvigione, codice di valuta,
data di inizio e fine validità del listino, descrizione articolo, aliquota IVA.
Le condizioni particolari (viste sopra) possono essere definite anche per un
gruppo di clienti/fornitori: ogni anagrafica di uno stesso gruppo di clienti avrà le medesime condizioni.
Le condizioni particolari (viste sopra) possono essere definite anche per un
gruppo di articoli di magazzino: ogni anagrafica di uno stesso gruppo di
magazzino avrà le medesime condizioni.
Procedura automatica di creazione/aggiornamento di un listino personalizzato in funzione di un valore di partenza (listino generale, costo, listino
personalizzato) e di una percentuale di incremento/ diminuzione o di un valore fisso. Possibilità di impostare automaticamente una data di inizio e fine
validità di più listini personalizzati.
Personalizzazione del prezzo
di un articolo per un particolare
cliente
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
Il magazzino è movimentato dalla gestione documenti in base alla configurazione delle causali di magazzino associate ai documenti stessi. In presenza di articoli con distinta base si ottengono anche le movimentazioni
delle giacenze sia per il padre che per i componenti.
Gestione di più magazzini/depositi, fiscali o non, per la selezione nelle
stampe dell'inventario e del giornale di magazzino.
Gestione dell’impegnato e dell’ordinato e del disponibile per ogni magazzino.
Ad ogni articolo di magazzino è possibile associare più immagini come ad
esempio foto del prodotto, disegni, schede tecniche, ecc...
Le immagini associate agli articoli possono essere riportate ad esempio
nella stampa dei listini.
Stampa di documenti (ad esempio liste di prelievo da magazzino) con le
immagini dei singoli articoli.
Stampa delle anagrafiche di magazzino: listini, articoli sotto scorta, costi,
ecc. con ordinamenti multipli.
Stampe delle giacenze di magazzino dettagliate per articolo e per magazzino.
Stampa del giornale di magazzino conforme alle normative vigenti.
Statistiche multiple sui movimenti di magazzino con valorizzazione a prezzo medio, a ultimo costo, a costo standard, ecc...
Statistiche mensili, sui movimenti effettuati, analitiche o sintetiche a quantità e valore del venduto/acquistato.
Indice di rotazione
Movimenti di magazzino
Immagini
Stampe e Statistiche
Bar code
Il codice a barre può essere definito come una simbologia o un alfabeto per la
codifica di informazioni in un formato tale da poter essere acquisito automaticamente da opportuni lettori, ossia dei dispositivi elettronici di diverso tipo e
tecnologia, che trasformano la simbologia in informazione. In Arca Professional
è disponibile una gestione per i codici a barre che consente all’azienda di automatizzare molti processi, dall’acquisto alla produzione, alla distribuzione.
Più in particolare…
50
Guida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
Stampe delle etichette da apporre sulle confezioni dei codici articolo, riportanti, appunto, il codice identificativo del bene, sotto forma di codice a barre. Le stampe disponibili hanno diversi layout e riportano vari dati: la quantità per confezione, l’unità di misura, ecc.; è, comunque, possibile personalizzare il layout.
Procedura di stampa etichette articolo secondo la quantità digitata in riga;
ovvero, in fase di inserimento di un nuovo documento, alla conferma, è
possibile far stampare un numero di etichette, riferite al codice articolo, pari
alla quantità.
Compilazione automatica del D.D.T utilizzando il lettore di bar code. Sono
disponibili due funzionalità distinte, secondo il tipo di dispositivo utilizzato:
lettura diretta dei codici, per facilitare le operazioni di data entry e memorizzazione delle letture in un file che sarà poi letto per una compilazione
successiva del documento.
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Funzioni gestionali
Distinta Base
La distinta base è completamente integrata al magazzino da cui preleva le codifiche degli articoli (siano essi materie prime, semilavorati o prodotti finiti), le
rispettive descrizioni e i costi. L’integrazione si estende alla gestione dei documenti che utilizza la distinta base per effettuare l’impegno dei componenti a
fronte dell’ordine e lo scarico degli stessi quando si carica il prodotto finito.
Più in particolare…
52
Definizione della lista dei materiali (articoli) e delle fasi di lavorazione.
Una distinta base può avere un numero illimitato di livelli di sotto distinta.
Possibilità di definizione della data di inizio e fine validità per ogni componente della distinta con rintracciabilità dell’esatta composizione di un prodotto ad una determinata data.
Possibilità di definire, per ogni componente della distinta, fino a 4 coefficienti con calcolo automatico del consumo derivato dal prodotto dei coefficienti stessi.
Gestione dei componenti fantasma/fittizi in corrispondenza degli articoli di
cui non si desidera registrare i carichi/scarichi.
