VADEMECUM ANTIRICICLAGGIO PER AVVOCATI Di seguito un

VADEMECUM
ANTIRICICLAGGIO
PER AVVOCATI
Di seguito un breve vademecum per avvocati riguardo ai casi soggetti alla disciplina
antiriciclaggio.
Il presente lavoro si divide in due capitoli: il primo dedicato agli adempimenti per gli avvocati, il
secondo all’attività di controllo subita dai professionisti.
I. ADEMPIMENTI PER GLI AVVOCATI
Gli obblighi imposti agli avvocati si sostanziano nei seguenti:
A. adeguata verifica della clientela (artt.18 e ss D.lgs. 231/2007)
B. registrazione (artt. 36, 37 e 38 D.lgs. 231/2007)
C. conservazione dei dati (artt. 36 e 38 D.lgs. 231/2007)
D. eventuale segnalazione (artt. 41 e ss D.lgs. 231/2007)
E. obbligo di astensione (art. 23 D.lgs. 231/2007)
A) Adeguata verifica:
Gli incombenti volti all’adeguata verifica devono essere svolti al momento del conferimento
dell’incarico o al compimento dell’operazione.
A.1. ADEGUATA VERIFICA “ORDINARIA”:
●
IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE E/O TITOLARE EFFETTIVO:
- verificare identità del cliente con uno dei seguenti documenti in corso di validità:
○
Carta d’identità
○ Passaporto
○
Patente di guida
○
Patente nautica
○
Libretto di pensione
○
Patentino di abilitazione alla conduzione impianti termici
1
○
Porto d’armi
○
Tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di ogni altra
segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato
○
Permesso di soggiorno (in via residuale)
- verificare la presenza o meno del titolare effettivo e la sua identità (con dichiarazione
sottoscritta dal cliente e/o con l’accesso in pubblici registri, elenchi o altro, cfr. art. 19,
comma 1, lett. b).
●
OTTENERE INFORMAZIONI sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o
della prestazione professionale.
●
CONTROLLO COSTANTE dei dati e delle informazioni raccolte (documenti
d’identificazione vigenti e attestazioni e/o certificazioni camerali aggiornate).
Ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di adeguata verifica, si consiglia di adottare una “check
list”, compilata a cura del professionista all’atto della raccolta delle informazioni dal cliente (artt.
18 e 19) e di sottoporre al cliente la dichiarazione scritta circa le informazioni fornite (art. 21).
Si propongono a tal fine i seguenti modelli:
- modello A : dichiarazione del cliente
- modello B: check list.
A.2. ADEGUATA VERIFICA “SEMPLIFICATA” (art. 25)
Quando il soggetto appartiene ad una delle categorie di cui all'articolo 25, comma 1 e 3, (banche,
poste italiane, assicurazioni, enti creditizi, agenti di cambio, ecc) ovvero la materia è tra quelle
indicate all'articolo 25, comma 6, (contratti di assicurazione con premio annuale sino a €.1.000 o
premio unico sino a €.2.500, forme pensionistiche complementari, pagamenti con moneta
elettronica nei limiti indicati all’art. 25, comma 6, lett d) è necessario identificare il cliente e
verificare il potere di rappresentanza.
Non è necessario identificare il titolare effettivo, ottenere informazioni sullo scopo sulla natura
prevista dalla prestazione e svolgere il controllo costante.
A.3. ADEGUATA VERIFICA “RAFFORZATA” (art. 28)
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Nei casi di:
- rischio più elevato di riciclaggio;
- rischio di finanziamento del terrorismo;
- quando il cliente non è fisicamente presente;
- prestazioni professionali con persone politicamente esposte residenti in un altro Stato
comunitario o in uno Stato extracomunitario.
La norma non prevede specifici adempimenti, diversi e ulteriori rispetto a quelli ordinari, quindi
l’avvocato dovrà sostanzialmente applicare in modo più rigoroso gli obblighi ordinari:
- analisi documentali più approfondite anche mediante dati o informazioni supplementari;
- identificazione del cliente e del titolare effettivo;
- verifica delle informazioni fornite dal cliente;
- controlli periodici più frequenti;
- assicurarsi che il primo pagamento relativo all'operazione sia effettuato tramite un conto
intestato al cliente presso un ente-creditizio.