Possibilità di definire per ciascun componente della distinta base un’unità
di misura alternativa a quella predefinita, impostata in anagrafica
dell’articolo.
Procedura di valorizzazione al costo standard o a uno dei listini di vendita
gestiti in anagrafica articoli.
Esplosione a video di più livelli della distinta base.
Descrizioni aggiuntive per ogni distinta.
Definizione dei Centri di Costo e della relativa capacità espressa in minuti.
Definizione delle fasi lavorative all’interno di ciascun centro di costo con
possibilità di indicare fasi che richiedono un tempo fisso (attrezzaggio) o
variabile (per la lavorazione di più pezzi).
Stampa della distinta base con valorizzazione del costo per i materiali e
per le fasi lavorative.
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Funzioni gestionali
Definizione del cliclo per la
fase di lavorazione
Aggiornamento automatico del costo delle distinte ricalcolato in base al costo d'acquisto, al costo standard, a uno dei 9 listini, al prezzo medio di acquisto o al prezzo medio di vendita di ogni componente.
Modifica e/o sostituzione di componenti in tutte le distinte.
Stampa della distinta completa con esplosione o implosione.
Esplosione della distinta base all’interno dei documenti con la possibilità di
variare i componenti o le relative quantità solo per un documento, in modo
da garantire lo scarico corretto dei componenti e la valorizzazione del padre in funzione dei componenti effettivamente utilizzati.
Stampa della quantità da produrre per più livelli di distinta base e confronto
con la giacenza in magazzino.
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Funzioni gestionali
Programmazione
degli acquisti e
della produzione
La Programmazione degli acquisti e della produzione consente di ottenere
un’analisi della disponibilità degli articoli di magazzino nel tempo ed una proposta di riordino sia questa a fornitori o a produzione (interna/esterna).
Più in particolare…
Gestione del calendario con libera definizione dei giorni lavorativi e festivi.
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Calcolo dei fabbisogni mediante il Programma di Produzione. Il calcolo dei
fabbisogni esamina la disponibilità degli articoli nel tempo per ogni livello
di distinta base. Secondo i parametri (impostabili a cura dell’utente) sono
presi in considerazione: il portafoglio ordini (Clienti/Fornitori/Produzione),
da/a data consegna, le simulazioni/previsioni (inserite manualmente) e le
giacenze dei magazzini selezionati. Per consentire un’elaborazione mirata
solo per alcuni articoli è possibile selezionare gli stessi da/a: codice articolo, gruppo e classe, ultimo cliente e ultimo fornitore.
Ottimizzazione dei riordini considerando il calendario di produzione ed i
dati presenti negli articoli di magazzino quali: scorta minima, lotto di riordino, multipli del lotto riordino, giorni di riordino e produzione massima giornaliera.
È disponibile una serie di stampe che evidenziano la disponibilità degli articoli nel tempo.
Stampa del piano di produzione con l’indicazione di quali articoli ordinare,
quando emettere gli ordini e la data di consegna del materiale richiesto.
Preparazione delle righe per l’emissione automatica degli ordini fornitori e
produzione interna/esterna.
Stampa Lista fabbisogni con l’indicazione della disponibilità degli articoli e
la possibilità di selezionare solo gli articoli mancanti ordinati per fornitore.
Stampa Disponibilità ordinata per data consegna intesa come Giacenza Scorta minima + Ordini fornitori + Ordini lavorazioni Interne + Ordini lavorazioni esterne - Impegnato.
Stampa Disponibilità per settimana intesa come Giacenza - Scorta minima
+ Ordini fornitori + Ordini lavorazioni Interne + Ordini lavorazioni esterne Ordini Clienti.
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Funzioni gestionali
Stampa Piano di produzione con:
• Selezioni da/a codice articolo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna.
• Indicazione degli articoli di tutti i livelli della distinta base esclusi gli articoli Fittizi di cui non è calcolato il fabbisogno e Fantasmi di cui è
considerato il fabbisogno dei componenti.
• Calcolo della disponibilità degli articoli nel tempo.
• Indicazione dell’origine del fabbisogno che può derivare da un Ordine
(Ordine ... Cliente .. con data consegna ...) o da un livello superiore di
Distinta Base (Indotto da nr .. articolo .. ).
• Suggerimento dell’eventuale Proposta di lavorazione da iniziare entro... o Proposta di acquisto da emettere entro...
• Visualizzazione per ogni articolo della situazione con il dettaglio dei
dati del piano di produzione sopra indicati.
Emissione e stampa Ordini Lavorazione Interna o Esterna con:
• Selezioni per visualizzare le proposte di riordino da confermare da/a:
codice articolo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna.