Si considerano comunque assolti gli obblighi di adeguata verifica, anche senza la presenza fisica
del cliente, nei seguenti casi:
- cliente già identificato in relazione ad un rapporto in essere (informazioni aggiornate)
- clienti i cui dati identificativi o le informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da
scritture private autenticate, o da certificati qualificati (es. firma digitale).
A.4. ADEGUATA VERIFICA DA PARTE DI TERZI (art. 30)
Gli obblighi di adeguata verifica della clientela ex art. 18 si considerano comunque assolti, pur in
assenza del cliente, quando è fornita idonea attestazione da parte di uno dei soggetti (intermediari
finanziari ex art 11, comma 1, enti creditizi, stati europei, banche con sede legale non europea
ma aderenti al gruppo di azione finanziaria internazionale - GAFI -, professionisti di cui all’art.
12), salvo procedere ad una nuova identificazione del cliente per il caso in cui sorgano in
qualunque momento dubbi sulla sua identità. (art. 30 comma 6).
Si propone a tal fine il seguente modello:
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- modello C: dichiarazione del professionista in assenza del cliente (art. 30)
B) Registrazione (artt. 36 e ss.)
Per assolvere all'obbligo di registrazione gli avvocati devono inserire i dati raccolti all'atto di
verifica della clientela nell'apposito registro.
Le informazioni devono essere registrate “tempestivamente” e comunque non oltre 30gg:
- dal compimento dell’operazione
- dall’apertura, variazione e chiusura del rapporto continuativo
- dall’accettazione dell’incarico professionale (art. 36)1
Devono essere registrate (art. 36, comma 2 lett. a) del D.Lgs. 231/07:
- la data di instaurazione del rapporto;
- i dati identificativi del cliente e, pertanto, per le persone fisiche il nome e cognome, il
luogo e la data di nascita, l’indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di
identificazione. Nel caso di soggetti diversi da parsona fisica: la denominazione, la sede
legale, il codice fiscale o la partita IVA.
Per la registrazione può essere utilizzato un archivio informativo e gestito a mezzo di strumenti
informativi ovvero un registro cartaceo (art. 38).
Il registro della clientela deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura
del professionista o di un collaboratore delegato per iscritto, con indicazione alla fine dell’ultimo
foglio del numero di pagine in cui è composto il registro e l’apposizine della firma delle suddette
persone.
Deve essere tenuto ordinatamente, senza spazi bianchi o abrasioni.
Nel caso di svolgimento dell’attività professionale in più sedi, può essere tenuto un registro
presso ciascuna sede.
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Per i clienti ante 29.12.07 (entrata in vigore del dlgs) gli obblighi di identificazione si devono applicare al primo
contatto utile; fatta salva la valutazione del rischio presente (circolare MEF, 17.12.08 prot. 116098)
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C) Conservazione (art. 36 e ss.)
I professionisti devono conservare:
- i documenti che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della
clientela;
- le scritture e le registrazioni e in generale i documenti (originale o copia) relativi alle
operazioni, ai rapporti continuativi ed alle prestazioni (art. 36, comma 1 e art. 38, comma
2).
Ciò per un periodo di dieci anni, dalla fine del rapporto continuativo o dalla fine della
prestazione professionale (art. 36, comma 1)
Ai fini dell’adempimenti del suddetto obbligo in uno con quelli di adeguata verifica e di
registrazione, si consiglia di predisporre FASCICOLO UNICO ANTIRICICLAGGIO, da esibire
in caso di controlli/ispezioni, nel quale inserire:
○
il registro identificazione clientela ex dlgs 231/2007 (è utilizzabile anche quello
istituito ai sensi del DM 141-143 del 3.02.2006);
○
delega a collaboratori o dipendenti di studio
○
la modulistica utilizzata per effettuare l’adeguata verifica (modelli allegati sub
“A”, “B”, “C” e “D”);
○
articoli, circolari, vademecum e quant’altro possa essere utile per dimostrare un
costante aggiornamento in materia di antiriciclaggio
○
i fascicoli (uno per ciascun cliente) che contengano i documenti previsti ai fini
antiriciclaggio, di seguito elencati:
■ documenti
identificativi
e
documentazione
reperita
ai
fini
dell'individuazione e identificazione del titolare effettivo;
■ dichiarazione del cliente ai fini della normativa antiriciclaggio (mod. “A”)
■ check list antiriciclaggio (attestazione del professionista) (mod. “B”)
■ eventuale attestazione ex art. 30, D.lgs. 231/07 (identificazione a distanza)
(mod. “C”)
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■ documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare
obblighi semplificati di adeguata verifica o necessità di verifiche rafforate
(art. 28) e per l’identificazione a distanza (art. 30);
■ documentazione relativa agli eventuali contatti intercorsi coi clienti ex art.
23, comma 1 bis, D.lgs 231/07 (mod. “D”)
Si evidenzia che gli avvocati devono essere in grado di dimostrare alle autorità competenti (art.
7) ovvero agli ordini professionali (art. 8) che la portata delle misure adottate è adeguata
all’entità del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. La valutazione di tale
rischio dovrà pertanto essere effettuata, caso per caso, in considerazione di indici quali l’area
geografica di residenza o la sede del cliente o della controparte, la ragionevolezza
dell’operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto al cliente,
ecc.(art. 20).
D) Segnalazioni (art. 41 e ss.)
I professionisti sono tenuti a inviare alla UIF una segnalazione “quando sanno, sospettano o
hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate
operazioni di riciclaggio o di finanziamento di terrorismo”.
Il sospetto deve trarre origine dalle caratteristiche, entità, natura dell’operazione o da
qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche
della capacità economica o attività svolta dal soggetto cui è riferita.
Quale ausilio per la rilevazione delle operazioni sospette i professionisti possono avvalersi degli
indicatori di anomalia elaborati su proposta della UIF dal Ministero della Giustizia (Decreto
16.4.2010). Gli indicatori di anomalia forniscono una casistica non tassativa nè esaustiva per la
segnalazione delle operazioni sospette.
Al fine di rilevare operazioni sospette i professionisti possono utilizzare, altresì, gli schemi e i
modelli di anomalia elaborati dalla UIF ai sensi dell’art. 6, co. 7 lett. b) aggiornati
periodicamente.
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Le istruzioni per l’adempimento degli obblighi di segnalazione sono contenute nel
provvedimento della UIF del 4.5.2011, recante istruzioni sui dati e sulle informazioni da inserire
nelle segnalazioni di operazioni sospette.
La segnalazione deve essere effettuata in modalità telematica attraverso l’applicazione messa a
disposizione
dalla
UIF,
accessibile
dal
portale
INFOSTAT-UIF
(https://infostat-
uif.bancaditalia.it).
L’obbligo di segnalazione di operazioni sospette non si applica ai professionisti “...per le
informazioni che essi ricevono da un loro cliente o ottengono riguardo allo stesso, nel corso
dell’esame della posizione giuridica o dell’espletamento dei compiti di difesa o di
rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento,
compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o evitare un procedimento, ove tali
informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso…” (art. 12,
comma 2).
E) Obbligo di astensione (art.23)
Se il professionista non è in grado di rispettare il contenuto dell'obbligo di adeguata verifica del
cliente deve astenersi dall'eseguire la prestazione professionale, ovvero deve porre fine alle
eventuali prestazioni già in corso, valutando l'opportunità di effettuare la segnalazione del
soggetto interessato alla UIF (unità di informazione finanziaria c/o Banca d’Italia).
N.B: prima di effettuare la segnalazione di operazioni sospette l'avvocato deve astenersi
dall’eseguire l'incarico salvo che non sussista un obbligo di legge a dare corso all’operazione
(art. 41).