• Generazione di un ordine per ogni articolo o raggruppamento per fornitore di più articoli in un solo ordine.
• Possibilità di esplodere in automatico la distinta e di conseguenza
stampare, oltre all’articolo da ordinare, anche i suoi componenti al
primo livello.
• Più formati di stampa sia per gli articoli che per i componenti (in caso
di esplosione distinta base).
• Visualizzazione delle righe proposte riordino ordinate per articolo o
per fornitore standard.
• Visualizzazione per articolo della situazione generale derivata dalla
pianificazione.
• Segnalazione se la data di riordino proposta è antecedente sia al
giorno indicato come data emissione sia alla data odierna.
• Possibilità di ordinare ad un fornitore diverso da quello standard con
l’assegnazione del relativo prezzo eventualmente presente nel listino
per fornitore.
• Possibilità di modificare quantità, prezzi, data consegna, ecc. proposti.
Emissione e stampa Ordini Fornitori con:
• Selezioni per visualizzare le proposte di riordino da confermare da/a:
articolo, gruppo, classe, fornitore standard e data consegna.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
•
•
•
•
•
•
•
•
Rilevazione tempi
di produzione
Generazione di un ordine per ogni articolo o raggruppamento per fornitore di più articoli in un solo ordine.
Più formati di stampa.
Visualizzazione delle righe proposte riordino ordinate per articolo o
per fornitore standard.
Visualizzazione per articolo degli ultimi acquisti e della situazione generale derivata dalla pianificazione.
Possibilità di emissione di ordini a fornitore anche per articoli aventi
distinta base nel caso si renda necessario procedere con l’acquisto
per impossibilità di produzione.
Segnalazione se la data di riordino proposta è antecedente sia al
giorno indicato come data emissione sia alla data odierna.
Possibilità di ordinare ad un fornitore diverso da quello standard con
l’assegnazione del relativo prezzo eventualmente presente nel listino
per fornitore.
Possibilità di modificare quantità, prezzi, data consegna, ecc. proposti.
La Rilevazione tempi di produzione è destinata alle aziende di produzione e
consente la rilevazione dei dati (a consuntivo) in tempo reale, permettendo
l’aggiornamento e l’avanzamento dei lavori, la consuntivazione dei tempi e dei
costi di produzione.
Più in particolare…
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Codifica degli operatori.
Stampa su cartellini (o su poster) dei bar code relativi agli operatori.
Generazione dei lanci di produzione a partire dagli ordini di lavorazione o
dagli ordini clienti con possibilità di modifica, inserimento ed eliminazione
delle fasi lavorative rispetto a quanto previsto nel ciclo in distinta base. Impostazione della data di inizio lavori per ogni singolo lancio di produzione.
Gestione dei lanci di produzione con possibilità di modificare le fasi lavorative fino a quando almeno una di queste rimane da iniziare.
Stampa delle bolle di lavorazione con la lista dei materiali da utilizzare e
delle fasi da svolgere. Tale stampa riporta il codice a barre identificativo
delle diverse fasi, una descrizione associata a ciascuna fase e la lista dei
componenti necessari per la lavorazione. In alternativa: stampa delle
schede di lavorazione per ciascuna delle fasi lavorative da svolgere per un
singolo lancio di produzione.
Stampa riepilogativa di tutti i lanci di produzione pianificati in una certa daGuida alla valutazione di Arca Professional
Funzioni gestionali
ta o per data di inizio prevista.
Interfacciamento con i terminali di raccolta dati sui quali l’operatore indica,
con semplici ed immediate letture con scanner ottici, l’inizio e la fine di ciascun movimento e di ciascuna fase.
Raccolta dati relativa a presenze, lavorazioni, rilavorazioni, controllo qualità.
Possibilità di richiedere in input il numero di pezzi prodotti in modo da verificare la congruenza dei dati a consuntivo rispetto al pianificato.
Visualizzazione dei tempi lavorati in un determinato periodo con riferimento
ad ogni singolo lancio di produzione, ad ogni operatore e centro di costo.
Visualizzazione del carico di lavoro di ogni centro di costo e di eventuali
sovra/sotto dimensionamenti della capacità produttiva in un determinato
periodo.
Visualizzazione dei movimenti di inizio/fine per operazione, per fase e per i
lanci di produzione nella loro globalità.
Riepilogo a consuntivo delle fasi lavorate per ogni singolo lancio di produzione con evidenziazione degli scostamenti assoluti e percentuali rispetto
al tempo (e al costo) previsto, per ogni singola fase e per il lancio di produzione.