Si propone a tal fine il seguente modello:
- modello D: dichiarazione ai sensi dell’art. 23
***
II. L’ATTIVITA’ ISPETTIVA ANTIRICICLAGGIO (art.53)
Secondo la Circolare della GdF n. 83607/2012 del 19.03.2012, in base all’attività da svolgere e
sempre in attuazione della verifica del rispetto da parte dei professionisti iscritti in Albi degli
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obblighi in materia di antiriciclaggio, sono previste due tipologie di moduli ispettivi, ossia
l’ISPEZIONE antiriciclaggio ed il CONTROLLO antiriciclaggio.
L’ispezione (art. 53, comma 5) si sostanzia nell’approfondito ed esteso esame degli aspetti
salienti e più significativi della posizione del soggetto vigilato ai fini del rispetto degli obblighi
antiriciclaggio ed antiterrorismo ex D.lgs. 231/07.
Il controllo (art. 53, comma 2) fa riferimento ad ogni forma di attività ispettiva limitata al
riscontro di uno o più atti di gestione (es. tenuta registro clientela antiriciclaggio, approfondire
numero limitato di transazioni/operazioni finanziarie, ovvero rapporti continuativi/prestazioni
professionali instaurato dal soggetto destinatario con la clientela, rispetto dell’adeguata verifica,
della registrazione, della segnalazione, etc.).
Le ispezioni/controlli (art. 53 e Cirolare GdF n. 83607/12) devono essere effettuati, in presenza
del titolare dello studio o di un suo delegato (munito di attribuzione sostitutiva del titolare in
forma scritta, in grado di opporre il segreto professionale) dal Nucleo Speciale di polizia
valutaria, il quale può delegare (come normalmente avviene) i Nuclei Provinciali di polizia
tributaria territorialmente competenti: pertanto, questi ultimi potranno espletare i controlli SOLO
a seguito di specifica delega, in mancanza della quale gli accessi potranno essere contestati.
Nel caso in cui si ritenga di opporre il segreto professionale, la GdF ricorrerà alla Procura della
Repubblica al fine di munirsi di idonea autorizzazione a procedere che dovrà essere indicata nel
Foglio di Servizio.
In particolare, nel Foglio di Servizio sono indicati:
- luogo, data, grado e nominativo dei militari operanti
- dati identificativi del soggetto da ispezionare
- l’ordine circostanziato dell’operazione di servizio da seguire, indicando: 1) tipologia
dell’attività ispettiva (ispezione/controllo antiriciclaggio) ed i riferimenti normativi sulla base di
quali è stata intrapresa; 2) la delega del NSPV, se svolta dal NPT; 3) l’oggetto dell’ispezione ed
il periodo temporale da sottoporre a controllo (in genere un’annualità chiusa oltre a quella in
corso).
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Le autorità di vigilanza (Unità di Informazione Finanziaria), il Nucleo speciale di polizia
valutaria della GdF possono effettuare ispezioni e richiedere l’esibizione o la trasmissione di
documenti contabili (libro giornale, registri prima nota, libri sociali, libri matricola, schede
mastro) o extracontabili (assegni privi dell’indicazione del nome o della ragione sociale del
beneficiario o senza clausola di non trasferibilità, documenti descrittivi di particolari operazioni
commerciali o professionali, estratti conto bancari, registri della clientela), atti, nonché di ogni
altra informazione utile.
Le fasi esecutive in un percorso ispettivo “completo” sono due:
1) controllo preliminare: finalizzato al riscontro della legittimazione all’esercizio dell’attività da
parte del professionista (iscrizione in albi/registri), della struttura organizzativa dello studio
professionale (anche se strutturato in più sedi), avendo riguardo all’eventuale esistenza di altre
sedi in cui vengano svolte le attività istituzionali, della delega interna i compiti e responsabilità ai
fini della normativa antiriciclaggio;
2) accertamento di merito: verifica dell’istituzione da parte del professionista dell’archivio unico
informatico o del registro cartaceo e della loro regolare tenuta, come la numerazione progressiva,
sigla del professionista (o di un collaboratore autorizzato per iscritto) in ogni pagina,
accertamento dell’adempimento dell’adeguata verifica della clientela (ordinaria, semplificata o
rafforzata), mediante la selezione di un campione di operazioni e/o prestazioni professionali
potenzialmente soggette all’assolvimento del relativo obbligo.
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