Riepilogo dei tempi effettivamente lavorati per operatore con dettaglio delle
singole fasi e dei lanci di produzione; rilevazione dei movimenti di entrata/uscita in azienda dei singoli operatori con analisi percentuale
dell’efficienza individuale.
Visualizzazione in tempo reale dello stato di avanzamento di ogni singolo
lancio di produzione mediante un diagramma.
Determinazione del costo totale di ogni singolo lancio di produzione comprensivo dei materiali (con valorizzazione al costo ultimo o costo standard)
e delle fasi (con costo rilevato dal centro di costo associato).
Possibilità di assegnazione di un codice Commessa ai diversi lanci di produzione in modo da poter raggruppare (ed analizzare) più lavori appartenenti ad uno stesso ordine cliente o a più ordini cliente aventi comunque
carattere di unitarietà. Tale assegnazione è automaticamente determinata
qualora il documento da cui si genera il lancio di produzione abbia già una
commessa.
Stampe dei tempi lavorati da ogni singolo Centro di Costo nel periodo considerato, con possibilità di visualizzazione di eventuali sovra/sotto carichi di
lavoro.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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Funzioni gestionali
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Visualizzazione immediata dei lanci di produzione in esecuzione con possibilità di esplodere per ciascuno (o per tutti contemporaneamente) la lista
delle fasi di lavorazione evidenziando quelle già finite, quelle attualmente
in corso e quelle da iniziare; per ciascun lancio di produzione viene evidenziato sia il tempo già impiegato che quello ancora da lavorare.
Possibilità di chiusura definitiva di una fase di lavorazione o di un lancio di
produzione dalla videata di visualizzazione dei lanci di produzione.
Guida alla valutazione di Arca Professional
Conclusioni
Conclusioni
…gestionale completo
Da quanto finora descritto si può certamente dire che Arca Professional è un
software gestionale completo, che può soddisfare le necessità delle imprese
che si stanno affermando in un mercato in continua evoluzione ed espansione.
Le richieste e i suggerimenti segnalati dai clienti hanno consentito ad Artel di
inserire nel progetto Arca Professional funzioni e potenzialità finalizzate alla
soddisfazione totale delle tematiche aziendali.
…le personalizzazioni
Il software gestionale riveste un ruolo di primaria
importanza nel contesto del sistema informativo
aziendale. Proprio per questo motivo necessita spesso di
personalizzazioni, adattamenti, integrazioni con altre
procedure ecc... Arca Professional è stato progettato
perché queste sue estensioni siano realizzabili in tempi e
costi accessibili per qualsiasi azienda. Appositi strumenti
di sviluppo consentono infatti di
adattare su misura la maggior parte
delle funzioni gestionali. Le aziende
che dispongono di una figura tecnica qualificata e adeguatamente preparata sono in grado di portare a termine alcune
personalizzazioni, senza per questo interferire con le strutture
standard di Arca Professional e senza ricorrere all’aiuto dello
staff tecnico di Artel.
I servizi offerti ai clienti da Artel e dai suoi partner
La soluzione gestionale che Artel propone non si compone di solo software:
per sviluppare dei programmi efficienti e all’altezza delle esigenze del cliente,
per dare supporto all’operatore che sta utilizzando il prodotto, ecc. è necessario disporre di figure qualificate e con maturata esperienza in merito alle problematiche aziendali. In Artel e nella sua rete di partner autorizzati si trovano
infatti: gli analisti che si preoccupano di approfondire le richieste dell’utente e
trasformare il tutto in note tecniche utili a chi realizzerà la procedura; i programmatori che sviluppano l’applicazione; i tecnici specializzati per
l’installazione dei programmi e delle personalizzazioni presso il cliente; il personale addestrato per la formazione all’utente; lo staff tecnico di supporto post
avviamento. Se da un lato quindi un’accurata analisi offre sicuramente le basi
per la realizzazione del progetto, dall’altro la formazione utente contribuisce al
raggiungimento degli obiettivi dell’azienda. Un utente adeguatamente istruito
all’uso delle procedure produce molto di più e soprattutto aumenta la propria
efficienza nel contesto del lavoro che svolge. Un buon livello di formazione
consente all’impresa di ammortizzare prima gli investimenti e raggiungere con
celerità e sicurezza i traguardi prefissati con la scelta di informatizzazione adottata.
Guida alla valutazione di Arca Professional
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La più completa famiglia di applicazioni gestionali
per gli ambienti Microsoft Windows
Arca Smart
Il gestionale per rispondere alle esigenze
delle piccole imprese.
Arca Professional
Il gestionale completo e modulare per la
piccola e media impresa.
Arca Evolution
Il gestionale in architettura nativa ServerBased per le aziende più esigenti